Voici comment les chefs de projet sélectionnent une équipe parfaitement adaptée

Un guide pour vous orienter dans la sélection des membres d'équipe appropriés

3 étapes pour constituer l’équipe de projet optimale

1. Analyser les besoins

Si vous êtes chef de projet et que vous planifiez un nouveau projet et que vous souhaitez constituer une équipe optimale pour celui-ci, cela ne peut réussir que si vous savez exactement ce que vous attendez des membres individuels de votre équipe. Par conséquent, analysez votre projet ainsi que les étapes, les tâches et les activités qui doivent être accomplies pour qu'il soit réussi. Définissez les compétences et les connaissances nécessaires pour mettre en œuvre le projet en fonction de votre planification de projet. Celles-ci peuvent être très différentes :

• Compétence professionnelle : La compétence professionnelle est une connaissance spécialisée et des compétences liées à la tâche du projet. Pour mener à bien un projet, toutes les compétences requises doivent être remplies par au moins un membre de l'équipe. Souvent, l'accent est mis sur les compétences professionnelles. Cependant, pour qu'un projet fonctionne de manière optimale, vous devez également prendre en compte d'autres compétences dans vos réflexions.
• Compétence méthodologique : Il s'agit de la connaissance des méthodes dont vous avez besoin pour réaliser le projet. Si vous souhaitez gérer le projet de manière agile, par exemple, les employés devraient de préférence avoir de l'expérience en gestion de projet agile et ne pas seulement connaître les méthodes classiques de gestion de projet.
• Compétence personnelle : La compétence personnelle est la capacité à s'examiner de manière critique en termes d'auto-gestion, d'organisation et de compétences d'apprentissage.
• Compétence sociale : Il s'agit des compétences dans la relation avec les autres membres de l'équipe qui permettent la coopération sur la base de la confiance, de la reconnaissance et de la valorisation. Cela comprend, par exemple, les compétences en communication, la capacité à prendre des responsabilités ou à résoudre des conflits. Même si cela ne semble pas si important à première vue, vous devez toujours prendre en compte les compétences sociales pour garantir une collaboration optimale au sein de l'équipe.

Les contraintes de temps et le budget du projet ont également un impact sur la sélection des membres de l'équipe. Par conséquent, vous devez être conscient du temps et du budget dont vous disposez pour votre projet.

Surtout pour les projets internes impliquant plusieurs parties prenantes au sein de votre organisation, il est également conseillé d'impliquer toutes les parties prenantes dans votre équipe. De cette façon, vous pouvez augmenter l'acceptation de votre projet au sein de l'entreprise.

Les questions suivantes devraient revêtir une importance centrale à cette étape :

• Quelles compétences sont requises pour quelles tâches ?
• À quel niveau un employé doit-il maîtriser ces compétences ?
• Quand ces tâches se produisent-elles ?
• Combien d'employés avec ces compétences sont nécessaires et quelle capacité doivent-ils avoir ?

2. Sélectionner les membres de l'équipe

Dès que vous saurez précisément quelles compétences et quels groupes d’intérêt sont nécessaires à votre projet, vous pourrez constituer l’équipe adéquate en vous appuyant sur votre profil d’exigences. Pour ce faire, vous devriez commencer par comparer ces compétences avec celles des collaborateurs de votre entreprise. De nombreuses entreprises disposent déjà de systèmes permettant de répertorier les compétences des collaborateurs à l’aide de catalogues spécifiques et d’auto-évaluations. En l’absence d’un tel système, vous devrez vous appuyer sur votre propre expérience ou sur celle des supérieurs hiérarchiques concernés pour évaluer les collaborateurs. Si vous avez néanmoins des doutes concernant un candidat potentiel, vous pouvez avoir un entretien avec lui afin de clarifier vos questions et de mieux comprendre ses compétences et son état d’esprit. Il se peut toutefois que vous constatiez que certaines compétences requises ne peuvent pas être couvertes par les collaborateurs de votre entreprise. Dans ce cas, vous devriez vérifier si le budget disponible est suffisant pour faire appel à des collaborateurs externes.
Dans tous les cas, tenez également compte de facteurs personnels lors de la sélection des membres de votre équipe : si certains d’entre eux ne s’entendent pas bien avec les autres, une collaboration optimale n’est pas possible, ce qui peut compromettre la réussite de votre projet.

Vérifiez également la disponibilité et les capacités des membres potentiels de l'équipe. En plus de la charge de travail due à d'autres engagements, vous devriez, par exemple, inclure les vacances prévues pendant la période du projet dans vos réflexions. De plus, si possible, un tampon devrait toujours être possible en cas d'absence inattendue d'un membre du personnel.

Pesez tous les points ensemble pour établir une liste de membres potentiels de l'équipe adaptés à votre projet. Si vous avez besoin de personnes d'autres départements pour votre équipe de projet, assurez-vous également de cibler toujours deux membres d'équipe possibles pour vos besoins. Cela est important car vous devrez d'abord discuter avec les responsables d'équipe ou de département pertinents pour voir s'ils sont d'accord pour que le membre de l'équipe que vous avez choisi rejoigne votre équipe. Si votre candidat souhaité n'est pas disponible, vous pouvez utiliser cette approche pour trouver un autre membre de l'équipe.

À cette étape, clarifiez les questions suivantes pour déterminer l'équipe optimale :

• Quels employés internes ont les compétences nécessaires ?
• Quels employés ont les capacités nécessaires disponibles ?
  
• Est-il possible d'embaucher du personnel externe ? Ou comment peuvent être acquises les compétences manquantes ?
  
• Les tâches correspondent-elles au potentiel du membre de l'équipe sélectionné, et s'intègre-t-il bien avec le reste de l'équipe ?

Un logiciel de gestion de projet avec une gestion des ressources intégrée peut vous aider à comparer les employés, leurs compétences et leur disponibilité. Cela vous aidera non seulement à identifier les compétences nécessaires, les rôles ou les employés, mais vous donnera également un aperçu des capacités ou des éventuelles contraintes.

Vérification simple et assistée par l'application des capacités disponibles.
Un système de gestion des ressources intégré au logiciel de gestion de projet permet d’afficher à tout moment les capacités disponibles actualisées. Ainsi, il est possible – au moins dans un premier temps – de vérifier les capacités disponibles a priori au niveau du service ou du département, au niveau des équipes (groupes de ressources) ou au niveau des collaborateurs.

3. Planifier les employés

Si vous savez exactement quels employés seraient optimaux pour votre équipe, vous devriez contacter le service des ressources humaines ou les superviseurs respectifs pour clarifier si les employés souhaités peuvent être mis à disposition pour votre projet. Une fois que tous les employés ont été planifiés selon vos souhaits, il est conseillé de vérifier une fois de plus si votre équipe de projet terminée a réellement toutes les compétences nécessaires pour pouvoir terminer votre projet de la meilleure façon possible et s'il pourrait y avoir des conflits possibles entre les membres individuels de votre équipe. De cette manière, vous pouvez éviter des situations litigieuses et des problèmes potentiels dès le début.

Conclusion

Une équipe de projet compétente et engagée est cruciale pour la mise en œuvre réussie de votre projet. Pour vous assurer que tous les membres de l'équipe travaillent ensemble de manière optimale, vous devez donc prendre le temps de sélectionner soigneusement votre équipe. De cette manière, chaque membre de l'équipe peut apporter ses compétences uniques à la table pour atteindre les objectifs de votre projet.

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