ABC de la gestion de projet : K comme plan de communication
Plus de structure et moins de stress grâce aux plans de communication
Dans la gestion de projet, tout est question de communication. Lorsque des exigences complexes et des détails techniques s'entrechoquent, un plan de communication clair permet de garantir le bon déroulement des projets. Nous vous expliquons ce que vous devez savoir sur un plan de communication dans la gestion de projet et comment l'élaborer.
Qu’est-ce qu’un plan de communication et pourquoi est-il important ?
Un plan de communication est une stratégie structurée qui détermine comment, quand et avec qui les informations relatives à un projet sont partagées. Il régit les processus, les processus, les rôles, les responsabilités et les autorisations pour le partage, la réception et l'archivage des informations au sein d'un projet. PRINCE2 utilise le terme de stratégie de gestion de la communication au lieu de plan de communication, tandis que le guide PMBOK l'appelle plan de gestion de la communication.
L’objectif d’un plan de communication
La plupart des projets sont complexes et nécessitent une coordination précise entre les différentes parties prenantes. Un plan de communication vise donc à garantir que chaque partie prenante au projet reçoive les informations dont elle a besoin pour mener à bien ses tâches de manière claire, efficace, opportune et complète. Ainsi, un plan de communication contribue à créer de la transparence, à éviter les malentendus et à maintenir toutes les parties prenantes à jour.
Sans voies de communication clairement définies, les malentendus peuvent avoir des conséquences fatales, par exemple
- Retards dus à des exigences peu claires ou à un manque d'informations.
- Mise en œuvre incorrecte des spécifications.
- Frustration au sein de l'équipe en raison d'un manque de transparence de l'information.
- Manque de confiance des parties prenantes dans le projet en raison d'une mauvaise communication.
Un plan de communication permet donc non seulement de mettre de l'ordre, mais aussi d'instaurer la confiance et une collaboration sans faille. Le plan de communication doit être adapté à chaque projet. Pour les projets de moindre envergure, une simple matrice de communication peut suffire, tandis que les projets très complexes impliquant de nombreuses parties prenantes et des exigences de confidentialité élevées nécessitent souvent un plan de communication très complet.
Élaboration d’un plan de communication
Afin de bien organiser la communication au sein d’un projet dès le début, il est important que le plan de communication soit établi dès la phase de planification du projet, et ce, le plus tôt possible. De plus, il convient de l’adapter aux éventuelles modifications des exigences au cours de la mise en œuvre du projet.
Les étapes suivantes sont essentielles pour élaborer un plan de communication optimal :
- Analyse des parties prenantes :
La plupart des projets impliquent de nombreux acteurs aux intérêts et aux influences variés. Il peut s'agir de l'équipe projet, des clients, des fournisseurs ou du client final. Tous ces acteurs ont besoin d'informations sur le projet, mais pas nécessairement des mêmes informations ni à des moments différents. Par conséquent, identifier tous les acteurs et leurs besoins d'information est essentiel à l'élaboration d'un plan de communication. Une matrice des parties prenantes permet de comprendre les besoins et l'influence de chacun, facilitant ainsi le développement d'une stratégie de communication adaptée à chaque groupe lors des étapes suivantes. - Définir les objectifs et le contenu de la communication :
Des objectifs clairement définis sont la base d'un bon plan de communication, car ce n'est qu'ainsi que le contenu à communiquer peut être clairement défini. Commencez donc par fixer des objectifs SMART et, sur cette base, déterminez le contenu de la communication et les parties prenantes qui recevront les informations. Il peut s'agir par exemple de l'état du projet, de détails techniques ou de risques. - Choisir les méthodes et la fréquence de communication adaptées :
En vous appuyant sur les étapes précédentes, vous pouvez désormais définir les méthodes de communication appropriées. Pour ce faire, vous devez déterminer quelle forme de communication convient le mieux à chaque partie prenante et aux informations à transmettre. Des brèves mises à jour régulières par e-mail aux rapports de projet détaillés, en passant par les points hebdomadaires, les réunions en présentiel, les rapports de situation, les présentations ou les listes de tâches, il existe de nombreuses possibilités pour informer les différentes parties prenantes. Tenez également compte de la fréquence des communications ou des moments spécifiques auxquels les informations doivent être transmises. Ainsi, dans la plupart des projets, il n’est probablement pas nécessaire de rencontrer toutes les parties prenantes chaque semaine pour un échange en face à face. En revanche, des mises à jour hebdomadaires par e-mail et des réunions en personne lorsqu’une étape importante a été franchie pourraient s’avérer très utiles. Veillez également à éviter un trop grand flux d’informations. Il convient donc de ne communiquer que ce qui est important pour chaque partie prenante concernée, et ce uniquement lorsque cela s’avère nécessaire. - Définir les responsabilités :
Une fois que vous avez déterminé quelles informations doivent être communiquées, comment et quand, il ne reste plus qu’à désigner les personnes qui en sont responsables. Ainsi, le chef de projet peut par exemple être chargé de transmettre des rapports d’avancement au donneur d’ordre, tandis que les chefs d’équipe communiquent quant à eux l’état d’avancement des tâches au chef de projet.
Vous pouvez ensuite finaliser le plan de communication, qui peut par exemple être présenté sous forme de tableau :
Description Informations Fréquence / Moment Méthode Destinataire Responsable Quel type d'informations doit être transmis ? À quelle fréquence ou à quel moment communique-t-on ? Comment l'information est-elle transmise ? Qui reçoit l'information ? Qui est responsable de la communication de l'information ? Mise à jour sur l'état d'avancement du projet Chaque semaine Rapport d'état d'avancement du projet issu de myPARM Maître d'ouvrage et équipe de projet Chef de projet - Partagez et révisez régulièrement le plan de communication :
Une fois le plan de communication finalisé, il convient de le partager avec les parties prenantes et l'équipe projet. S'il contient des informations confidentielles, il est conseillé de ne présenter à chaque partie du plan que la portion qui la concerne. Il est également important de centraliser le plan de communication et de le réviser régulièrement. En effet, la composition des parties prenantes peut évoluer au cours du projet, ou de nouvelles exigences peuvent nécessiter des modifications du plan.
Conclusion
Un plan de communication bien conçu est un outil essentiel pour tout chef de projet. Il constitue l'épine dorsale d'une collaboration efficace et aide à gérer avec succès les projets les plus exigeants.
Un plan de communication peut être facilement mis en œuvre à l'aide des outils adaptés. Ainsi, myPARM ProjectManagement permet, par exemple, de centraliser le plan de communication afin que tous les responsables y aient accès à tout moment. De plus, il est possible, par exemple, de générer automatiquement des rapports d'état d'avancement du projet et de les mettre à la disposition des destinataires concernés. Les mises à jour de l'état d'avancement fournies par l'équipe de projet peuvent également être transmises tout aussi facilement aux chefs de projet.
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