Cómo eligen los jefes de proyecto un equipo óptimo

Guía para elegir a los miembros adecuados del equipo

En 3 pasos hacia el equipo de proyecto óptimo

1. análisis de los requisitos necesarios

Si usted, como gestor de proyectos, está planificando un nuevo proyecto y quiere formar un equipo óptimo para el mismo, sólo podrá tener éxito si sabe exactamente lo que espera de cada uno de los miembros de su equipo. Por tanto, analice su proyecto y qué pasos, tareas y actividades hay que realizar para que tenga éxito. Basándose en la planificación del proyecto, defina las competencias y los conocimientos necesarios para llevarlo a cabo. Pueden ser muy diferentes:

• Competencia profesional: La competencia profesional son los conocimientos y habilidades relacionados con la tarea del proyecto. Para ejecutar un proyecto con éxito, al menos un miembro del equipo debe reunir todas las competencias profesionales requeridas. A menudo, la mayor atención se centra en las competencias profesionales. Sin embargo, para que un proyecto funcione de forma óptima, también debe incluir otras competencias en sus consideraciones.
• Competencia metodológica: Se trata de los conocimientos relacionados con los métodos que necesita para llevar a cabo el proyecto. Por ejemplo, si quiere gestionar el proyecto de forma ágil, es preferible que los empleados tengan experiencia en gestión ágil de proyectos y no sólo conozcan los métodos clásicos de gestión de proyectos.
• Competencia personal: La competencia personal es la capacidad de examinarse críticamente a sí mismo en términos de autogestión, organización y capacidad de aprendizaje.
• Competencia social: son competencias en el trato con otros miembros del equipo que permiten cooperar sobre la base de la confianza, el aprecio y el reconocimiento. Esto incluye, por ejemplo, las habilidades de comunicación, la capacidad de asumir responsabilidades o de resolver conflictos. Aunque a primera vista no parezca tan importante, siempre hay que tener en cuenta las habilidades sociales para garantizar una colaboración óptima en equipo.

Las limitaciones de tiempo y el presupuesto del proyecto también influyen en la selección de los miembros del equipo. Por lo tanto, debe tener claro el tiempo y el presupuesto de que dispone para su proyecto.

Especialmente en el caso de los proyectos internos que afectan a varias partes interesadas de la empresa, también es aconsejable incluir a todas ellas en el equipo. De este modo, pueden aumentar la aceptación de su proyecto dentro de la empresa.

En esta fase, las siguientes preguntas deberían ser de vital importancia:

• ¿Qué competencias son necesarias para cada tarea?
• ¿A qué nivel debe dominar un empleado estas competencias?
• ¿Cuándo vencen estas tareas?
• ¿Cuántos empleados con estas competencias se necesitan y qué capacidad deben tener?

2. seleccionar a los miembros del equipo

En cuanto sepas exactamente qué competencias y grupos de interés se necesitan en tu proyecto, podrás formar el equipo adecuado basándote en tu perfil de requisitos. Para ello, lo primero que debes hacer es comparar esas competencias con las de los empleados de tu empresa. En muchas empresas ya existen sistemas en los que se documentan las competencias de los empleados mediante catálogos específicos y autoevaluaciones. Si no dispones de un sistema de este tipo, tendrás que basarte en tu propia experiencia o en la de los superiores correspondientes para evaluar a los empleados. Si, a pesar de todo, tienes dudas sobre un posible miembro del equipo, puedes mantener una conversación con él para aclarar tus dudas y comprender sus habilidades y forma de pensar. Pero también puede ser que te des cuenta de que algunas competencias necesarias no pueden ser cubiertas por los empleados de tu empresa. En ese caso, deberías comprobar si hay presupuesto suficiente para incorporar a colaboradores externos.
En cualquier caso, a la hora de elegir a los miembros de tu equipo, ten en cuenta también los factores personales: si algunos miembros del equipo no se llevan bien con los demás, no será posible una colaboración óptima y esto puede poner en peligro el éxito de tu proyecto.

Compruebe también las disponibilidades y capacidades de los posibles empleados. Además de la carga de trabajo debida a otros compromisos, deberá incluir en sus consideraciones, por ejemplo, las vacaciones previstas durante la duración del proyecto. Además, siempre que sea posible, debe existir un colchón para el caso de que un empleado se ausente inesperadamente.

Sopese todos los puntos para elaborar una lista de posibles miembros del equipo que sean adecuados para su proyecto. Si necesita personas de otros departamentos para su equipo de proyecto, también debe asegurarse de apuntar siempre a dos posibles miembros del equipo para sus necesidades requeridas. Esto es importante porque primero tiene que hablar con los respectivos jefes de equipo o de departamento para ver si están de acuerdo en unirse a su equipo. Si su candidato preferido no está disponible, puede cambiar a otro empleado de esta forma.

En esta fase, aclare las siguientes cuestiones para determinar el equipo óptimo:

• ¿Qué empleados internos tienen las competencias necesarias?
• ¿Qué empleados tienen libres las capacidades necesarias?
  
• ¿Es posible contratar personal externo? ¿O cómo se pueden adquirir las competencias que faltan?
  
• ¿Se ajustan las tareas al potencial del empleado seleccionado y encaja éste con el resto del equipo?

Los programas informáticos de gestión de proyectos con gestión integrada de recursos pueden ayudarle a establecer correspondencias entre los empleados, sus competencias y su disponibilidad. Esto no sólo le ayuda a identificar las competencias, funciones o personal que necesita, sino que también le ofrece una visión general de las capacidades o posibles cuellos de botella.

Comprobación sencilla y basada en la aplicación de las capacidades disponibles.
Un sistema de gestión de recursos integrado en el software de gestión de proyectos permite ver en todo momento una vista actualizada de las capacidades disponibles. Así, al menos en un primer paso, puedes comprobar las capacidades disponibles a nivel de área o departamento, de equipos (grupos de recursos) o a nivel de empleado.

3. programar a los empleados

Si sabe exactamente qué empleados serían ideales para su equipo, debe ponerse en contacto con el departamento de RRHH o con los respectivos supervisores para aclarar si los empleados deseados pueden estar a su disposición para su proyecto. Una vez que todos los miembros del personal hayan sido programados de acuerdo con sus deseos, es aconsejable comprobar una vez más si el equipo del proyecto finalizado tiene realmente todas las competencias necesarias para poder completar su proyecto de la mejor manera posible y si podría haber posibles conflictos entre los miembros individuales de su equipo. Así evitará situaciones conflictivas y posibles problemas desde el principio.

Conclusión

Un equipo de proyecto bueno y comprometido es crucial para que su proyecto se lleve a cabo con éxito. Para que todos los miembros del equipo trabajen juntos de forma óptima, debe tomarse el tiempo necesario para seleccionar cuidadosamente a su equipo. Esto permite a cada miembro del equipo aportar sus habilidades únicas para alcanzar los objetivos del proyecto.

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