El ABC de la gestión de proyectos: K de «plan de comunicación»
Más organización y menos estrés gracias a los planes de comunicación
En la gestión de proyectos, la comunicación lo es todo. Cuando chocan requisitos complejos y detalles técnicos, un plan de comunicación claro garantiza que los proyectos se desarrollen sin problemas. Te explicamos lo que necesitas saber sobre un plan de comunicación en la gestión de proyectos y cómo se crea.
¿Qué es un plan de comunicación y por qué es importante?
Un plan de comunicación es una estrategia estructurada que establece cómo, cuándo y con quién se intercambia la información sobre un proyecto. Regula los procesos, las herramientas, las funciones, las responsabilidades y las competencias para transmitir, recibir y archivar la información dentro de un proyecto. PRINCE2 utiliza el término «estrategia de gestión de la comunicación» en lugar de «plan de comunicación», mientras que la Guía del PMBOK lo denomina «plan de gestión de la comunicación».
El objetivo de un plan de comunicación
La mayoría de los proyectos son complejos y requieren una coordinación precisa entre las distintas partes implicadas. Por tanto, un plan de comunicación debe garantizar que todas las personas implicadas en el proyecto reciban la información que necesitan para completar sus tareas de forma clara, eficaz, puntual y completa.
De este modo, un plan de comunicación ayuda a crear transparencia, evitar malentendidos y mantener al día a todos los implicados. Sin canales de comunicación claramente definidos, los malentendidos pueden tener consecuencias fatales, por ejemplo
- Retrasos por requisitos poco claros o falta de información.
- Aplicación incorrecta de las especificaciones.
- Frustración en el equipo por falta de transparencia en la información.
- Falta de confianza de las partes interesadas en el proyecto por una comunicación deficiente.
Por tanto, un plan de comunicación no sólo garantiza el orden, sino también la confianza y una colaboración fluida. El plan de comunicación debe adaptarse al proyecto correspondiente. Para proyectos de menor envergadura, puede bastar con una simple matriz de comunicación, mientras que los proyectos muy complejos, con numerosas partes interesadas y elevados requisitos de confidencialidad, suelen requerir un plan de comunicación muy completo.
Elaboración de un plan de comunicación
Para que la comunicación dentro de un proyecto vaya bien desde el principio, es importante elaborar el plan de comunicación lo antes posible, ya en la fase de planificación del proyecto. Además, hay que adaptarlo a los posibles cambios en los requisitos a medida que avanza el proyecto.
Estos son los pasos clave para crear un plan de comunicación óptimo:
- Analizar a las partes interesadas:
La mayoría de los proyectos cuentan con un gran número de partes interesadas que tienen distintos intereses e influyen de diferentes maneras en el proyecto. Pueden ser, por ejemplo, el equipo del proyecto, los clientes, los proveedores o incluso el cliente final. Todas estas partes interesadas necesitan información sobre el proyecto, pero no necesariamente la misma información ni en el mismo momento. Por eso, como base para el plan de comunicación, es importante identificar a todas las partes interesadas y sus necesidades de información. Una matriz de partes interesadas puede ayudar a entender las necesidades y la influencia de todos los implicados, para que en los siguientes pasos se pueda definir la estrategia de comunicación adecuada para cada grupo. - Define los objetivos y el contenido de la comunicación: Unos objetivos claramente definidos son la base de un buen plan de comunicación, ya que es la única forma de definir con claridad el contenido que se va a comunicar. Por tanto, primero debes establecer objetivos SMART y después determinar el contenido de la comunicación y qué partes interesadas deben recibir la información. El contenido puede incluir el estado del proyecto, detalles técnicos o riesgos, por ejemplo.
- Elegir los métodos adecuados y la frecuencia de comunicación:
Partiendo de los pasos anteriores, ahora puedes definir los métodos de comunicación más adecuados. Para ello, debes tener en cuenta qué forma de comunicación se adapta mejor a cada grupo de interés y a la información que hay que transmitir. Desde una breve actualización periódica por correo electrónico, pasando por reuniones semanales, encuentros presenciales, informes de situación, presentaciones o listas de tareas pendientes, hasta informes de proyecto detallados: hay muchas formas de mantener informados a los distintos grupos de interés. Ten en cuenta también la frecuencia con la que se debe compartir la información o los momentos concretos en los que debe transmitirse. Por ejemplo, en la mayoría de los proyectos probablemente no haga falta reunirte cada semana con todas las partes interesadas para intercambiar opiniones en persona. Sin embargo, podría ser muy útil enviar actualizaciones semanales por correo electrónico y organizar reuniones presenciales cuando se alcance un hito importante. Además, debes procurar evitar un exceso de información. Así que solo hay que comunicar lo que sea importante para cada parte interesada, y solo cuando sea necesario. - Establecer responsabilidades:
Una vez que se ha definido qué información hay que comunicar, cómo y cuándo, solo queda determinar quién es el responsable de ello. Por ejemplo, puede ser tarea del jefe de proyecto enviar informes de estado al cliente, mientras que los jefes de equipo se encargan de comunicar el estado de las actividades al jefe de proyecto.
A continuación, puedes completar el plan de información, que, por ejemplo, se puede presentar en forma de tabla:
Descripción Información Frecuencia / Momento Método Destinatario Responsable ¿Qué tipo de información hay que transmitir? ¿Con qué frecuencia o en qué momento se comunica? ¿Cómo se transmite la información? ¿Quién recibe la información? ¿Quién se encarga de comunicar la información? Actualización del estado del proyecto Semanal Informe de estado del proyecto desde myPARM Cliente y equipo del proyecto Responsable del proyecto - Comparte el plan de comunicación y revísalo con regularidad:
Una vez que el plan de comunicación esté completamente elaborado, hay que compartirlo con las partes interesadas y el equipo del proyecto. Sobre todo si incluye información confidencial, es recomendable mostrar a cada parte interesada solo la parte del plan que le concierna. También es importante guardar el plan de comunicación en una fuente de información centralizada y revisarlo periódicamente. Por ejemplo, puede que las partes interesadas cambien a lo largo del proyecto, o que nuevos requisitos del proyecto obliguen a modificar el plan de comunicación.
Conclusión
Un plan de comunicación bien pensado es una herramienta imprescindible para cualquier responsable de proyecto. Es la columna vertebral de una colaboración eficaz y ayuda a gestionar con éxito incluso los proyectos más exigentes.
Con las herramientas adecuadas, es muy fácil poner en marcha un plan de comunicación. Por ejemplo, con myPARM ProjectManagement puedes almacenar el plan de comunicación de forma centralizada, para que todos los responsables tengan acceso a él en cualquier momento. Además, se pueden generar automáticamente informes sobre el estado del proyecto y enviarlos a los destinatarios correspondientes. Las actualizaciones de estado del equipo del proyecto también se pueden enviar fácilmente a los responsables del proyecto.
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