L'ABC della gestione dei progetti: R come Root Cause Analysis

Affrontare i problemi nei progetti alla radice

Ma cos’è esattamente l’analisi delle cause profonde?

La Root Cause Analysis, o analisi delle cause, è un approccio strutturato per identificare la causa alla radice di un problema e non solo il suo effetto visibile.

Prendiamo un esempio classico:
Il tuo progetto è ripetutamente in ritardo. La causa apparente sembra essere una consegna in ritardo dei componenti. Un’analisi RCA, però, andrebbe più a fondo e chiederebbe, ad esempio:

• Perché i componenti sono stati consegnati in ritardo?
• Perché il fornitore ha previsto capacità insufficienti?
• Perché non è stata effettuata una valutazione dei rischi prima dell'ordine?

Ecco come passare dai sintomi alle cause. E solo quando le avrai individuate potrai mettere in atto soluzioni durature per evitare problemi simili in futuro.

L’analisi delle cause profonde nella pratica: un esempio famoso
L’esplosione dello space shuttle Challenger nel 1986 viene spesso citata nel mondo dell’ingegneria come un tragico esempio di RCA. Inizialmente, la colpa era stata attribuita a un “guasto dei materiali” degli O-ring a causa del freddo. L’analisi delle cause profonde, però, ha dimostrato che le vere cause erano le decisioni del management e il fatto di non aver dato retta agli avvertimenti degli ingegneri.

Spesso, quindi, un’analisi RCA non mette in luce solo le cause tecniche, ma anche quelle organizzative e comunicative.

Perché l’RCA è così importante nella gestione dei progetti?

1. Previene i problemi ricorrenti e ti fa risparmiare tempo, soldi e stress. Chi padroneggia l’RCA smette quindi di fare i “pompieri” e diventa un progettista strategico.
2. Migliora la qualità in modo duraturo, poiché l’RCA punta al miglioramento sistematico invece che a frenetiche soluzioni ad hoc.
3. Rafforza lo spirito di squadra, perché l’RCA non va usata per trovare un colpevole, ma è un metodo neutrale per imparare insieme.
4. Supporta le «lezioni apprese».

Metodi tipici dell’analisi delle cause alla radice

1. Il metodo dei 5 perché

Il metodo dei 5 “perché” è il classico tra gli strumenti di analisi delle cause radici (RCA). È stato ideato da Sakichi Toyoda come parte del famoso Sistema di Produzione Toyota. Il cuore del metodo consiste nel chiedersi cinque volte «Perché?» per svelare passo dopo passo la catena causale di un problema e arrivare così dalla superficie del problema alla causa vera e propria. Il numero cinque non è una regola fissa: a volte bastano tre «perché», altre volte invece ne servono anche sette.
Il metodo è molto facile da mettere in pratica e per questo viene spesso usato nei workshop. Per prima cosa, si definisce con precisione il problema. Poi si pone la domanda “Perché?” riguardo all’evento immediatamente precedente. Cioè, prima ci si chiede perché si è verificato il problema. A quel punto, si pone la stessa domanda riguardo alla risposta precedente.

Esempio tratto dalla quotidianità dei progetti:
Problema: il progetto è in ritardo
Perché? L’attività A non è stata completata come previsto
Perché? Il collaboratore X non ha avuto abbastanza tempo per portare a termine le attività
Perché? Nella pianificazione delle risorse non sono state prese in considerazione le ferie del collaboratore X
Perché? Non è stato effettuato alcun confronto con il piano delle ferie
Perché? I piani delle ferie non vengono inseriti nello strumento di gestione dei progetti
Causa: mancanza di integrazione dei dati HR nella pianificazione del progetto.

Il nostro consiglio: anche se il metodo è molto semplice da mettere in pratica, dovresti farlo in gruppo e non da solo alla scrivania. In questo modo il problema verrà esaminato da diverse prospettive e potrai individuarne la causa reale. Insieme è anche più facile verificare se una risposta è davvero la causa principale o se fornisce solo una spiegazione parziale.

2. Diagramma di Ishikawa (diagramma a lisca di pesce o diagramma causa-effetto)

Il diagramma di Ishikawa è perfetto per problemi complessi con diversi fattori che li influenzano. Mette in evidenza le relazioni e le cause in categorie come:

• Fattori umani (ad es. mancanza di competenze)
• Macchina (ad es. errori del software)
• Metodo (ad es. processi inefficienti)
• Materiale (ad es. difficoltà di approvvigionamento)
• Contesto (ad es. politica aziendale)
• Misurazione (ad es. KPI sbagliati)

In questo articolo troverai una spiegazione dettagliata del diagramma di Ishikawa.

3. Analisi dell'albero dei guasti (FTA)

L'analisi dell'albero dei guasti (Fault Tree Analysis) è una tecnica analitica che ha origine nel campo della sicurezza e della gestione dei rischi, ma che si rivela molto utile anche nella gestione dei progetti. L’FTA mostra i suoi punti di forza soprattutto quando si tratta di problemi tecnici o sistemici. Funziona con rappresentazioni grafiche di porte logiche (“E”, “O”) per individuare quali combinazioni di cause portano a un problema.

Ecco come funziona il metodo:

1. Inizia con l’evento principale. Si tratta dell’evento indesiderato che devi analizzare (ad es. “Il sistema è fuori uso”).
2. Identifica poi tutte le cause immediate.
3. Rappresenta le cause usando dei collegamenti logici. Per i collegamenti ci sono due possibilità:
   • E significa che tutte le cause devono verificarsi contemporaneamente affinché si verifichi l’evento principale.
   • O significa che basta una sola delle cause per far scattare l’evento principale.
4. Scomponi ulteriormente ogni causa finché non puoi andare più a fondo o finché un’ulteriore analisi diventa antieconomica.

Esempio tratto da un progetto software:
Evento principale: il server web è fuori servizio
Cause (operatore OR): guasto hardware OPPURE sovraccarico del sistema OPPURE aggiornamento errato. L’evento principale può quindi essere causato, indipendentemente l’una dall’altra, da ciascuna delle tre cause identificate.
Analizzando più a fondo la causa «sovraccarico del sistema», si nota però che le cause «traffico improvvisamente elevato» e «bilanciamento del carico non attivato», se si verificano contemporaneamente (connessione AND), innescano l’evento principale. In questo caso, l’FTA mostra quindi che il problema non è solo l’elevato traffico, ma che il vero punto debole è la mancanza di un’architettura scalabile.

Il nostro consiglio: la FTA richiede più tempo per essere redatta. Per questo dovresti usarla soprattutto per i rischi critici o i problemi rilevanti in termini di sicurezza e conformità.

Consigli per la scelta del metodo

Migliori pratiche

• Definisci il problema in modo chiaro e misurabile. “Ritardo nel progetto” è troppo generico. Sarebbe meglio dire «La consegna A supera la scadenza di 3 giorni». A sostegno di ciò, documenta il problema con fatti concreti, ad esempio da quanto tempo si verifica, chi coinvolge e quali conseguenze o sintomi provoca. In questo modo avrai un quadro completo del problema e potrai analizzarne le cause in modo più preciso in un secondo momento.
• Coinvolgi il team. Spesso le intuizioni migliori arrivano dai collaboratori operativi, non solo dal responsabile del progetto. Coinvolgere il tuo team accelera inoltre la ricerca di soluzioni e ti aiuta a individuare anche le cause di cui potresti essere tu stesso responsabile.
• Distinguete tra causa e responsabilità. Un’analisi RCA non serve a dare la colpa a qualcuno, ma è uno strumento per il miglioramento continuo. Se la usate per attribuire colpe, in futuro il team potrebbe mostrarsi riluttante a partecipare.
• Documenta i risultati. Le lezioni apprese servono a qualcosa solo se poi si riescono a ritrovare e se, sulla base di esse, vengono adottate le misure giuste. L’ideale è quindi documentare i risultati dell’RCA nel tuo sistema di gestione dei progetti e inserire subito le misure necessarie.
• Dall'analisi RCA deduci le misure correttive e assicurati di metterle in pratica. Sembra banale, ma spesso nella routine quotidiana ci si dimentica di farlo. Un'analisi senza misure concrete è però solo tempo sprecato.
• Usa le analisi delle cause anche quando le cose vanno bene, non solo quando ci sono problemi. Queste analisi possono aiutarti a portare a termine con successo i progetti futuri.

Errori tipici nell’analisi RCA

• Smettere troppo presto: la prima causa raramente è quella principale, quindi è meglio continuare a fare domande o usare un metodo aggiuntivo per arrivare alle cause reali.
• Mancanza di priorità: non tutte le cause hanno la stessa gravità. Analizza il rischio e l’impatto delle diverse cause.
• Mancanza di sostenibilità: documentazione, sessioni di “lessons learned” e gestione delle conoscenze sono parte integrante del processo.

Conclusione

L'analisi delle cause profonde (RCA) è un approccio metodico che permette di affrontare i problemi alla radice, invece di limitarsi a curarne i sintomi. I responsabili di progetto che applicano l'RCA in modo coerente prevengono il ripetersi dei problemi, migliorano i propri processi in modo duraturo e rafforzano il proprio team attraverso l'apprendimento collettivo.

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