Selección del método de proyecto óptimo
Gestión de carteras de proyectos con la matriz Stacey
Los métodos ágiles de gestión de proyectos siguen estando de moda. Sin embargo, no todos los proyectos pueden llevarse a cabo de forma ágil, porque el método de gestión de proyectos aplicado siempre debe ajustarse a la situación actual, o al proyecto respectivo, para desplegar todo su efecto. Por ello, en ocasiones puede resultar útil un enfoque híbrido o incluso clásico. Pero decidir cuál es el mejor método no siempre es fácil. La matriz Stacey puede utilizarse como herramienta de toma de decisiones para simplificar la gestión de la cartera de proyectos.
¿Qué es la matriz Stacey? El original
La Matriz Stacey se remonta al teórico de la organización Ralph Douglas Stacey y originalmente no se utilizaba para seleccionar el modelo de proceso adecuado para los proyectos venideros, sino que iluminaba el tema de la "toma de decisiones en empresas en situaciones complejas" en general.
A Stacey le preocupaban especialmente las siguientes cuestiones:
- ¿Qué factores contribuyen a la complejidad en las organizaciones?
- ¿Cómo tomar decisiones de la mejor manera posible en situaciones de incertidumbre?
- ¿Qué estrategias se adaptan mejor a las distintas situaciones complejas?
Para responder gráficamente a estas preguntas, la matriz de Stacey abarca un área entre dos ejes en la que se sitúan los sistemas o proyectos según su grado de complejidad.
- Eje Y: Nivel de acuerdo
Este eje muestra el grado de acuerdo entre los responsables de la toma de decisiones, es decir, hasta qué punto están de acuerdo a la hora de tomar decisiones. Así que aquí también se trata de si los objetivos o requisitos que hay que alcanzar están claros o si no se pueden describir con claridad. La regla es la siguiente: todo lo que se sitúe en el origen de las coordenadas indica total acuerdo; cuanto más lejos esté un punto del origen, más divergentes serán las opiniones de los responsables de la toma de decisiones. - Eje X: Grado de certeza
Este eje representa la dimensión de la seguridad o certeza, es decir, el grado de seguridad que tienen los responsables a la hora de tomar una decisión. Es decir, cuanto más se aleja el punto del origen de coordenadas, mayor es la incertidumbre sobre cómo se podrán cumplir los objetivos, requisitos o actividades, o sobre qué recursos, métodos o herramientas pueden ayudar a resolver el problema.
Stacey reconoció cinco campos que deben considerarse individualmente y que dictan el tipo de toma de decisiones respectivo:
1. Cerca del acuerdo y la cer tidumbre: las entradas en este ámbito son especialmente fáciles de aplicar debido al alto nivel de acuerdo y certidumbre. En tal caso, por ejemplo, se pueden aplicar las mejores prácticas o aprovechar las lecciones aprendidas del pasado.
2. lejos del acuerdo, cerca de la certeza: aquí hay certeza sobre el procedimiento y los resultados. Sin embargo, los responsables no están de acuerdo. En este caso, las decisiones deben tomarse sobre la base del compromiso o la negociación. En consecuencia, es más probable que las decisiones se tomen a nivel político.
3. Cerca del acuerdo, lejos de la seguridad: En este campo, el acuerdo entre los responsables de la toma de decisiones es alto, mientras que el factor seguridad se sitúa en un rango medio. Es decir, los responsables de la toma de decisiones están de acuerdo, pero los detalles sobre cómo proceder no están claros. Aquí se pueden tomar decisiones basadas en hechos y análisis claros, o consultar a un experto para aumentar la seguridad. Una visión compartida también puede ayudar en este ámbito, para que quede claro hacia qué estado se está trabajando, aunque aún no se conozcan los pasos individuales hacia él.
4. complejidad: las decisiones que entran en este ámbito son complejas porque tanto la coherencia como la certidumbre son bajas. Es difícil hacer una buena elección en este ámbito. Por lo tanto, debe centrarse en la creatividad, la innovación o el análisis de las causas profundas. La experimentación también puede ser útil aquí si puede reaccionar rápidamente a los cambios.
5. anarquía: no hay unidad ni seguridad en este ámbito. Por lo tanto, la toma de decisiones no es posible, porque ni la planificación precisa ni las negociaciones ayudarán a tomar una decisión. Por lo tanto, debe evitarse esta zona de la matriz. Un proyecto en esta zona debería reconsiderarse a fondo.
La matriz de Stacey en la gestión de proyectos
El nuevo enfoque de la Matriz Stacey es una combinación de la Matriz Stacey original y el Marco Cynefin. Aquí, la toma de decisiones en ámbitos de diversa complejidad se combina con la consideración del entorno de situaciones y proyectos.
Excurso: Cynefin
David J. Snowden desarrolló el Marco Cynefin, que divide los proyectos, problemas y tareas en cinco áreas diferentes para simplificar la toma de decisiones. Estos campos difieren principalmente en cuanto a la conexión entre causa y efecto. Snowden distinguió entre simple, complicado, complejo, caótico y poco claro.
Así pues, la nueva versión de la matriz de Stacey no solo se centra en la complejidad de un proyecto, sino también en las interacciones entre un sistema y su entorno.
Para representarlo, también se utilizan dos ejes, entre los que se sitúan las cuatro categorías de Cynefin: sencillo, complicado, complejo y caótico.
- Eje Y: Requisitos
Aquí se indica qué tan claros y precisos son los requisitos, es decir, si hay consenso sobre lo que hay que poner en práctica. - Eje X: Tecnología o método
Este eje indica cómo se deben aplicar los requisitos, o en qué medida se conoce la tecnología o el método para ello.
Niveles de complejidad y recomendaciones
Área 1: Simple
En este ámbito, tanto los requisitos como la solución son conocidos. Suelen ser tareas rutinarias para las que ya existe una considerable experiencia. Para lograr el objetivo en un proyecto de este tipo, se pueden utilizar listas de verificación predefinidas, procesos estándar o mejores prácticas.
Área 2: Complicado
Un proyecto se considera complejo cuando existe una ambigüedad leve o moderada respecto a los requisitos o al enfoque de la solución. En situaciones complejas, la gestión de proyectos tradicional puede lograr excelentes resultados, aunque con un enfoque diferente según las circunstancias específicas: la incertidumbre respecto a los requisitos exige concesiones y negociaciones para la toma de decisiones; la incertidumbre respecto a la metodología puede ayudar a identificar la mejor solución.
3. Área: Complejo
Un proyecto se considera complejo cuando los requisitos son poco claros y cambian con frecuencia, o cuando el método para alcanzar el objetivo es poco claro e impredecible. Dado que los proyectos en este ámbito están en constante evolución, un enfoque meticulosamente planificado no resulta muy prometedor. En su lugar, conviene emplear un enfoque iterativo, utilizando una metodología ágil que permita acercarse gradualmente al objetivo. Los métodos híbridos también pueden aplicarse con éxito en este ámbito.
Área 4: Caos
Cuando los requisitos no están claros y los métodos son desconocidos, un proyecto se vuelve caótico. En tales situaciones, es improbable que la planificación tenga éxito. Por lo tanto, se recomienda un enfoque ágil, que permita un desarrollo gradual y progresivo que, con el tiempo, lleve al proyecto a un nivel de complejidad creciente. El Design Thinking puede ser particularmente útil en este contexto.
Ventajas de la nueva Stacey Matrix
- Un buen apoyo para elegir el enfoque o método de gestión de proyectos adecuado.
- Representación visual y sencilla
- Puede utilizarse en la comunicación con las partes interesadas
Desventajas de la nueva Stacey Matrix
- No tiene en cuenta el entorno del proyecto
- Los límites entre las distintas zonas son flotantes, por lo que no es posible obtener información exacta sobre el mejor método.
- Para evaluar plenamente situaciones complejas, dos dimensiones no siempre son suficientes
Conclusión
El método de gestión de proyectos adecuado depende siempre de la situación, porque cada método tiene sus puntos fuertes y débiles. Por lo tanto, antes de cada proyecto debe sopesar qué método es el más adecuado. El método Stacey puede ayudarle a ello al permitirle evaluar el proyecto en función de la claridad de los requisitos, la familiaridad de los métodos a utilizar y la estabilidad del entorno. De este modo, se visualiza la situación inicial y la matriz Stacey proporciona pistas sobre los métodos adecuados. Sin embargo, es importante señalar que la matriz de Stacey puede malinterpretarse y no proporciona resultados exactos. Por lo tanto, también debe confiar en su experiencia y en la de su equipo y buscar buenas herramientas, como el software de gestión de proyectos myPARM, que le ayuden en la ejecución de sus proyectos, independientemente de si opta por un enfoque clásico, híbrido o ágil.
Más información sobre el software de gestión de proyectos y carteras myPARM:
¿Quieres conocer myPARM en una demostración? Entonces, ¡concierta ahora una cita con nosotros!