Projektmanagement-ABC: K wie Kanban

Aufgaben übersichtlich darstellen und strukturiert abarbeiten

Projektmanagement-ABC: K wie Kanban

Mit einem Kanban-Board können die Aufgaben eines Projektes übersichtlich dargestellt und strukturiert abgearbeitet werden. So werden umfangreiche Projekte mit vielen Teilaufgaben überschaubar, aber auch kleine, tägliche Aufgaben bleiben im Blickfeld. Wie genau das funktioniert und warum insbesondere im agilen Projektmanagement gerne mit der Kanban-Methode gearbeitet wird, erklären wir hier.

Was ist Kanban?

Der Begriff Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet Signalkarte. Entwickelt wurde die Methode in den 1940er Jahren von Taiichi Ohno für Toyota und war ursprünglich dafür gedacht, im Rahmen des Lean Managements Lagerbestände zu verringern und Produktionsprozesse zu optimieren. Da die Kanban-Methode sehr viele Vorteile hat, wurde sie schnell adaptiert, um sie auch in anderen Bereichen, wie beispielsweise dem Projektmanagement, anzuwenden.
Mit Hilfe eines Kanban-Boards werden im Projektmanagement klassische To-do-Listen optimiert, sodass sie übersichtlicher dargestellt werden sowie die Planung, Überwachung und Steuerung vereinfacht wird.

Wie sieht ein Kanban-Board aus?

Ein Kanban-Board gibt einen einfachen Überblick über viele verschiedene Aufgaben und Arbeitsschritte, sodass ein Projektteam schnell sehen kann, welche Aufgabe sich in welchem Status befindet. Ursprünglich wurde hierbei mit einer Wandtafel und Post-Its gearbeitet, heute werden allerdings oftmals digitale Lösungen bevorzugt.

Die einfachste Form eines Kanban-Boards hat 3 Spalten, in die die jeweiligen Aufgaben (Karten) einsortiert und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden. Diese Spalten sind:

1. To-do: Hier werden sämtliche Aufgaben erfasst, die erledigt werden sollen.
2. Work in progress: In diesen Bereich kommen alle Aufgaben, die sich aktuell in Bearbeitung befinden.
3. Done: Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird sie in diese Spalte verschoben.

Kanban-Board

Dieser Aufbau ist sehr einfach und bietet gleichzeitig eine hohe Effizienz. Gleichzeitig kann er durch weitere Spalten, beispielsweise für Ideen, Backlog, Freigabe- oder Testprozesse ergänzt werden. Auch zu den einzelnen Aufgabenkarten können Kommentare hinzugefügt werden, sodass Sie beispielsweise Deadlines, Checklisten oder Zuständigkeiten beinhalten können. Zudem können die Karten beispielsweise eingefärbt werden, um Zuständigkeiten oder Prioritäten zu signalisieren. Ihrer Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt. Das macht die Arbeit mit einem Kanban-Board sehr flexibel und individuell an jedes Unternehmen und Projekt anpassbar. Die einfach verständliche Visualisierung der Aufgaben und ihres Status hilft allen Projektbeteiligten, jederzeit den aktuellen Stand des Projektes überblicken zu können.

Wie wird mit einem Kanban-Board gearbeitet?

Ist das Kanban-Board nach Ihren Bedürfnissen gestaltet, werden die Aufgaben eines Projektes erfasst und auf den Karten notiert. Sie landen zunächst in der Spalte „To-do“. Schritt für Schritt werden die einzelnen Karten dann von Ihren Teammitgliedern von Spalte zu Spalte gezogen und dabei abgearbeitet, bis sie erledigt sind. Hierbei gelten einige Prinzipien.

1. Arbeit visualisieren
Ein Kanban-Board dient dazu, Aufgaben und Arbeitsschritte zu visualisieren. Daher ist es wichtig, dass das Board an Ihre individuellen Schritte angepasst wird. Gleichzeitig sollten Sie darauf achten, Aufgaben weder zu kleinteilig noch zu gross zu formulieren. Bei ersterem kann man schnell den Überblick verlieren, bei letzterem finden selten Bewegungen auf dem Kanban-Board statt, wodurch Sie die vielen Vorteile nicht ausnutzen können.

2. Aufgaben begrenzen
Die Zahl der Aufgaben, die in einer Station gleichzeitig bearbeitet werden können, sollte begrenzt werden, d.h. dass sich nur eine bestimmte Anzahl von Karten gleichzeitig in einem Arbeitsschritt befinden dürfen. Dies hilft Ihnen dabei sicher zu stellen, dass Arbeitspakete schnell abgeschlossen werden und so fokussiert zu arbeiten.

3. Aufgaben steuern
Das Ziel eines Kanban-Boards ist es, Aufgaben möglichst zügig zu erledigen, d. h. ohne Wartezeiten, Engpässe oder unnötige Schleifen. Ein Kanban-Board hilft Ihnen daher dabei zu erkennen, wo in Ihrem Prozess Fehler oder Probleme vorliegen, beispielsweise weil ein einzelner Mitarbeitender überlastet ist. Haben Sie solche Stellen identifiziert, können Sie die jeweiligen Prozesse optimieren und eine bessere Projektplanung erzielen.

4. Feedback
Kontinuierliche Rückmeldungen und Überprüfungen sind ein wichtiger Bestandteil der Kanban-Methode. So erkennen Sie Engpässe oder Verbesserungspotenziale, wenn beispielsweise eine Aufgabe sehr lange in der „WIP“-Spalte verbleibt, und Sie können mit Ihrem Team darüber sprechen. Zusätzlich können Sie beispielsweise nach dem Abschluss von Aufgaben noch die Spalte Feedback zu Ihrem Kanban-Board hinzufügen, damit Ihre Teammitglieder gleich erkennen, dass das Ergebnis einer in dieser Spalte befindlichen Aufgabe überprüft und Feedback gegeben werden sollte.

5. Kontinuierliche Verbesserung
Aus Feedback sollten immer auch Verbesserungen resultieren. Passen Sie also Prozesse und Ihr Kanban-Board regelmässig an einen geänderten oder neu erkannten Bedarf an.

6. Klare Regeln
Um Unklarheiten zu vermeiden, sollten alle Mitarbeitenden, die am Kanban-Board beteiligt sind, dieselben Regeln kennen und befolgen. Definieren Sie also beispielsweise, wer Karten wann und wohin verschieben darf. Unser Tipp: Machen Sie diese Regeln gleich am Kanban-Board ersichtlich. So können Ihre Teammitglieder jederzeit darauf zugreifen und Sie sparen sich unnötige Diskussionen.

Vorteile

  • Klare und übersichtliche Visualisierung von Aufgaben und ihrem Status
  • Probleme können schnell erkannt werden
  • Verbessert den Fokus auf einzelne Aufgaben
  • Fördert selbstständiges Arbeiten Ihres Teams und Teamwork
  • Individuell anpassbar an Ihr Unternehmen
  • Einfache Implementierung

Nachteile

  • Ein Kanban-Board kann auf Ablehnung stossen, da es Prozesse transparent macht. So werden Probleme zügig aufgedeckt, aber auch schlechte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden oder beispielsweise, wenn einzelne Mitarbeitende langsamer als andere arbeiten.
  • Für sehr grosse Projektteams weniger gut geeignet, da das Board dann weniger übersichtlich ist.Da das Projektergebnis häufig erst am Projektende in einem Stück präsentiert wird, fallen Fehler eventuell zu spät auf. Sie müssen dann zeitaufwändig und kostspielig korrigiert werden.

Für wen eignet sich Kanban?

Besonders gut eignet sich Kanban für kleine Teams, die agil arbeiten wollen. Da das Board sehr einfach aufgebaut sein kann und flexibel angepasst werden kann, ist kaum Vorwissen nötig, um damit zu arbeiten. So bietet ein Kanban-Board einen einfachen und schnellen Überblick über den aktuellen Stand eines Projektes und ermöglicht dem Team eine einfache Zusammenarbeit.

Fazit

Mit der Kanban-Methode behalten alle Teammitglieder den Überblick über den Fortschritt eines Projektes sowie einzelner Aufgaben oder auch Schwierigkeiten. Gleichzeitig kann mit Hilfe eines Kanban-Boards das Projektmanagement optimiert und effizienter gearbeitet werden. Arbeiten Sie bisher noch nicht mit der Kanban-Methode, sollten Sie sie daher unbedingt einmal ausprobieren. Um loszulegen benötigen Sie im einfachsten Fall nur ein Whiteboard, Stifte und einige Post-Its.

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