Analizzare il campo di forza nella gestione dei progetti: progettare cambiamenti mirati
Il cambiamento fa parte della vita quotidiana nella gestione dei progetti. Nuovi strumenti, processi o composizioni di team richiedono un costante adattamento. Ma raramente i cambiamenti filano lisci: le buone idee spesso incontrano resistenza. È qui che entra in gioco l’analisi del campo di forza: uno strumento semplice ma efficace per affrontare il cambiamento in modo mirato e strutturato.
In questo articolo scoprirai cos’è l’analisi del campo di forza, perché è così utile nella gestione dei progetti, come applicarla passo dopo passo e a cosa devi prestare attenzione.
Che cos’è l’analisi del campo di forza?
L’analisi del campo di forze è stata sviluppata dallo psicologo Kurt Lewin. Si basa su un assunto semplice ma efficace: ogni cambiamento è guidato da forze e contemporaneamente rallentato da altre forze.
Queste forze possono essere divise in due gruppi:
| Forze trainanti | Forze inibitorie |
| Sostenere il cambiamento | Mantenere lo status quo |
| Rendere il cambiamento più probabile | Rendere il cambiamento più difficile |
Esempio: Se si deve introdurre un nuovo strumento di progetto, le forze trainanti possono essere il desiderio di efficienza e trasparenza, mentre le forze inibitorie possono risiedere nelle incertezze o nelle abitudini del team.
L’obiettivo dell’analisi del campo di forza è quello di visualizzare questi fattori di influenza e di elaborare un piano d’azione mirato per raggiungere l’obiettivo nel modo più semplice possibile. In altre parole, le forze trainanti dovrebbero essere rafforzate e quelle inibenti ridotte il più possibile. L’analisi del campo di forze viene solitamente illustrata raffigurando l’obiettivo in un riquadro centrale, mentre le forze a destra e a sinistra sono rappresentate da frecce. La forza dei rispettivi fattori di influenza è rappresentata dalla lunghezza delle frecce.
Perché l’analisi del campo di forza è così utile nella gestione dei progetti?
L’analisi viene utilizzata in numerose discipline e ambiti di applicazione, soprattutto in situazioni in cui il cambiamento è imminente. In particolare, nel lavoro quotidiano di progetto, ti trovi costantemente di fronte alla sfida non solo di avviare un cambiamento, ma anche di implementarlo con successo. È proprio qui che l’analisi del campo di forza può aiutarti:
- Crea chiarezza sui fattori di influenza, sulla resistenza e sui sostenitori.
- Promuove la comunicazione all’interno del team e con gli stakeholder.
- Aiuta nel processo decisionale valutando sistematicamente le opportunità e i rischi.
- Rende visibili le dinamiche implicite, come le barriere emotive o gli effetti delle dinamiche di gruppo.
Che si tratti della gestione del cambiamento, dell’introduzione di nuovi processi o di decisioni complesse, il metodo può essere utilizzato in modo flessibile e contribuisce allo sviluppo di una strategia ottimale.
5 passi per analizzare il tuo campo di forza
Non hai bisogno di strumenti particolari: carta, una lavagna bianca o una lavagna digitale sono tutto ciò che ti serve per creare un’analisi del campo di forza.
- Chiarisci l’obiettivo del cambiamento e la situazione iniziale
Il primo passo è formulare in modo specifico il cambiamento che vuoi analizzare e la situazione iniziale.
Esempio: “Introduzione di un nuovo software di gestione dei progetti nel team, poiché Excel non è più sufficiente per i progetti attuali”. - Identificare le forze motrici
Ora identifica le forze di attrito. Fai domande legate alla situazione, come ad esempio Cosa c’è a favore del cambiamento? Quali argomenti, aspettative o persone lo stanno portando avanti? Quali condizioni quadro promuovono il cambiamento?
Le tipiche forze trainanti sono, ad esempio- Aumento dell’efficienza o risparmio sui costi
- Pressione da parte di requisiti esterni
- Supporto da parte dei manager o di altri soggetti interessati
- Esperienze positive da altri progetti
- Identificare le forze inibitrici
Successivamente, affronta le forze inibitrici. Ad esempio, chiediti: Cosa si oppone al cambiamento? Dove sono le paure, gli ostacoli o i rischi? Chi o cosa sta bloccando il cambiamento? Ci sono risorse sufficienti, come personale, budget o competenze? Chi ha interesse a far fallire il cambiamento? Quali dipendenze, ad esempio da altri progetti, ostacolano l’obiettivo?
Tipiche forze inibitorie:- Paura di un lavoro aggiuntivo
- Mancanza di competenze
- Resistenza nel team
- Mancanza di risorse
- Valutare le forze
Attribuisci alle forze una forza (ad esempio da 1 a 5) per valutare la loro influenza e stabilire una priorità. Questo aiuta a comprendere meglio le dinamiche e a sviluppare una strategia efficace nella fase successiva, che dovrebbe limitarsi principalmente ai fattori di influenza più forti. - Sviluppa le strategie
Ora è il momento di sviluppare le strategie e implementarle. Pensa a come rafforzare le forze trainanti e ridurre quelle inibenti. A tal fine, seleziona le forze che hanno maggiore influenza. Documenta le idee e le misure che hai trovato e l’effetto desiderato, prestando attenzione alle possibili dipendenze o sinergie.
Spesso le forze trainanti possono essere rafforzate attraverso una comunicazione mirata o progetti pilota. Al contrario, molte forze inibitorie possono essere ridotte attraverso la formazione, discussioni mirate o aggiustamenti.
Esempio pratico: introduzione di un nuovo strumento nel team di progetto
Situazione iniziale: un team di progetto utilizza Excel per la pianificazione. La direzione del progetto desidera introdurre uno strumento professionale per migliorare la trasparenza e la collaborazione.
Strategia:
- Progetto pilota con membri del team selezionati
- Offrire formazione e supporto
- Comunicare i benefici in modo trasparente
Risultato: l’analisi aiuta la direzione del progetto a pianificare l’introduzione in modo mirato e ad affrontare la resistenza in una fase iniziale.
Suggerimenti per l’applicazione
- Coinvolgi il tuo team, soprattutto nelle prime fasi. La diversità dei punti di vista aumenta la qualità dell’analisi.
- Visualizza le forze: questo crea chiarezza e una base per la discussione.
- Non dare giudizi affrettati. Anche le preoccupazioni apparentemente “irrazionali” sono preziose.
- Usa il metodo in modo iterativo, ad esempio prima e dopo le fasi decisive del progetto.
Errori tipici e come evitarli
| Errore | Meglio così |
| Nota solo le forze evidenti | Considera anche le dinamiche emotive e interpersonali |
| Valutare le forze senza partecipazione | Sviluppare le valutazioni insieme come un team |
| L’analisi rimane senza conseguenze | Derivare e implementare strategie concrete |
Suggerimento dell’esperto: guarda in profondità e comunica in modo più mirato
Molte forze che influenzano il cambiamento non sono visibili a prima vista. In particolare, i fattori inibitori spesso operano in segreto, come le paure, le lealtà inconsce o le aspettative non espresse. In questi casi, può essere utile effettuare l’analisi del campo di forze insieme a un moderatore o a un coach neutrale per affrontare apertamente le questioni più delicate.
Il metodo è anche un eccellente strumento di comunicazione: visualizzando e discutendo apertamente le forze trainanti e inibenti, crei trasparenza e aumenti sensibilmente l’accettazione dei processi di cambiamento.
Il nostro consiglio: combina l’analisi del campo di forza con un’analisi degli stakeholder o dell’ambiente per ottenere una pianificazione ancora più differenziata.
Conclusione
L’analisi del campo di forza è più di un semplice strumento di analisi: è un modello di pensiero che aiuta a dare forma consapevole al cambiamento. Struttura le discussioni, incoraggia la partecipazione e facilita le decisioni fondate.
Provala nel tuo prossimo progetto, che si tratti di una piccola modifica o di un progetto di cambiamento globale. L’analisi del campo di forza non richiede molto: solo apertura, un po’ di tempo e la volontà di dare un’occhiata più da vicino.
L’integrazione dell’analisi del campo di forza nei processi di gestione dei progetti può essere notevolmente semplificata utilizzando una soluzione software adeguata. È qui che myPARM ProjectManagement offre un valido supporto: grazie a funzioni quali il controllo dei progetti, la gestione delle risorse, la gestione dei rischi e delle opportunità e una reportistica completa, myPARM consente di visualizzare e valutare in modo trasparente i fattori che influenzano i tuoi progetti. Dashboard e report personalizzabili ti permettono di identificare, visualizzare e gestire sia le forze trainanti che quelle inibenti, al fine di modellare efficacemente i tuoi processi di cambiamento.
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