Comment organiser le chaos complexe des projets de manière structurée

Diagrammes d’affinité dans la gestion de projet

Qu’est-ce qu’un diagramme d’affinité ?

Un diagramme d’affinité (également connu sous le nom de méthode KJ, du nom de l’anthropologue japonais Jiro Kawakita) est une méthode qui provient à l’origine de la gestion de la qualité. Elle sert à classer un grand nombre de données, d’idées ou d’opinions non structurées en groupes qui présentent des caractéristiques similaires. C’est pourquoi elle est utilisée dans de nombreux domaines, du marketing au développement de produits en passant par l’optimisation des processus. Dans la gestion de projet également, les diagrammes d’affinité aident à surmonter le « chaos du brainstorming » et à dresser un tableau clairement structuré de la question en cours. La particularité est qu’au lieu de simples listes, les différentes notes sont organisées dans l’espace, ce qui permet de mettre en évidence des relations qui restent souvent cachées.

Pourquoi utiliser les diagrammes d’affinité

Le diagramme d’affinité offre des avantages décisifs, en particulier dans les secteurs techniques où les projets sont fortement interconnectés et où de nombreuses parties prenantes doivent être impliquées :

• Clarté visuelle : les diagrammes d’affinité transforment les problèmes abstraits en catégories tangibles. Au lieu de listes non structurées, tous les membres de l’équipe peuvent ainsi identifier d’un coup d’œil les sujets qui vont de pair.
• Grande rapidité : alors que les analyses traditionnelles peuvent prendre des jours, un atelier bien animé avec la méthode des affinités aboutit souvent à des clusters solides en quelques heures.
• Promotion du consensus : chaque contribution compte et n’est pas jugée, ce qui permet à chaque membre de l’équipe de s’impliquer. Comme l’équipe regroupe les contributions ensemble et souvent même en silence, il y a une acceptation collective de la structure qui en résulte.
• Identification des schémas cachés : c’est souvent en déplaçant physiquement les cartes que l’on découvre où les problèmes trouvent leur origine ou quelles sont les relations entre les différents points.
• Structure pour les débutants : la méthode ne requiert pas de connaissances méthodologiques approfondies. Toute personne capable de décrire un autocollant peut participer immédiatement.
• Définir les priorités : Une fois regroupés, vous pouvez identifier les sujets particulièrement importants ou urgents.

Guide pas à pas : Du chaos à la structure

La création d’un diagramme d’affinité est très simple. Pour illustrer les étapes suivantes, nous utilisons un exemple pratique issu du génie civil : la préparation de la mise en place du chantier pour un projet de pont en centre-ville.

1. choisissez le bon sujet

Tous les problèmes quotidiens d’un projet ne nécessitent pas un diagramme d’affinité. Cette méthode se révèle particulièrement efficace lorsque les informations sont diffuses ou lorsqu’une équipe doit développer ensemble une compréhension plus approfondie d’une situation.
Par exemple, dans notre exemple, les scénarios suivants sont particulièrement adaptés :

• Identification des risques : quels sont les dangers potentiels liés à la rénovation d’un pont ?
• Optimisation des processus : pourquoi les réceptions sur le chantier sont-elles systématiquement retardées ?
• Les besoins des utilisateurs : Quels sont les besoins des différentes parties prenantes lors de la planification d’un nouveau pont ?
• Leçons apprises : que pouvons-nous tirer du projet terminé pour le projet suivant ?

Pour savoir s’il est utile de créer un diagramme d’affinité pour votre problématique, vous pouvez vous demander si le sujet serait plus facile à comprendre si les informations étaient disponibles dans l’espace et selon des caractéristiques communes. Si la réponse est clairement oui, alors le diagramme d’affinité est l’outil adéquat.

2. formez une équipe interfonctionnelle

L’interdisciplinarité est un facteur critique de réussite dans la construction. Par exemple, un ingénieur structure voit les risques différemment d’un chef de chantier ou d’un spécialiste de la sécurité incendie. En créant une équipe interfonctionnelle, vous évitez donc une certaine cécité opérationnelle. Alors que le chef de projet peut classer les idées par défaut par centre de coûts, le contremaître sur le terrain peut identifier des catégories plus pertinentes, telles que la dépendance aux conditions météorologiques ou l’accessibilité logistique.

3. notez les faits et les idées (brainstorming)

Une fois l’équipe en place, il s’agit de rassembler toutes les idées. Dans cette phase, la quantité est plus importante que la qualité. Chaque idée, observation et fait est noté sur une carte séparée – cela peut être fait de manière classique sur des post-it ou de manière numérique dans un outil.
Supposons que vous rassembliez des idées pour améliorer la communication sur le grand chantier. Votre liste pourrait inclure

• Rendez-vous fixes hebdomadaires sur place
• Lancement d’une application numérique pour les défauts
• Serveur de plans central pour tous les corps de métier
• Radios pour le personnel de la grue
• Bulletin d’information de mise à jour pour les résidents
• Visualisation de l’avancement de la construction via un tableau de bord

Il est important de ne noter qu’une seule idée par carte. Ce n’est qu’ainsi que les informations restent suffisamment souples pour être regroupées ultérieurement en différents clusters.

4. trier les entrées par catégorie

Une fois le brainstorming terminé, vient le cœur de la méthode. Ici, tous les participants recherchent les similitudes entre les différentes idées et regroupent les idées en fonction des catégories qu’ils identifient. Souvent, cette étape se déroule même en silence. Étant donné que la manière de catégoriser peut être très différente et que des conclusions différentes peuvent ainsi être tirées, il peut arriver que les catégories changent au cours du processus ou que certaines idées soient sans cesse déplacées.
Dans notre exemple de communication sur le chantier, les idées peuvent être regroupées de manières très différentes :

• Par groupe cible : interne (équipe) vs externe (résidents/autorités).
• Par support : numérique vs analogique.
• En fonction de l’impact & de l’urgence : qu’est-ce qui apporte des avantages immédiats pour un coût minime ?

Dans l’ingénierie, par exemple, le classement par complexité et par impact est souvent le plus pertinent. En revanche, un regroupement par interne/externe peut aider à répartir le budget, mais il ne dit pas quelle mesure fera avancer un projet de la manière la plus efficace. Il est donc important de rechercher à cette étape les thèmes les plus logiques qui soutiennent au mieux vos objectifs, ou votre projet.

5. établissez un plan d’action

Un diagramme d’affinité sans action consécutive n’est qu’une belle décoration murale. Le véritable objectif d’un diagramme d’affinités doit donc être de définir des mesures qui peuvent ensuite être mises en œuvre et de fixer des priorités pertinentes. Après avoir regroupé les idées individuelles, vous devriez être en mesure de voir facilement quelles idées correspondent le mieux à vos objectifs.

1. Limiter les idées : Pour le plan d’action, limitez-vous à tout ce qui contribue directement à l’objectif que vous avez défini. Par exemple, si l’objectif est de réduire les coûts, les idées relatives à l’esthétique de la clôture de chantier, à moins qu’elles ne soient liées à la sécurité, sont éliminées pour le moment.
2. Concevoir un plan d’action : Réfléchissez ensuite à la première action concrète pour chaque catégorie pertinente et aux tâches qui suivront. Vous pouvez ainsi travailler avec votre équipe pour intégrer les idées dans votre projet.
3. Créer une ligne de temps : Sur la base des mesures, vous pouvez maintenant estimer le temps et les ressources nécessaires et ainsi adapter le plan de votre projet. Faites attention aux interdépendances entre les différentes idées.
4. Suivre les progrès réalisés : Comme c’est généralement le cas dans la gestion de projet, il est important de suivre l’avancement de chaque action afin de vérifier qu’elle est correctement mise en œuvre.

Comment éviter les erreurs typiques

• Évitez les groupes trop grands : Si un cluster contient plus de 10-15 cartes, essayez de le diviser en sous-groupes.
• Parking pour les cartes exotiques : Certaines cartes ne vont nulle part parce qu’elles n’appartiennent à aucune des catégories sélectionnées. Mais ce n’est pas grave. Accrochez ces cartes séparément, plutôt que de les placer désespérément quelque part. Il s’agit souvent des aspects les plus innovants ou les plus critiques.
• Numérisez le résultat : une photo du mur, c’est bien, mais la transposition dans un logiciel est essentielle pour la mise en œuvre opérationnelle.

Conclusion

Le diagramme d’affinité est l’outil idéal pour maîtriser la complexité des projets et prendre des décisions. Il permet d’obtenir rapidement une base solide pour la planification ultérieure et de s’assurer qu’aucun membre de l’équipe ne reste sans voix face à ses préoccupations. Un diagramme d’affinité fait donc le lien entre la pensée créative et l’exécution structurée.

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