Projektinhallinnan ABC: R kuin RACI-matriisi
Enemmän rakennetta ja vähemmän stressiä viestintäsuunnitelmien avulla

Hankkeet eivät useinkaan epäonnistu asiantuntemuksen tai resurssien puutteen vuoksi vaan epäselvien vastuiden ja viestintäongelmien vuoksi. Tässä kohtaa RACI-matriisi tulee kuvaan mukaan, sillä se selventää, kuka ottaa mitäkin roolia hankkeessa. Tässä artikkelissa kerrotaan, mikä RACI-matriisi on, miten se toimii ja miten sitä voidaan käyttää tehokkaasti.
Mikä on RACI-matriisi?
RACI-matriisi on työkalu roolien ja vastuiden jakamiseen projektinhallinnassa. Siinä määritellään neljä avainroolia kutakin tehtävää tai päätöstä varten:
- Vastuullinen: Vastuuhenkilöt: Henkilöt tai ryhmät, jotka suorittavat tehtävän ja ovat vastuussa sen suorittamisesta. Jokaisella tehtävällä on oltava vähintään yksi vastuuhenkilö.
- Tilivelvollinen: Henkilö, joka on vastuussa siitä, että tehtävä tai projekti saadaan onnistuneesti päätökseen. Jokaista tehtävää kohden tulisi aina olla vain yksi vastuuhenkilö, jotta vastuu voidaan jakaa selkeästi.
- Konsultoitu: Nämä ovat henkilöitä, joilla on erityistietämystä ja joita voidaan siksi kuulla tai kysyä heidän mielipidettään täytäntöönpanon tai päätöksenteon aikana. He antavat palautetta ja tukea, osallistuvat suunnitteluun ja toteutukseen ja heillä on usein sananvaltaa.
- Informoitu: Sidosryhmät, joille on tiedotettava tehtävän edistymisestä tai tuloksista. He ovat passiivisesti mukana, eli he eivät osallistu suoraan päätöksentekoon tai hankkeen toteuttamiseen.
Miksi RACI-matriisi on tärkeä?
RACI-matriisi auttaa organisoimaan hankkeita tehokkaammin määrittelemällä selkeät vastuualueet ja jäsentämällä viestintäkanavia. Tästä on useita etuja:
- Selkeys: Kaikki tietävät tarkalleen, mikä heidän roolinsa on ja mitä heiltä odotetaan, koska vastuualueet voidaan esittää selkeästi matriisissa.
- Tehokkuus: väärinkäsitykset, ristiriidat ja päällekkäinen työ vältetään, päätökset voidaan tehdä nopeasti selkeästi määriteltyjen valtuuksien ansiosta.
- Parempi viestintä: asianosaiset tietävät aina, ketä heidän on kuultava tai kenelle heidän on ilmoitettava. RACI-matriisi on myös hyvä perusta viestintäsuunnitelmalle, sillä sen avulla voidaan myös määrittää tiedotus- ja viestintätarpeet.
- Avoimuus: Kaikki tehtävät ja vastuualueet on dokumentoitu selkeästi.
RACI-matriisin haitat
- Aikaa vievää: Matriisin luominen voi olla aikaa vievää suurissa hankkeissa.
- Monimutkaisuus: Matriisista voi tulla sekava hyvin suurissa tai monimutkaisissa hankkeissa.
- Staattinen rakenne: Hankkeessa tapahtuvat muutokset edellyttävät matriisin päivittämistä, mikä merkitsee lisätyötä.
Miten luodaan RACI-matriisi?
RACI-matriisin luominen on helppoa, mutta vaatii hyvää valmistelua. Tässä ovat vaiheet:
- Määrittele tehtävät ja prosessit: Luettele kaikki projektissa esiintyvät tehtävät tai toiminnot. Järjestä ne taulukkoon.
- Tunnistetaan asianomaiset: Kirjaa kaikki hankkeeseen osallistuvat henkilöt tai roolit. Kirjoita sitten projektin osallistujat sarakeotsikoiksi matriisiin.
- Määritä roolit: Määritä, kuka on ”vastuussa”, ”tilivelvollinen”, ”kuultu” ja ”informoitu” kustakin tehtävästä.
- Tarkista ja täsmäytä: Tarkista matriisi täydellisyyden ja virheiden varalta. Varmista, että jokaisella tehtävällä on täsmälleen yksi vastuuhenkilö ja että ristiriitoja ei ole.
- Tiedota sidosryhmille: Tiedota sidosryhmille niiden rooleista ja varmista, että kaikki osapuolet hyväksyvät roolien jakamisen.
Esimerkki RACI-matriisista
Valmis RACI-matriisi voi näyttää esimerkiksi seuraavalta tyypillisessä projektissa:
Tehtävä | Vastuullinen | Vastuullinen | Konsultoitu | Tiedotetaan |
Luo projektisuunnitelma | Projektipäällikkö | projektipäällikkö | Asiakas | Tiimi |
Aseta budjetti | Talouspäällikkö | TALOUSJOHTAJA | Projektipäällikkö | Sidosryhmät |
Suorita testit | QA-ryhmä | QA-päällikkö | Kehittäjä | Asiakas |
Luo dokumentaatio | Tekninen toimittaja | Projektipäällikkö | Tiimi | Asiakas |
Vaihtoehdot RACI-matriisille
RACI-matriisille on olemassa lukuisia laajennuksia tai vaihtoehtoja, kuten esimerkiksi seuraavat
- RASCI-matriisi: RASCI-matriisiin lisätään myös rooli ”tuki”, jotta voidaan ottaa huomioon henkilöt, jotka antavat aktiivisesti apua ilman suoraa vastuuta.
- DACI-matriisi: DACI-matriisi käyttää vaihtoehtoisesti rooleja ”ohjaaja”, ”hyväksyjä”, ”myötävaikuttaja” ja ”informoitu”.
- CAIRO / RACIO matriisi: Näissä vaihtoehdoissa RACI:n lisäksi lisätään rooli ”Out of the loop”. Tällä tarkoitetaan henkilöitä, jotka pidetään tietoisesti viestinnän tai päätöksenteon ulkopuolella. Tämä voi olla tärkeää, jotta voidaan työskennellä tehokkaammin ja parantaa viestintää projektin sisällä – erityisesti hyvin suurissa projekteissa.
- REWA-kaava: REWA-kaava: REWA-kaava on myös vastuumatriisin muunnos, jossa käytetään vastuullisen, asiantuntijan, työn ja hyväksyjän rooleja. RACI-matriisiin verrattuna REWA-kaavassa keskitytään enemmän asiantuntijuuteen ja hyväksymisprosesseihin.
Vinkkejä RACI-matriisin käyttöön
- Selkeä viestintä: Keskustele kaikkien asianosaisten kanssa varmistaaksesi, että kaikki ymmärtävät oman roolinsa. Koska RACI-matriisissa osoitetaan vain vastuualueet, voi olla tarpeen laatia kullekin tehtävälle ylimääräinen tehtäväkuvaus, jotta tehtävän organisointi on selkeä.
- Joustavuus: Mukauta matriisia, jos tehtävät tai roolit muuttuvat projektin aikana.
- Johdonmukaisuus: Pidä matriisi mahdollisimman yksinkertaisena ja selkeänä sekaannusten välttämiseksi.
- Säännölliset päivitykset: Tarkista matriisi säännöllisesti hankkeen toteuttamisen aikana ja tee tarvittaessa muutoksia.
Yhteenveto
RACI-matriisi on yksinkertainen mutta tehokas väline, joka tuo selkeyttä ja rakennetta hankkeisiin. Kun roolit ja vastuualueet määritellään selkeästi, hankkeet voidaan toteuttaa tehokkaammin ja viestintäongelmat minimoida.
Tällainen jäsennelty lähestymistapa vastuunjakoon voidaan toteuttaa entistä helpommin oikean projektinhallintaohjelmiston avulla. MyPARM ProjectManagement -ohjelmalla RACI-matriisit voidaan integroida saumattomasti projektisuunnitteluprosessiin. Tehtävienhallinta auttaa jakamaan tehtäviä ja vastuualueita ja samalla yksinkertaistamaan viestintää. Raportteja voidaan myös luoda automaattisesti ja asettaa eri sidosryhmien saataville.
Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARMiin demossa?
Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!