Projektinhallinnan ABC: K = viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelmat tuovat lisää järjestystä ja vähentävät stressiä

Mikä on viestintäsuunnitelma ja miksi se on tärkeä?

Viestintäsuunnitelma on jäsennelty strategia, jossa määritellään, miten, milloin ja kenen kanssa projektia koskevaa tietoa vaihdetaan. Se määrittelee prosessit, työkalut, roolit, vastuut ja valtuudet tiedon jakamiseen, vastaanottamiseen ja arkistointiin projektin sisällä. PRINCE2 käyttää viestintäsuunnitelman sijaan termiä viestinnän hallintastrategia, kun taas PMBOK-oppaassa sitä kutsutaan viestinnän hallintasuunnitelmaksi.

Viestintäsuunnitelman tarkoitus

Useimmat hankkeet ovat monimutkaisia ja vaativat tarkkaa koordinointia eri osapuolten välillä. Viestintäsuunnitelmalla olisi siksi varmistettava, että kaikki hankkeeseen osallistuvat saavat tiedot, joita he tarvitsevat tehtäviensä suorittamiseksi selkeästi, tehokkaasti, oikea-aikaisesti ja täydellisesti.
Näin viestintäsuunnitelma auttaa luomaan avoimuutta, ehkäisemään väärinkäsityksiä ja pitämään kaikki osapuolet ajan tasalla. Ilman selkeästi määriteltyjä viestintäkanavia väärinkäsityksillä voi olla kohtalokkaita seurauksia, esim:

• Viivästykset, jotka johtuvat epäselvistä vaatimuksista tai puutteellisista tiedoista.
• Erittelyjen virheellinen toteutus.
• Tiimin turhautuminen tiedon läpinäkyvyyden puutteen vuoksi.
• Sidosryhmien luottamuksen puute projektiin puutteellisen viestinnän vuoksi.

Viestintäsuunnitelmalla varmistetaan siis paitsi järjestys myös luottamus ja sujuva yhteistyö. Viestintäsuunnitelma on sovitettava kulloiseenkin hankkeeseen. Vähäisemmissä hankkeissa voi riittää yksinkertainen viestintämatriisi, kun taas hyvin monimutkaiset hankkeet, joissa on lukuisia sidosryhmiä ja korkeat luottamuksellisuusvaatimukset, edellyttävät usein hyvin kattavaa viestintäsuunnitelmaa.

Viestintäsuunnitelman laatiminen

Jotta viestintä projektin sisällä voidaan suunnata oikein alusta alkaen, on tärkeää, että viestintäsuunnitelma laaditaan jo projektisuunnitteluvaiheessa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Lisäksi sitä tulisi mukauttaa mahdollisesti muuttuneisiin vaatimuksiin projektin toteuttamisen aikana.
Seuraavat vaiheet ovat tärkeitä optimaalisen viestintäsuunnitelman laatimiseksi:

1. Sidosryhmien analysointi:
   Useimmissa projekteissa on suuri määrä sidosryhmiä, joilla on erilaisia intressejä ja vaikutusvaltaa projektiin. Näitä voivat olla esimerkiksi projektitiimi, asiakkaat, alihankkijat tai tilaaja. Nämä sidosryhmät tarvitsevat kaikki projektia koskevat tiedot, mutta eivät välttämättä samoja tietoja ja eri aikoina. Siksi on tärkeää tunnistaa kaikki sidosryhmät ja niiden tietotarpeet viestintäsuunnitelman perustaksi. Sidosryhmämatriisi voi auttaa ymmärtämään kaikkien osapuolten tarpeita ja vaikutusvaltaa, jotta seuraavissa vaiheissa voidaan määrittää oikea viestintästrategia kullekin ryhmälle.
2. Määrittele viestinnän tavoitteet ja sisältö: Selkeästi määritellyt tavoitteet ovat hyvän viestintäsuunnitelman perusta, sillä vain siten voidaan määritellä selkeästi viestittävä sisältö. Siksi sinun on ensin asetettava SMART-tavoitteet ja sen jälkeen määriteltävä viestinnän sisältö ja sidosryhmät, joille tiedot on toimitettava. Sisältö voi sisältää esimerkiksi projektin tilan, teknisiä yksityiskohtia tai riskejä.
3. Valitse sopivat menetelmät ja viestintäväli:
   Edellisten vaiheiden perusteella voitte nyt määrittää sopivat viestintätavat. Tässä yhteydessä kannattaa pohtia, mikä viestintätapa sopii parhaiten kuhunkin sidosryhmään ja välitettävään tietoon. Säännöllisistä lyhyistä sähköpostipäivityksistä viikoittaisiin tilannekatsauksiin, henkilökohtaisiin tapaamisiin, tilanneraportteihin, esityksiin tai tehtävälistoihin ja jopa yksityiskohtaisiin projektiraportteihin – eri sidosryhmille tiedottamiseen on lukuisia vaihtoehtoja. Ottakaa tässä yhteydessä huomioon myös tiedonjakelun tiheys tai erityiset ajankohdat, jolloin tiedot tulisi välittää. Useimmissa projekteissa ei todennäköisesti ole tarvetta tavata kaikkia sidosryhmiä henkilökohtaisesti joka viikko. Viikoittaiset tilannetiedotteet sähköpostitse ja henkilökohtaiset tapaamiset tärkeän välitavoitteen saavuttamisen yhteydessä voivat kuitenkin olla erittäin järkeviä. Lisäksi kannattaa välttää liian suurta tietotulvaa. Siksi tulisi viestittää vain se, mikä on kyseiselle sidosryhmälle tärkeää, ja sitäkin vain silloin, kun se on tarpeen.
4. Vastuiden määrittäminen:
   Kun on määritelty, mitä tietoja, miten ja milloin viestitään, on jäljellä enää vain sen määrittäminen, kuka on siitä vastuussa. Esimerkiksi projektipäällikön tehtävänä voi olla toimittaa tilanneraportteja tilaajalle, kun taas tiimipäälliköt puolestaan raportoivat toimintojen tilanteesta projektipäällikölle.
   Tämän jälkeen voitte viimeistellä tiedotus suunnitelman, joka voidaan esittää esimerkiksi taulukkomuodossa:
   

   Kuvaus Tiedot	Tiheys / ajankohta	Menetelmä	Vastaanottaja	Vastuuhenkilö
   Minkälaista tietoa on tarkoitus välittää?	Kuinka usein tai milloin viestintä tapahtuu?	Miten tiedot välitetään?	Kuka saa tiedon?	Kuka on vastuussa tiedon välittämisestä?
   Projektin tilan päivitys	Viikoittain	Projektin tilanneraportti myPARM-järjestelmästä	Tilaaja ja projektitiimi	Projektipäällikkö

5. Viestintäsuunnitelman jakaminen ja säännöllinen tarkistaminen:
   Kun viestintäsuunnitelma on laadittu kokonaan, se tulisi jakaa sidosryhmille ja projektitiimille. Erityisesti jos suunnitelma sisältää luottamuksellista tietoa, on suositeltavaa esitellä jokaiselle sidosryhmälle vain se osa suunnitelmasta, joka koskee häntä. On myös tärkeää tallentaa viestintäsuunnitelma keskitettyyn tietolähteeseen ja tarkistaa sitä säännöllisesti. Saattaa esimerkiksi olla, että sidosryhmät muuttuvat projektin kuluessa tai että uudet projektivaatimukset edellyttävät muutoksia viestintäsuunnitelmaan.

Yhteenveto

Hyvin suunniteltu viestintäsuunnitelma on välttämätön työkalu jokaiselle projektipäällikölle. Se muodostaa tehokkaan yhteistyön perustan ja auttaa johtamaan menestyksekkäästi jopa erittäin vaativia projekteja.

Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!