Miten hallita "vaikeita sidosryhmiä" perhejuhlissa?
Joulukausi tuo mukanaan paitsi keksejä, lahjoja ja valojen loistetta, myös haasteen saada perheemme ja siten lukuisat ”sidosryhmät” saman pöydän ääreen. Ja jos ollaan rehellisiä, jouluateria voi olla aivan yhtä lailla suuri projekti: budjetti on kiinteä ja luonnollisesti useimmiten liian niukka, määräajat ovat tiukat, koska ruoan on oltava pöydällä ajoissa, ja mukana on kirjava joukko osallistujia, joilla on täysin erilaiset intressit ja luonteet.
Tilanne muuttuu erityisen hankalaksi, kun vaikeat perheenjäsenet – anteeksi, sidosryhmät – uhkaavat omilla erikoisuuksillaan häiritä harmonista ilmapiiriä. Mutta ei hätää! Näiden humorististen vinkkien avulla, jotka ovat saaneet inspiraationsa projektinhallinnan parhaista strategioista, selviät turvallisesti lomien miinakentän läpi.
1. kaikkitietävä setä tai mikro-johtaja.
Kuka ei tuntisi häntä – sitä setää, joka tietää kaiken paremmin. Olipa kyse sitten lasten kasvatuksesta, uusimmasta tekniikasta tai ruoanlaitosta, tämän setän on pakko aina ilmaista mielipiteensä tai kerskailla tietämyksellään. Lausunnot kuten ”No, minä olisin mausannut paistin aivan eri tavalla” tai ”Tiesitkö, että 73 % ihmisistä suosii hanhenkoipia?” ovat hänelle arkipäivää.
Ongelma: Hän tietää kaiken paremmin – tai ainakin luulee niin. Tämä viisastelija-setä haluaa puuttua jokaiseen päätökseen. Valitettavasti hän ei kuitenkaan halua kantaa itse vastuuta, kuten esimerkiksi valmistaa jouluaterian itse.
Strategia:
- Pienien tehtävien antaminen: Voi olla hyödyllistä antaa viisastelijalle tehtävä, jossa hän voi tuoda esiin ”asiantuntemuksensa”, mutta jolla ei lopulta ole ratkaisevaa merkitystä. Esimerkiksi: ”Voisitko taitella lautasliinat? Siinä tarvitaan silmää yksityiskohdille!”
- Faktat riisuvat vastustuksen: Pienellä huumorilla, sanavalmiudella tai hyvällä valmistautumisella voit helposti riisua viisastelijan vastustuksen – etenkin kun hän siteeraa tilastoja, esimerkiksi sanomalla: ”Klaus-setä, 100 % kaikista tutkimuksista osoittaa, että tämä vanukas maistuu erinomaiselta!”
2. utelias täti tai rajaton sidosryhmä.
Myös utelias täti puuttuu kaikkeen. Hän tekee sen kuitenkin yleensä esittämällä uteliaita ja kriittisiä kysymyksiä, jotka eivät oikeastaan koske häntä, eivät edistä aihetta tai ovat erittäin epämiellyttäviä. Kysymyksillä kuten "Milloin menet naimisiin ja milloin saat lapsia? Ethän sinä nuorene yhtään?" tai "Mikset syö jälkiruokaa?". Oletko laihdutuskuurilla?" hän voi ajaa kenet tahansa seinään ja todella pilata yhden tai kahden ihmisen joulun.
Ongelma: utelias täti ei pelkää kontaktia ja esittää kysymyksiä, joita projektinhallinnassa kutsuttaisiin "scope creepiksi" - hän laajentaa jatkuvasti painopistettä ja aiheuttaa siten epämukavuutta ja vaikeuksia.
Strategia:
- Aseta rajat ystävällisesti: Vastaa viehättävästi, mutta päättäväisesti. ”Gerda-täti, työskentelen parhaillaan todella jännittävän projektin parissa, mutta kerron siitä vasta ensi vuonna!”
- Ohjaa keskustelu toiseen suuntaan: Ohjaa hänen uteliaisuutensa muualle. Usein utelias täti on utelias myös omassa elämässään. Se tarkoittaa, että hänellä on paljon kerrottavaa omista suunnitelmistaan tai tarinoistaan. Kysy siis rohkeasti, mitä hän suunnittelee, tai kysy mielenkiintoisista menneistä tapahtumista. Jos se ei riitä: utelias täti tietää varmasti paljon kerrottavaa naapureistaan.
3. kriittinen lanko tai nalkuttava sidosryhmä.
Kriittistä lankoa ei todellakaan voi miellyttää. Hän löytää vikaa kaikesta, mutta oikeastaan kaikesta. Siksi hän tykkää kommentoida jouluateriaa lausunnoilla kuten "Miksei tässä ole vegaanivaihtoehtoa?" tai "No, minun perheessäni me teemme sen ihan eri tavalla".
Ongelma: Hän ei näytä pitävän mistään ja esittää kritiikkiä ilman, että se olisi rakentavaa. Hänen mottonsa: ”Aina voisi olla paremmin.”
Strategia:
- Ennakoikaa kritiikkiä: Aloittakaa joulupäivällinen vaikka humoristisella johdannolla, kuten: ”Ja ennen kuin joku ehtii kysyä: ei, hanhella ei ole luomusertifikaattia, mutta se maistuu silti erinomaiselta!”
- Tarjoa mahdollisuus osallistua: Kysy häneltä etukäteen hänen ehdotuksiaan. Kun joku kantaa vastuuta, hän valittaa harvemmin. Ehkä hän jopa iloitsee siitä, että saa tuoda mukanaan kuuluisan vegaanisen uuniruokansa.
4. ylipainotteinen serkku tai sidosryhmä, jolla on liikaa energiaa.
Yli-innokas serkku tarkoittaa itse asiassa vain hyvää. Hän on innoissaan ”joulujuhla”-projektistanne ja haluaa ehdottomasti auttaa tekemään siitä mahdollisimman suuren menestyksen. Koska hän ei kuitenkaan välttämättä kysy etukäteen, hän saattaa joskus sotkea koko suunnitelman tai olla hieman rasittava, kun sanoo esimerkiksi: ”Toin mukanani uuden pelin, jota meidän kaikkien on ehdottomasti pelattava!” tai ”Lauletaan vielä muutama joululaulu – olen tulostanut sanoitukset kaikille!”
Ongelma: ylisitoutuneella serkulla on scrum-mestarin energia, mutta ei mitään käsitystä tiimin tahdista tai varsinaisesta suunnittelusta. Hänen innostuksensa voi muuttua nopeasti uuvuttavaksi, jos häntä pitää jatkuvasti hidastaa tai tuottaa pettymyksiä.
Strategia:
- Kohdennettu osallistuminen: Serkulle kannattaa tässäkin tapauksessa antaa tehtävä, joka kanavoi hänen energiansa rasittamatta muita liikaa. Koska hänellä on kuitenkin paljon energiaa ja vielä enemmän luovuutta, tehtävä voi olla hieman vaativampi. Esimerkiksi: "Voisitko pitää lapset kiireisinä sillä aikaa, kun me huolehdimme ruuasta?". Näin serkku voi valmistella leikkejä pienimmille tai huristella heidän kanssaan puutarhassa, ja sinulla on rauhaa ja hiljaisuutta saada kaikki muu tehtyä.
- Huumorilla hillitsemistä: Jos hän silti menee liian pitkälle, hillitse yli-innokasta serkkuasi viehättävällä tavalla: ”Max, säästämme loistavan ideasi uudenvuodenjuhliin – se on meidän suuri tapahtumamme!”
5 Hiljainen vaari tai vaikeasti tavoitettava sidosryhmä
Lähes jokainen perhe tuntee hänetkin: hiljainen isoisä, jolle on ominaista puhua mahdollisimman vähän. Kun häntä lähestytään suoraan, hän katkaisee hiljaisuutensa lausahduksilla, kuten: "Ai, tee vain niin kuin ajattelet".
Ongelma: hän istuu pöydässä eikä sano juuri mitään. Mutta jos jätät hänet huomiotta, sinulle tulee nopeasti tunne, että hän vain kärsii hiljaisuudessa tai että hän saattaa tuntea itsensä ulkopuoliseksi. Tämä tekee koko jouluaaton vaikeaksi tasapainoiluksi.
Strategia:
- Suora lähestyminen: Hiljaisen isoisän ottaminen tietoisesti mukaan on vaikeaa, sillä jos hän joutuu paineen alle, hän ei sano enää mitään. Yritä siis puhua hänelle lempeästi mutta suoraan, esimerkiksi: ”Karl-setä, sinulla on aina niin hyviä ideoita – keksisitkö kenties hyvän jälkiruoan?”
- Delegoikaa pieniä tehtäviä: Pyytäkää häntä auttamaan jossakin yksinkertaisessa asiassa, jotta hän tuntee olevansa mukana ilman, että hänelle aiheutuu liikaa rasitusta. Ehkä hän voisi leikata joulukalkkunan tai jotain vastaavaa.
6 Nalkuttava lapsi tai sidosryhmä kriisissä
Valittava lapsi tekee kaikki läsnäolijat hyvin nopeasti hulluiksi. Se odottaa, että kaikki menee sen mukaan, ja sitä on vaikea vastustaa, varsinkin kun se kiukuttelee: "Mutta minä haluan avata lahjan heti!" tai "Miksen saa vanukasta?". MINÄ HALUAN PUDDINGIA!" ovat tyypillisiä lauseita tältä pieneltä sidosryhmältä.
Ongelmana on, että nalkuttava lapsi on sidosryhmä, joka odottaa välittömiä tuloksia - suunnitelmasta tai muista osallistujista riippumatta. Hänelle periksi antaminen voi aluksi merkitä rauhaa ja hiljaisuutta, mutta se voi sekoittaa koko suunnitelman.
Strategia:
- Nopea ratkaisu tilanteen kärjistymiseen: Kun lapsi itkee, tarvitset nopean välittömän toimenpiteen, jolla voit lieventää hetkellistä kriisiä ja rauhoittaa lasta. Pieni välipala tai lyhyt harhautus voivat tehdä ihmeitä. Ehkäpä liian innokkaalla serkulla onkin varasuunnitelma?
- Rajojen asettaminen: Varsinkin jos ette ole valittavan lapsen vanhempi, lapsen rajoittaminen voi olla kuin kävelyä nuoralla. Jos juhlat kuitenkin pidetään esimerkiksi teidän kotonanne, voitte ystävällisesti mutta päättäväisesti tehdä selväksi, että tiettyjä sääntöjä on noudatettava.
- Tarjoa osallistumista: Voit myös antaa lapsen auttaa pöydän kattamisessa tai muissa yksinkertaisissa tehtävissä. Tämä rohkaisee lasta tuntemaan, että hän on osa "projektia", ja kun häntä kehutaan hänen hyvästä työstään, hän auttaa varmasti mielellään seuraavissa juhlissa.
7. Tyytymätön isoäiti tai sidosryhmän edustaja, joka ei ymmärrä kokonaisuutta
Tällainen sidosryhmä löytyy myös useimmista perhejuhlista: isoäiti, joka kiintyy aivan liikaa vanhoihin perinteisiin, jotka ovat kaikille muille joko merkityksettömiä tai joita ei yksinkertaisesti enää voida noudattaa. Tällaiselta sidosryhmältä kuulee usein lauseita kuten ”Aikaisemmin me teimme tämän aivan eri tavalla!” tai ”Miksi täällä ei ole itse leivottuja joululeivonnaisia? Sehän oli perinne!”
Ongelma: isoäiti on kiintynyt vanhoihin perinteisiin ja hänen on vaikea hyväksyä uusia ideoita. Hän pitää nykyaikaista lähestymistapaa uhkana "kokonaiskuvalle" - täydelliselle jouluaattolle, jonka hän on kuvitellut, mutta joka ei ehkä olekaan niin täydellinen kaikille muille.
Strategia:
- Säilytä perinteet: Sisällytä ainakin yksi heidän rakkaista perinteistään. "Isoäiti, itse leipomasi joulutortut tekevät juhlistamme täydelliset, voisitko tuoda niitä?"
- Varovainen muutos: Ota uudet elementit käyttöön vähitellen ja selitä, miksi ne rikastuttavat juhlaa. Tarjoile esimerkiksi uusi vaihtoehto perinteiselle jälkiruoalle, jotta hän voi kokeilla sitä.
- Osoita arvostusta: Tyytymättömälle isoäidille on usein paljon tärkeämpää kuin vanhat perinteet se arvostus, jota juuri näille perinteille osoitettiin aiemmin. Jos kehut häntä hänen ponnisteluistaan, isoäiti on varmasti tyytyväinen. ”Isoäiti, kiitos sinun, joulu on aina jotain erityistä!” – tällainen lause voi siis saada aikaan pienen ihmeen.
Yhteenveto
Olipa kyseessä sitten projektinhallinta tai perhejuhla – vaikeita sidosryhmiä on väistämättä. Mutta annoksella huumoria, selkeillä strategioilla ja ripauksella rauhallisuutta voit selviytyä vaikeimmistakin jouluillallisista ja projekteista. Muistakaa: lopulta kyse ei ole siitä, että kaikki sujuisi täydellisesti, vaan siitä, että vietämme yhdessä mukavaa aikaa ja selviämme haasteista hymyillen.
Jotta projektisi eivät päätyisi kaaokseen – olipa kyseessä sitten suuri jouluillallinen tai monimutkaiset työtehtävät – selkeä rakenne on ratkaisevan tärkeää. myPARM ProjectManagement -projektinhallintaohjelmiston avulla pidät budjetit, määräajat ja tehtävien jakautumisen aina hallinnassa. Sidosryhmien hallintaan, resurssisuunnitteluun ja läpinäkyvään viestintään tarkoitettujen hyödyllisten työkalujen ansiosta voit ottaa myös vaikeat sidosryhmät kohdennetusti mukaan ja lieventää mahdollisia konflikteja jo varhaisessa vaiheessa. Näin jopa vaativimmasta projektista – tai myrskyisimmästä perhejuhlasta – tulee ennakoitavissa oleva menestys. Oikean tuen ja hyvän strategian avulla jokainen ”jouluprojekti” sujuu nimittäin rauhallisesti!
Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!