L'ABC della gestione dei progetti: K come piano di comunicazione
Più organizzazione e meno stress grazie ai piani di comunicazione
Nella gestione dei progetti, la comunicazione è tutto. Quando requisiti complessi e dettagli tecnici si scontrano, un piano di comunicazione chiaro assicura che i progetti si svolgano senza intoppi. Ti spieghiamo cosa c'è da sapere su un piano di comunicazione nella gestione dei progetti e come si crea.
Cos’è un piano di comunicazione e perché è importante?
Un piano di comunicazione è una strategia strutturata che definisce come, quando e con chi vengono scambiate le informazioni relative a un progetto. Regola i processi, gli strumenti, i ruoli, le responsabilità e le competenze relative alla trasmissione, alla ricezione e all’archiviazione delle informazioni all’interno di un progetto. PRINCE2 usa il termine “strategia di gestione della comunicazione” al posto di “piano di comunicazione”, mentre la Guida PMBOK lo chiama “piano di gestione della comunicazione”.
Lo scopo di un piano di comunicazione
La maggior parte dei progetti è complessa e richiede un coordinamento preciso tra le varie parti coinvolte. Un piano di comunicazione deve quindi garantire che tutti i soggetti coinvolti nel progetto ricevano le informazioni necessarie per portare a termine i loro compiti in modo chiaro, efficiente, tempestivo e completo.
In questo modo, un piano di comunicazione aiuta a creare trasparenza, a prevenire le incomprensioni e a tenere aggiornati tutti i soggetti coinvolti. Senza canali di comunicazione chiaramente definiti, le incomprensioni possono avere conseguenze fatali, ad esempio
- Ritardi dovuti a requisiti poco chiari o alla mancanza di informazioni.
- Attuazione errata delle specifiche.
- Frustrazione nel team a causa della mancanza di trasparenza nelle informazioni.
- Mancanza di fiducia degli stakeholder nel progetto a causa di una comunicazione carente.
Un piano di comunicazione, quindi, non solo garantisce l'ordine, ma anche la fiducia e la collaborazione. Il piano di comunicazione deve essere adattato al progetto in questione. Per i progetti meno estesi, può essere sufficiente una semplice matrice di comunicazione, mentre i progetti molto complessi con numerosi stakeholder e alti requisiti di riservatezza spesso richiedono un piano di comunicazione molto completo.
Creazione di un piano di comunicazione
Per impostare bene la comunicazione all’interno di un progetto fin dall’inizio, è importante che il piano di comunicazione venga elaborato il prima possibile, già in fase di pianificazione del progetto. Inoltre, durante l’attuazione del progetto, dovrebbe essere adattato a eventuali cambiamenti dei requisiti.
Ecco i passaggi fondamentali per creare un piano di comunicazione ottimale:
- Analisi degli stakeholder:
La maggior parte dei progetti coinvolge un gran numero di stakeholder, che hanno interessi diversi e un’influenza diversa sul progetto. Può trattarsi, ad esempio, del team di progetto, dei clienti, dei fornitori o anche del committente. Tutti questi stakeholder hanno bisogno di informazioni sul progetto, ma non necessariamente delle stesse informazioni e in momenti diversi. Come base per il piano di comunicazione, è quindi importante identificare tutti gli stakeholder e le loro esigenze informative. Una matrice degli stakeholder può aiutare a capire le esigenze e l’influenza di tutte le parti coinvolte, in modo da poter definire, nelle fasi successive, la giusta strategia di comunicazione per ogni gruppo. - Definire gli obiettivi e i contenuti della comunicazione: gli obiettivi chiaramente definiti sono la base di un buon piano di comunicazione, in quanto solo in questo modo è possibile definire chiaramente i contenuti da comunicare. Per questo motivo devi prima stabilire degli obiettivi SMART e poi determinare il contenuto della comunicazione e quali stakeholder devono ricevere le informazioni. Il contenuto può includere lo stato del progetto, i dettagli tecnici o i rischi, ad esempio.
- Scegli i metodi giusti e la frequenza di comunicazione:
Sulla base dei passaggi precedenti, ora puoi definire i metodi di comunicazione più adatti. Per farlo, dovresti valutare quale forma di comunicazione si adatti meglio ai rispettivi stakeholder e alle informazioni da trasmettere. Da brevi aggiornamenti regolari via e-mail a check-in settimanali, incontri di persona, resoconti sulla situazione, presentazioni o liste di cose da fare, fino a rapporti di progetto dettagliati: ci sono tantissime possibilità per tenere informati i diversi gruppi di interesse. Tieni presente anche la frequenza con cui fornire le informazioni o i momenti specifici in cui dovrebbero essere comunicate. Nella maggior parte dei progetti, probabilmente non c’è bisogno di incontrare tutti gli stakeholder ogni settimana per uno scambio di persona. Potrebbero però essere molto utili aggiornamenti settimanali via e-mail e incontri di persona quando viene raggiunto un traguardo importante. Inoltre, dovresti fare attenzione a evitare un eccesso di informazioni. Dovresti quindi comunicare solo ciò che è importante per il rispettivo stakeholder e solo quando è necessario. - Definire le responsabilità:
Una volta stabilito quali informazioni devono essere comunicate, come e quando, non resta che definire chi ne è responsabile. Ad esempio, può essere compito del responsabile di progetto inviare rapporti sullo stato di avanzamento al committente, mentre i capi squadra comunicano lo stato delle attività al responsabile di progetto.
A questo punto puoi completare il piano di comunicazione, che può essere presentato, ad esempio, sotto forma di tabella:
Descrizione Informazioni Frequenza / Momento Metodo Destinatario Titolare del trattamento Che tipo di informazioni bisogna trasmettere? Con quale frequenza o in quale momento si comunica? Come vengono trasmesse le informazioni? Chi riceve le informazioni? Chi è responsabile di comunicare le informazioni? Aggiornamento sullo stato del progetto Settimanale Rapporto sullo stato del progetto da myPARM Committente e team di progetto Responsabile del progetto - Condividi il piano di comunicazione e controllalo regolarmente:
Una volta completato il piano di comunicazione, è bene condividerlo con gli stakeholder e il team di progetto. Soprattutto se contiene informazioni riservate, ti consiglio di mostrare a ogni stakeholder solo la parte del piano che lo riguarda. È importante anche archiviare il piano di comunicazione in un unico punto di riferimento e rivederlo regolarmente. Potrebbe infatti capitare, ad esempio, che nel corso del progetto cambino le parti interessate, oppure che nuovi requisiti del progetto richiedano modifiche al piano di comunicazione.
Conclusione
Un piano di comunicazione ben congegnato è uno strumento fondamentale per ogni project manager. Costituisce la colonna portante di una collaborazione efficace e aiuta a gestire con successo anche i progetti più impegnativi.
Con gli strumenti giusti, un piano di comunicazione può essere messo in atto facilmente. Ad esempio, con myPARM ProjectManagement è possibile archiviare il piano di comunicazione in modo centralizzato, così che tutti i responsabili possano accedervi in qualsiasi momento. Inoltre, si possono creare automaticamente, ad esempio, i rapporti sullo stato del progetto e metterli a disposizione dei rispettivi destinatari. Anche gli aggiornamenti sullo stato da parte del team di progetto possono essere trasmessi con la stessa facilità ai responsabili del progetto.
Scopri di più sul software di gestione di progetti e portfolio myPARM:
Vuoi conoscere myPARM in una demo? Allora fissa subito un appuntamento con noi!