L’ABC della gestione del progetto: R per la matrice RACI
Più struttura e meno stress grazie ai piani di comunicazione

Spesso i progetti falliscono non per mancanza di competenze o di risorse, ma a causa di responsabilità poco chiare e problemi di comunicazione. È qui che entra in gioco la matrice RACI, che fornisce chiarezza su chi ricopre quale ruolo in un progetto. In questo articolo scoprirai cos’è la matrice RACI, come funziona e come può essere utilizzata in modo efficace.
Che cos’è la matrice RACI?
La matrice RACI è uno strumento per assegnare ruoli e responsabilità nella gestione dei progetti. Definisce quattro ruoli chiave per ogni compito o decisione:
- Responsabile: Le persone o i team che svolgono il compito e sono responsabili del suo completamento. Ogni attività deve avere almeno un responsabile.
- Responsabile: La persona che ha la responsabilità di garantire che il compito o il progetto venga portato a termine con successo. Dovrebbe esserci una sola persona responsabile per ogni compito, in modo da poter assegnare chiaramente la responsabilità.
- Consultati: Si tratta di persone che possiedono conoscenze specialistiche e che quindi possono essere consultate o chiedere la loro opinione durante l’attuazione o il processo decisionale. Forniscono feedback e supporto, sono coinvolti nella pianificazione e nell’implementazione e spesso hanno voce in capitolo.
- Informati: Si tratta di stakeholder che devono essere informati sull’avanzamento o sull’esito del progetto. Sono coinvolti passivamente, cioè non partecipano direttamente al processo decisionale o all’esecuzione del progetto.
Perché la matrice RACI è importante?
La matrice RACI aiuta a organizzare i progetti in modo più efficiente, definendo responsabilità chiare e strutturando i canali di comunicazione. Questo comporta diversi vantaggi:
- Chiarezza: tutti sanno esattamente quale ruolo ricoprono e cosa ci si aspetta da loro, poiché le responsabilità possono essere visualizzate chiaramente nella matrice.
- Efficienza: si evitano incomprensioni, conflitti e duplicazioni di lavoro, le decisioni possono essere prese rapidamente grazie ad autorizzazioni chiaramente definite.
- Migliore comunicazione: le persone coinvolte sanno sempre chi devono consultare o informare. La matrice RACI è anche una buona base per un piano di comunicazione, in quanto può essere utilizzata anche per ricavare le esigenze di informazione e comunicazione.
- Trasparenza: tutti i compiti e le responsabilità sono chiaramente documentati.
Svantaggi della matrice RACI
- Richiede tempo: La creazione della matrice può richiedere molto tempo in progetti di grandi dimensioni.
- Complessità: per progetti molto grandi o complessi, la matrice può diventare confusa.
- Struttura statica: i cambiamenti nel progetto richiedono l’aggiornamento della matrice, il che significa lavoro aggiuntivo.
Come si crea una matrice RACI?
Creare una matrice RACI è facile, ma richiede una buona preparazione. Ecco i passi da seguire:
- Definisci i compiti e i processi: Elenca tutti i compiti o le attività che si svolgono nel progetto. Organizzale in una tabella.
- Identifica le persone coinvolte: Registra tutte le persone o i ruoli coinvolti nel progetto. Poi inserisci i partecipanti al progetto come intestazioni di colonna nella matrice.
- Assegna i ruoli: Determina chi è “responsabile”, “responsabile”, “consultato” e “informato” per ogni attività.
- Controlla e riconcilia: Controlla che la matrice non sia completa e non contenga errori. Assicurati che ogni compito abbia esattamente una persona responsabile e che non ci siano conflitti.
- Informare le parti interessate: Informare gli stakeholder sul loro ruolo e assicurarsi che l’assegnazione dei ruoli sia accettata da tutte le parti coinvolte.
Esempio di matrice RACI
La matrice RACI finita può avere il seguente aspetto per un progetto tipico, ad esempio:
Compito | Responsabile | Responsabile | Consultato | Informato |
Creare un piano di progetto | Responsabile di progetto | Responsabile del progetto | Cliente | Team |
Imposta il budget | Responsabile finanziario | CFO | Responsabile di progetto | Stakeholder |
Eseguire i test | Team QA | Responsabile QA | Sviluppatore | Cliente |
Creare documentazione | Redattore tecnico | Responsabile del progetto | Team | Cliente |
Alternative alla matrice RACI
Esistono numerose estensioni o alternative alla matrice RACI, come ad esempio
- Matrice RASCI: La matrice RASCI aggiunge anche il ruolo di “Supporto” per tenere conto delle persone che forniscono attivamente assistenza senza essere direttamente responsabili.
- Matrice DACI: La matrice DACI utilizza alternativamente i ruoli di “Driver” (forza trainante), “Approver” (autorizzatore), “Contributors” (collaboratori) e “Informed” (informato).
- Matrice CAIRO / RACIO: In queste varianti, oltre alla matrice RACI viene aggiunto il ruolo “Fuori dal giro”. Si tratta di persone che vengono deliberatamente tenute fuori dalla comunicazione o dal processo decisionale. Questo può essere importante per lavorare in modo più efficiente e migliorare la comunicazione all’interno del progetto, soprattutto in progetti molto grandi.
- Formula REWA: Anche la formula REWA è una variante della matrice di responsabilità, in cui vengono applicati i ruoli di Responsabile, Esperto, Lavoratore e Approvato. Rispetto alla matrice RACI, la formula REWA si concentra maggiormente sulle competenze e sui processi di approvazione.
Suggerimenti per l’utilizzo della matrice RACI
- Comunicazione chiara: discuti con tutte le parti interessate per assicurarti che tutti comprendano il proprio ruolo. Poiché la matrice RACI assegna solo le responsabilità, potrebbe essere necessario creare una descrizione aggiuntiva per ogni ruolo in modo che l’organizzazione del ruolo sia chiara.
- Flessibilità: adatta la matrice se i compiti o i ruoli cambiano nel corso del progetto.
- Coerenza: mantieni la matrice il più semplice e chiara possibile per evitare confusione.
- Aggiornamenti regolari: controlla regolarmente la matrice durante l’attuazione del progetto e apporta le modifiche necessarie.
Conclusione
La matrice RACI è uno strumento semplice ma efficace che porta chiarezza e struttura ai progetti. Definendo chiaramente ruoli e responsabilità, i progetti possono essere portati avanti in modo più efficiente e i problemi di comunicazione possono essere ridotti al minimo.
Un approccio così strutturato all’assegnazione delle responsabilità può essere implementato ancora più facilmente con il giusto software di gestione dei progetti. Con myPARM ProjectManagement, le matrici RACI possono essere integrate perfettamente nel processo di pianificazione del progetto. La gestione delle attività aiuta ad assegnare compiti e responsabilità semplificando la comunicazione. È inoltre possibile generare automaticamente dei report da mettere a disposizione dei vari stakeholder.
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