Projektinhallinnan ABC: R root cause analysis -menetelmä

Hankkeiden ongelmien ytimeen pääseminen

Mitä juurisyyanalyysi ylipäätään on?

Juurisyyanalyysi on jäsennelty lähestymistapa, jonka avulla voidaan tunnistaa ongelman syy-yhteys eikä vain sen näkyvää vaikutusta.

Otetaanpa klassinen esimerkki:
Hankkeesi on toistuvasti jäljessä aikataulusta. Pinnallinen syy näyttää olevan komponenttien myöhästynyt toimitus. RCA:ssa kuitenkin syvennytään syvemmälle ja kysytään esimerkiksi seuraavaa:

• Miksi komponentit toimitettiin liian myöhään?
• Miksi toimittaja on suunnitellut liian vähän kapasiteettia?
• Miksi riskinarviointia ei tehty ennen tilauksen tekemistä?

Näin pääset oireista syihin. Ja vasta kun tiedät ne, voit toteuttaa kestäviä ratkaisuja, joilla vältät vastaavat ongelmat tulevaisuudessa.

Juurisyyanalyysi käytännössä: tunnettu esimerkki
Challenger-avaruussukkulan räjähdystä vuonna 1986 käytetään usein traagisena esimerkkinä RCA:n käytöstä tekniikan alalla. Alun perin vika johtui kylmässä olleiden O-renkaiden ”materiaalivioista”. Juurisyyanalyysi osoitti kuitenkin, että johtopäätökset ja insinöörien varoitusten huomiotta jättäminen olivat todellinen syy.

Siksi RCA:ssa paljastuu usein teknisten syiden lisäksi myös organisatorisia ja viestinnällisiä syitä.

Miksi RCA on niin tärkeä projektinhallinnassa?

1. Ehkäisee toistuvia ongelmia ja säästää siten aikaa, rahaa ja hermoja. RCA:n hallitseva lopettaa palomiehen leikin ja muuttuu strategiseksi suunnittelijaksi.
2. Parantaa laatua kestävästi, koska RCA pyrkii järjestelmälliseen parantamiseen hektisten tapauskohtaisten korjausten sijaan.
3. Vahvistaa ryhmäajattelua, koska RCA:ta ei pitäisi käyttää syyllisten löytämiseen, vaan se on neutraali menetelmä yhdessä oppimiseen.
4. Tukee saatuja kokemuksia.

Tyypilliset perussyiden analysointimenetelmät

1. 5 miksi -menetelmä

5 miksi -menetelmä on klassinen RCA-työkalu. Sen keksi Sakichi Toyoda osana tunnettua Toyota-tuotantojärjestelmää. Menetelmän ydin on kysyä viisi kertaa ”Miksi?”, jotta ongelman syy-seuraussuhdeketju voidaan paljastaa askel askeleelta ja päästä näin ongelman pinnalta sen todelliseen syyhyn. Luku viisi ei ole laki, joskus kolme ”miksi” riittää, mutta joskus tarvitaan seitsemän.
Menetelmä on hyvin helppo toteuttaa, ja siksi sitä käytetään usein työpajoissa. Ensin ongelma määritellään tarkasti. Sitten kysytään ”Miksi?” välittömästi edeltävästä tapahtumasta. Toisin sanoen ensimmäinen kysymys on, miksi ongelma ilmeni. Sitten kysytään edellisestä vastauksesta.

Esimerkki jokapäiväisestä projektityöstä:
Ongelma: Hankkeen eteneminen viivästyy
Miksi? Tehtävä A ei valmistunut suunnitellusti
Miksi? Työntekijä X:llä ei ollut riittävästi aikaa tehtävien suorittamiseen
Miksi? Työntekijä X:n lomaa ei otettu huomioon resurssisuunnittelussa
Miksi? Lomasuunnitelmaan ei tehty vertailua
Miksi? Lomasuunnitelmia ei ole syötetty PM-työkaluun
Syy: Henkilöstötietoja ei ole sisällytetty hankesuunnitteluun.

Vinkkimme: Vaikka menetelmä on hyvin helppo toteuttaa, se kannattaa toteuttaa tiiminä eikä yksin työpöydän ääressä. Näin ongelmaa tarkastellaan eri näkökulmista ja voit tunnistaa todellisen syyn. Yhdessä on myös helpompi tarkistaa, onko vastaus todella syy vai onko se vain osittainen selitys.

2. Ishikawa-diagrammi (kalanluukaavio tai syy-seuraus-kaavio).

Isikawa-diagrammi soveltuu erinomaisesti monimutkaisiin ongelmiin, joissa on useita vaikuttavia tekijöitä. Se havainnollistaa suhteet ja syyt esimerkiksi seuraavissa luokissa

• Ihmiset (esim. taitojen puute)
• Kone (esim. ohjelmistovirhe)
• Menetelmä (esim. tehottomat prosessit)
• Materiaali (esim. toimitusvaikeudet)
• Ympäristö (esim. yrityksen politiikka)
• Mittaaminen (esim. virheelliset suorituskykyindikaattorit).

Tässä artikkelissa on yksityiskohtainen selitys Ishikawa-kaaviosta.

3. vikapuuanalyysi (FTA)

Vikapuuanalyysi on analyyttinen tekniikka, joka on alun perin peräisin turvallisuus- ja riskitekniikasta, mutta tarjoaa arvokkaita palveluja myös projektinhallinnassa. FTA osoittaa vahvuutensa erityisesti teknisten tai systeemisten ongelmien tapauksessa. Se toimii loogisten porttivisualisointien (”JA”, ”TAI”) avulla, jotta voidaan tunnistaa, mitkä syyyhdistelmät johtavat ongelmaan.

Menetelmä toimii näin:

1. Aloita huipputapahtumasta. Tämä on ei-toivottu tapahtuma, joka analysoidaan (esim. ”Järjestelmä on vikaantunut”).
2. Tunnista sitten kaikki välittömät syyt.
3. Esitä syyt loogisilla yhteyksillä. Linkkejä varten on kaksi vaihtoehtoa:
   • JA tarkoittaa, että kaikkien syiden on tapahduttava samanaikaisesti, jotta ylin tapahtuma voi tapahtua.
   • TAI tarkoittaa, että jokin syistä voi jo laukaista ylimmän tapahtuman.
4. Analysoi kutakin syytä tarkemmin, kunnes et voi analysoida sitä enää syvällisemmin tai kunnes analyysin jatkaminen käy epätaloudelliseksi.

Esimerkki ohjelmistoprojektista:
Tärkein tapahtuma: Web-palvelin on epäonnistunut
Syyt (TAI linkki): Laitteistovika TAI järjestelmän ylikuormitus TAI virheellinen päivitys. Ylin tapahtuma voi siis käynnistyä toisistaan riippumatta mistä tahansa kolmesta tunnistetusta syystä.
Analysoitaessa tarkemmin syytä ”järjestelmän ylikuormitus” havaitaan kuitenkin, että syyt ”äkillinen suuri liikenne” ja ”kuormituksen tasaus ei ole aktivoitu” aiheuttavat huipputapahtuman, kun ne esiintyvät samanaikaisesti (JA-linkki). FTA osoittaa näin ollen, että ongelma ei ole pelkästään suuri liikenne, vaan skaalautumisarkkitehtuurin puute on varsinainen heikko kohta.

Vinkkimme : vapaakauppasopimus on monimutkaisempi luoda. Siksi sitä kannattaa käyttää ensisijaisesti kriittisiin riskeihin tai ongelmiin, joilla on merkitystä turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden kannalta.

Vinkkejä menetelmien valintaan

Parhaat käytännöt

• Määrittele ongelma selkeästi ja mitattavasti. ”Hankkeen viivästyminen” on liian epämääräinen. ”Toimitus A ylittää määräajan 3 päivällä” olisi parempi. Perustele ongelma tosiasioilla, esim. kuinka kauan se on ollut olemassa, keitä se koskee ja mitä seurauksia tai oireita ongelma aiheuttaa. Näin saat kattavan kuvan ongelmasta ja voit analysoida syitä myöhemmin tarkemmin.
• Ota tiimi mukaan. Parhaat oivallukset tulevat usein operatiivisilta työntekijöiltä, eivät pelkästään projektipäälliköltä. Tiimin mukaan ottaminen nopeuttaa myös ratkaisun löytämistä ja auttaa sinua tunnistamaan syitä, joista sinä olet saattanut olla vastuussa.
• Erottele syy ja vastuu toisistaan. RCA ei ole syyllistäminen vaan jatkuvan parantamisen väline. Jos käytät sitä syyllistämisen välineenä, ryhmä voi olla vastahakoinen osallistumaan siihen tulevaisuudessa.
• Dokumentoi tulokset. Saadut kokemukset ovat hyödyllisiä vain, jos ne voidaan löytää myöhemmin ja jos niiden perusteella ryhdytään oikeisiin toimenpiteisiin. Ihannetapauksessa sinun pitäisi siis dokumentoida RCA:n tulokset projektinhallintajärjestelmään ja luoda välittömästi tarvittavat toimenpiteet.
• Johdetaan RCA:n perusteella korjaavat toimenpiteet ja varmistetaan, että ne pannaan täytäntöön. Tämä kuulostaa banaaliselta, mutta se unohtuu usein jokapäiväisessä elämässä. Analyysi ilman toimenpiteitä on kuitenkin ajanhukkaa.
• Käytä juurisyyanalyysejä myös onnistumisissa, älä vain ongelmissa. Tällaiset analyysit voivat edistää tulevien hankkeiden onnistunutta toteuttamista.

RCA:n tyypilliset virheet

• Lopeta liian aikaisin: Siksi on järkevää esittää lisäkysymyksiä tai käyttää lisämenetelmää todellisten syiden selvittämiseksi.
• Ei priorisointia: Kaikki syyt eivät ole yhtä kriittisiä. Analysoi eri syiden riskit ja vaikutukset.
• Ei kestävyyttä: Dokumentointi, oppitunneilla tapahtuva oppiminen ja tiedonhallinta ovat osa tätä.

Yhteenveto

Juurisyyanalyysi on metodinen lähestymistapa, jonka avulla päästään ongelmien juurisyihin sen sijaan, että vain oireita parannettaisiin. RCA:ta johdonmukaisesti soveltavat projektipäälliköt ehkäisevät toistuvia ongelmia, parantavat prosessejaan kestävästi ja vahvistavat tiimiään yhteisen oppimisen kautta.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!