Projektin ajanhallinta: Timeboxing-menetelmä – aikarajan antaminen työtehtävälle

Kuinka saavutat maksimaalisen tuottavuutesi

Mitä on timeboxing?

Yksinkertaiset tehtävälistat eivät usein auta meitä suorittamaan tehtäviä jäsennellysti ja johdonmukaisesti. Tämä johtuu siitä, että niissä on yleensä liikaa tehtäviä, mikä vaikeuttaa päättää, millä tehtävällä aloittaa. Päätämme silloin usein tehdä yksinkertaisia tehtäviä, jotka on helpompia suorittaa tai jotka haluamme suorittaa mieluummin kuin muut. Lisäksi jotkut tärkeät mutta ei kiireelliset tehtävät, kuten jatkuva oppiminen tai harjoittelu, usein unohtuvat tai emme yksinkertaisesti löydä niille aikaa. Lisäksi voi olla vaikeaa sovittaa yhteen tehtävälista ja tehtävien suorittamiseen käytettävissä oleva aika, koska määräaikoja ei ole tai suurten tehtävien määräaika on vielä kaukana. Tällaisessa tapauksessa voi iskeä Parkinsonin laki, jonka mukaan tehtävän suorittaminen kestää täsmälleen niin kauan kuin sen tekemiseen on aikaa.
Timeboxing-menetelmä voi auttaa näihin haasteisiin. Sen avulla voit jäsentää aikaasi ja tehtäviäsi, lisätä tuottavuuttasi ja optimoida prosessejasi. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi luot tietylle tehtävälle kiinteän aikalohkon, ns. aikalaatikon, ja asetat itsellesi tavoitteeksi suorittaa tehtävän tässä ajassa. Tätä varten määrität tarkalleen, mitä tulee olla saavutettu aikalaatikon lopussa. Tehtävästä riippuen tällainen aikalaatikko voi kestää muutamasta minuutista useisiin tunteihin tai jopa päiviin.

Missä timeboxing-menetelmää käytetään?

Koska timeboxing on erittäin joustava, voit käyttää sitä muuhunkin kuin vain henkilökohtaisen työpäiväsi suunnitteluun. Sitä käytetään myös ketterässä projektinhallinnassa ja Scrum-metodologian mukaisessa työskentelyssä, sekä tiimien tehtävien koordinoimisessa tai kokousten tehokkaammassa johtamisessa.

Näin timeboxing toimii

Halusitpa sitten käyttää aikalaatikointia henkilökohtaiseen ajanhallintaasi tai tiimiisi osalta, huomaat, että perusasiat ovat samankaltaiset.

Vaihe 1: Yleiskatsaus

Voit suunnitella tehokkaasti vain, jos tiedät tarkalleen, mitä pitää tehdä. Siksi sinun pitäisi saada yksityiskohtainen yleiskuva tehtävistäsi. Tätä tarkoitusta varten voit käyttää henkilökohtaista tehtävälistaasi, ketterän projektin sprinttejä tai tehtävienhallintatyökalua. Voit myös jakaa suuremmat tehtävät pienempiin osavaiheisiin, kuten Pomodoro-menetelmässä. Merkitse muistiin myös säännöllisesti tapahtuvat rutiinitehtävät tai tärkeät tehtävät, joille et yleensä löydä aikaa. Kuvaile tehtävät mahdollisimman tarkasti ja vältä epämääräisiä kuvauksia. Tämä selventää tehtävän tarkan tavoitteen, mikä auttaa sinua myöhemmin kun arvioit tarvittavaa aikaa sekä kun työskentelet asettamasi aikalaatikon mukaisesti.
Voit myös yhdistää samankaltaisia tehtäviä ”ryhmittelemällä” niitä ja siten käsitellä niitä yhdessä, samassa aikalaatikossa. Tämä on järkevää esimerkiksi sähköpostien käsittelyssä, kun sinun ei tarvitse siirtää yksittäisiä viestejä aikalaatikkoon ja käsitellä niitä erikseen, vaan voit käsitellä useita viestejä yhdessä, samassa aikalaatikossa.

Vaihe 2: Arvioi tehtävien suorittamiseen tarvittava aika

Seuraava askel on arvioida, kuinka paljon aikaa realistisesti katsottuna tarvitset kunkin tehtävän suorittamiseen. Tämä voi kestää muutaman minuutin, mutta myös useita tunteja, päiviä tai jopa kuukausia. Mitä tarkemmin olet kuvaillut tehtävää ensimmäisessä vaiheessa, sitä helpompi sinun on nyt arvioida tarvittava aika.

Vaihe 3: Aikalaatikon aikataulutus

Katso kalenteriasi ja löydä aika, jolloin voit tehdä tämän työn. Tällä tavalla voit suunnitella työpäiväsi. Käytätkö aikalaatikkoa tiimissäsi? Keskustele sitten tässä vaiheessa onko keston arvio oikea ja suunnittele tehtävälle aikakehys ryhmässä.
Mikäli valmistelu- tai seurantaajat ovat välttämättömiä, ne tulee syöttää mahdollisimman lähelle kunkin tehtävän ajankohtaa. Jotta toiminnoistasi olisi aina optimaalinen yleiskuva, voi myös olla avuksi, että värikoodaat eri luokkien tehtävät.
Vinkkimme: Kun suunnittelet työpäiviäsi, ota huomioon myös suorituskykysi. Pystytkö keskittymään tavallista paremmin tiettyyn aikaan päivästä? Jos on näin niin yritä ajoittaa paljon keskittymistä ja huomiota vaativat tehtävät ajankohtaan, jolloin olet erityisen energinen.

Vaihe 4: Tauot ja puskurit

Muista myös sisällyttää taukoja, sekä lisäksi puskuriaikalohko odottamattomia häiriöitä tai suunnittelemattomia lisätöitä varten. Kokemuksemme mukaan puskurit kannattaa suunnitella ennen päivän loppua sekä viikon viimeiselle työpäivälle. Näin voit hoitaa kaiken kiireellisen ja siirtää odottamattomat tehtävät puskuriaikoihin. Jos käytät aikalaatikoita tiimissäsi, sinun tulee sisällyttää taukoja ja puskureita. Näin otat huomioon tiimin jäsenten tarpeet ja vältät liiallisen työtaakan.

Se, haluatko kirjoittaa aikalohkot paperille, kirjoittaa ne kalenteriisi, käyttää sovellusta tai Excel-listaa, on sinun päätettävissäsi. Ainoa tärkeä asia on, että sinulla on pääsy siihen kaikkina aikoina, jotta voit aloittaa työskentelyn tehtävän kanssa ajoitetun aikalaatikon ajan koittaessa. Noudata tarkasti kalenterisi tehtäviä. Oletko huomannut aikalohkojesi käsittelyn aikana, että olet yliarvioinut tarvittavan ajan tai onko uusia tehtäviä lisätty? Siinä tapauksessa sinun tulee varata aikaa suoritetun työpäivän jälkeen seuraavien päivien suunnitelmien tarkistamiseen. Näin kun sinulta kysytään tehtävän tilasta, voit aina vastata tarkalleen, milloin sen odotetaan olevan käsitelty tai valmis.

Miten pitkä aikalaatikon keston tulisi olla?

Aikalaatikon keston pituudelle ei ole kiinteitä sääntöjä. On tiimejä, jotka käyttävät useiden viikkojen tai jopa kuukausien pituisia aikalohkoja. Muista kuitenkin, että sinun tai tiimisi pitäisi pystyä keskittymään täysin tehtävään aikarajan aikana. Toisin sanoen minkään ei tulisi häiritä sinua. Koska joudut todennäköisesti edelleen työskentelemään lisätehtävien parissa suurempien tehtävien tai projektien aikana, etkä siksi voi keskittyä täysin aikalaatikon tehtävään, on usein hyödyllistä jakaa suuret tehtävät pienempiin osavaiheisiin. Näin on helpompi hallita tehtävää ja työskennellä jatkuvasti kohti tavoitettasi. Voi myös olla motivoivaa ruksata pieniä etenemisvaiheita suorittaessasi aikalaatikon, sen sijaan, että tunnet itsesi jumiutuneen suuren tehtävän kanssa.

Timebox-menetelmä kokouksia varten

Sen lisäksi, että suunnittelet tehtäviä henkilökohtaiselle työpäivällesi tai tiimillesi, voit myös käyttää aikalaatikointia tehokkaita kokouksia varten. Tiukkojen aikarajoitusten asettaminen tietyille esityslistan aiheille voi auttaa sinua pysymään raiteilla kokouksen aikana ja keskustelemaan kaikista tärkeistä asioista. Sinun pitää vain laatia esityslista, lisätä kiinteät ajat ja asettaa esityslista osallistujien saataville. Kokouksen aikana tulee sitten varmistaa, että aikalaatikko säilytetään.

Vinkkejä timebox-menetelmän käyttöön

1. Pidä kiinni määritetyistä aikalaatikoista

Jotta aikalaatikoinnista saadaan suurin hyöty irti, on suositeltavaa olla muuttamatta aikataulutettuja aikavälejä, vaikka se joskus tuntuisikin järkevältä. Varsinkin kun aloitat työskentelyn tällä menetelmällä, tämä on tärkeää, jotta et lankea takaisin vanhoihin työskentelymalleihin. Samasta syystä sinun tulisi olla kurinalainen tehtävän aikarajojen noudattamisessa. Voi auttaa, että asetat ajastimen, joka muistuttaa sinua kunkin aikaruudun päättymisestä.

2. Suunnittele puskurit ja tauot

Varsinkin kun tehtäviä on paljon, on houkuttelevaa varata koko päivä niiden suorittamiseen. Tämä ei kuitenkaan ole hyödyllistä. Toisaalta tarvitset kipeästi taukoja yksittäisten tehtävien välillä, jotta voit ladata akkujasi ja keskittyä muihin tehtäviin. Voi myös käydä niin, että yksittäisten tehtävien suorittaminen kestää suunniteltua pidempään tai että tulee häiriöitä ja katkoksia. Siksi sinun tulee ehdottomasti suunnitella riittävästi puskureita. Kun olet työskennellyt aikalaatikon parissa jonkin aikaa, huomaat nopeasti, mikä määrä puskuria on sinulle optimaalinen.

3. Realistiset timeboxit

Etenkin aikalaatikointityöskentelyn alussa suunnittelemasi aikalohkot voivat olla joko liian lyhyitä tai liian pitkiä. Meillä on usein taipumus joko yliarvioida itseämme tai aliarvioida työn määrää. Tämä voi johtaa turhautumiseen tai stressiin. Kun on kokemusta aikalaatikoinnista, voit kuitenkin yleensä arvioida työmäärän realistisesti.
Vinkkimme: Merkitse muistiin ajat, jotka todella tarvitsit tehtävän suorittamiseen alussa ja mukauta tulevat, samankaltaiset tehtävät kokemuksesi mukaan.

Timeboxingin edut

• Tarvittavan ajan parempi arviointi: Aikalaatikon luomiseksi sinun on ensin priorisoitava tehtäväsi ja sitten arvioitava ne. Näin saat nopeasti selville, kuinka paljon aikaa käytät tehtävään, mikä parantaa suunnittelua tulevaisuudessa.
• Lisääntynyt tuottavuus: Tehtävän suorittamiseen asetettu aikakehys auttaa sinua keskittymään käsillä olevaan tehtävään, suorittamaan sen asetetussa ajassa ja siten lisäämään tuottavuuttasi.
• Vähemmän multitaskingia: Aikalaatikon aikana keskityt yhteen tehtävään. Tämä estää vähemmän tuottavan moniajon ja tuo työpäivääsi rauhan tunteen.
• Lisääntynyt motivaatio: Kun luot aikalaatikon, asetat itsellesi tavoitteeksi tietyn tehtävän suorittamisen tietyssä ajassa. Tämä voi olla erittäin motivoivaa. Lisäksi huomaat nopeasti, että vähemmän tehtäviä lykätään ja että voit rastittaa tehtäväluettelostasi yhden kohteen toisensa jälkeen. Tämä lisää motivaatiotasi.
• Parempi yleiskuvaus: Asetetut aikalaatikot tarjoavat hyvän yleiskuvan suoritettavista tehtävistä. Tämä ei ole tärkeää vain henkilökohtaisen ajanhallinnan kannalta, vaan myös auttaa sinua tiedusteltaessa milloin tehtävä valmistuu.
• Vähemmän perfektionismia: Ihmisille, joilla on tapana täydellistää tehtäviä, kiinteä aikalohko voi auttaa vetämään rajan, sillä heti kun yksi aikalaatikko päättyy, on aloitettava seuraava. Joten sääntö on, että tuloksen ei tarvitse olla täydellinen, vaan tehtävä on suoritettava sen aikarajoissa.
• Vähemmän lykkäämistä: Kaikki tietävät tehtäviä, jotka jäävät tekemättä, koska ne ovat epämiellyttäviä. Tällaisissa tapauksissa asetettu aikaraja varmistaa tehtävien suorittamisen. Tarkka aikakehys estää tehtävien huomioimatta jättämisen ja auttaa lisäksi motivaatiossa, sillä tehtävien loppu on aina näköpiirissä.
• Optimoitu viestintä: Jos kaikki tehtäväsi on kiinnitetty kalenteriisi ja kollegasi voivat tarkastella tätä kalenteria, yhteistyö helpottuu ja kollegasi saavat hyvän yleiskuvan työstäsi. Näin he voivat koordinoida tehtäviä keskenään. Tämä toimii vielä paremmin, jos koko tiimi käyttää tätä menetelmää, jolloin voit helposti mukauttaa oman aikataulusi kollegojesi tarpeisiin.

Timeboxingin haasteet

• Jäykkä käsite: Jäykkä aikataulu voi haitata luovuusprosessia. Henkilökohtaisista mieltymyksistäsi riippuen aikalaatikointi voi kuitenkin tukea luovia prosesseja, kun sinun tai tiimisi ei tarvitse miettiä seuraavaa, vaan voit hoitaa tehtävät suunnitelman mukaan. Se voi myös auttaa suunnittelemaan rutiinitoimintoja aikalaatikoiden avulla ja pitämään loppupäivän vapaana luoville tehtäville. Näin tarvittavat tehtävät saadaan tehtyä ja luoviin työvaiheisiin jää riittävästi joustoa.
• Arviointivaikeudet: Kun aloitat aikalaatikon käytön tai saat uusia, tuntemattomia tehtäviä, voi olla aluksi vaikea arvioida tehtävän todellista aikaa. Tämä on kuitenkin osa normaalia oppimisprosessia, eikä sen pitäisi heikentää motivaatiota työskennellä aikalaatikoinnin kanssa.
• ”Flow-tilan” katkeaminen: On vaiheita, joissa pääsemme ns. flow-tilaan ja työ on meille helppoa. Jäykät aikakehykset voivat aiheuttaa keskeytyksen flow-tilaan, jota ei myöhemmin välttämättä saada enää käyntiin. Tässä on tärkeää löytää sinulle paras mahdollinen ratkaisu. Saattaa esimerkiksi olla järkevää ryhmitellä samankaltaisia tehtäviä yhteen, jotta ne voidaan käsitellä kaikki samanaikaisesti.
• Huonompi laatu: Timeboxing ei tarkoita tehtävän suorittamista täydellisesti, vaan sen suorittamista asetetussa ajassa. Tämä voi johtaa liian hätäiseen työskentelyyn, jolloin tulosten laatu kärsii. Varmista siis, että aikalaatikko ei ole liian pitkä, mutta ei myöskään liian lyhyt. Menetelmä ei myöskään sovellu tehtäviin, joissa lopputuloksen laatu on tärkeämpi kuin käytetty aika.
• Ylikuormitus: Timeboxing voi auttaa sinua aikatauluttamaan tehtäviä, mutta se ei ole oikea menetelmä kaikille, koska jotkut ihmiset tuntevat olonsa häkeltyneeksi tai kuormittuneiksi kiireisessä aikataulussa. Oletko kokeillut timeboxia ja huomannut, että menetelmä ei ole sinua varten? Kokeile sitten muita ajanhallintastrategioita, kuten Pomodoro-tekniikkaa tai Timeblockingia.
  

Yhteenveto

Timeboxing / aikalaatikointi voi auttaa sinua suorittamaan tehtäväsi jäsennellysti ja lisäämään tuottavuuttasi määrittämällä tehtäville kiinteän aikakehyksen. Aikalaatikoinnista, kuten muistakin ajanhallintamenetelmistä, on kuitenkin hyötyä vain, jos se sopii sinulle ja työtapaasi. Voit mukauttaa aikalaatikoinnin työskentelytapaasi yhdistämällä sen muihin ajanhallintamenetelmiin, kuten Pomodoro-tekniikkaan tai Getting Things Done-tekniikkaan.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!