Gestión de proyectos ABC: K de Kanban
Presentar las tareas con claridad y procesarlas de forma estructurada
Con un tablero Kanban, las tareas de un proyecto pueden visualizarse claramente y procesarse de forma estructurada. Esto hace que los proyectos extensos con muchas subtareas sean manejables, pero también mantiene las pequeñas tareas diarias en el punto de mira. Aquí explicamos cómo funciona exactamente y por qué a la gente le gusta trabajar con el método Kanban, especialmente en la gestión ágil de proyectos.
¿Qué es Kanban?
El término «kanban» viene del japonés y significa «tarjeta de señal». El método lo desarrolló Taiichi Ohno en la década de 1940 para Toyota y, en un principio, estaba pensado para reducir las existencias y optimizar los procesos de producción dentro del marco de la gestión «lean». Como el método Kanban tiene muchísimas ventajas, se adaptó rápidamente para aplicarlo también en otros ámbitos, como por ejemplo la gestión de proyectos.
Con la ayuda de un tablero Kanban, en la gestión de proyectos se optimizan las clásicas listas de tareas pendientes, de modo que se presentan de forma más clara y se simplifican la planificación, el seguimiento y el control.
¿Qué aspecto tiene un tablero Kanban?
Un tablero Kanban ofrece una visión sencilla de muchas tareas y pasos de trabajo diferentes para que un equipo de proyecto pueda ver rápidamente qué tarea se encuentra en qué estado. Al principio se utilizaba una pizarra y post-it, pero hoy en día se suelen preferir las soluciones digitales.
La forma más sencilla de un tablero Kanban tiene 3 columnas en las que se clasifican las tareas respectivas (tarjetas) y se asignan responsabilidades. Estas columnas son:
1. Por hacer: Aquí se anotan todas las tareas que hay que hacer.
2. En curso: En esta sección van todas las tareas que estás haciendo ahora mismo.
3. Hecho: En cuanto terminas una tarea, la pasas a esta columna.
Este diseño es muy sencillo y al mismo tiempo ofrece una gran eficacia. Al mismo tiempo, puede completarse con otras columnas, por ejemplo para ideas, backlog, release o procesos de prueba. También se pueden añadir comentarios a cada una de las fichas de tareas para incluir, por ejemplo, plazos, listas de control o responsabilidades. Además, las tarjetas pueden colorearse, por ejemplo, para indicar responsabilidades o prioridades. Tu creatividad no tiene límites. Esto hace que trabajar con un tablero Kanban sea muy flexible y adaptable individualmente a cada empresa y proyecto. La visualización fácil de entender de las tareas y su estado ayuda a todos los participantes en el proyecto a tener una visión general del estado actual del proyecto en todo momento.
¿Cómo trabajar con un tablero Kanban?
Una vez diseñado el tablero Kanban según sus necesidades, las tareas de un proyecto se registran y anotan en las tarjetas. Primero aterrizan en la columna "Tareas pendientes". Paso a paso, los miembros de su equipo van dibujando las tarjetas individuales de columna en columna, hasta terminarlas. Aquí se aplican algunos principios.
1. Visualizar el trabajo
Un tablero Kanban sirve para visualizar tareas y pasos de trabajo. Por eso es importante que el tablero se adapte a tus pasos concretos. Al mismo tiempo, debes procurar que las tareas no sean ni demasiado pequeñas ni demasiado grandes. En el primer caso, puedes perder rápidamente la visión general; en el segundo, rara vez se producen movimientos en el tablero Kanban, lo que te impide aprovechar sus numerosas ventajas.
2. Limitar las tareas
Se debe limitar el número de tareas que se pueden procesar simultáneamente en una estación, lo que significa que solo se puede usar un número determinado de tarjetas a la vez. Esto ayuda a garantizar que los paquetes de trabajo se completen rápidamente y permite un trabajo concentrado.
3. Gestionar tareas
El objetivo de un tablero Kanban es completar las tareas lo más rápido posible, es decir, sin tiempos de espera, cuellos de botella ni bucles innecesarios. Por eso, un tablero Kanban te ayuda a detectar dónde hay errores o problemas en tu proceso, por ejemplo, porque un empleado concreto está sobrecargado de trabajo. Una vez identificados esos puntos, puedes optimizar los procesos correspondientes y lograr una mejor planificación de los proyectos.
4. Comentarios
Los comentarios y revisiones continuas son una parte importante del método Kanban. Así puedes detectar cuellos de botella o posibilidades de mejora, por ejemplo, cuando una tarea se queda mucho tiempo en la columna «WIP», y puedes hablarlo con tu equipo. Además, por ejemplo, una vez finalizadas las tareas, puedes añadir la columna «Comentarios» a tu tablero Kanban para que los miembros de tu equipo vean enseguida que hay que revisar el resultado de una tarea que está en esa columna y dar su opinión al respecto.
5. Mejora continua
Los comentarios siempre deberían dar lugar a mejoras. Así que adapta los procesos y tu tablero Kanban con regularidad a las necesidades que hayan cambiado o que acabes de detectar.
6. Reglas claras
Para evitar confusiones, todos los empleados que participen en el tablero Kanban deben conocer y seguir las mismas reglas. Por ejemplo, define quién puede mover las tarjetas, cuándo y adónde. Nuestro consejo: pon estas reglas a la vista directamente en el tablero Kanban. Así, los miembros de tu equipo podrán consultarlas en cualquier momento y te ahorrarás discusiones innecesarias.
Ventajas
- Visualización clara y concisa de las tareas y su estado
- Los problemas pueden detectarse rápidamente
- Mejora la concentración en las tareas individuales
- Fomenta el trabajo independiente de su equipo y el trabajo en equipo
- Adaptable individualmente a su empresa
- Aplicación sencilla
Desventajas
- Un tablero Kanban puede suscitar rechazo porque hace que los procesos sean transparentes. De este modo, se descubren rápidamente los problemas, pero también la mala comunicación entre empleados o, por ejemplo, cuando algunos empleados trabajan más despacio que otros.
- Menos adecuado para equipos de proyecto muy grandes, ya que entonces el tablero es menos claro. Como el resultado del proyecto suele presentarse en una sola pieza al final del mismo, los errores pueden advertirse demasiado tarde. Entonces hay que corregirlos de forma costosa y lenta.
¿Para quién es adecuado Kanban?
Kanban es especialmente adecuado para equipos pequeños que quieren trabajar de forma ágil. Dado que el tablero puede construirse de forma muy sencilla y adaptarse con flexibilidad, apenas se necesitan conocimientos previos para trabajar con él. Así, un tablero Kanban proporciona una visión sencilla y rápida del estado actual de un proyecto y permite al equipo colaborar fácilmente.
Conclusión
Con el método Kanban, todos los miembros del equipo realizan un seguimiento del progreso de un proyecto, así como de las tareas individuales o incluso de las dificultades. Al mismo tiempo, con la ayuda de un tablero Kanban, se puede optimizar la gestión de los proyectos y realizar el trabajo con mayor eficacia. Si aún no trabaja con el método Kanban, debería probarlo. En el caso más sencillo, todo lo que necesitas para empezar es una pizarra blanca, bolígrafos y algunos post-it.
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