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Gestión del tiempo en el proyecto: timeboxing

Para sacar el máximo partido a su productividad

Gestión del tiempo en el proyecto: timeboxing

Con una fecha límite respirándonos en la nuca, a menudo conseguimos completar en muy poco tiempo tareas que hemos estado posponiendo durante años. Simplemente porque no tenemos otra opción en ese momento. Este efecto es aprovechado por el método de gestión del tiempo Timeboxing, que también utilizan conocidos magnates de los negocios como Elon Musk o Bill Gates. Te explicamos cómo funciona el timeboxing y cómo puede hacerte más productivo.

¿Qué es el timeboxing?

Las simples listas de tareas pendientes no suelen ayudarnos a trabajar de forma estructurada y coherente. Esto se debe a que suele haber demasiadas tareas en él, lo que dificulta decidir por cuál empezar. A menudo optamos entonces por tareas sencillas que son más fáciles de hacer, o que preferimos hacer antes que otras. Algunas tareas que son importantes pero no urgentes a menudo se olvidan o simplemente no se encuentra tiempo para ellas, por ejemplo, para el aprendizaje o la formación continua. Además, puede resultar difícil equilibrar la lista de tareas pendientes con el tiempo disponible para completarlas, ya que no hay plazos o el plazo para las grandes tareas aún está lejos. En tal caso, puede aplicarse la Ley de Parkinson, que establece que se tarda exactamente tanto tiempo en completar una tarea como el que se dispone para realizarla.
El timeboxing puede ayudar a superar estas dificultades. Esto le permite estructurar su tiempo y sus tareas, aumentar su productividad y optimizar los procesos. Para lograr este objetivo, se crea un bloque fijo de tiempo para una tarea específica, llamado timebox, y se establece el objetivo de completar la tarea dentro de este tiempo. Para ello, defina exactamente lo que debe conseguirse al final del plazo. Dependiendo de la tarea, este plazo puede durar desde unos minutos hasta varias horas o incluso días.

¿Dónde se utiliza el timeboxing?

Como el método es muy flexible, puede utilizarlo no sólo para la planificación personal de su jornada laboral. En cambio, también se utiliza en la gestión ágil de proyectos y cuando se trabaja según Scrum para coordinar las tareas en el equipo o realizar reuniones de forma más eficiente.

Cómo funciona el timeboxing

Independientemente de si desea utilizar el timeboxing para su gestión personal del tiempo o para su equipo, el funcionamiento básico es similar.

Paso 1: Visión general

Obtenga una visión de conjunto de sus tareas, porque sólo podrá planificar con sensatez si sabe exactamente lo que hay que hacer. Puede utilizar su lista personal de tareas pendientes, los sprints de un proyecto ágil o una herramienta de gestión de tareas. Al igual que con el método Pomodoro, puedes dividir las tareas más grandes en pasos más pequeños. Anote también las tareas rutinarias que se realizan con regularidad o las tareas importantes para las que no suele encontrar tiempo. Describa las tareas de la forma más concreta posible y evite las formulaciones vagas. De este modo, queda claro el objetivo exacto de la tarea, lo que le ayudará más adelante a calcular el tiempo necesario y a trabajar en el plazo establecido.
También puede agrupar tareas similares por «lotes» y así procesarlas colectivamente en una ventana de tiempo. Esto es útil, por ejemplo, al procesar correos electrónicos, ya que no es necesario transferir mensajes individuales a una casilla de tiempo y procesarlos, sino que se pueden procesar varios mensajes en una ventana de tiempo fija.

Paso 2: Calcular el tiempo necesario

El siguiente paso es calcular cuánto tiempo necesitará realmente para completar cada tarea. Pueden ser unos minutos, pero también varias horas, días o incluso meses. Cuanto más concreta haya sido la descripción de la tarea en el primer paso, más fácil le resultará calcular el tiempo necesario.

Paso 3: Programar una franja horaria

Ahora echa un vistazo a tu calendario y busca un momento en el que puedas hacer este trabajo. Así podrá planificar su jornada laboral. ¿Utiliza el timeboxing en el equipo? Después, en ese momento, hable sobre si la estimación de la duración es correcta y planifique en equipo un calendario para la tarea.
Si son necesarios tiempos de preparación o seguimiento, debe introducirlos lo antes posible para la tarea correspondiente. Para mantener una visión óptima de tus actividades en todo momento, también puede ser útil codificar por colores las distintas categorías de tareas.
Nuestro consejo: Cuando planifique sus días de trabajo, tenga también en cuenta su rendimiento. ¿Puede concentrarse mejor de lo habitual en un momento determinado del día? A continuación, programe las tareas que requieran una gran concentración y atención en un momento en el que sea especialmente productivo.

Paso 4: Pausas y amortiguadores

Asegúrate de incluir descansos, así como un bloque de tiempo como margen para interrupciones inesperadas o trabajo extra no planificado. Según nuestra experiencia, tiene sentido planificar los buffers antes del final del día y el último día laborable de la semana. Así podrás ocuparte de todo lo urgente y trasladar las tareas imprevistas a los tiempos muertos. Aunque su equipo utilice el sistema de «timeboxing», no olvide pensar en los descansos y las pausas. De este modo, tendrá en cuenta las necesidades de los miembros del equipo y evitará una carga de trabajo excesiva.

Tú decides si quieres anotar los bloques de tiempo en un papel, introducirlos en tu calendario, utilizar una aplicación o una lista de Excel. Lo único importante es que tengas acceso a ella en cualquier momento para que puedas empezar a trabajar en la tarea cuando llegue la hora de la franja horaria programada. Cíñase estrictamente a las tareas de su calendario. Mientras trabajabas en tus bloques de tiempo, ¿te diste cuenta de que habías calculado mal la cantidad de tiempo que necesitabas, o surgieron nuevas tareas? A continuación, tras una jornada de trabajo completa, debe tomarse el tiempo necesario para revisar la planificación de los días siguientes. De este modo, si tiene una consulta sobre el estado de procesamiento de una tarea, siempre podrá responder exactamente cuándo se espera que se procese o se complete.

¿Cuánto tiempo debe durar un plazo?

No hay reglas fijas para la duración de un plazo. Por eso hay equipos que utilizan bloques de tiempo de varias semanas o incluso meses. Tenga en cuenta, no obstante, que usted o su equipo deben poder concentrarse plenamente en el trabajo durante un plazo. Es decir, no debe distraerse con nada. Dado que probablemente tendrá que trabajar en tareas adicionales durante las tareas o proyectos más grandes y, por lo tanto, no podrá centrarse completamente en la tarea de su caja de tiempo, a menudo tiene sentido dividir las tareas grandes en subtareas más pequeñas. De esta forma es más fácil controlar la tarea y trabajar continuamente para alcanzar tu objetivo. Además, puede ser motivador ir marcando pequeños pasos tras completar una caja de tiempo, en lugar de sentir que no hay final para una gran tarea.

Calendario de reuniones

Además de la planificación de tareas para su jornada laboral personal o la de su equipo, también puede utilizar el timeboxing para celebrar reuniones eficaces. Establecer bloques de tiempo estrictos para determinados temas del orden del día puede ayudarte a no desviarte de la reunión y a tratar todos los asuntos importantes. Todo lo que tiene que hacer es establecer un orden del día, añadir horas fijas y poner el orden del día a disposición de los participantes. Durante la reunión, debes asegurarte de que se respeta un horario.

Consejos sobre el uso del timeboxing

1. respetar los horarios

Para sacar el máximo partido del timeboxing, es aconsejable no modificar los horarios previstos, aunque a veces parezca sensato. Sobre todo cuando se empieza a trabajar con el método, esto es importante para no volver a caer en viejos patrones de trabajo. Por la misma razón, sé disciplinado a la hora de respetar los plazos de una tarea. Puede ayudarle a programar un temporizador para que le recuerde el final de la franja horaria correspondiente.

2. planificar topes y descansos

Especialmente cuando hay muchas tareas por hacer, es muy tentador programar todo el día para terminarlas. Sin embargo, esto no tiene sentido. Por un lado, necesita urgentemente pausas entre las distintas tareas para recargar las pilas y poder concentrarse en las siguientes. Por otro lado, puede ocurrir que las tareas individuales tarden más de lo previsto o que se produzcan perturbaciones e interrupciones. Por lo tanto, debe prever una reserva suficiente. Después de haber trabajado con timeboxing durante algún tiempo, te darás cuenta rápidamente de cuánto búfer es óptimo para ti.

3. bloques de tiempo realistas

Sobre todo al principio, los bloques de tiempo que ha programado pueden ser demasiado cortos o demasiado largos. A menudo tendemos a sobrestimarnos o a subestimar la cantidad de trabajo que supone. Esto puede provocar frustración o estrés. Sin embargo, con algo de experiencia en el timeboxing, normalmente se puede estimar el esfuerzo de forma realista.
Nuestro consejo: al principio, anota las veces que realmente has necesitado para completar una tarea y ajusta las futuras tareas similares a tu experiencia.

Ventajas del timeboxing

  • Mejor estimación del tiempo necesario: para crear una caja de tiempo, primero hay que priorizar las tareas y luego estimarlas. De este modo, sabrá rápidamente cuánto tiempo dedica realmente a una tarea y mejorará así su planificación futura.
  • Aumento de la productividad: El plazo establecido para completar una tarea le ayuda a centrarse en la tarea que tiene entre manos, completarla dentro del plazo establecido y aumentar así su productividad.
  • Menos multitarea: Durante un timebox, te concentras en una sola tarea. Esto evita la multitarea menos productiva y aporta calma a su rutina diaria de trabajo.
  • Mayor motivación: Al crear una caja de tiempo, te fijas el objetivo de completar una determinada tarea dentro de ese plazo. Eso puede ser muy motivador. También notará rápidamente que se posponen menos tareas y que puede ir tachando un punto tras otro de su lista de tareas pendientes. Esto también aumenta tu motivación.
  • Mejor visión de conjunto: Los bloques de tiempo establecidos te ofrecen una buena visión de conjunto de las tareas pendientes. Esto no sólo es importante para tu gestión personal del tiempo, sino que también te ayuda con las consultas sobre cuándo se completará una tarea.
  • Menos perfeccionismo: Para las personas que tienden a perfeccionar las tareas, un bloque fijo de tiempo puede ayudar a trazar una línea, porque en cuanto termina un plazo, hay que empezar el siguiente. Así que es cierto que el resultado no tiene por qué ser perfecto, pero una tarea debe completarse dentro de su plazo.
  • Menos procrastinación: Todo el mundo tiene tareas que tienden a quedarse sin hacer porque son desagradables. En estos casos, un calendario fijo garantiza la realización de las tareas. El marco temporal exacto evita que las tareas se pasen por alto y, además, ayuda a la motivación, ya que siempre hay un final a la vista.
  • Comunicación optimizada: si todas tus tareas están fijadas en tu calendario y tus compañeros pueden ver este calendario, esto ayuda a la colaboración y ofrece a los compañeros una buena visión general de tu trabajo. Así pueden coordinar las tareas. Esto funciona aún mejor si todo el equipo utiliza el método, de modo que también puedas adaptar fácilmente tu horario a las necesidades de tus compañeros.

Críticas al timeboxing

  • Concepto rígido: Especialmente con las tareas creativas, puede ser difícil establecer un marco temporal y una caja de tiempo rígida puede obstaculizar el proceso de creatividad. Dependiendo de sus preferencias personales, la planificación temporal también puede favorecer los procesos creativos cuando usted o su equipo no tienen que pensar en lo que viene a continuación, sino que pueden abordar las tareas de acuerdo con un plan. También puede ayudar a programar las actividades rutinarias con timeboxing y liberar el resto del día para tareas creativas. De este modo, se completan las tareas necesarias y sigue habiendo suficiente flexibilidad para las fases de trabajo creativo.
  • Problemas de estimación: cuando se empieza a utilizar el sistema de timeboxing o se asignan tareas nuevas y desconocidas, al principio puede resultar difícil estimar el tiempo real necesario para realizar una tarea. Sin embargo, esto forma parte del proceso normal de aprendizaje y no debe desmotivarle para trabajar con timeboxing.
  • Interrupción del flujo: Hay fases en las que entramos en el llamado flujo y el trabajo simplemente se nos va de las manos. Los plazos rígidos pueden provocar interrupciones en el flujo de trabajo que no puedan reanudarse más adelante. Es importante encontrar la mejor solución posible para usted. Por eso puede ser útil agrupar tareas similares para trabajar en ellas al mismo tiempo en el flujo.
  • Menor calidad: el «timeboxing» no consiste en realizar una tarea a la perfección, sino en completarla dentro de un plazo establecido. Esto puede llevar a trabajar con demasiada precipitación y a que la calidad de los resultados se resienta. Por lo tanto, asegúrese de que el plazo no sea demasiado largo, pero tampoco demasiado corto. Además, el método no es adecuado para tareas en las que la calidad del resultado es más importante que el tiempo empleado.
  • Agobio: El timeboxing puede ayudarte con el calendario de tus tareas, pero no es el método adecuado para todo el mundo, ya que hay personas que se sienten rápidamente abrumadas por una agenda apretada. ¿Ha probado el timeboxing y ha descubierto que el método no es para usted? A continuación, prueba otras estrategias de gestión del tiempo, como la Técnica Pomodoro o el Timeblocking.

Conclusión

El «timeboxing» puede ayudarle a trabajar con sus tareas de forma estructurada y a aumentar su productividad asignando a las tareas un marco temporal fijo. Sin embargo, el timeboxing, como otros métodos de gestión del tiempo, sólo es útil si también se adapta a ti y a tu forma de trabajar. Para adaptar el timeboxing a tu forma de trabajar, también puede combinarse con otros métodos de gestión del tiempo, como la técnica Pomodoro o Getting Things Done.

Le aconsejamos que simplemente pruebe el método una vez, tanto para usted personalmente como para su equipo y las reuniones. Una herramienta de gestión de tareas como la integrada en el software de gestión de proyectos myPARM puede ayudarle en este sentido. Esto le permite no sólo anotar sus tareas, dividirlas en subpasos y asignarles el tiempo de procesamiento necesario, sino también programar las tareas en su agenda, procesarlas, guardar documentos para ellas o asignarlas a miembros de su equipo. Una visión general de las tareas personales también le muestra a usted y a los miembros de su equipo qué tareas están actualmente programadas para su procesamiento.

Más información sobre el software de gestión de proyectos y carteras myPARM:

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