Come organizzare il caos complesso dei progetti in modo strutturato

Diagrammi di affinità nella gestione dei progetti

Che cos’è un diagramma di affinità?

Il diagramma di affinità (noto anche come metodo KJ, dal nome dell’antropologo giapponese Jiro Kawakita) è un metodo originario della gestione della qualità. Viene utilizzato per organizzare una grande quantità di dati non strutturati, idee o opinioni in gruppi che hanno caratteristiche simili. Viene quindi utilizzato in molti settori, dal marketing allo sviluppo del prodotto, fino all’ottimizzazione dei processi. Anche nella gestione dei progetti, i diagrammi di affinità aiutano a superare il “caos del brainstorming” e a tracciare un quadro chiaramente strutturato del problema in questione. La particolarità è che, invece di semplici elenchi, le singole note sono organizzate spazialmente in modo da rendere visibili le connessioni che altrimenti rimarrebbero spesso nascoste.

Perché dovresti usare i diagrammi di affinità

Il diagramma di affinità offre vantaggi decisivi, soprattutto nei settori tecnici in cui i progetti sono altamente interconnessi e devono essere coinvolti molti stakeholder:

• Chiarezza visiva: i diagrammi di affinità trasformano i problemi astratti in categorie tangibili. Invece di elenchi non strutturati, tutti i membri del team possono riconoscere a colpo d’occhio quali argomenti appartengono l’uno all’altro.
• Alta velocità: mentre le analisi convenzionali possono richiedere giorni, un workshop ben moderato con il metodo dell’affinità spesso porta a cluster affidabili nel giro di poche ore.
• Promuovere il consenso: ogni contributo conta e non viene valutato, permettendo a ogni membro del team di contribuire. Quando il team raggruppa i contributi, spesso anche in modo silenzioso, si verifica un’accettazione collettiva della struttura risultante.
• Identificazione di schemi nascosti: spesso è solo spostando fisicamente le carte che ci si rende conto della causa dei problemi o delle connessioni esistenti tra i singoli punti.
• Struttura per principianti: il metodo non richiede conoscenze metodologiche approfondite. Chiunque sia in grado di scrivere su un foglietto adesivo può partecipare immediatamente.
• Stabilire le priorità: Una volta raggruppati, puoi riconoscere quali argomenti sono particolarmente importanti o urgenti.

Guida passo dopo passo: dal caos alla struttura

Creare un diagramma di affinità è molto semplice. Per illustrare i passaggi seguenti, utilizzeremo un esempio pratico tratto dall’ingegneria civile: la preparazione del cantiere per il progetto di un ponte nel centro città.

1. scegli l’argomento giusto

Non tutti i problemi nel lavoro di progetto quotidiano richiedono un diagramma di affinità. Il metodo mostra i suoi punti di forza soprattutto quando le informazioni sono diffuse o quando un team ha bisogno di sviluppare insieme una comprensione più profonda di una situazione.
Ad esempio, i seguenti scenari sono particolarmente adatti al nostro esempio:

• Identificazione dei rischi: quali potenziali pericoli si nascondono durante la ristrutturazione di un ponte?
• Ottimizzazione dei processi: perché le procedure di accettazione in cantiere subiscono sistematicamente dei ritardi?
• Requisiti degli utenti: Quali sono le esigenze delle varie parti interessate quando si progetta un nuovo ponte?
• Lezioni apprese: cosa possiamo trarre dal progetto completato per il prossimo progetto?

Per capire se ha senso creare un diagramma di affinità per la tua domanda, puoi chiederti se l’argomento sarebbe più facile da capire se le informazioni fossero organizzate in modo spaziale e secondo caratteristiche comuni. Se la risposta è un chiaro sì, allora il diagramma di affinità è lo strumento giusto.

2. formare un team interfunzionale

Un fattore critico di successo nel settore delle costruzioni è l’interdisciplinarità. Un ingegnere strutturale, ad esempio, vede i rischi in modo diverso da un capocantiere o da uno specialista della protezione antincendio. Se metti insieme un team interfunzionale, eviti un certo grado di cecità operativa. Mentre il project manager può ordinare le idee in base al centro di costo, il capocantiere può riconoscere categorie più utili come la dipendenza dalle condizioni atmosferiche o l’accessibilità logistica.

3. annotare fatti e idee (brainstorming)

Non appena il team è al completo, è il momento di raccogliere tutte le idee. In questa fase, la quantità è più importante della qualità. Ogni pensiero, ogni osservazione e ogni fatto viene annotato su una scheda separata – questo può essere fatto in modo tradizionale su post-it o in modo digitale con uno strumento.
Supponiamo che tu stia raccogliendo idee per migliorare la comunicazione in un grande cantiere. Il tuo elenco potrebbe includere

• Appuntamenti fissi settimanali in loco
• Introduzione di un’applicazione per i difetti digitali
• Server di pianificazione centrale per tutti i mestieri
• Radio per il personale della gru
• Aggiornamento della newsletter per i residenti
• Visualizzazione dell’avanzamento dei lavori di costruzione tramite dashboard

È importante che venga annotato un solo pensiero per scheda. Questo è l’unico modo per mantenere le informazioni abbastanza flessibili da poterle raggruppare in seguito in gruppi diversi.

4. ordinare le voci per categoria

Una volta completato il brainstorming, segue la fase centrale del metodo. Qui tutti i partecipanti cercano le somiglianze tra le singole idee e raggruppano le idee in base alle categorie che riconoscono. Questa fase si svolge spesso in silenzio. Poiché il tipo di categorizzazione può variare notevolmente e si possono trarre conclusioni diverse, le categorie possono cambiare durante il processo o le singole idee possono essere spostate più volte.
Nel nostro esempio di comunicazione in cantiere, le idee possono essere raggruppate in modi molto diversi:

• Per gruppo target: interno (team) vs. esterno (residenti/autorità).
• In base al supporto: digitale o analogico.
• In base all’impatto e all’urgenza: cosa porta benefici immediati con poco sforzo?

Nel campo dell’ingegneria, ad esempio, la classificazione per complessità e impatto è spesso la più sensata. Il raggruppamento per interno/esterno, invece, può essere utile per l’allocazione del budget, ma non ti dice quale misura farà progredire più efficacemente un progetto. Pertanto, in questa fase è importante cercare gli argomenti più logici che supportino in modo ottimale i tuoi obiettivi o il tuo progetto.

5. creare un piano d’azione

Un diagramma di affinità senza azioni successive è solo una bella decorazione da parete. Il vero obiettivo di un diagramma di affinità deve quindi essere quello di definire misure che possano poi essere attuate e di stabilire priorità sensate. Una volta raggruppati i singoli pensieri, dovresti essere in grado di vedere facilmente quali idee si adattano meglio ai tuoi obiettivi.

1. Restringi le idee: Per il piano d’azione, limitati a tutto ciò che contribuisce direttamente all’obiettivo che hai definito. Ad esempio, se l’obiettivo è ridurre i costi, le idee relative all’estetica della recinzione del sito, a meno che non siano rilevanti per la sicurezza, dovrebbero essere escluse per il momento.
2. Progetta un piano d’azione: Quindi considera quale sia la prima azione concreta per ogni categoria rilevante e quali compiti seguiranno. Potrai poi lavorare con il tuo team per integrare le idee nel tuo progetto.
3. Crea una linea temporale: Sulla base delle misure, puoi stimare il tempo e le risorse necessarie e quindi adattare il piano del progetto. Presta attenzione alla presenza di eventuali dipendenze tra le singole idee.
4. Traccia i progressi: Come per la gestione di tutti i progetti, è importante monitorare i progressi delle singole misure per verificare che vengano attuate correttamente.

Come evitare gli errori tipici

• Evita i gruppi troppo grandi: Se un gruppo contiene più di 10-15 carte, cerca di dividerlo in sottogruppi.
• Parcheggio per le esotiche: Alcune carte non si inseriscono da nessuna parte perché non appartengono a nessuna delle categorie selezionate. Ma va benissimo così. Appendi queste carte separatamente invece di classificarle freneticamente da qualche parte. Spesso si tratta degli aspetti individuali più innovativi o critici.
• Digitalizzare il risultato: una foto della parete è buona, ma trasferirla in un software è fondamentale per l’implementazione operativa.

Conclusione

Il diagramma di affinità è lo strumento ideale per domare la complessità dei progetti e prendere decisioni. Crea rapidamente una base solida per la pianificazione successiva e garantisce che nessun membro del team rimanga inascoltato. Un diagramma di affinità colma quindi il divario tra il pensiero creativo e l’esecuzione strutturata.

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