Projektin ajanhallinta

Lisää tuottavuutta Pomodoro-tekniikalla

Mikä on Pomodoro-tekniikka?

Pomodoro-tekniikka on ajanhallintamenetelmä, jossa työskennellään keskitetysti lyhyillä tauoilla. Tällä pyritään lisäämään tuottavuutta ja vähentämään henkistä väsymystä. Suuret tehtävät on jaettu pienempiin osatehtäviin, jotta ne voidaan suorittaa työjaksoilla.
Pomodoro-tekniikka on saanut nimensä italialaisen yrittäjän Francesco Cirillon mukaan, joka käytti tomaatin muotoista keittiökelloa (Pomodoro tarkoittaa italiaksi tomaattia) työjaksojen ja taukojen ajoittamiseen.

Miten Pomodoro-tekniikka toimii?

Pomodoro-menetelmällä jaat työsi 25 minuutin osiin. Tämän jälkeen on viiden minuutin tauko. Neljän osan jälkeen pidetään pidempi, 15-30 minuutin tauko.

Työpäivä näyttää siten tältä:

1. Suunnittele tehtäviä

Suunnittele, mitkä tehtävät haluat tehdä aamulla, kirjoita ne tehtävälistaan ja kohdista tehtävät 25 minuutin jaksoihin. Voit tehdä tämän jakamalla monimutkaiset tehtävät yksittäisiin alavaiheisiin. Pienemmät tehtävät, jotka vievät vähemmän aikaa kuin yhden kokonaisen työjakson, voidaan ryhmitellä yhteen niin, että ne voidaan tehdä samalla työjaksolla. Suunnittele myös muutama ylimääräinen työjakso työpäivälle. Näin et stressaa, jos yksittäiset tehtävät kestävät odotettua kauemmin. Jos et tarvitse näitä lisäjaksoja, voit käyttää niitä valinnaisiin tehtäviin.

2. Sulje häiriötekijät

Pysyäksesi tuottavana ja keskittyneenä työjaksojen aikana, sinun tulee sulkea kaikki häiriötekijät, jos mahdollista, ennen kuin aloitat ensimmäisen työjakson. Joten kytke puhelimesi lentotilaan, sulje chat-ohjelmat ja sähköpostisi. Jos mahdollista, pyydä myös tiimiäsi ja esimiestäsi olemaan häiritsemättä sinua työjakson aikana. Jos työjakson aikana kuitenkin ilmenee keskeytys, ilmoita kyseiselle henkilölle, että olet tällä hetkellä kiireinen. Sovi keskusteluaika ja aikatauluta se heti, esimerkiksi työjakson jälkeen. Tämänkaltaisella kunnioittavalla viestinnällä voit pysyä flow-tilassa työsi aikana ja samalla vastata muiden henkilöstön jäsenten tarpeisiin.

3. Aloita ensimmäinen intervalli

Käynnistä nyt ajastin tai Pomodoro-sovellus ja työskentele keskittyen 25 minuuttia ensimmäisen tehtävän parissa. Täydellisen keskittymisen varmistamiseksi voit myös laittaa kuulokkeet korville tai jos sinulla on oma toimisto, sulkea toimiston oven ja kiinnittää ovellesi ”älä häiritse” -kyltin.
Mietitkö muita tehtäviä työjakson aikana vai syntyykö sinulle idea täysin eri aiheesta? Kirjoita tämä kaikki muistiin paperille ja laita se talteen myöhempää käsittelyä varten.
Työjakson jälkeen rastita kaikki tehtävät, jotka sait tehtyä.

4. Viiden minuutin tauko

Näitä 25 minuuttia seuraa viiden minuutin tauko, jonka aikana sinun tulee toipua. Nämä tauot on tarkoitettu ajattelun tauoksi. Siksi on tärkeää, että et tee mitään pikkuasioita tai tarkista sähköposteja tänä aikana, vaan että mieluiten astut pois työpisteeltä. Joten ota kuppi teetä tai kahvia, venyttele jalkojasi tai syö välipala.
Vinkkimme: Riittävä liikunta on meille tärkeää. Se lisää hyvinvointiamme, ehkäisee kipua ja lisää myös keskittymiskykyämme. Sinun tulisi liittää joitain liikkeitä tauoillesi varsinkin silloin, jos istut pääosin työpöytäsi ääressä tehdessäsi työtehtäviäsi. Muutama venytysharjoitus, pidempi kävelymatka WC:hen tai polven taivutukset työpöydän ääressä auttavat sinua pääsemään alkuun taas uudestaan tauon jälkeen. Ikkunasta ulos katsominen vehreään voi auttaa silmiäsi rentoutumaan rasittavasta näyttötyöstä.

5. Aloita seuraava työjakso

Aloita tauon jälkeen seuraava työjakso ja keskity jälleen uudelleen tehtäviisi. Tulet huomaamaan, että työskentelet tuottavammin tällä tavalla ja että tehtävälistasi pienenee jatkuvasti. Muutaman päivän harjoittelun jälkeen et juurikaan tulee häiriintymään työjaksojen aikana ja pystyt siten hyödyntämään käytettävissä olevan työajan maksimaalisesti.

6. Pidempi tauko neljän työjakson jälkeen

Koska jopa Pomodoro-tekniikalla keskittyminen lopulta heikkenee, on suositeltavaa pitää pidempi tauko neljän työjakson jälkeen. Salli itsellesi 15-30 minuutin tauko ennen seuraavan työjakson aloittamista.

Kahdeksan tunnin työpäivällä tämä johtaa jopa 16 Pomodoro-yksikköön päivässä. Käytä niin monta kuin tarvitset ja mukauta ne aikatauluusi. Mitä useammin käytät Pomodoro-tekniikkaa, sitä paremmin opit arvioimaan yksittäisten tehtävien keston. Näin voit suunnitella tehtävien suorittamisen entistä paremmin.

Pomodoro-tekniikan käyttäminen tiimissä

Jos työskentelet projekteissa useamman tiimin jäsenen kanssa, voit käyttää Pomodoro-tekniikkaa jakaaksesi tehtävät aikalohkoihin. Näin jokaiselle tiimin jäsenelle voidaan jakaa aamulla päivän tehtävät, joiden parissa sitten työskennellään työjaksojen aikana. Päivän lopuksi tehtävien tilan tarkistaminen on erittäin helppoa tarkistamalla, kuinka monta työjaksoa on työstetty. Tällä tavalla tiimisi työskentelee projektissa fokusoidusti ja tuottavasti. Voit myös käyttää Pomodoro-tekniikkaa tiimikokouksiin varaamalla niihin vain 25 minuuttia. Tämä tekee kokouksista tehokkaat.

Pomodoro-tekniikan edut

Pomodoro-tekniikka on suosittu ajanhallintamenetelmä monista syistä:

• Tuottavuus paranee: Koska työskentelet hyvin keskittyneesti ja ilman häiriöitä 25 minuutin työjaksoissa, tuottavuutesi kasvaa.
• Työn laatu paranee: Koska olet täysin keskittynyt yhteen tehtävään, Pomodoro-menetelmä auttaa sinua pääsemään eroon taipumuksesta hoitaa useaa asiaa samaan aikaan, ns. moniajosta. Lisäksi kun vähennät tietoisesti häiriötekijöitä, voit tuottaa laadukkaampaa työtä lyhyemmässä ajassa.
• Henkinen väsymys vähenee: Tutkimukset osoittavat, että keskittymiskyky laskee jyrkästi 90 minuutin toiminnan jälkeen. Sen sijaan Pomodoro-tekniikan yksittäiset työjaksot ovat tätä paljon lyhyempiä ja auttavat siten ylläpitämään keskittymiskykyä. Säännölliset tauot antavat aivoillesi mahdollisuuden levätä, jotta voit niiden jälkeen keskittyä taas paremmin etkä tunne itseäsi niin uupuneeksi. Tämä tarkoittaa myös sitä, että työssä tapahtuu vähemmän virheitä.
• Auttaa säilyttämään motivaation: Säännölliset tauot antavat uutta energiaa ja motivaatiota. Se, että voit rastittaa valmiit tehtävät jokaisen työjakson jälkeen, vaikuttaa myös motivoivasti, sillä näet, kuinka paljon olet jo saavuttanut. Tämä auttaa myös näkemään kuluneen ajan eri tavalla: kun normaalisti huomaat tuntien kuluvan ja tehtävälistan tuskin pienenevän, huomiosi muuttuu huomaamaan kaikki ne tehtävät, jotka olet jo suorittanut lyhyessä aikajaksossa.
• (Projektin) suunnittelu paranee: Kun olet hieman harjoitellut Pomodoro-tekniikkaa, pystyt suunnittelemaan tehtäviä ja myös projekteja paremmin, sillä pystyt paremmin arvioimaan tehtävän suorittamisen keston. Näin voit asettaa kohtuulliset deadlinet.
• Estää viivyttelyä: Pomodoro-tekniikka voi myös auttaa sinua välttämään epämiellyttävien tehtävien lykkäämistä, sillä niiden jakaminen lyhyiksi työjaksoiksi saa suuretkin tehtävät näyttämään vähemmän ylivoimaisilta. Tämä tekee tehtävän aloittamisesta paljon helpompaa.
• Tiimiviestintä paranee: Jos käytät Pomodoro-tekniikkaa tiimissä, kaikki jäsenet tietävät omat tehtävänsä ja kunnioittavat toistensa työaikoja. Tämä tarkoittaa, että tiimissä tarvitaan vähemmän sopimuksia ja voit lyhentää kokousten pituutta.

Kritiikkiä ja säätöjä

• Työjaksojen kesto:
  Yksi kritiikki Pomodoro-tekniikkaa kohtaan on kiinteät yksiköt, joiden kesto on 25 minuuttia, koska joitain tehtäviä ei yksinkertaisesti voida mukauttaa sellaisiin aikaväleihin. Tämä tarkoittaa, että työjakson noudattaminen aiheuttaa keskeytyksen työnkulussa. Jos tämä koskee sinua, sinun tulee mukauttaa ajat tarpeisiisi. Tärkeää on kuitenkin, että työvälejä ei valita liian pitkiksi, eli ne eivät missään tapauksessa saa olla pidempiä kuin 90 minuuttia ja että pidät säännöllisiä taukoja.
• Käytä sitä, kun se on järkevää:
  Todellisuudessa tällaista työrytmiä on vaikea ylläpitää koko päivän, koska häiriötekijöitä tulee aina ja työnkulku häiriintyy tapaamisten, puheluiden tai tärkeiden pyyntöjen takia. Mutta sinun ei tarvitse työskennellä Pomodoro-tekniikan mukaan koko päivää. Jos sinulla on esimerkiksi tunti ennen seuraavaa tapaamista, voit puristaa kaksi jaksoa tähän aikaan ja olla erittäin tuottelias ennen kokouksen alkamista. Tai käytä tekniikkaa tiettyihin tehtäviin tai motivoidaksesi itseäsi.
• Yhdistä muihin menetelmiin:
  Koska Pomodoro-tekniikka on erittäin helppokäyttöinen, se voidaan yhdistää hyvin myös muihin menetelmiin. Voit esimerkiksi priorisoida tehtäväsi Getting-Things-Done -menetelmällä ja sitten käsitellä niitä prioriteettien mukaan Pomodoro-tekniikalla.

Yhteenveto

Pomodoro-tekniikka on helppo käyttää, mutta sillä voi olla suuri merkitys. Se voi auttaa sinua suorittamaan tehtävät nopeasti ja ajallaan, lisätä motivaatiotasi ja tuottavuuttasi samalla kun se vähentää henkistä väsymystä. Siksi Pomodoro-tekniikka ei ole hyödyllinen vain työelämässäsi. Sitä voi hyödyntää myös yksityiselämässäsi, esimerkiksi silloin, kun veroilmoitus on erääntymässä tai kun lapsesi joutuvat kirjoittamaan jotain koulutehtävää.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!