ABC della gestione dei progetti: K per Kanban
Presentare i compiti in modo chiaro ed elaborarli in modo strutturato
Con una lavagna Kanban, le attività di un progetto possono essere chiaramente visualizzate ed elaborate in modo strutturato. Ciò rende gestibili progetti estesi con molte attività secondarie, ma mantiene anche piccole attività quotidiane a fuoco. Come funziona esattamente e perché il metodo Kanban è particolarmente popolare nella gestione agile dei progetti è spiegato qui.
Cos’è Kanban?
Il termine "Kanban" viene dal giapponese e significa "scheda di segnalazione". Il metodo è stato sviluppato negli anni '40 da Taiichi Ohno per la Toyota e, in origine, era pensato per ridurre le scorte e ottimizzare i processi produttivi nell'ambito del Lean Management. Visto che il metodo Kanban offre tantissimi vantaggi, è stato subito adattato per essere utilizzato anche in altri ambiti, come ad esempio la gestione dei progetti.
Con l’aiuto di una bacheca Kanban, nella gestione dei progetti le classiche liste delle cose da fare vengono ottimizzate, in modo da renderle più chiare e semplificare la pianificazione, il monitoraggio e il controllo.
Che aspetto ha una lavagna Kanban?
Una bacheca Kanban offre una semplice panoramica di molte diverse attività e fasi di lavoro in modo che un team di progetto possa vedere rapidamente quale attività si trova in quale stato. In origine questo veniva fatto con una lavagna e dei post-it, ma oggi spesso si preferiscono le soluzioni digitali.
La forma più semplice di una bacheca Kanban ha 3 colonne in cui sono ordinate le rispettive attività (carte) e vengono assegnate le responsabilità. Queste colonne sono:
1. Da fare: qui vengono inseriti tutti i compiti da portare a termine.
2. In corso: in questa sezione vanno inseriti tutti i compiti attualmente in lavorazione.
3. Fatto: non appena un compito è completato, viene spostato in questa colonna.
Questa struttura è molto semplice e allo stesso tempo offre un'elevata efficienza. Allo stesso tempo, può essere integrato con colonne aggiuntive, ad esempio per idee, backlog, rilascio o processi di test. È inoltre possibile aggiungere commenti alle singole schede attività, in modo che possano contenere, ad esempio, scadenze, liste di controllo o responsabilità. Inoltre le carte possono essere colorate, ad esempio, per indicare responsabilità o priorità. Non ci sono limiti alla tua creatività. Ciò rende il lavoro con una lavagna Kanban molto flessibile e adattabile individualmente a ogni azienda e progetto. La visualizzazione di facile comprensione delle attività e del loro stato aiuta tutti i partecipanti al progetto a tenere traccia dello stato attuale del progetto in ogni momento.
Come si lavora con una lavagna Kanban?
Una volta che il tabellone Kanban è stato progettato in base alle tue esigenze, i compiti di un progetto vengono registrati e annotati sulle carte. Prima finiscono nella colonna "Da fare". Passo dopo passo, le singole carte vengono quindi estratte di colonna in colonna dai membri del tuo team e vengono elaborate fino al completamento. Alcuni principi si applicano qui.
1. Visualizza il lavoro
Una bacheca Kanban serve a visualizzare le attività e le fasi di lavoro. Per questo è importante che la bacheca sia adattata alle tue fasi specifiche. Allo stesso tempo, fai attenzione a non suddividere le attività in parti troppo piccole né a definirle troppo generiche. Nel primo caso si rischia di perdere rapidamente la visione d’insieme, nel secondo caso invece i movimenti sulla bacheca Kanban sono rari, il che ti impedisce di sfruttare i numerosi vantaggi che offre.
2. Limita le attività
Il numero di attività che possono essere elaborate simultaneamente in una postazione dovrebbe essere limitato, ovvero solo un certo numero di schede può essere utilizzato contemporaneamente. Ciò contribuisce a garantire che i pacchetti di lavoro vengano completati rapidamente e consente di concentrarsi sul lavoro.
3. Gestire le attività
L'obiettivo di una bacheca Kanban è portare a termine le attività il più rapidamente possibile, cioè senza tempi di attesa, colli di bottiglia o cicli inutili. Una bacheca Kanban ti aiuta quindi a individuare dove si trovano errori o problemi nel tuo processo, ad esempio perché un singolo collaboratore è sovraccarico di lavoro. Una volta identificati questi punti, puoi ottimizzare i rispettivi processi e ottenere una migliore pianificazione del progetto.
4. Feedback
I feedback e le verifiche continue sono una parte importante del metodo Kanban. In questo modo puoi individuare eventuali colli di bottiglia o margini di miglioramento, ad esempio quando un’attività rimane troppo a lungo nella colonna “WIP”, e puoi parlarne con il tuo team. Inoltre, ad esempio dopo aver completato le attività, puoi aggiungere la colonna “Feedback” alla tua bacheca Kanban, così i membri del tuo team capiranno subito che il risultato di un’attività presente in quella colonna va verificato e che è necessario dare un feedback.
5. Miglioramento continuo
Il feedback dovrebbe sempre portare a dei miglioramenti. Adatta quindi regolarmente i processi e la tua bacheca Kanban alle esigenze che cambiano o che vengono individuate di nuovo.
6. Regole chiare
Per evitare confusione, tutti i collaboratori coinvolti nella bacheca Kanban dovrebbero conoscere e seguire le stesse regole. Definisci quindi, ad esempio, chi può spostare le schede, quando e dove. Il nostro consiglio: rendi queste regole ben visibili direttamente sulla bacheca Kanban. In questo modo i membri del tuo team potranno consultarle in qualsiasi momento e tu eviterai discussioni inutili.
Vantaggi
- Visualizzazione chiara e concisa delle attività e del loro stato
- I problemi possono essere identificati rapidamente
- Migliora la concentrazione sulle singole attività
- Promuove il lavoro indipendente della tua squadra e il lavoro di squadra
- Adattabile individualmente alla vostra azienda
- Facile da implementare
Svantaggi
- Una bacheca Kanban può essere respinta in quanto rende i processi trasparenti. Ciò significa che i problemi vengono scoperti rapidamente, come la scarsa comunicazione tra i dipendenti e, ad esempio, quando un dipendente lavora più lentamente degli altri.
- Meno adatto a gruppi di progetto molto grandi, in quanto il consiglio è meno chiaro. Poiché il risultato del progetto viene spesso presentato in un unico pezzo solo alla fine del progetto, gli errori potrebbero essere notati troppo tardi. E quindi devono essere corretti in modo dispendioso in termini di tempo e denaro.
Per chi è adatto Kanban?
Kanban è particolarmente adatto a piccoli team che vogliono lavorare in modo agile. Poiché la scheda può essere configurata in modo molto semplice e può essere adattata in modo flessibile, non è quasi necessaria alcuna conoscenza preliminare per lavorarci. Pertanto, una bacheca Kanban fornisce una panoramica semplice e rapida dello stato attuale di un progetto e consente al team di lavorare insieme facilmente.
Conclusione
Con il metodo Kanban, tutti i membri del team tengono traccia dell'avanzamento di un progetto, nonché delle singole attività o persino delle difficoltà. Allo stesso tempo, con l'aiuto di una lavagna Kanban, la gestione dei progetti può essere ottimizzata e il lavoro può essere svolto in modo più efficiente. Se non stessi ancora lavorando con il metodo Kanban, dovresti assolutamente provarlo. Per iniziare, tutto ciò di cui hai bisogno è una lavagna, penne e alcuni post-it.
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