Kriisinhallinta joulupuun alla

Jos lahja ei saavu ajoissa ja muita katastrofeja

Skenaario 1: "Lahja ei tule perille - toimituksen viivästyminen joulun kaaoksessa"

Tapaus: Weihnachten kommt wie eigentlich jedes Jahr ganz plötzlich und die neue Spielekonsole für das Kind wurde noch nicht gekauft. Leider ist sie im lokalen Handel ausverkauft, aber das ist heutzutage natürlich kein Problem mehr.
Täydellinen suunnitelma: Konsoli tilataan, ja sen pitäisi saapua ajoissa 24. joulukuuta mennessä.
Todellisuus: Paketti on juuttunut jakelukeskukseen päiväkausiksi, ja seurantatiedot pysyvät tilassa ”käsitellään”. Viimeistään 24. joulukuuta aamulla, kun seurantatiedot eivät ole muuttuneet, käy selväksi, että paketti ei ehdi perille ajoissa lahjojen jakamiseen mennessä.
Projektinhallinnassa toimitusviivästykset kuuluvat yleisimpiin ongelmiin. Olipa kyseessä sitten puuttuvat materiaalit tai ulkoiset palveluntarjoajat, jotka eivät toimita tavaroita ajoissa – tällaiset esteet voivat sekoittaa koko suunnittelun.

Ratkaisu:

• Pidä varasuunnitelma valmiina: Kun pakettien määrä on joulun aikaan suuri, on ymmärrettävää, että yksittäiset toimitukset voivat joutua vaikeuksiin. Jos mietit asiaa etukäteen, voit järjestää vaihtoehtoisen lahjan tilanteen purkamiseksi. Toivoitko viime hetkeen asti, että pelikonsoli saapuisi vielä? Mikset sitten antaisi lapsellesi konsolille peliä, jossa on humoristinen viesti, kuten: "Joulun ihme saapuu taatusti 28. joulukuuta!". Tällainen B-suunnitelma ei varmasti ole ihanteellinen, mutta se voi estää suuret pettymykset.
• Kommunikaatio on kaikki kaikessa: Vaikka sinulla olisikin varasuunnitelma, sinun on oltava avoin ja rehellinen viimeistään silloin, kun lahjojen antamisen yhteydessä on surullisia ilmeitä. Lapset, puolisot, appivanhemmat ja asiakkaat arvostavat sitä, kun selität avoimesti, miksi jokin asia ei mennyt suunnitelmien mukaan. Sinun pitäisi siis antaa heille nopeasti anteeksi vilpittömällä anteeksipyynnöllä.
• Oppitunti: Niin ikävää kuin tällainen skenaario onkin, sitä ei pitäisi tapahtua sinulle ensi vuonna uudelleen. Pohdi siksi lomien jälkeen, miten tällaiset riskit voidaan minimoida tulevaisuudessa - olipa kyse sitten aikaisemmista tilauksista tai pidemmistä puskuriajoista.

Skenaario 2: "Joulukuusi kaatuu - kun perustukset tärisevät".

Tapaus: Joulukuusi on pystytetty, koristepallot kimaltelevat, ja perhe on innoissaan. Mutta kissanne innostuu liikaa värikkäistä koristeista, ja ennen kuin ehditte edes reagoida, sen villi leikki kaataa koko joulun taian lattialle.
Aivan kuten joulukuusi, joka ei seiso vakaalla jalustalla, myös hankkeet, joiden perusta on epävakaa, voivat ennemmin tai myöhemmin romahtaa – ja usein nopeammin kuin luulisi.

Ratkaisu:

• Stabilität prüfen: Sorgen Sie dafür, dass der Standfuss des Weihnachtsbaums oder das Fundament Ihres Projektes von Anfang an solide ist. Klare Ziele, Rollen und Ressourcen helfen dabei, Projekte ohne grössere Schwierigkeiten umzusetzen.
• Toimi nopeasti: Jos jokin menee pieleen, toimi välittömästi. Kaatunutta puuta ei pelasteta laskemalla rikkoutuneita palloja. On paljon tärkeämpää korjata kiireellisin ongelma ensin, ennen kuin siirrytään yksityiskohtiin. Aseta siis puu ensin kunnolla pystyyn ja siivoa rikkinäiset palat pois. Koristeet tulevat sen jälkeen.
• Improvisointi sallittua: Joskus hätänaula (tai teippi) on käytännöllinen ratkaisu, jolla joulukuusi saadaan taas loistamaan tai jolla projekti voidaan sittenkin pelastaa. Joten ennen kuin koko joulujuhla menee hukkaan, improvisoi ja odota, että voit esittää koko tapauksen hauskana muistona ensi vuonna.

Skenaario 3: "Satuvalot eivät toimi - teknisiä vikoja".

Tapahtuma: Olet käyttänyt tunteja siihen, että olet ripustanut satuvalot täydellisesti kuusen ympärille. Mutta kun kytket sen päälle? Ei mitään!
Kuusi jää pimeäksi, ja mielialasi uhkaa romahtaa. Tekniset ongelmat ovat kuin vialliset keijuvalot - ne ilmenevät usein kaikkein epäsopivimmalla hetkellä ja uhkaavat suuresti projektin onnistumista. Monet tekniset ongelmat on kuitenkin helppo korjata tai ne voidaan välttää kokonaan, jos muistat vain tarkistaa satuvalojen toiminnan hyvissä ajoin ennen kuin ripustat ne puun ympärille.

Ratkaisu:

• Ensin virheenkorjaus: Pysy rauhallisena ja tarkista ongelma järjestelmällisesti. Varsinkin vanhemmissa valaisimissa on usein vain yksi lamppu syyllinen. Vaikka ei olekaan hauskaa tarkistaa jokaista lamppua valojen ketjussa, se voi pelastaa iltasi. Projektinhallinnassa tämä tarkoittaa syyn löytämistä ennen radikaaleja toimenpiteitä.
• Pidä varmuuskopio valmiina: Varavaihtoehto - tässä tapauksessa ehkä toinen valosarja - voi pelastaa tilanteen, vaikka toimimaton valosarja on ensin purettava ja uusi valosarja kiinnitettävä asianmukaisesti.
• Käytä tiimityötä: Valolamppujen tarkistaminen tai valosarjan vaihtaminen ovat työläitä töitä. Mikset kutsuisi perhettä auttamaan vian löytämisessä tai korjaamisessa yhdessä? Etkö löydä syytä, mutta sinulla ei ole apuvälineitä? Kysy sitten perheeltä tai ystäviltä, voisivatko he lainata sinulle vaihtolamppua. Tiimi voi tarjota tukea myös silloin, kun töissä on vaikeuksia. Esimerkiksi tiimin kanssa pidettävät aivoriihet auttavat usein ratkaisemaan ongelmat nopeammin. Kannettava tietokoneesi hajoaa juuri ennen tärkeää esitystä, koska akku on tyhjä? Silloin kollega voi varmasti lainata sinulle laturiaan.

Skenaario 4: "Juhla-ateria palaa - eskalaatio keittiössä"

Tapahtuma: Täydellisen jouluillallisen pitäisi olla illan kohokohta. Mutta hanhi on jäänyt uuniin liian pitkäksi aikaa, paisti on kuivaa ja kastike?
Suolainen painajainen. Projektit voivat myös "palaa", jos riskit jätetään huomiotta tai valvontamekanismit unohdetaan. Tällaiset eskaloitumiset ovat usein seurausta valvonnan tai viestinnän puutteesta.

Ratkaisu:

• Tarkista aikaisin: Säännölliset välitarkastukset ovat kaiken A ja O - sekä ruoan että projektinhallinnan kannalta. Esimerkiksi tilapäivitykset tai joulupaistin seuranta paistolämpömittarilla estävät ikäviä yllätyksiä.
• Resurssien uudelleenkäyttö: Onko hanhi poltettu? Ehkä voit loihtia jotain muuta syötäväksi kelpaavista tähteistä, esimerkiksi improvisoidun joulupurilaisen. Projektinhallinnassa tämä tarkoittaa luovaa ajattelua ja vaihtoehtoisten keinojen löytämistä.
• Eskaloitumisen hallinta: Sen sijaan, että panikoit tai hautaat pääsi hiekkaan, auttaa usein huumorintaju: "Kuka olisi uskonut, että tilaisimme tänään pizzaa?" voi naurattaa ja purkaa tilanteen.

Skenaario 5: "Väärä lahja - jos vaatimukset olivat epäselvät"

Tapaus: Joulupuun alla on kumppanillesi toivotun kaulakorun sijaan paistinpannu? Tällaisissa tilanteissa pettymys voi olla erittäin suuri, ja virheiden analysointi alkaa: kuka ei ymmärtänyt tai välittänyt toiveita oikein?
Myös projektinhallinnassa vaatimuksiin liittyvät väärinkäsitykset johtavat usein sidosryhmien pettymykseen – olipa kyseessä sitten tuote, jossa on vääriä ominaisuuksia, tai kampanja, joka menee ohi tavoitteestaan.

Ratkaisu:

• Ota sidosryhmät mukaan varhaisessa vaiheessa: Jos olisit kysynyt etukäteen, olisi käynyt selväksi, että "jotain kivaa" ei välttämättä ole paistinpannu - vaikka ideasi olisi mielestäsi kuinka hyvä. Selkeä viestintä ja varhainen palaute ovat siksi ratkaisevan tärkeitä väärinkäsitysten välttämiseksi.
• Reagoi joustavasti: Voidaanko pannu kenties sittenkin vaihtaa koruihin, jotta kumppanisi on tyytyväinen? Projektinhallinnassa ketteryys ja hyvä muutoksenhallinta ovat usein avainasemassa, jotta projektit voidaan toteuttaa onnistuneesti myös silloin, kun vaatimukset muuttuvat.
• Käytä prototyyppejä: Jos olisitte ehkä selailleet katalogia tai klikkailleet verkkokauppaa yhdessä etukäteen, ei olisi luultavasti tullut ikäviä yllätyksiä. MVP (minimal viable product) auttaa myös selkeyttämään odotuksia jo varhaisessa vaiheessa hanketta.

Yhteenveto

Joulun aikaiset katastrofit saattavat ensi silmäyksellä tuntua ärsyttäviltä, mutta ne tarjoavat erinomaisen tilaisuuden harjoitella kriisinhallintataitojasi projektien yhteydessä. Hyvällä valmistautumisella, kylmäpäisyydellä, hieman joustavuudella ja improvisointitaidolla voit selviytyä monista kriiseistä menestyksekkäästi tai jopa estää ne kokonaan.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!