Krisenmanagement unter dem Weihnachtsbaum
Wenn das Geschenk nicht rechtzeitig ankommt und andere Katastrophen
Weihnachten, die Zeit der Freude und Harmonie – zumindest in der Theorie. In der Praxis sind die Feiertage oft eine Herausforderung in Sachen Organisation, Kommunikation und Problemlösung. Besonders dann, wenn zu allem Übel auch noch etwas schiefläuft: Das Geschenk kommt nicht an, die Lichterkette ist kaputt, oder das Essen endet als verkohlter Katastrophenfall. Diese Szenarien ähneln den Krisen, die uns auch beruflich im Projektmanagement begegnen können. Doch keine Panik: Mit den richtigen Strategien lässt sich jede Weihnachts- und Projektsituation retten!
Szenario 1: „Das Geschenk kommt nicht an – Lieferverzögerung im Weihnachtschaos“
Der Vorfall: Weihnachten kommt wie eigentlich jedes Jahr ganz plötzlich und die neue Spielekonsole für das Kind wurde noch nicht gekauft. Leider ist sie im lokalen Handel ausverkauft, aber das ist heutzutage natürlich kein Problem mehr.
Der perfekte Plan: Die Konsole wird bestellt und sollte rechtzeitig zum 24. Dezember geliefert werden.
Die Realität: Das Paket steckt tagelang in einem Verteilzentrum fest, und die Tracking-Info bleibt bei „in Bearbeitung“ hängen. Spätestens, wenn sich morgens am 24. Dezember nichts an der Tracking-Info geändert hat, wird klar, dass das Paket es nicht rechtzeitig bis zur Bescherung zu Ihnen schaffen wird.
Im Projektmanagement gehören Lieferverzögerungen zu den häufigsten Problemen. Egal, ob es sich um fehlende Materialien oder externe Dienstleister handelt, die nicht rechtzeitig liefern – solche Hürden können die gesamte Planung durcheinanderbringen.
Die Lösung:
- Plan B bereit haben: Mit dem hohen Paketaufkommen rund um Weihnachten ist es verständlich, dass es bei einzelnen Lieferungen zu Schwierigkeiten kommen kann. Wenn Sie frühzeitig daran denken, können Sie ein alternatives Geschenk besorgen, um die Situation zu entschärfen. Sie haben bis zuletzt gehofft, dass die Spielekonsole doch noch ankommt? Dann schenken Sie Ihrem Kind doch ein Spiel für die Konsole mit einer humorvollen Nachricht wie: „Ankunft des Weihnachtswunders am 28.12. garantiert!“ Ein solcher Plan B ist sicher nicht optimal, kann aber grösseren Enttäuschungen vorbeugen.
- Kommunikation ist alles: Auch wenn Sie einen Plan B haben, sollten Sie spätestens, wenn es bei der Bescherung traurige Gesichter gibt, offen und ehrlich sein. Kinder, Ehepartner, Schwiegereltern und Kunden schätzen es, wenn man transparent erklärt, warum etwas nicht wie geplant läuft. Mit einer ernst gemeinten Entschuldigung sollten Sie Ihnen also schnell verzeihen.
- Lessons Learned: So unschön ein solches Szenario ist, es sollte Ihnen im nächsten Jahr nicht noch einmal passieren. Überlegen Sie daher nach den Feiertagen, wie solche Risiken in Zukunft minimiert werden können – sei es durch frühere Bestellungen oder grössere Pufferzeiten.
Szenario 2: „Der Weihnachtsbaum fällt um – wenn das Fundament wackelt“
Der Vorfall: Der Weihnachtsbaum steht, die Kugeln glänzen, und die Familie ist begeistert. Doch Ihre Katze findet zu viel Gefallen an der bunten Dekoration und bevor Sie überhaupt reagieren können stürzt durch ihr wildes Spiel der ganze Weihnachtszauber zu Boden.
Genau wie ein Weihnachtsbaum, der nicht auf einem stabilen Standfuss steht, können auch Projekte mit wackeliger Grundlage früher oder später zusammenfallen – und das oftmals schneller, als man denkt.
Die Lösung:
- Stabilität prüfen: Sorgen Sie dafür, dass der Standfuss des Weihnachtsbaums oder das Fundament Ihres Projektes von Anfang an solide ist. Klare Ziele, Rollen und Ressourcen helfen dabei, Projekte ohne grössere Schwierigkeiten umzusetzen.
- Schnelles Handeln: Wenn etwas schiefläuft, handeln Sie sofort. Einen umgekippten Baum rettet man nicht, indem man die Kugeln zählt, die zu Bruch gegangen sind. Vielmehr geht es darum, erst das nötigste Problem zu beheben, bevor man sich an die Details macht. Also erst den Baum richtig aufstellen und die Scherben wegräumen. Die Dekoration ist erst danach dran.
- Improvisation erlaubt: Manchmal ist der Notnagel (oder das Klebeband) die pragmatische Lösung, um den Weihnachtsbaum wieder zum Strahlen zu bringen oder das Projekt doch noch zu retten. Bevor also das ganze Weihnachtsfest den Bach runter geht, improvisieren Sie lieber und freuen Sie sich darauf, den ganzen Vorfall im nächsten Jahr als lustige Erinnerung zum Besten zu geben.
Szenario 3: „Die Lichterkette funktioniert nicht – technische Störungen“
Der Vorfall: Sie haben Stunden damit verbracht, die Lichterkette perfekt um den Baum zu drapieren. Doch beim Einschalten? Nichts! Der Baum bleibt dunkel, Ihre Stimmung droht zu kippen.
Technische Probleme sind wie defekte Lichterketten – sie treten oft im unpassendsten Moment auf und bedrohen den Erfolg eines Projektes immens. Dabei sind viele technische Schwierigkeiten ganz einfach zu beheben oder von vornherein ganz zu vermeiden, wenn man nur rechtzeitig daran denkt, die Funktion der Lichterkette zu überprüfen, bevor man sie um den Baum drapiert.
Die Lösung:
- Debugging first: Bleiben Sie ruhig und prüfen Sie das Problem systematisch. Gerade bei älteren Lichterketten ist oft nur eine einzige Birne schuld. Auch wenn es keinen Spass macht, jede Birne einer Lichterkette zu überprüfen, kann Ihnen das den Abend retten. Im Projektmanagement heisst das: Die Ursache finden, bevor man radikale Massnahmen ergreift.
- Backup bereithalten: Ein Backup – in diesem Fall vielleicht eine zweite Lichterkette – kann den Tag retten, auch wenn die nicht funktionierende Lichterkette zunächst abgenommen und die neue ordentlich drapiert werden muss.
- Teamwork einsetzen: Die Glühbirnen zu prüfen oder eine Lichterkette auszutauschen sind langwierige Arbeiten. Laden Sie daher doch die Familie zum gemeinsamen Fehlerfinden oder -beheben ein. Sie finden die Ursache nicht, aber haben auch kein Backup? Dann fragen Sie Familie oder Freunde, ob Sie Ihnen einen Ersatz leihen könnten. Auch im Beruf kann das Team bei Schwierigkeiten unterstützen. Brainstorming-Sitzungen mit dem Team helfen beispielsweise oft, Probleme schneller zu lösen. Ihr Laptop fällt kurz vor der wichtigen Präsentation aus, weil der Akku leer ist? Dann kann Ihnen sicher ein Kollege sein Ladegerät leihen.
Szenario 4: „Das Festtagsessen brennt an – Eskalation in der Küche“
Der Vorfall: Das perfekte Weihnachtsessen sollte der Höhepunkt des Abends sein. Doch die Gans bleibt zu lange im Ofen, der Braten wird trocken, und die Sauce? Ein salziger Albtraum.
Auch Projekte können „anbrennen“, wenn Risiken ignoriert oder Kontrollmechanismen vergessen werden. Solche Eskalationen sind oft das Ergebnis mangelnder Überwachung oder Kommunikation.
Die Lösung:
- Frühzeitig kontrollieren: Regelmässige Zwischenkontrollen sind das A und O – beim Essen wie im Projektmanagement. Statusupdates oder eine Überwachung des Weihnachtsbratens beispielsweise mit einem Bratenthermometer verhindern böse Überraschungen.
- Ressourcen neu nutzen: Ist die Gans verbrannt? Vielleicht können Sie aus den geniessbaren Resten etwas anderes zaubern, wie beispielsweise einen improvisierten Weihnachtsburger. Im Projektmanagement bedeutet das: Kreativ denken und alternative Wege finden.
- Eskalation managen: Statt in Panik zu verfallen oder den Kopf in den Sand zu stecken, hilft es auch oft, Humor zu beweisen: „Wer hätte gedacht, dass wir heute Abend Pizza bestellen?“, kann für einen Lacher sorgen und die Situation entschärfen.
Szenario 5: „Das falsche Geschenk – wenn die Anforderungen unklar waren“
Der Vorfall: Statt der gewünschten Halskette liegt für Ihre Partnerin eine Bratpfanne unter dem Weihnachtsbaum? In solchen Fällen kann die Enttäuschung sehr gross sein, und die Fehleranalyse beginnt: Wer hat hier die Wünsche nicht richtig verstanden oder kommuniziert?
Auch im Projektmanagement führen Missverständnisse bei den Anforderungen oft zu enttäuschten Stakeholdern – sei es ein Produkt, das die falschen Features hat, oder eine Kampagne, die am Ziel vorbeischiesst.
Die Lösung:
- Stakeholder früh einbinden: Hätten Sie vorher nachgefragt, wäre klar gewesen, dass „etwas Schönes“ nicht unbedingt eine Bratpfanne ist – auch wenn Sie Ihre Idee für noch so gut gehalten haben. Klare Kommunikation und frühes Feedback sind daher entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Flexibel reagieren: Kann die Pfanne vielleicht doch noch gegen Schmuck eingetauscht werden, damit Ihre Partnerin glücklich ist? Im Projektmanagement ist Agilität und ein gutes Change Management häufig der Schlüssel, Projekte auch bei sich ändernden Anforderungen erfolgreich umzusetzen.
- Prototypen nutzen: Hätten Sie vielleicht vorher gemeinsam einen Katalog durchgeblättert oder durch einen Onlineshop geklickt, hätte es wahrscheinlich keine unliebsamen Überraschungen gegeben. Auch in Projekten hilft ein MVP (Minimal Viable Product), Erwartungen frühzeitig abzuklären.
Fazit
Weihnachtskatastrophen mögen auf den ersten Blick ärgerlich sein, doch sie bieten eine hervorragende Gelegenheit, Ihre Krisenmanagement-Fähigkeiten für Projekte zu trainieren. Mit guter Vorbereitung, einem kühlen Kopf und etwas Flexibilität sowie Improvisationstalent können Sie so manche Krise erfolgreich überwinden oder ganz verhindern.
Und sollte doch mal etwas unglaublich schiefgehen, dann hilft eine Prise Humor, das Leben leichter zu machen und die Stimmung zu retten. Denn letzten Endes ist der Geist von Weihnachten nicht von Perfektion, sondern von Gemeinschaft, Gelassenheit und Freude geprägt. Und wer weiss: Vielleicht wird gerade die improvisierte Pizza oder das schiefe Weihnachtsbäumchen zur unvergesslichsten Erinnerung und einer lustigen Anekdote, die in Ihrer Familie noch lange gerne erzählt wird.
In diesem Sinne: Fröhliche Weihnachten und viel Erfolg bei all Ihren Projekten – beruflich wie privat!
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