Data-analytiikan ja laadun synergia

Miten BI ja Six Sigma muuttavat yrityksiä?

Six Sigman perusteet

Liiketoimintatiedustelussa analysoidaan ja tulkitaan tietoja, jotta voitaisiin tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. Tässä blogikirjoituksessa on yksityiskohtainen selitys siitä, mitä liiketoimintatiedustelu on.
Six Sigma on järjestelmällinen menetelmä prosessien parantamiseen ja laadunhallintaan, jolla pyritään vähentämään virheitä liiketoimintaprosesseissa ja parantamaan tuotteiden tai palvelujen laatua. Nimi Six Sigma tulee tilastollisen laadunvalvonnan sanoista ja viittaa prosessin kypsyystasoon, Sigma-tasoon, joka ilmaisee virheettömien tuotteiden prosenttiosuuden. Six Sigma -prosessissa tilastollisesti tarkasteltuna 99,99966 prosenttia miljoonasta tuloksesta pitäisi olla virheettömiä – tai toisin sanoen: jokaista miljoonaa tuottetta kohden saa esiintyä enintään 3,4 virhettä. Six Sigman perusajatuksena on, että asiakkaat odottavat toimittajilta, että heidän tuotteensa toimivat virheettömästi ja että heidän palvelunsa on nopeaa ja luotettavaa. Tavarantoimittajien pitäisi siis aidosti varmistaa 100-prosenttinen laatu. Koska virheitä voi kuitenkin aina esiintyä, 100 prosenttia on ihanteellinen tavoite, johon Six Sigma -menetelmillä olisi pyrittävä.

Six Sigman ydinprosessi

Six Sigmassa ei ole kyse viallisten tuotteiden etsimisestä ja erottelusta, vaan pikemminkin virheiden syiden löytämisestä ja niiden pysyvästä poistamisesta. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi menetelmä aloitetaan yrityksen prosesseista, menettelyistä tai toiminnoista niiden ymmärtämiseksi ja jatkuvaksi parantamiseksi. Riippumatta siitä, kuinka hyviä prosessit jo ovat, Six Sigma lähtee siitä, että prosesseja voidaan aina parantaa tehokkuuden lisäämiseksi, kustannusten vähentämiseksi tai laadun parantamiseksi.
Six Sigman perustana on DMAIC-menetelmä ja viisi keskeistä prosessivaihetta, jotka läpikäydään jokaisessa Six Sigma -projektissa. Ne tarjoavat järjestelmälliset puitteet ongelmien määrittelylle, tietojen keräämiselle, syiden analysoinnille, ratkaisujen toteuttamiselle ja tulosten seurannalle. Termi tarkoittaa siis:

1. Määrittele: Tässä vaiheessa asetetaan tavoitteet ja määritellään asiakkaan vaatimukset. Tämän perusteella määritetään mittausparametrit ja luodaan selkeä käsitys nykyisestä prosessista.
2. Mittaa: Mittausvaiheessa kerätään tietoja ja analysoidaan prosessin nykyinen tehokkuus. Tähän käytetään yleensä tilastollisia menetelmiä.
3. Analysoi: Analysointivaiheessa tunnistetaan prosessin virheiden tai tehottomuuden syyt. Tähän tehtävään käytetään esimerkiksi syy-seuraus-kaavioita tai vikapuuanalyysejä. Tulosten perusteella asetetaan prioriteetit mahdollisille parannuksille.
4. Parannus: Seuraavassa parannusvaiheessa otetaan käyttöön määritellyt optimoinnit. Tämä tarkoittaa, että prosessit suunnitellaan uudelleen, työnkulkuja mukautetaan ja laadunvalvontatoimenpiteitä otetaan käyttöön tässä vaiheessa.
5. Valvonta: Valvontavaiheen tarkoituksena on varmistaa, että parannukset pysyvät kunnossa ajan mittaan ja tuottavat toivottuja tuloksia. Tämän vuoksi optimointeja seurataan prosessin laadun jatkuvan varmistamisen varmistamiseksi.

Six Sigman ja liiketoimintatiedon yhdistelmä

Koska Six Sigma -prosessi perustuu tiettyjen indikaattorien mittaamiseen, analysointiin ja seurantaan, on selvää, että BI-ohjelmistoja voidaan käyttää saumattomasti tässä tarkoituksessa. Business Intelligencea voidaan käyttää keskeisten suorituskykyindikaattoreiden reaaliaikaiseen seurantaan, jotta Six Sigma -projektien edistymistä voidaan seurata, vaikeudet tunnistaa ja niihin voidaan puuttua ajoissa. BI-ohjelmistoja voidaan käyttää myös yrityksen tietojen analysointiin sellaisten mallien tai suuntausten tunnistamiseksi, jotka viittaavat tehottomiin prosesseihin tai laatuongelmiin. Tämän jälkeen voidaan soveltaa Six Sigma -menetelmiä näiden ongelmien ymmärtämiseksi, määrittelemiseksi ja ratkaisemiseksi. BI:tä voidaan käyttää myös liiketoimintaprosesseihin liittyvien riskien tunnistamiseen ja ennaltaehkäisevien toimenpiteiden toteuttamiseen. Historiatietoja analysoimalla voidaan kehittää ennusteita, joiden avulla voidaan ennustaa mahdollisia virheitä tai laatuongelmia ennen niiden syntymistä ja suunnitella asianmukaisia vastatoimia. BI:tä voidaan käyttää myös toimitusketjujen seurantaan, pullonkaulojen tunnistamiseen ja resurssien optimaalisen käytön suunnitteluun. Six Sigma -menetelmillä, kuten prosessien optimoinnilla ja variaatioiden vähentämisellä, voidaan tällöin parantaa toimitusketjun tehokkuutta ja siten varmistaa tuotteiden tai palvelujen laatu.

BI:tä voidaan kuitenkin käyttää Six Sigma -prosessien lisäksi myös parantamaan business intelligence -ratkaisuja esimerkiksi käyttämällä erilaisia Six Sigma -prosesseja, kuten DMAIC-menetelmää, BI-järjestelmien tietojen laadun parantamiseksi. Tällainen prosessi voisi näyttää seuraavalta:

• Määrittele: Six Sigma -menetelmien avulla määritellään selkeät ja mitattavissa olevat vaatimukset datan laadulle. Tämä sisältää esimerkiksi tietojen tarkkuutta, täydellisyyttä, johdonmukaisuutta, ajantasaisuutta ja luotettavuutta koskevat kriteerit.
• Mittaa: Soveltamalla tilastollisia menetelmiä ja mittareita yritykset voivat mitata tietojensa laatua. Tämä voi koskea esimerkiksi sitä, kuinka usein tiedot ovat virheellisiä, kuinka nopeasti virheet korjataan ja kuinka hyvin tiedot vastaavat käyttäjien vaatimuksia.
• Analyysi: Käyttämällä Six Sigma -työkaluja, kuten syy-seuraus-kaavioita ja vikapuuanalyysiä, yritykset voivat tunnistaa ja ymmärtää tietovirheiden syyt. Tämä voi auttaa paljastamaan järjestelmällisiä ongelmia, jotka johtavat tietojen laatuongelmiin.
• Parannus: Perimmäisten syiden analyysin tulosten perusteella yritykset voivat tehdä muutoksia korjatakseen datavirheet ja estääkseen uusien virheiden syntymisen. Tähän voi sisältyä tietojen syöttöprosessien tarkistaminen, validointisääntöjen parantaminen tai työntekijöiden kouluttaminen.
• Valvonta: Six Sigma tarjoaa menetelmiä, joilla tietojen laatua voidaan seurata ja valvoa ajan mittaan. Tähän voi kuulua valvontaprosessien toteuttaminen, säännölliset tarkastukset ja hälytysjärjestelmien perustaminen, jotta mahdollisiin tiedon laatuun liittyviin ongelmiin voidaan reagoida varhaisessa vaiheessa.

Yhteenveto

Six Sigma -menetelmien ja business intelligence -ohjelmistojen yhdistelmä auttaa siis tekemään tarkempia päätöksiä Six Sigma -prosesseissa ja siten optimoimaan prosesseja. BI-työkalut edistävät myös prosessien seurantaa ja valvontaa sekä jatkuvaa kehittämistä. Samalla Six Sigma -menetelmien soveltaminen voi parantaa BI-ohjelmistossa arvioitavan tiedon laatua.

Tärkeimmät synergiavaikutukset syntyvät kuitenkin siitä, että Business Intelligence -ohjelmistojen käyttö Six Sigma -projekteissa mahdollistaa myös ennusteiden tekemisen tulevista prosessivirheistä tai -poikkeamista. Näin prosesseja voidaan myös mukauttaa ennaltaehkäisevästi, kun taas ilman BI-työkaluja prosesseja voidaan analysoida vasta jälkikäteen.
myPARM BI^act – Business Intelligence -ohjelmisto integroituu saumattomasti Six Sigma -prosesseihisi, mikä helpottaa asiaankuuluvien tietojen tai keskeisten suorituskykyindikaattoreiden analysointia ja päätöksentekoa. Lisäksi myPARM BI^actin avulla pystyt välittömästi muuttamaan havaintosi toimenpiteiksi ja hallinnoimaan ja seuraamaan niitä samassa järjestelmässä. Tällä tavoin Six Sigma -projektisi voidaan toteuttaa tehokkaasti ja onnistuneesti.

Haluaisitko tutustua myPARM BI^actiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!