Selezione del metodo di progetto ottimale
Gestire i portafogli di progetti con la Matrice di Stacey
I metodi di gestione agile dei progetti sono molto popolari. Tuttavia, non tutti i progetti possono essere realizzati in modo agile, perché il metodo di gestione del progetto applicato dovrebbe sempre adattarsi alla situazione attuale, o al rispettivo progetto, al fine di dispiegare il suo pieno effetto. Pertanto, un approccio ibrido o anche un approccio classico può avere senso. Tuttavia, decidere quale sia il metodo più adatto non è sempre facile. La Stacey Matrix può essere utilizzata come ausilio al processo decisionale e quindi semplificare la gestione del portafoglio di progetti.
Cos’è la matrice di Stacey? L’originale
La Stacey Matrix risale al teorico organizzativo Ralph Douglas Stacey e originariamente non era utilizzata per selezionare il giusto modello di processo per i progetti imminenti, ma piuttosto per far luce sul tema del "processo decisionale nelle aziende in situazioni complesse" in generale.
Stacey si occupava principalmente delle seguenti domande:
- Quali fattori contribuiscono alla complessità nelle organizzazioni?
- Come si possono prendere decisioni migliori in situazioni incerte?
- Quali strategie sono più adatte per situazioni di varia complessità?
Per rispondere visivamente a queste domande, la matrice Stacey copre un'area compresa tra due assi in cui i sistemi oi progetti sono posizionati in base al loro livello di complessità.
- Asse Y: Livello di accordo
Questo asse rappresenta il grado di accordo tra i decisori, ovvero quanto sono d’accordo nel prendere decisioni. Qui si tratta quindi anche di capire se gli obiettivi o i requisiti da raggiungere siano chiari o se non possano essere descritti in modo preciso. In pratica: per tutto ciò che si trova nell’origine delle coordinate c’è totale accordo; più un dato si allontana dall’origine, più le opinioni dei decisori divergono. - Asse X: Grado di certezza
Questo asse rappresenta la dimensione della sicurezza o della certezza, ovvero quanto i decisori siano sicuri riguardo alla decisione. In altre parole, più il punto si allontana dall’origine delle coordinate, maggiore è l’incertezza su come si possano raggiungere gli obiettivi, soddisfare i requisiti o portare a termine le attività, ovvero su quali risorse, metodi o strumenti possano contribuire alla risoluzione del problema.
Stacey ha identificato cinque campi da considerare individualmente, che determinano il rispettivo tipo di processo decisionale:
1. Vicino all'accordo e alla certezza: le voci in quest'area sono particolarmente facili da implementare perché c'è un alto livello di accordo e certezza. In tal caso, ad esempio, è possibile applicare le migliori pratiche o utilizzare le lezioni apprese dal passato.
2. Lontano dall'accordo, vicino alla certezza: in questo caso, c'è certezza sulla procedura e sui risultati. Tuttavia, poiché i decisori non sono d'accordo, le decisioni devono essere prese attraverso un compromesso o una negoziazione. Di conseguenza, è più probabile che le decisioni vengano prese a livello politico.
3. Vicino all'accordo, lontano dalla certezza: in questo campo, l'accordo dei decisori è alto, mentre la certezza si colloca nella fascia media. Cioè i decisori sono d'accordo, ma i dettagli della linea d'azione non sono chiari. In questo caso, le decisioni possono essere prese sulla base di fatti e analisi chiare, oppure si può ricorrere a un esperto per aumentare la certezza. Anche una visione condivisa può essere d'aiuto in questo ambito, in modo che sia chiaro lo stato verso cui si sta lavorando, anche se non si conoscono ancora i singoli passi per raggiungerlo.
4. Complessità: Le decisioni che rientrano in quest'area sono complesse perché sia l'accordo che la certezza sono bassi. È difficile fare una buona scelta in quest'area. Pertanto, dovreste concentrarvi sulla creatività, sull'innovazione o sull'analisi delle cause. Anche la sperimentazione può essere utile in questo caso, se si è in grado di reagire rapidamente ai cambiamenti.
5. Anarchia: In questo campo non c'è accordo né certezza. Pertanto, non è possibile prendere decisioni, poiché né una pianificazione precisa né una negoziazione aiutano a raggiungere una decisione. Pertanto, quest'area della matrice dovrebbe essere evitata. Un progetto in questo campo dovrebbe essere fondamentalmente riconsiderato.
La Matrice di Stacey nella gestione dei progetti
Il nuovo approccio della Matrice di Stacey è una combinazione della Matrice di Stacey originale e del Cynefin Framework. Combina il processo decisionale in aree di varia complessità con la considerazione dell'ambiente delle situazioni e dei progetti.
Excursus: Cynefin
David J. Snowden ha sviluppato il Cynefin Framework, che divide progetti, problemi e compiti in cinque campi diversi per semplificare il processo decisionale. Questi campi differiscono principalmente in termini di relazione tra causa ed effetto. Snowden ha distinto i campi in semplice, complicato, complesso, caotico e poco chiaro.
La nuova versione della matrice di Stacey non si concentra quindi solo sulla complessità di un progetto, ma anche sulle interazioni tra un sistema e il suo contesto.
Per rappresentarla, si usano anch’essi due assi, tra i quali vengono collocate le quattro categorie di Cynefin: semplice, complicato, complesso e caotico.
- Asse Y: Requisiti
Qui si indica quanto siano chiari e precisi i requisiti, ovvero se c'è accordo su ciò che va realizzato. - Asse X: Tecnologia o metodo
Questo asse indica come dovrebbero essere implementati i requisiti, ovvero quanto sia conosciuta la tecnologia o il metodo a tal fine.
Livelli di complessità e raccomandazioni
Area 1: Semplice
In questo ambito, sia i requisiti che il percorso di soluzione sono noti. Si tratta in genere di attività di routine per le quali esiste già una notevole esperienza. Per raggiungere l'obiettivo di un progetto in questo settore, è possibile utilizzare checklist predefinite, processi standard o best practice.
Area 2: Complicata
Un progetto è considerato complesso quando sussiste un'ambiguità da lieve a moderata riguardo ai requisiti e/o all'approccio di soluzione. In situazioni complesse, la gestione tradizionale dei progetti può ottenere risultati eccellenti, sebbene con un focus diverso a seconda delle circostanze specifiche: l'incertezza sui requisiti rende necessari compromessi e negoziazioni per il processo decisionale. L'incertezza sulla metodologia può aiutare a individuare la soluzione migliore.
3. Area: Complessa
Un progetto è considerato complesso quando i requisiti sono poco chiari e cambiano frequentemente, e/o quando il metodo per raggiungere l'obiettivo non è chiaro e non è prevedibile. Poiché i progetti in questo ambito sono in continua evoluzione, un approccio pianificato meticolosamente non è molto efficace. È preferibile, invece, adottare un approccio iterativo, impiegando una metodologia agile che consenta di raggiungere gradualmente l'obiettivo. Anche i metodi ibridi possono essere applicati con successo in questo contesto.
Area 4: Caos
Quando i requisiti sono completamente poco chiari e i metodi sconosciuti, un progetto diventa caotico. In tali situazioni, la pianificazione difficilmente avrà successo. Pertanto, in questo ambito è consigliabile un approccio agile, che consenta un processo graduale e sequenziale, portando il progetto verso una maggiore complessità nel tempo. Il Design Thinking può essere particolarmente utile in questo contesto.
Vantaggi della nuova Matrice Stacey
- Un buon supporto nella scelta del giusto approccio o metodo di gestione del progetto
- Rappresentazione semplice e visiva
- Può essere utilizzata nella comunicazione con le parti interessate
Svantaggi della nuova matrice Stacey
- Non tiene conto dell'ambiente del progetto
- I confini tra le diverse aree sono fluidi, quindi non è possibile ottenere informazioni precise sul metodo migliore
- Due dimensioni non sono sempre sufficienti per valutare appieno situazioni complesse.
Conclusione
Il giusto metodo di gestione del progetto dipende sempre dalla situazione, poiché ogni metodo ha i suoi punti di forza e di debolezza. Pertanto, è necessario valutare quale sia il metodo più adatto prima di iniziare qualsiasi progetto. Il metodo Stacey può aiutarvi in questo senso, permettendovi di valutare il progetto in base alla chiarezza dei requisiti, alla familiarità dei metodi da utilizzare e alla stabilità dell'ambiente. In questo modo, viene visualizzata la situazione iniziale e la matrice di Stacey fornisce indizi per i metodi adatti. Tuttavia, è importante notare che la matrice di Stacey può essere interpretata in modo errato e non fornisce risultati esatti. Per questo motivo, dovreste anche affidarvi alla vostra esperienza e a quella della vostra squadra, oltre a cercare strumenti validi come il software di gestione dei progetti myPARM per supportarvi nell'implementazione dei vostri progetti, indipendentemente dal fatto che scegliate un approccio classico, ibrido o agile.
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