Projektmanagement-ABC: R wie RACI-Matrix
Mehr Struktur und weniger Stress durch Kommunikationspläne

Projekte scheitern oft nicht an mangelnder Expertise oder fehlenden Ressourcen, sondern an unklaren Verantwortlichkeiten und Kommunikationsproblemen. Hier kommt die RACI-Matrix ins Spiel, die Klarheit darüber schafft, wer welche Rolle in einem Projekt übernimmt. In diesem Beitrag erfahren Sie, was die RACI-Matrix ist, wie sie funktioniert und wie sie effektiv eingesetzt wird.
Was ist die RACI-Matrix?
Die RACI-Matrix ist ein Werkzeug zur Rollen- und Verantwortlichkeitsverteilung im Projektmanagement. Sie definiert für jede Aufgabe oder Entscheidung vier Schlüsselrollen:
- Responsible (Verantwortlich): Die Personen oder Teams, die die Aufgabe ausführen und für deren Abschluss verantwortlich sind. Jede Aufgabe sollte mindestens eine verantwortliche Person haben.
- Accountable (Rechenschaftspflichtig): Die Person, die dafür die Verantwortung trägt, dass die Aufgabe oder das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Es sollte immer nur eine accountable Person pro Aufgabe geben, damit die Verantwortung klar zugewiesen werden kann.
- Consulted (Konsultiert): Dies sind Personen, die über Fachwissen verfügen und daher bei der Ausführung oder Entscheidung konsultiert bzw. um ihre Meinung gefragt werden können. Sie geben Feedback und Unterstützung, sind an der Planung und Durchführung beteiligt und haben oft ein Mitspracherecht.
- Informed (Informiert): Dies sind Stakeholder, die über den Fortschritt oder das Ergebnis der Aufgabe informiert werden müssen. Sie sind passiv involviert, d.h. sie sind nicht direkt an der Entscheidungsfindung oder Ausführung des Projektes beteiligt.
Warum ist die RACI-Matrix wichtig?
Die RACI-Matrix hilft, Projekte effizienter zu gestalten, indem sie klare Verantwortlichkeiten definiert und Kommunikationswege strukturiert. Dies hat mehrere Vorteile:
- Klarheit: Jeder weiss genau, welche Rolle er spielt und welche Erwartungen an ihn gestellt werden, da die Verantwortlichkeiten in der Matrix klar visualisiert werden können.
- Effizienz: Missverständnisse, Konflikte und Doppelarbeit werden vermieden, Entscheidungen können durch klar geregelte Befugnisse schnell getroffen werden.
- Bessere Kommunikation: Beteiligte wissen jederzeit, wen sie konsultieren oder informieren müssen. Die RACI-Matrix eignet sich auch gut als Basis für einen Kommunikationsplan, da sich aus ihr auch die Informations- und Kommunikationsbedürfnisse ableiten lassen.
- Transparenz: Alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind nachvollziehbar dokumentiert.
Nachteile der RACI-Matrix
- Zeitaufwändig: Die Erstellung der Matrix kann in grossen Projekten zeitintensiv sein.
- Komplexität: Bei sehr grossen oder komplexen Projekten kann die Matrix unübersichtlich werden.
- Statische Struktur: Veränderungen im Projekt erfordern eine Aktualisierung der Matrix, was zusätzlichen Aufwand bedeutet.
Wie erstellt man eine RACI-Matrix?
Die Erstellung einer RACI-Matrix ist einfach, erfordert jedoch eine gute Vorbereitung. Hier sind die Schritte:
- Aufgaben und Prozesse definieren: Listen Sie alle Aufgaben oder Aktivitäten auf, die im Projekt anfallen. Ordnen Sie diese in einer Tabelle an.
- Beteiligte identifizieren: Erfassen Sie alle Personen oder Rollen, die am Projekt beteiligt sind. Die Projektbeteiligten tragen Sie anschliessend als Spaltenüberschriften in Ihre Matrix ein.
- Rollen zuweisen: Bestimmen Sie für jede Aufgabe, wer „Responsible“, „Accountable“, „Consulted“ und „Informed“ ist.
- Prüfen und abstimmen: Überprüfen Sie die Matrix auf Vollständigkeit und fehler. Stellen Sie dabeisicher, dass jede Aufgabe genau eine accountable Person hat und dass keine Konflikte bestehen.
- Stakeholder informieren: Informieren Sie die Stakeholder über ihre Rollen und stellen Sie sicher, dass die Rollenverteilung von allen Beteiligten akzeptiert wird.
Beispiel einer RACI-Matrix
Die fertige RACI-Matrix kann für ein typisches Projekt beispielsweise so aussehen:
Aufgabe | Responsible | Accountable | Consulted | Informed |
Projektplan erstellen | Projektmanager | Projektleiter | Kunde | Team |
Budget festlegen | Finanzmanager | CFO | Projektleiter | Stakeholder |
Tests durchführen | QA-Team | QA-Manager | Entwickler | Kunde |
Dokumentation erstellen | Technischer Redakteur | Projektmanager | Team | Kunde |
Alternativen zur RACI-Matrix
Es gibt zahlreiche Erweiterungen oder Alternativen zur RACI-Matrix, wie z. B.:
- RASCI-Matrix: Die RASCI-Matrix fügt zusätzlich die Rolle „Support“ (Unterstützend) hinzu, um Personen zu berücksichtigen, die aktiv Hilfe leisten, ohne direkt verantwortlich zu sein.
- DACI-Matrix: Die DACI-Matrix nutzt alternativ die Rollen „Driver“ (treibende Kraft), „Approver“ (Genehmiger), „Contributors“ (Beitragende) und „Informed“ (Informierte).
- CAIRO / RACIO-Matrix: Bei diesen Varianten wird zusätzlich zu RACI noch die Rolle «Out of the loop» (Aussen vor) hinzugefügt. Damit sind Personen gemeint, die bewusst aus der Kommunikation oder Entscheidungsfindung herausgehalten werden sollen. Das kann wichtig sein, um effizienter arbeiten zu können und die Kommunikation innerhalb des Projektes zu verbessern – insbesondere in sehr grossen Projekten.
- REWA-Formel: Auch die REWA-Formel ist eine Variante der Verantwortlichkeitsmatrix, bei der die Rollen Responsible (Verantwortlich), Expert (Experte), Work (Ausführender) und Approver (Abnehmer der Aufgabe) angewendet werden. Im Vergleich zur RACI-Matrix hat die REWA-Formel einen stärkeren Fokus auf die Expertise und Genehmigungsprozesse.
Tipps für den Einsatz der RACI-Matrix
- Klare Kommunikation: Führen Sie eine Diskussion mit allen Beteiligten, um sicherzustellen, dass jeder seine Rolle versteht. Da die RACI-Matrix nur Verantwortlichkeiten zuweist, kann es nötig sein, zusätzlich eine Rollenbeschreibung für jede Rolle zu erstellen, damit die Ausgestaltung der Rolle klar wird.
- Flexibilität: Passen Sie die Matrix an, wenn sich Aufgaben oder Rollen im Laufe des Projekts ändern.
- Einheitlichkeit: Halten Sie die Matrix möglichst einfach und übersichtlich, um Verwirrung zu vermeiden.
- Regelmässige Updates: Überprüfen Sie die Matrix während der Umsetzung des Projektes regelmässig und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
Fazit
Die RACI-Matrix ist ein einfaches, aber effektives Werkzeug, das Klarheit und Struktur in Projekte bringt. Durch die eindeutige Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten können Projekte effizienter durchgeführt und Kommunikationsprobleme minimiert werden.
Ein solcher strukturierter Ansatz zur Verantwortlichkeitsverteilung kann mit der richtigen Projektmanagementsoftware noch einfacher umgesetzt werden. Mit myPARM ProjectManagement können RACI-Matrizen nahtlos in Ihren Projektplanungsprozess integriert werden. Das Aufgabenmanagement hilft Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuzuweisen und gleichzeitig die Kommunikation zu vereinfachen. Ausserdem können Berichte automatisch erstellt und verschiedenen Stakeholdern bereitgestellt werden.
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