Projektinhallinnan ABC: R = Root Cause Analysis

Projektiongelmien ratkaiseminen juurisyistä käsin

Mitä juurisyyn analyysi ylipäätään on?

Perussyyanalyysi (Root Cause Analysis) on jäsennelty lähestymistapa, jonka avulla pyritään tunnistamaan ongelman perimmäinen syy eikä pelkästään sen näkyviä seurauksia.

Otetaan klassinen esimerkki:
Projektisi on toistuvasti myöhässä. Pinnallinen syy näyttää olevan komponenttien myöhästynyt toimitus. RCA-analyysissä kuitenkin kaivettaisiin syvemmälle ja kysyttäisiin esimerkiksi:

• Miksi komponentit toimitettiin myöhässä?
• Miksi toimittaja suunnitteli kapasiteettia liian vähän?
• Miksi riskinarviointia ei suoritettu ennen tilauksen tekemistä?

Näin pääset oireista syihin. Ja vasta kun tiedät nämä, voit toteuttaa kestäviä ratkaisuja, joilla vältät vastaavat ongelmat tulevaisuudessa.

Perussyyanalyysi käytännössä: tunnettu esimerkki
Challenger-avaruussukkulan räjähdys vuonna 1986 mainitaan insinööritieteissä usein traagisena esimerkkinä perussyyanalyysistä. Alun perin vikaa syytettiin O-renkaiden ”materiaaliviasta” kylmissä olosuhteissa. Perussyyanalyysi osoitti kuitenkin, että todelliset syyt olivat johdon päätökset ja insinöörien varoitusten huomiotta jättäminen.

RCA paljastaa siis usein paitsi teknisiä myös organisatorisia ja viestinnällisiä syitä.

Miksi RCA on niin tärkeä projektinhallinnassa?

1. Se estää toistuvia ongelmia ja säästää siten aikaa, rahaa ja hermoja. RCA:n hallitseva henkilö lakkaa siis toimimasta ”palomiehenä” ja muuttuu strategiseksi suunnittelijaksi.
2. Parantaa laatua kestävästi, sillä RCA tähtää järjestelmälliseen parantamiseen kiireellisten tilapäisten korjausten sijaan.
3. Vahvistaa tiimihenkeä, sillä RCA:ta ei tulisi käyttää syyllisen etsimiseen, vaan se on neutraali menetelmä yhteiseen oppimiseen.
4. Tukee oppimista.

Tyypillisiä menetelmiä perussyyanalyysissä

1. 5-Why-menetelmä

5-Why-menetelmä on klassikko RCA-työkalujen joukossa. Sen kehitti Sakichi Toyoda osana tunnettua Toyota-tuotantojärjestelmää. Menetelmän ydin on kysyä viisi kertaa ”miksi?”, jotta ongelman syy-seurausketju paljastuu vaiheittain ja päästään näin ongelman pinnalta sen todelliseen syyhyn. Luku viisi ei ole tässä yhteydessä sääntö, vaan joskus riittää kolme ”miksiä”, toisinaan taas tarvitaan jopa seitsemän.
Menetelmä on erittäin helppo toteuttaa, minkä vuoksi sitä käytetään mielellään työpajoissa. Ensinnäkin ongelma määritellään tarkasti. Sen jälkeen kysytään ”miksi?” juuri sitä edeltävästä tapahtumasta. Toisin sanoen ensin kysytään, miksi ongelma syntyi. Sen jälkeen esitetään kysymys edellisestä vastauksesta.

Esimerkki arkipäiväisestä projektityöstä:
Ongelma: Projektin edistyminen viivästyi
Miksi? Tehtävää A ei suoritettu suunnitellusti.
Miksi? Työntekijällä X ei ollut tarpeeksi aikaa tehtävien suorittamiseen.
Miksi? Työntekijän X lomaa ei otettu huomioon resurssien suunnittelussa.
Miksi? Loma-aikatauluun ei tehty vertailua.
Miksi? Lomasuunnitelmia ei syötetä projektinhallintatyökaluun.
Syy: HR-tietojen puutteellinen integrointi projektisuunnitteluun.

Vinkkimme: Vaikka menetelmä onkin hyvin helppo toteuttaa, se kannattaa suorittaa tiiminä eikä yksin työpöydän ääressä. Näin ongelmaa tarkastellaan eri näkökulmista, ja voitte tunnistaa sen todellisen syyn. Yhdessä on myös helpompi tarkistaa, onko vastaus todella syy vai tarjoaako se vain osittaisen selityksen.

2. Ishikawa-kaavio (Fishbone-kaavio tai syy-seuraus-kaavio)

Ishikawa-kaavio sopii erinomaisesti monimutkaisiin ongelmiin, joissa on useita vaikuttavia tekijöitä. Se havainnollistaa yhteyksiä ja syitä esimerkiksi seuraavissa kategorioissa:

• Ihminen (esim. puuttuvat taidot)
• Kone (esim. ohjelmistovirheet)
• Menetelmä (esim. tehottomat prosessit)
• Materiaali (esim. toimitusvaikeudet)
• Ympäristö (esim. yrityksen toimintaperiaatteet)
• Mittaus (esim. väärät KPI:t)

Tästä artikkelista löydät yksityiskohtaisen selityksen Ishikawa-kaaviosta.

3. Vianpuuanalyysi (FTA)

Vikapuuanalyysi (Fault Tree Analysis, FTA) on analyyttinen menetelmä, joka on peräisin alun perin turvallisuus- ja riskitekniikasta, mutta josta on hyötyä myös projektinhallinnassa. FTA osoittaa vahvuutensa erityisesti teknisten tai järjestelmällisten ongelmien yhteydessä. Se hyödyntää loogisia porttikaavioita („JA“, „TAI“) tunnistaakseen, mitkä syiden yhdistelmät johtavat ongelmaan.

Menetelmä toimii seuraavasti:

1. Aloita tärkeimmästä tapahtumasta. Tämä on se ei-toivottu tapahtuma, jota on tarkoitus analysoida (esim. ”Järjestelmä on kaatunut”).
2. Tunnista sen jälkeen kaikki välittömät syyt.
3. Esitä syyt loogisten yhteyksien avulla. Yhteyksille on kaksi vaihtoehtoa:
   • JA tarkoittaa, että kaikkien syiden on tapahduttava samanaikaisesti, jotta päätapahtuma voi toteutua.
   • TAI tarkoittaa, että jo yksi syistä voi laukaista päätapahtuman.
4. Jaa jokainen syy edelleen osiin, kunnes et voi enää analysoida syvemmälle tai jatkotutkimus ei ole enää taloudellisesti kannattavaa.

Esimerkki ohjelmistoprojektista:
Tärkein tapahtuma: Verkkopalvelin on poissa käytöstä
Syyt (TAI-yhdyssanalla): Laitteistovika TAI järjestelmän ylikuormitus TAI virheellinen päivitys. Tärkein tapahtuma voi siis laukaista kukin näistä kolmesta tunnistetusta syystä toisistaan riippumatta.
Kun syytä ”järjestelmän ylikuormitus” analysoidaan tarkemmin, havaitaan kuitenkin, että syyt ”äkillinen liikenteen kasvu” ja ”kuormituksen tasapainottamista ei ole aktivoitu” laukaisevat Top Event -tapahtuman, kun ne esiintyvät samanaikaisesti (JA-operaattori). Tässä tapauksessa FTA osoittaa, että ongelmana ei ole pelkästään suuri liikennemäärä, vaan todellinen heikkous on puuttuva skaalautuva arkkitehtuuri.

Vinkkimme: FTA:n laatiminen on työläämpää. Siksi sitä kannattaa käyttää erityisesti kriittisten riskien tai turvallisuuteen ja säännösten noudattamiseen liittyvien ongelmien yhteydessä.

Vinkkejä menetelmän valintaan

Parhaat käytännöt

• Määrittele ongelma selkeästi ja mitattavasti. ”Projektin viivästyminen” on liian epätarkka ilmaisu. Parempi vaihtoehto olisi ”Toimitus A ylittää määräajan 3 päivällä.” Perustele ongelma tosiasioilla, esimerkiksi siitä lähtien, milloin se on alkanut, keitä se koskee ja mitä seurauksia tai oireita ongelma aiheuttaa. Näin saat kattavan kuvan ongelmasta ja voit myöhemmin analysoida sen syitä tarkemmin.
• Ota tiimi mukaan. Parhaat oivallukset tulevat usein operatiivisilta työntekijöiltä, eivät pelkästään projektipäälliköltä. Tiimin osallistaminen nopeuttaa lisäksi ratkaisujen löytämistä ja auttaa tunnistamaan myös syitä, joista olet itse saattanut olla vastuussa.
• Erotelkaa syy ja vastuu toisistaan. RCA ei ole syyllisten etsimistä, vaan jatkuvan parantamisen väline. Jos käytätte sitä syyllisten etsimiseen, tiimi saattaa tulevaisuudessa suhtautua siihen epäröivästi.
• Dokumentoi tulokset. Oppimista voi hyödyntää vain, jos se löytyy myöhemmin ja sen perusteella ryhdytään oikeisiin toimenpiteisiin. Ihannetapauksessa RCA:n tulokset tulisi siis dokumentoida projektinhallintajärjestelmään ja luoda sinne heti tarvittavat toimenpiteet.
• Määrittäkää RCA:n perusteella korjaavat toimenpiteet ja huolehtikaa siitä, että ne myös toteutetaan. Tämä kuulostaa itsestään selvältä, mutta se unohtuu usein arjessa. Analyysi ilman toimenpiteitä on kuitenkin ajanhukkaa.
• Hyödynnä syiden analysointia myös onnistumisten yhteydessä, ei vain ongelmatilanteissa. Tällaiset analyysit voivat auttaa toteuttamaan tulevia hankkeita menestyksekkäästi.

RCA:n tyypillisiä virheitä

• Liian aikainen lopettaminen: Ensimmäinen syy on harvoin perimmäinen syy, joten on järkevää jatkaa kyselyä tai käyttää lisämenetelmää todellisten syiden selvittämiseksi.
• Priorisoinnin puute: Kaikki syyt eivät ole yhtä kriittisiä. Analysoi eri syiden riskejä ja vaikutuksia.
• Kestävyyden puute: Asiakirjoittaminen, oppimiskokoukset ja tietohallinta kuuluvat asiaan.

Yhteenveto

Perussyyanalyysi (RCA) on järjestelmällinen lähestymistapa, jonka avulla ongelmia voidaan ratkaista niiden juurisyistä käsin sen sijaan, että vain oireita hoidettaisiin. Projektipäälliköt, jotka soveltavat RCA:ta johdonmukaisesti, ehkäisevät toistuvia ongelmia, parantavat prosessejaan kestävästi ja vahvistavat tiimiään yhteisen oppimisen kautta.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!