Voimakentän analysointi projektinhallinnassa: kohdennettujen muutosten suunnittelu

Mikä on voimakenttäanalyysi?

Voimakenttäanalyysin kehitti psykologi Kurt Lewin. Se perustuu yksinkertaiseen mutta tehokkaaseen olettamukseen: jokaista muutosta ohjaavat voimat – ja samanaikaisesti toiset voimat hidastavat sitä.

Nämä voimat voidaan jakaa kahteen ryhmään:

Esimerkki: Jos on tarkoitus ottaa käyttöön uusi projektityökalu, liikkeellepanevia voimia voivat olla halu tehokkuuteen ja avoimuuteen – estäviä voimia voivat olla tiimin epävarmuus tai tottumukset.

Voimakenttäanalyysin tavoitteena on havainnollistaa nämä vaikuttavia tekijöitä ja laatia sen jälkeen kohdennettu toimintasuunnitelma, jonka avulla tavoite voidaan saavuttaa mahdollisimman helposti. Toisin sanoen kannustavia voimia olisi vahvistettava ja estäviä voimia vähennettävä mahdollisimman paljon. Voimakenttäanalyysi havainnollistetaan yleensä siten, että tavoite kuvataan keskellä olevassa laatikossa, ja sen oikealla ja vasemmalla puolella olevat voimat esitetään nuolilla. Vaikuttavien tekijöiden voimakkuutta kuvataan nuolten pituudella.

Miksi voimakenttäanalyysi on niin hyödyllinen projektinhallinnassa?

Analyysiä käytetään lukuisilla tieteenaloilla ja sovellusalueilla, erityisesti tilanteissa, joissa muutos on lähellä. Erityisesti jokapäiväisessä projektityössä on jatkuvasti haasteena paitsi muutoksen käynnistäminen myös sen onnistunut toteuttaminen. Juuri tässä voimakenttäanalyysi voi tukea sinua:

• Se luo selkeyttä vaikuttavista tekijöistä, vastustuksesta ja tukijoista.
• Se edistää viestintää tiimin sisällä ja sidosryhmien kanssa.
• Se auttaa päätöksentekoprosessissa punnitsemalla järjestelmällisesti mahdollisuuksia ja riskejä.
• Se tekee näkyväksi implisiittiset dynamiikat, kuten emotionaaliset esteet tai ryhmädynaamiset vaikutukset.

Menetelmää voidaan käyttää joustavasti, olipa kyse sitten muutoksen hallinnasta, uusien prosessien käyttöönotosta tai monimutkaisista päätöksistä, ja se edistää siten optimaalisen strategian kehittämistä.

5 askelta oman voimakenttäsi analysointiin

Et tarvitse mitään erityisiä työkaluja – voimakenttäanalyysin tekemiseen riittää paperi, valkotaulu tai digitaalinen taulu.

1. Selvitä muutoksen tavoite ja lähtötilanne
   Ensimmäiseksi on muotoiltava tarkasti, mitä muutosta haluat analysoida ja mikä on lähtötilanne.
   Esimerkki: ”Uuden projektinhallintaohjelmiston käyttöönotto tiimissä, koska Excel ei enää riitä nykyisiin projekteihin.”
2. Tunnista käyttövoimat
   Tunnista nyt kitkavoimat. Esitä tilanteeseen liittyviä kysymyksiä, kuten Mikä puoltaa muutosta? Mitkä argumentit, odotukset tai ihmiset ajavat sitä eteenpäin? Mitkä reunaehdot edistävät muutosta?
   Tyypillisiä liikkeellepanevia voimia ovat esimerkiksi seuraavat tekijät
   • Tehokkuuden lisääminen tai kustannussäästöt
   • Ulkoisten vaatimusten aiheuttama paine
   • Johtajien tai muiden sidosryhmien tuki
   • Myönteiset kokemukset muista hankkeista
3. Tunnista estävät voimat
   Käsittele seuraavaksi estäviä voimia. Kysy itseltäsi esimerkiksi: Mikä puhuu muutosta vastaan? Missä ovat pelot, esteet tai riskit? Kuka tai mikä estää muutoksen? Ovatko resurssit, kuten henkilöstö, budjetti tai asiantuntemus, riittävät? Kenellä on intressi siihen, että muutos epäonnistuu? Mitkä riippuvuussuhteet, esimerkiksi muista hankkeista, ovat tavoitteen tiellä?
   Tyypilliset estävät voimat:
   • Lisätyön pelko
   • Asiantuntemuksen puute
   • Tiimin vastarinta
   • Resurssien puute
4. Arvioi voimat
   Anna voimille voimakkuus (esim. 1-5), jotta voit arvioida niiden vaikutusta ja asettaa ne tärkeysjärjestykseen. Tämä auttaa ymmärtämään paremmin dynamiikkaa ja kehittämään tehokkaan strategian seuraavassa vaiheessa, joka olisi rajoitettava ensisijaisesti vahvimpiin vaikuttaviin tekijöihin.
5. Kehitä strategioita
   Nyt on aika kehittää strategioita ja panna ne täytäntöön. Pohdi, miten edistäviä voimia voidaan vahvistaa ja estäviä voimia vähentää. Valitse tätä varten ne voimat, joilla on suurin vaikutus. Dokumentoi löytämäsi ideat ja toimenpiteet sekä toivottu vaikutus ja kiinnitä huomiota mahdollisiin riippuvuussuhteisiin tai synergioihin.
   Vetäviä voimia voidaan usein vahvistaa kohdennetulla viestinnällä tai pilottihankkeilla. Sen sijaan monia estäviä voimia voidaan vähentää koulutuksella, kohdennetuilla keskusteluilla tai mukautuksilla.

Käytännön esimerkki: Uuden työkalun käyttöönotto projektiryhmässä

Lähtötilanne: Projektiryhmä käyttää Exceliä suunnitteluun. Projektijohto haluaisi ottaa käyttöön ammattimaisen työkalun avoimuuden ja yhteistyön parantamiseksi.

Strategia:

• Pilottihanke valittujen ryhmän jäsenten kanssa
• Tarjoa koulutusta ja tukea
• Tiedottaminen eduista avoimesti

Tulos: Analyysi auttaa projektin johtoa suunnittelemaan käyttöönottoa kohdennetusti ja puuttumaan vastarintaan varhaisessa vaiheessa.

Vinkkejä hakemusta varten

1. Ota tiimisi mukaan – erityisesti alkuvaiheessa. Näkökulmien moninaisuus lisää analyysin laatua.
2. Visualisoi voimat – tämä luo selkeyttä ja pohjaa keskustelulle.
3. Älä tee hätiköityjä arvioita. Jopa näennäisesti ”järjettömät” huolenaiheet ovat arvokkaita.
4. Käytä menetelmää iteratiivisesti, esimerkiksi ennen ja jälkeen ratkaisevien projektivaiheiden.

Tyypilliset virheet – ja miten ne vältetään

Asiantuntijan vinkki: Katso syvemmälle – ja viesti kohdennetummin.

Monet muutokseen vaikuttavat voimat eivät näy ensi silmäyksellä. Erityisesti estävät tekijät toimivat usein salassa – kuten pelot, tiedostamattomat lojaalisuudet tai sanomattomat odotukset. Tällaisissa tapauksissa voi olla hyödyllistä suorittaa voimakenttäanalyysi yhdessä puolueettoman moderaattorin tai valmentajan kanssa, jotta arkaluonteiset asiat voidaan käsitellä avoimesti.
Menetelmä on myös erinomainen viestintäväline: visualisoimalla ja keskustelemalla avoimesti liikkeellepanevista ja estävistä voimista luodaan avoimuutta – ja lisätään huomattavasti muutosprosessien hyväksyntää.
Vinkkimme: Yhdistä voimakenttäanalyysi sidosryhmä- tai ympäristöanalyysiin, jotta voit suunnitella entistäkin eriytetymmin.

Yhteenveto

Voimakenttäanalyysi on enemmän kuin pelkkä analyysiväline – se on ajatusmalli, joka auttaa tietoisesti muokkaamaan muutosta. Se jäsentää keskusteluja, kannustaa osallistumiseen ja helpottaa perusteltujen päätösten tekemistä.
Kokeile sitä seuraavassa projektissasi – olipa kyseessä sitten pieni säätö tai laaja muutosprojekti. Voimakenttäanalyysi ei vaadi paljoa – vain avoimuutta, hieman aikaa ja halua tarkastella asiaa tarkemmin.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!