Kriisinhallinta joulukuusen alla

Jos lahja ei saavu ajoissa ja muita katastrofeja tapahtuu

Skenaario 1: ”Lahja ei tule perille – toimituksen viivästyminen joulun kaaoksessa”

Tapaus: Joulu tulee yllättäen, kuten joka vuosi, eikä lapselle ole vielä ostettu uutta pelikonsolia.

Valitettavasti se on loppuunmyyty paikallisissa kaupoissa, mutta se ei tietenkään ole enää nykyään ongelma. Täydellinen suunnitelma: konsoli on tilattu ja sen pitäisi tulla perille ajoissa 24. joulukuuta. Todellisuus: paketti on jumissa jakelukeskuksessa päiväkausia ja seurantatiedot ovat jumissa kohdassa ”työn alla”.
Viimeistään 24. joulukuuta aamulla, jos seurantatiedot eivät ole muuttuneet, on selvää, että paketti ei ehdi perille jouluksi. Toimituksen viivästyminen on yksi yleisimmistä ongelmista projektinhallinnassa. Olipa kyse sitten materiaalien puutteesta tai siitä, että ulkopuoliset palveluntarjoajat eivät toimita ajoissa – tällaiset esteet voivat sekoittaa koko suunnittelun.

Ratkaisu:

• Pidä varasuunnitelma valmiina: Kun pakettien määrä on joulun aikaan suuri, on ymmärrettävää, että yksittäiset toimitukset voivat joutua vaikeuksiin. Jos mietit asiaa etukäteen, voit järjestää vaihtoehtoisen lahjan tilanteen purkamiseksi. Toivoitko viime hetkeen asti, että pelikonsoli saapuisi vielä? Mikset sitten antaisi lapsellesi konsolille peliä, jossa on humoristinen viesti, kuten: ”Joulun ihme saapuu taatusti 28. joulukuuta!”. Tällainen B-suunnitelma ei varmasti ole ihanteellinen, mutta se voi estää suuret pettymykset.
• Kommunikaatio on kaikki kaikessa: Vaikka sinulla olisikin varasuunnitelma, sinun on oltava avoin ja rehellinen viimeistään silloin, kun lahjojen antamisen yhteydessä on surullisia ilmeitä. Lapset, puolisot, appivanhemmat ja asiakkaat arvostavat sitä, kun selität avoimesti, miksi jokin asia ei mennyt suunnitelmien mukaan. Sinun pitäisi siis antaa heille nopeasti anteeksi vilpittömällä anteeksipyynnöllä.
• Oppitunti: Niin ikävää kuin tällainen skenaario onkin, sitä ei pitäisi tapahtua sinulle ensi vuonna uudelleen. Pohdi siksi lomien jälkeen, miten tällaiset riskit voidaan minimoida tulevaisuudessa – olipa kyse sitten aikaisemmista tilauksista tai pidemmistä puskuriajoista.

Skenaario 2: ”Joulukuusi kaatuu – kun perustukset tärisevät”.

Tapahtuma: Joulukuusi on pystyssä, joulupallot loistavat ja perhe on iloinen. Mutta kissasi nauttii liikaa värikkäistä koristeista, ja ennen kuin ehdit edes reagoida, sen villi leikki kaataa kaiken joulun taikuuden maahan.
Aivan kuten joulukuusi, joka ei seiso vakaalla pohjalla, myös hankkeet, joiden perusta on horjuva, voivat romahtaa ennemmin tai myöhemmin – ja usein nopeammin kuin luuletkaan.

Ratkaisu:

• Tarkista vakaus: Varmista alusta alkaen, että joulukuusen pohja tai projektin perusta on tukeva. Selkeät tavoitteet, roolit ja resurssit auttavat toteuttamaan hankkeet ilman suurempia vaikeuksia.
• Toimi nopeasti: Jos jokin menee pieleen, toimi välittömästi. Kaatunutta puuta ei pelasteta laskemalla rikkoutuneita palloja. On paljon tärkeämpää korjata kiireellisin ongelma ensin, ennen kuin siirrytään yksityiskohtiin. Aseta siis puu ensin kunnolla pystyyn ja siivoa rikkinäiset palat pois. Koristeet tulevat sen jälkeen.
• Improvisointi sallittua: Joskus hätänaula (tai teippi) on käytännöllinen ratkaisu, jolla joulukuusi saadaan taas loistamaan tai jolla projekti voidaan sittenkin pelastaa. Joten ennen kuin koko joulujuhla menee hukkaan, improvisoi ja odota, että voit esittää koko tapauksen hauskana muistona ensi vuonna.

Skenaario 3: ”Satuvalot eivät toimi – teknisiä vikoja”.

Tapahtuma: Olet käyttänyt tunteja siihen, että olet ripustanut satuvalot täydellisesti kuusen ympärille. Mutta kun kytket sen päälle? Ei mitään!
Kuusi jää pimeäksi, ja mielialasi uhkaa romahtaa. Tekniset ongelmat ovat kuin vialliset keijuvalot – ne ilmenevät usein kaikkein epäsopivimmalla hetkellä ja uhkaavat suuresti projektin onnistumista. Monet tekniset ongelmat on kuitenkin helppo korjata tai ne voidaan välttää kokonaan, jos muistat vain tarkistaa satuvalojen toiminnan hyvissä ajoin ennen kuin ripustat ne puun ympärille.

Ratkaisu:

• Ensin virheenkorjaus: Pysy rauhallisena ja tarkista ongelma järjestelmällisesti. Varsinkin vanhemmissa valaisimissa on usein vain yksi lamppu syyllinen. Vaikka ei olekaan hauskaa tarkistaa jokaista lamppua valojen ketjussa, se voi pelastaa iltasi. Projektinhallinnassa tämä tarkoittaa syyn löytämistä ennen radikaaleja toimenpiteitä.
• Pidä varmuuskopio valmiina: Varavaihtoehto – tässä tapauksessa ehkä toinen valosarja – voi pelastaa tilanteen, vaikka toimimaton valosarja on ensin purettava ja uusi valosarja kiinnitettävä asianmukaisesti.
• Käytä tiimityötä: Valolamppujen tarkistaminen tai valosarjan vaihtaminen ovat työläitä töitä. Mikset kutsuisi perhettä auttamaan vian löytämisessä tai korjaamisessa yhdessä? Etkö löydä syytä, mutta sinulla ei ole apuvälineitä? Kysy sitten perheeltä tai ystäviltä, voisivatko he lainata sinulle vaihtolamppua. Tiimi voi tarjota tukea myös silloin, kun töissä on vaikeuksia. Esimerkiksi tiimin kanssa pidettävät aivoriihet auttavat usein ratkaisemaan ongelmat nopeammin. Kannettava tietokoneesi hajoaa juuri ennen tärkeää esitystä, koska akku on tyhjä? Silloin kollega voi varmasti lainata sinulle laturiaan.

Skenaario 4: ”Juhla-ateria palaa – eskalaatio keittiössä”

Tapahtuma: Täydellisen jouluillallisen pitäisi olla illan kohokohta. Mutta hanhi on jäänyt uuniin liian pitkäksi aikaa, paisti on kuivaa ja kastike?
Suolainen painajainen. Projektit voivat myös ”palaa”, jos riskit jätetään huomiotta tai valvontamekanismit unohdetaan. Tällaiset eskaloitumiset ovat usein seurausta valvonnan tai viestinnän puutteesta.

Ratkaisu:

• Tarkista aikaisin: Säännölliset välitarkastukset ovat kaiken A ja O – sekä ruoan että projektinhallinnan kannalta. Esimerkiksi tilapäivitykset tai joulupaistin seuranta paistolämpömittarilla estävät ikäviä yllätyksiä.
• Resurssien uudelleenkäyttö: Onko hanhi poltettu? Ehkä voit loihtia jotain muuta syötäväksi kelpaavista tähteistä, esimerkiksi improvisoidun joulupurilaisen. Projektinhallinnassa tämä tarkoittaa luovaa ajattelua ja vaihtoehtoisten keinojen löytämistä.
• Eskaloitumisen hallinta: Sen sijaan, että panikoit tai hautaat pääsi hiekkaan, auttaa usein huumorintaju: ”Kuka olisi uskonut, että tilaisimme tänään pizzaa?” voi naurattaa ja purkaa tilanteen.

Skenaario 5: ”Väärä lahja – jos vaatimukset olivat epäselvät”

Tapaus: Kumppanisi löytää joulupuun alta haluamasi kaulakorun sijasta paistinpannun? Tällaisissa tapauksissa pettymys voi olla hyvin suuri ja virheanalyysi alkaa: Kuka ei ymmärtänyt tai välittänyt toiveita oikein?
Myös projektinhallinnassa vaatimuksia koskevat väärinkäsitykset johtavat usein pettyneisiin sidosryhmiin – olipa kyse sitten tuotteesta, jossa on vääriä ominaisuuksia, tai kampanjasta, joka ei osu kohdalleen.

Ratkaisu:

• Ota sidosryhmät mukaan varhaisessa vaiheessa: Jos olisit kysynyt etukäteen, olisi käynyt selväksi, että ”jotain kivaa” ei välttämättä ole paistinpannu – vaikka ideasi olisi mielestäsi kuinka hyvä. Selkeä viestintä ja varhainen palaute ovat siksi ratkaisevan tärkeitä väärinkäsitysten välttämiseksi.
• Reagoi joustavasti: Voidaanko pannu kenties sittenkin vaihtaa koruihin, jotta kumppanisi on tyytyväinen? Projektinhallinnassa ketteryys ja hyvä muutoksenhallinta ovat usein avainasemassa, jotta projektit voidaan toteuttaa onnistuneesti myös silloin, kun vaatimukset muuttuvat.
• Käytä prototyyppejä: Jos olisitte ehkä selailleet katalogia tai klikkailleet verkkokauppaa yhdessä etukäteen, ei olisi luultavasti tullut ikäviä yllätyksiä. MVP (minimal viable product) auttaa myös selkeyttämään odotuksia jo varhaisessa vaiheessa hanketta.

Yhteenveto

Joulukatastrofit saattavat ensi näkemältä tuntua ärsyttäviltä, mutta ne tarjoavat erinomaisen tilaisuuden harjoitella kriisinhallintataitojasi hankkeita varten. Hyvällä valmistautumisella, kylmäpäisyydellä sekä joustavuudella ja improvisointitaidoilla voit selviytyä onnistuneesti monista kriiseistä tai ehkäistä ne kokonaan.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa?
Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!