Gestión de crisis bajo el árbol de Navidad
Si el regalo no llega a tiempo y otras catástrofes

La Navidad es una época de alegría y armonía, al menos en teoría. En la práctica, las fiestas son a menudo un reto en términos de organización, comunicación y resolución de problemas. Sobre todo cuando, para colmo, algo sale mal: El regalo no llega, las lucecitas se rompen o la comida acaba siendo un desastre carbonizado. Estos escenarios son similares a las crisis que también podemos encontrarnos profesionalmente en la gestión de proyectos. Pero que no cunda el pánico: Con las estrategias adecuadas, ¡todas las situaciones navideñas y de proyectos pueden salvarse!
Escenario 1: «El regalo no llega: retraso en la entrega en el caos navideño»
El incidente: la Navidad llega de repente, como todos los años, y aún no se ha comprado la nueva consola de juegos para el niño.
Desgraciadamente, está agotada en las tiendas locales, pero, por supuesto, eso ya no es un problema hoy en día. El plan perfecto: se encarga la consola y debería entregarse a tiempo para el 24 de diciembre. La realidad: el paquete está atascado en un centro de distribución durante días y la información de seguimiento está atascada en «en curso».
Como muy tarde el 24 de diciembre por la mañana, si no ha cambiado nada en la información de seguimiento, está claro que el paquete no te llegará a tiempo para Navidad. Los retrasos en la entrega son uno de los problemas más comunes en la gestión de proyectos. Ya sea por falta de materiales o porque los proveedores de servicios externos no entregan a tiempo, estos obstáculos pueden desbaratar toda la planificación.
La solución:
- Ten preparado un plan B: Con el gran volumen de paquetes que hay en Navidad, es comprensible que las entregas individuales puedan tener dificultades. Si piensas en ello con antelación, puedes organizar un regalo alternativo para apaciguar la situación. ¿Esperabas hasta el último momento que llegara la videoconsola? Entonces, ¿por qué no regalar a tu hijo un juego para la consola con un mensaje humorístico del tipo: «¡Milagro de Navidad garantizado que llegará el 28 de diciembre!»? Este plan B no es lo ideal, pero puede evitar grandes decepciones.
- La comunicación lo es todo: Aunque tengas un plan B, debes ser abierto y sincero a más tardar cuando haya caras tristes en la entrega de regalos. Los hijos, los cónyuges, los suegros y los clientes aprecian que les expliques con transparencia por qué algo no salió como estaba previsto. Por tanto, deberías perdonarles rápidamente con una disculpa sincera.
- Lecciones aprendidas: por desagradable que sea una situación así, no debería volver a ocurrirte el año que viene. Por tanto, después de las vacaciones, piensa en cómo minimizar estos riesgos en el futuro, ya sea mediante pedidos más tempranos o plazos de amortiguación más largos.
Escenario 2: «El árbol de Navidad se cae cuando tiemblan los cimientos»
El incidente: El árbol de Navidad está montado, los adornos brillan y la familia está encantada. Pero tu gato se deleita demasiado con los coloridos adornos y, antes de que puedas reaccionar, su juego desenfrenado hace que toda la magia navideña se venga abajo.
Al igual que un árbol de Navidad que no se sostiene sobre una base estable, los proyectos con cimientos poco firmes también pueden derrumbarse tarde o temprano, y a menudo antes de lo que piensas.
La solución:
- Comprueba la estabilidad: Asegúrate de que la base del árbol de Navidad o los cimientos de tu proyecto son sólidos desde el principio. Unos objetivos, funciones y recursos claros ayudan a realizar los proyectos sin mayores dificultades.
- Actúa con rapidez: Si algo va mal, actúa inmediatamente. No se salva un árbol caído contando las bolas que se han roto. Es mucho más importante solucionar primero el problema más urgente antes de entrar en los detalles. Así que primero monta bien el árbol y retira los trozos rotos. Los adornos vienen después.
- Improvisación permitida: A veces el clavo de emergencia (o la cinta adhesiva) es la solución pragmática para que el árbol de Navidad vuelva a brillar o para salvar el proyecto después de todo. Así que antes de que toda la celebración navideña se vaya por el desagüe, improvisa y espera poder presentar todo el incidente como un recuerdo divertido el año que viene.
Escenario 3: «Las luces de hadas no funcionan – fallos técnicos»
El incidente: Te has pasado horas colocando las luces perfectamente alrededor del árbol. ¿Pero cuando lo enciendes? Nada.
El árbol se queda a oscuras y tu estado de ánimo amenaza con venirse abajo. Los problemas técnicos son como las luces de hadas defectuosas: a menudo ocurren en el momento más inoportuno y suponen una enorme amenaza para el éxito de un proyecto. Sin embargo, muchos problemas técnicos son muy fáciles de solucionar o pueden evitarse por completo desde el principio si te acuerdas de comprobar el funcionamiento de las luces con tiempo suficiente antes de colocarlas alrededor del árbol.
La solución:
- Depura primero: Mantén la calma y comprueba el problema sistemáticamente. Sobre todo con las luces de hadas más antiguas, a menudo la culpa es de una sola bombilla. Aunque no sea divertido comprobar todas las bombillas de una cadena de luces, puede salvarte la tarde. En gestión de proyectos, esto significa encontrar la causa antes de tomar medidas radicales.
- Ten preparada una copia de seguridad: Una reserva -en este caso, tal vez una segunda cadena de luces- puede salvar el día, aunque primero haya que retirar la cadena de luces que no funciona y colocar la nueva correctamente.
- Utiliza el trabajo en equipo: Comprobar las bombillas o sustituir una ristra de luces son tareas tediosas. ¿Por qué no invitas a la familia a que te ayude a encontrar o rectificar la avería juntos? ¿No encuentras la causa pero no tienes un repuesto? Entonces pregunta a familiares o amigos si pueden prestarte un repuesto. El equipo también puede prestar apoyo en caso de dificultades en el trabajo. Las sesiones de lluvia de ideas con el equipo, por ejemplo, suelen ayudar a resolver los problemas más rápidamente. ¿Se te estropea el portátil justo antes de una presentación importante porque se ha quedado sin batería? Entonces seguro que algún compañero puede prestarte su cargador.
Escenario 4: «La comida festiva arde – escalada en la cocina»
El incidente: La cena de Navidad perfecta debería ser el momento culminante de la noche. Pero el ganso se deja demasiado tiempo en el horno, el asado está seco y ¿la salsa?
Una pesadilla salada. Los proyectos también pueden «quemarse» si se ignoran los riesgos o se olvidan los mecanismos de control. Estas escaladas suelen ser el resultado de una falta de control o de comunicación.
La solución:
- Compruébalo desde el principio: Las comprobaciones intermedias periódicas son lo más importante, tanto para la comida como para la gestión del proyecto. Las actualizaciones de estado o el control del asado de Navidad con un termómetro de asado, por ejemplo, evitan sorpresas desagradables.
- Reutilizar los recursos: ¿Se ha quemado el ganso? Quizá puedas inventar otra cosa con las sobras comestibles, como una improvisada hamburguesa navideña. En la gestión de proyectos, esto significa pensar de forma creativa y encontrar vías alternativas.
- Gestión de la escalada: En lugar de dejarse llevar por el pánico o esconder la cabeza bajo la arena, a menudo ayuda mostrar sentido del humor: «¿Quién iba a pensar que esta noche íbamos a pedir pizza?» puede hacer reír y calmar la situación.
Escenario 5: «El regalo equivocado: si los requisitos no estaban claros»
El incidente: ¿En lugar del collar que querías, tu pareja encuentra una sartén bajo el árbol de Navidad? En estos casos, la decepción puede ser muy grande y comienza el análisis de errores: ¿Quién no entendió o comunicó correctamente los deseos?
También en la gestión de proyectos, los malentendidos sobre los requisitos a menudo conducen a la decepción de las partes interesadas, ya sea un producto con características equivocadas o una campaña que no da en el blanco.
La solución:
- Involucra a las partes interesadas desde el principio: Si hubieras preguntado antes, habría quedado claro que «algo bonito» no es necesariamente una sartén, por muy buena que te pareciera tu idea. Por tanto, una comunicación clara y una retroalimentación temprana son cruciales para evitar malentendidos.
- Reacciona con flexibilidad: ¿Se puede cambiar la sartén por el cazo para que tu pareja esté contenta? En la gestión de proyectos, la agilidad y una buena gestión del cambio son a menudo la clave para ejecutar con éxito los proyectos aunque cambien los requisitos.
- Utiliza prototipos: Si tal vez hubierais hojeado juntos un catálogo o hecho clic en una tienda online de antemano, probablemente no habríais tenido sorpresas desagradables. Un MVP (producto mínimo viable) también ayuda a aclarar las expectativas al principio de los proyectos.
Conclusión
Las catástrofes navideñas pueden parecer molestas a primera vista, pero ofrecen una excelente oportunidad para practicar tus habilidades de gestión de crisis de proyectos. Con una buena preparación, la cabeza fría y algo de flexibilidad y capacidad de improvisación, puedes superar con éxito muchas crisis o evitarlas por completo.
Y si algo sale increíblemente mal, una pizca de humor ayuda a hacer la vida más fácil y a salvar el ánimo. Al fin y al cabo, el espíritu de la Navidad no se caracteriza por la perfección, sino por la comunidad, la serenidad y la alegría. Y quién sabe: quizá la pizza improvisada o el árbol de Navidad torcido se conviertan en el recuerdo más inolvidable y en una anécdota divertida que tu familia disfrutará contando durante mucho tiempo.
Con esto en mente: ¡Feliz Navidad y buena suerte en todos tus proyectos, tanto profesionales como privados!
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