Miten hallita ”vaikeita sidosryhmiä” perhejuhlissa?

1. kaikkitietävä setä tai mikro-johtaja.

Kuka ei tunne häntä – setää, joka yksinkertaisesti tietää kaiken paremmin. Olipa kyse sitten lasten kasvatuksesta, uusimmasta teknologiasta tai ruoanlaitosta, tämän sedän on aina kerrottava mielipiteensä tai kehuttava tietämyksellään. Sellaiset lausunnot kuin ”No, minä olisin maustanut paistin aivan eri tavalla” tai ”Tiesitkö, että 73 prosenttia ihmisistä pitää hanhen koipia parempana?” ovat hänen kanssaan arkipäivää.

Ongelma: hän tietää kaiken paremmin – tai ainakin luulee tietävänsä. Kaikkitietävä setä haluaa vaikuttaa kaikkiin päätöksiin. Valitettavasti hän ei halua ottaa itse vastuuta ja esimerkiksi valmistaa jouluateriaa itse.

Strategia:

• Osallistuminen pieniin asioihin: Se voi auttaa, jos annat kaikkitietäjälle tehtävän, jossa hän voi toteuttaa ”asiantuntemustaan”, mutta jolla ei lopulta ole ratkaisevaa merkitystä. Esimerkiksi: ”Voisitko taittaa lautasliinat? Se vaatii silmää yksityiskohdille!”
• Aseistariisunta tosiasioita: Varsinkin jos hän siteeraa tilastoja, esimerkiksi näin: ”Klaus-setä, 100 prosenttia kaikista tutkimuksista osoittaa, että tämä vanukas maistuu hyvältä!”.

2. utelias täti tai rajaton sidosryhmä.

Myös utelias täti puuttuu kaikkeen. Hän tekee sen kuitenkin yleensä esittämällä uteliaita ja kriittisiä kysymyksiä, jotka eivät oikeastaan koske häntä, eivät edistä aihetta tai ovat erittäin epämiellyttäviä. Kysymyksillä kuten ”Milloin menet naimisiin ja milloin saat lapsia? Ethän sinä nuorene yhtään?” tai ”Mikset syö jälkiruokaa?”. Oletko laihdutuskuurilla?” hän voi ajaa kenet tahansa seinään ja todella pilata yhden tai kahden ihmisen joulun.

Ongelma: utelias täti ei pelkää kontaktia ja esittää kysymyksiä, joita projektinhallinnassa kutsuttaisiin ”scope creepiksi” – hän laajentaa jatkuvasti painopistettä ja aiheuttaa siten epämukavuutta ja vaikeuksia.

Strategia:

• Aseta rajat ystävällisellä tavalla: Vastaa viehättävästi mutta päättäväisesti. ”Gerda-täti, työskentelen parhaillaan todella jännittävän projektin parissa, mutta kerron siitä sinulle vasta ensi vuonna!”
• Uudelleenohjaus: Ohjaa hänen uteliaisuutensa uudelleen. Usein utelias täti on utelias myös omasta elämästään. Tämä tarkoittaa, että hänellä on paljon kerrottavaa omista suunnitelmistaan tai tarinoistaan. Kysy siis rohkeasti, mitä hän suunnittelee tai kysy mielenkiintoisista menneistä tapahtumista. Jos tämä ei riitä: utelias täti tietää varmasti paljon naapureistaan.

3. kriittinen lanko tai nalkuttava sidosryhmä.

Kriittistä lankoa ei todellakaan voi miellyttää. Hän löytää vikaa kaikesta, mutta oikeastaan kaikesta. Siksi hän tykkää kommentoida jouluateriaa lausunnoilla kuten ”Miksei tässä ole vegaanivaihtoehtoa?” tai ”No, minun perheessäni me teemme sen ihan eri tavalla”.

Ongelma: hän ei tunnu pitävän mistään ja arvostelee rakentamatta. Hänen mottonsa: ”Aina voisi olla paremmin.”

Strategia:

• Ota kritiikki pois suustasi aikaisin: Miksi et aloittaisi jouluillallista humoristisella johdannolla, kuten: ”Jouluillallinen on hyvä aloittaa: ”Ja ennen kuin kukaan kysyy: ei, hanhi ei ole sertifioitua luomua, mutta se maistuu silti hyvältä!”
• Tarjoa osallistumista: Pyydä heiltä ehdotuksia etukäteen. Ihmiset, jotka ottavat vastuuta, ovat vähemmän todennäköisesti nurisemassa. Hän saattaa jopa tuoda mielellään kuuluisan vegaanipatansa.

4. ylipainotteinen serkku tai sidosryhmä, jolla on liikaa energiaa.

Ylisitoutunut serkku tarkoittaa itse asiassa vain hyvää. Hän on innostunut ”joulujuhla”-hankkeestasi ja haluaa todella auttaa tekemään siitä mahdollisimman suuren menestyksen. Koska hän ei kuitenkaan välttämättä kysy etukäteen, hän voi aiheuttaa ongelmia tai olla hieman hankala, kun hän sanoo esimerkiksi: ”Toin uuden pelin, jota meidän kaikkien on pelattava!” tai ”Lauletaan vielä muutama joululaulu – olen tulostanut sanat kaikille!”.

Ongelma: ylisitoutuneella serkulla on scrum-mestarin energia, mutta ei mitään käsitystä tiimin tahdista tai varsinaisesta suunnittelusta. Hänen innostuksensa voi muuttua nopeasti uuvuttavaksi, jos häntä pitää jatkuvasti hidastaa tai tuottaa pettymyksiä.

Strategia:

• Kohdennettu osallistuminen: Serkulle kannattaa tässäkin tapauksessa antaa tehtävä, joka kanavoi hänen energiansa rasittamatta muita liikaa. Koska hänellä on kuitenkin paljon energiaa ja vielä enemmän luovuutta, tehtävä voi olla hieman vaativampi. Esimerkiksi: ”Voisitko pitää lapset kiireisinä sillä aikaa, kun me huolehdimme ruuasta?”. Näin serkku voi valmistella leikkejä pienimmille tai huristella heidän kanssaan puutarhassa, ja sinulla on rauhaa ja hiljaisuutta saada kaikki muu tehtyä.
• Humoristinen vaimentaminen: Jos hän silti ylittää tavoitteensa, jarruta viehättävästi yli-innokasta serkkua: ”Max, säästämme hienon ideasi uudenvuodenaattoon – se on meidän suuri tapahtumamme!”

5 Hiljainen vaari tai vaikeasti tavoitettava sidosryhmä

Lähes jokainen perhe tuntee hänetkin: hiljainen isoisä, jolle on ominaista puhua mahdollisimman vähän. Kun häntä lähestytään suoraan, hän katkaisee hiljaisuutensa lausahduksilla, kuten: ”Ai, tee vain niin kuin ajattelet”.

Ongelma: hän istuu pöydässä eikä sano juuri mitään. Mutta jos jätät hänet huomiotta, sinulle tulee nopeasti tunne, että hän vain kärsii hiljaisuudessa tai että hän saattaa tuntea itsensä ulkopuoliseksi. Tämä tekee koko jouluaaton vaikeaksi tasapainoiluksi.

Strategia:

• Suora lähestymistapa: Hiljaista isoisää on vaikea ottaa tietoisesti mukaan, koska jos hän joutuu paineen alle, hän ei sano mitään. Yritä siksi puhutella häntä lempeästi mutta suoraan, esim: ”Karl-setä, sinulla on aina niin hyviä ideoita – voitko keksiä hyvän jälkiruoan?”.
• Delegoi pieniä tehtäviä: Pyydä häntä auttamaan jossakin yksinkertaisessa tehtävässä, jotta hän tuntee olevansa mukana ilman, että hän joutuu ylirasittuneeksi. Ehkä hän voi leikata jouluhanhen tai jotain vastaavaa.

6 Nalkuttava lapsi tai sidosryhmä kriisissä

Valittava lapsi tekee kaikki läsnäolijat hyvin nopeasti hulluiksi. Se odottaa, että kaikki menee sen mukaan, ja sitä on vaikea vastustaa, varsinkin kun se kiukuttelee: ”Mutta minä haluan avata lahjan heti!” tai ”Miksen saa vanukasta?”. MINÄ HALUAN PUDDINGIA!” ovat tyypillisiä lauseita tältä pieneltä sidosryhmältä.

Ongelmana on, että nalkuttava lapsi on sidosryhmä, joka odottaa välittömiä tuloksia – suunnitelmasta tai muista osallistujista riippumatta. Hänelle periksi antaminen voi aluksi merkitä rauhaa ja hiljaisuutta, mutta se voi sekoittaa koko suunnitelman.

Strategia:

• Nopea eskalaatioratkaisu: Jos lapsi valittaa, tarvitset nopean ja välittömän toimenpiteen nykyisen kriisin purkamiseksi ja lapsen rauhoittamiseksi. Pieni välipala tai lyhyt häiriötekijä voi tehdä ihmeitä. Ehkä yli-innokkaalla serkulla on suunnitelma B?
• Aseta rajat: Etenkin jos et ole ruikuttavan lapsen vanhempi, voi olla tasapainoilua asettaa rajat lapselle. Jos juhlat järjestetään esimerkiksi sinun kotonasi, voit kuitenkin tehdä ystävällisesti mutta tiukasti selväksi, että tiettyjä sääntöjä on noudatettava.
• Tarjoa osallistumista: Voit myös antaa lapsen auttaa pöydän kattamisessa tai muissa yksinkertaisissa tehtävissä. Tämä rohkaisee lasta tuntemaan, että hän on osa ”projektia”, ja kun häntä kehutaan hänen hyvästä työstään, hän auttaa varmasti mielellään seuraavissa juhlissa.

7. Tyytymätön mummo tai sidosryhmä, joka ei ymmärrä kokonaisuutta.

Tämä sidosryhmä on läsnä myös useimmissa perhejuhlissa: isoäiti, joka on yksinkertaisesti liian kiintynyt vanhoihin perinteisiin, jotka ovat joko merkityksettömiä kaikille muille tai joita ei yksinkertaisesti voi enää toteuttaa tällä tavalla. Sellaiset lauseet kuin ”Mutta me teimme sen ennen aivan eri tavalla!” tai ”Miksei meillä ole kotona leivottuja joulupipareita?” ovatkin tyypillisiä. Se oli perinne!” kuulee usein tämäntyyppisiltä sidosryhmiltä.

Ongelma: isoäiti on kiintynyt vanhoihin perinteisiin ja hänen on vaikea hyväksyä uusia ideoita. Hän pitää nykyaikaista lähestymistapaa uhkana ”kokonaiskuvalle” – täydelliselle jouluaattolle, jonka hän on kuvitellut, mutta joka ei ehkä olekaan niin täydellinen kaikille muille.

Strategia:

• Säilytä perinteet: Sisällytä ainakin yksi heidän rakkaista perinteistään. ”Isoäiti, itse leipomasi joulutortut tekevät juhlistamme täydelliset, voisitko tuoda niitä?”
• Varovainen muutos: Ota uudet elementit käyttöön vähitellen ja selitä, miksi ne rikastuttavat juhlaa. Tarjoile esimerkiksi uusi vaihtoehto perinteiselle jälkiruoalle, jotta hän voi kokeilla sitä.
• Osoita arvostusta: Paljon tärkeämpää kuin vanhat perinteet tyytymättömälle isoäidille on usein se tunnustus, joka on annettu menneisyydessä juuri näistä perinteistä. Jos kehut hänen ponnistelujaan, isoäiti on varmasti tyytyväinen. ”Isoäiti, kiitos sinun, joulu on aina jotain erityistä!” voi siis tehdä pienen ihmeen.

Yhteenveto

Hankalat sidosryhmät ovat väistämättömiä, olipa kyse sitten projektinhallinnasta tai perhejuhlista. Mutta huumorilla, selkeillä strategioilla ja ripauksella malttia voit hallita hankalimmatkin jouluillalliset ja -projektit. Muista: loppujen lopuksi kyse ei ole siitä, että kaikki sujuu täydellisesti, vaan siitä, että meillä on hauskaa yhdessä ja että selviämme haasteista hymyillen.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa?
Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!