Projektinhallinnan aakkoset: K niin kuin Kanban
Esitä tehtävät selkeästi ja suorita ne järjestelmällisesti.
Kanban-taulun avulla projektin tehtävät voidaan esittää selkeästi ja käsitellä jäsennellysti. Tämä tekee laajoista ja useita osatehtäviä sisältävistä hankkeista helpommin hallittavia, mutta pitää myös pienet, päivittäiset tehtävät esillä. Kerromme tässä, miten se toimii ja miksi Kanban-menetelmä on erityisen suosittu ketterässä projektinhallinnassa.
Mikä on Kanban?
Termi ”kanban” on peräisin japanin kielestä ja tarkoittaa ”signaalikorttia”. Menetelmän kehitti 1940-luvulla Taiichi Ohno Toyotalle, ja se oli alun perin tarkoitettu varastosaldojen pienentämiseen ja tuotantoprosessien optimointiin lean-johtamisen puitteissa. Koska Kanban-menetelmällä on lukuisia etuja, se otettiin nopeasti käyttöön myös muilla aloilla, kuten projektinhallinnassa.
Kanban-taulun avulla projektinhallinnassa optimoidaan perinteisiä tehtävälistoja siten, että ne esitetään selkeämmin ja suunnittelu, seuranta ja ohjaus yksinkertaistuvat.
Miltä Kanban-taulu näyttää?
Kanban-taulu antaa yksinkertaisen katsauksen monista eri tehtävistä ja työvaiheista, jotta projektiryhmä näkee nopeasti, mitkä tehtävät ovat missäkin vaiheessa. Alun perin tämä tehtiin taululla ja post-it-lapuilla, mutta nykyään käytetään usein mieluummin digitaalisia ratkaisuja.
Kanban-taulun yksinkertaisimmassa muodossa on kolme saraketta, joihin vastaavat tehtävät (kortit) on lajiteltu ja vastuualueet jaettu. Nämä sarakkeet ovat:
1. Tehtävät: Tähän kirjataan kaikki tehtävät, jotka on tarkoitus hoitaa.
2. Käsiteltävänä: Tähän osioon sijoitetaan kaikki tehtävät, jotka ovat parhaillaan työn alla.
3. Valmis: Heti kun tehtävä on saatu valmiiksi, se siirretään tähän sarakkeeseen.
Tämä rakenne on hyvin yksinkertainen ja samalla erittäin tehokas. Sitä voidaan myös täydentää lisäsarakkeilla, esimerkiksi ideat, backlog, julkaisu tai testausprosessit. Yksittäisiin tehtäväkortteihin voidaan myös lisätä kommentteja, jolloin ne voivat sisältää esimerkiksi määräaikoja, tarkistuslistoja tai vastuita. Lisäksi kortit voidaan värittää vaikkapa vastuiden tai prioriteettien osoittamiseksi. Luovuudella ei ole rajoja. Tämä tekee Kanban-taulun kanssa työskentelystä erittäin joustavaa ja yksilöllisesti mukautuvaa jokaiseen yritykseen ja projektiin. Tehtävien ja niiden tilan helppotajuinen visualisointi auttaa kaikkia projektin osallistujia seuraamaan projektin senhetkistä tilaa jatkuvasti.
Kuinka työskennellä Kanban-taulun kanssa?
Kun Kanban-taulu on muotoiltu tarpeidesi mukaan, projektin tehtävät kirjataan ja merkitään kortteihin. Ne päätyvät ensin tehtäväsarakkeeseen. Sen jälkeen tiimisi jäsenet ottavat yksittäisiä kortteja vaiheittain sarakkeesta toiseen, ja niitä työstetään, kunnes ne on saatu valmiiksi. Tässä sovelletaan muutamia periaatteita.
1. Työn visualisointi
Kanban-taulun tarkoituksena on visualisoida tehtäviä ja työvaiheita. Siksi on tärkeää, että taulu mukautetaan juuri sinun yksilöllisiin työvaiheisiisi. Samalla sinun tulisi huolehtia siitä, ettet määritä tehtäviä liian pieniksi tai liian suuriksi. Ensimmäisessä tapauksessa kokonaiskuva voi kadota nopeasti, jälkimmäisessä tapauksessa Kanban-taululla tapahtuu harvoin muutoksia, minkä vuoksi et voi hyödyntää sen monia etuja.
2. Rajoita tehtäviä
Samanaikaisesti työasemalla käsiteltävien tehtävien määrän tulisi olla rajoitettu, mikä tarkoittaa, että vain tietty määrä kortteja saa olla käytössä kerrallaan. Tämä auttaa varmistamaan, että työpaketit valmistuvat nopeasti ja mahdollistaa keskittyneen työskentelyn.
3. Tehtävien hallinta
Kanban-taulun tavoitteena on hoitaa tehtävät mahdollisimman nopeasti, eli ilman odotusaikoja, pullonkauloja tai tarpeettomia kierroksia. Kanban-taulu auttaa teitä siten tunnistamaan, missä prosessissanne on virheitä tai ongelmia, esimerkiksi siksi, että yksittäinen työntekijä on ylikuormitettu. Kun olette tunnistaneet tällaiset kohdat, voitte optimoida kyseiset prosessit ja parantaa projektisuunnittelua.
4. Palaute
Jatkuva palaute ja tarkistukset ovat tärkeä osa Kanban-menetelmää. Näin tunnistat pullonkauloja tai parannusmahdollisuuksia, esimerkiksi jos tehtävä viipyy pitkään ”WIP”-sarakkeessa, ja voit keskustella asiasta tiimisi kanssa. Lisäksi voit esimerkiksi tehtävien valmistumisen jälkeen lisätä Kanban-tauluusi ”Palaute”-sarakkeen, jotta tiimisi jäsenet huomaavat heti, että kyseisessä sarakkeessa olevan tehtävän tulos tulisi tarkistaa ja siitä tulisi antaa palautetta.
5. Jatkuva parantaminen
Palautteen tulisi aina johtaa parannuksiin. Sopeuta siis prosesseja ja Kanban-taulua säännöllisesti muuttuneisiin tai vasta tunnistettuihin tarpeisiin.
6. Selkeät säännöt
Epäselvyyksien välttämiseksi kaikkien Kanban-taulua käyttävien työntekijöiden tulisi tuntea ja noudattaa samoja sääntöjä. Määritelkää esimerkiksi, kuka saa siirtää kortteja, milloin ja minne. Vinkkimme: Laita nämä säännöt näkyviin suoraan Kanban-taululle. Näin tiimin jäsenet pääsevät niihin käsiksi milloin tahansa, ja vältät turhia keskusteluja.
Edut
- Tehtävien ja niiden tilan selkeä ja tiivis visualisointi.
- Ongelmat voidaan tunnistaa nopeasti
- Parantaa keskittymistä yksittäisiin tehtäviin
- Edistää tiimin itsenäistä työskentelyä ja tiimityötä
- Mukautuu yksilöllisesti yrityksesi tarpeisiin
- Helppo ottaa käyttöön
Huonot puolet
- Kanban-taulu voi herättää vastustusta, koska se tekee prosesseista läpinäkyviä. Tämä tarkoittaa, että ongelmat paljastuvat nopeasti, kuten työntekijöiden välinen huono viestintä sekä esimerkiksi se, että joku työntekijä työskentelee muita hitaammin.
- Soveltuu huonommin erittäin suurille projektitiimeille, koska taulu on silloin epäselvempi.Koska projektin tulos esitetään usein vasta projektin lopussa yhtenä kappaleena, virheet saatetaan huomata liian myöhään. Ne on sitten korjattava aikaa vievällä ja kalliilla tavalla.
Kenelle Kanban sopii?
Kanban sopii erityisesti pienille tiimeille, jotka haluavat työskennellä ketterästi. Koska taulun käyttöönotto on hyvin yksinkertaista ja sitä voidaan mukauttaa joustavasti, työskentelyyn ei tarvita juuri lainkaan aiempaa osaamista. Kanban-taulu antaa siis yksinkertaisen ja nopean yleiskuvan projektin nykytilasta ja mahdollistaa helpon yhteistyön tiimin kesken.
Päätelmä
Kanban-menetelmän avulla kaikki tiimin jäsenet seuraavat projektin edistymistä sekä yksittäisiä tehtäviä tai vaikeuksia. Samalla Kanban-taulun avulla voidaan optimoida projektinhallinta ja tehdä työtä tehokkaammin. Jos et vielä työskentele Kanban-menetelmän parissa, kannattaa kokeilla sitä ehdottomasti. Alkuun tarvitset vain valkotaulun, kyniä ja post-it:iä.
Käytätkö jo projektinhallintaohjelmistoa, kuten myPARMia? MyPARM tarjoaa aivan uutena ominaisuutena Kanban-taulun, jonka avulla voit seurata tehtäviäsi ja suunnitella niitä, mutta joka myös auttaa sinua suunnittelemaan ja toteuttamaan projekteja. Näin hankkeet voidaan suunnitella helposti ja nopeasti, ja voit nauttia kaikista Kanban-taulun digitaalisen version tarjoamista eduista.
Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!