Ristiriitoja hankkeessa? Kuinka tehdä siitä paras mahdollinen!

Mitä konfliktinhallinta on?

Kun ihmiset työskentelevät yhdessä, erilaiset odotukset, työskentelytavat ja persoonallisuudet kohtaavat. Ristiriitoja on siksi väistämättä, erityisesti stressaavassa päivittäisessä projektityössä. Ristiriitoja voi syntyä monilla eri aloilla: tiimin jäsenten välillä, eri osastojen välillä tai projektiryhmän ja asiakkaan välillä. Konfliktinhallinta käsittelee näiden konfliktien tunnistamista, ymmärtämistä, hallintaa tai ratkaisemista ja ennaltaehkäisyä jo varhaisessa vaiheessa. Vaikka konfliktit vaikuttavat aluksi kielteisesti projektityöhön, ne eivät ole vain hyödyttömiä häiriötekijöitä. Pikemminkin ne tarjoavat myös mahdollisuuksia esimerkiksi innovaatiopotentiaalin löytämiseen tai sellaisten piilossa olevien ongelmien paljastamiseen, jotka muuten jäisivät taka-alalle. Ristiriita on usein kuin varhaisvaroitusjärjestelmä: se antaa signaalin siitä, että jokin projektissa ei toimi optimaalisesti. Konflikteja voidaankin pitää eräänlaisena ”rakennustyömaana” hankkeessa – ne eivät aina ole miellyttäviä, mutta joskus ne ovat välttämättömiä, jotta pitkällä aikavälillä voidaan saavuttaa parempia tuloksia. Jos tiimi suhtautuu konflikteihin rakentavasti, ne voivat johtaa todellisiin parannuksiin.

Ristiriitojen tunnistaminen ja ymmärtäminen

Jos haluat käsitellä konflikteja kannattavasti, sinun on ensin tunnistettava ja ymmärrettävä ne. Kytevät konfliktit voi usein tunnistaa intuitiivisesti muutaman merkin perusteella:

• Projektiryhmä tai yksittäiset työntekijät eivät enää puhu avoimesti keskenään tai välttelevät toisiaan.
• Tietoja ei anneta.
• Työntekijät osoittavat äkillistä kiinnostuksen puutetta tiettyjä aiheita kohtaan, mahdollisesti jopa merkkejä irtisanoutumisesta, sisäisestä vetäytymisestä, työn hallitsemisesta tai he ovat useammin sairaita.
• Virheiden määrä kasvaa, eikä määräaikoja enää noudateta.
• Riidat tai aggressiivisuus tiimissä, moitteet, epäystävällisyys, sarkastiset huomautukset yleistyvät.

Jos projektipäällikkö havaitsee yhden tai useamman näistä merkeistä, on tärkeää toimia nopeasti, sillä mitä aikaisemmin konflikti tunnistetaan, sitä paremmat mahdollisuudet on minimoida sen kielteiset vaikutukset. Seuraava askel on ymmärtää konfliktin syyt. Tätä varten on hyvä käydä avoimia keskusteluja vastapuolten kanssa, jotta yksittäisistä rintamista saadaan paras mahdollinen käsitys. Näin voit helposti tunnistaa konfliktin luonteen:

• Asialliset ristiriidat: Asialliset ristiriidat johtuvat usein eriävistä mielipiteistä tai näkemyksistä, selkeiden tavoitteiden puutteesta tai projektipäälliköstä, joka on haluton tekemään päätöksiä. Kun aikaa, budjettia tai henkilöstöä on niukasti, tällaiset jännitteet kasvavat kuin rikkaruohot, varsinkin jos projektihenkilöstö on vahvasti mukana hankkeessa oman linjatehtävänsä ohella. Tällaisessa tilanteessa syntyy usein erimielisyyksiä esimerkiksi tehtävien priorisoinnista tai teknisestä lähestymistavasta.
• Rooliristiriidat: Jokaisella projektiryhmän jäsenellä olisi oltava tietty rooli ja määritellyt tehtävät. Jos ei kuitenkaan ole selvää, kuka on vastuussa mistäkin, syntyy usein kiistoja ja jopa kilpailua. Mutta vaikka roolit olisi määritelty, riitoja voi syntyä. Tämä johtuu usein siitä, että tiettyihin rooleihin kohdistuu automaattisesti odotuksia. Jos nämä odotukset eivät täyty, koska roolin haltija ymmärtää roolinsa eri tavalla, syntyy ristiriitoja.
• Viestintäristiriidat: Pienet väärinkäsitykset viestinnässä voivat nopeasti kehittyä suuriksi konflikteiksi, jos niitä ei ratkaista välittömästi. Tiimin jäsenten vastustus, esimerkiksi siksi, että heitä ei ole otettu mukaan tärkeisiin päätöksentekoprosesseihin, on myös viestintäristiriita. Myös viestintää koskevien sääntöjen puute voi aiheuttaa tällaisia konflikteja.

Strategiat konfliktien voittamiseksi

On olemassa erilaisia konfliktinhallintastrategioita, joita voidaan käyttää konfliktin luonteesta ja vakavuudesta riippuen:

• Välttäminen: Jotkut konfliktit ovat niin pieniä, että ne voidaan aluksi jättää huomiotta. Koska voi käydä niin, että pienet ristiriidat kärjistyvät, kun niihin puututaan, mutta joskus ne ratkeavat itsestään aikaviiveen tai luonnollisen kehityksen vuoksi hankkeen aikana, tässä yhteydessä on syytä noudattaa hienotunteisuutta.

  Ole kuitenkin varovainen: Jos pienet ristiriidat jätetään huomiotta liian pitkään, ne voivat myös kasautua ja kärjistyä myöhemmin. Etu: Pienten ristiriitojen käsittelyyn säästyy vähemmän vaivaa ja aikaa. Haitta: Lykättyjen ristiriitojen lykkääminen voi pitkällä aikavälillä johtaa suurempaan mielipahaan.

• Antautuminen (mukauttaminen): Tämä strategia soveltuu silloin, kun rauhan säilyttäminen on tärkeämpää tai kun konfliktin aihe on toissijainen toiselle osapuolelle.

  Tällöin toinen osapuoli voi sopeutua toiseen ja pidättäytyä omien etujensa ajamisesta. Etu: Voi vahvistaa tiimin harmoniaa ja parantaa luottamussuhdetta. Haitta: Jos sama henkilö antaa aina periksi, se voi johtaa turhautumiseen ja epätasapainoon.

• Kompromissin löytäminen: Kompromississa molemmat konfliktin osapuolet tekevät myönnytyksiä yhteisen ratkaisun löytämiseksi. Tämä strategia on usein käytännöllinen ja tehokas, jos tavoitteena on nopea ja oikeudenmukainen ratkaisu.

  Vaikka kumpikaan osapuoli ei saa kaikkea haluamaansa, se ei kuitenkaan menetä konfliktia kokonaan. Etu: Molemmat osapuolet saavat jotain, ja konflikti ratkaistaan usein nopeasti. Haitta: Voi johtaa pinnallisiin ratkaisuihin, jotka eivät täysin ratkaise ongelmaa, koska kumpikaan osapuoli ei ole täysin tyytyväinen.

• Yhteistyö (win-win-strategia): Yhteistyöstrategia: Yhteistyöstrategian tavoitteena on löytää ratkaisu, joka hyödyttää kaikkia osapuolia. Molemmat osapuolet työskentelevät aktiivisesti yhdessä paljastaakseen tarpeensa ja toiveensa ja löytääkseen luovan ja kaikkia osapuolia tyydyttävän ratkaisun.

  Yhteistyö on aikaa vievää, mutta se on kestävin strategia kestävien ratkaisujen löytämiseksi. Etu: Johtaa usein pitkäaikaisiin kestäviin ratkaisuihin ja edistää keskinäistä luottamusta. Haitta: Vaatii aikaa, kärsivällisyyttä ja molempien osapuolten halukkuutta käsitellä ongelmaa.
  Vinkkimme: Jos projektipäälliköt huomaavat, että ihmissuhteiden väliset tai asialliset konfliktit kärjistyvät tai että ne lakaistaan kokonaan maton alle, millä on kielteinen vaikutus projektiin, voi olla hyödyllistä lieventää konfliktia projektipäällikkönä ja saavuttaa näin win-win-tilanne. Tämä tarkoittaa sitä, että johtaja tai ulkopuolinen sovittelija auttaa tiimiä erittäin herkästi erottamaan toisistaan konfliktin suhdetason ja tosiasialliset näkökohdat ja pääsemään näin sopimukseen.

• Eskaloituminen: Päätöksen siirtämisellä seuraavalle ylemmälle tasolle on usein hyvin kielteinen vaikutus. Varsinkin, jos kahden osapuolen välillä ei ole enää minkäänlaista viestintää ja asia käsitellään vain seuraavan ylemmän esimiehen kautta. Projektinhallinnassa on kuitenkin monia tilanteita, joita ei voida käsitellä sisäisesti.

  Henkilöresurssien puute, riittämätön budjetti tai tarve saada vapaata erityisiin projektitehtäviin vaativat usein seuraavan ylemmän instanssin puuttumista asiaan. Etu: Voidaan käyttää sellaisten konfliktien ratkaisemiseen, joita projektiryhmä ei itse pysty ratkaisemaan. Haitta: Voi nopeasti vaikuttaa ”vasikoimiselta” esimiehelle, ja esimies voi myös kokea negatiivisena sen, että hänet vedetään mukaan konfliktiin.

Yleisiä vinkkejä konfliktien käsittelyyn ja ennaltaehkäisyyn

”Et voi olla kommunikoimatta”, Paul Watzlawick sanoi. Viestintä on ratkaiseva tekijä menestyksen kannalta, erityisesti konfliktien hallinnassa. Avoin ja kunnioittava lähestymistapa, jossa tiimi kuuntelee aktiivisesti ja osoittaa ymmärrystä, luo pohjan konfliktien ehkäisemiselle tai ratkaisemiselle ennen niiden kärjistymistä. Koska tämä voi olla vaikeaa projektien erilaisten luonteiden ja stressin vuoksi, tässä on muutamia vinkkejä siitä, miten konflikteja voidaan ehkäistä tai lieventää.

• Pysy rauhallisena ja objektiivisena: Tunteet voivat nopeasti kiehua yli konfliktitilanteissa. Tämä johtaa kuitenkin usein konfliktien kärjistymiseen. Yritä siksi pysyä aina rauhallisena ja objektiivisena.
• Anna tilaa empatialle: Vaikeimmallakin kollegalla on syynsä toimia niin kuin toimii. Kuunteleminen tai ystävällisten kysymysten esittäminen voi usein tehdä ihmeitä.
• Aseta rajat: Kun asiat vaikeutuvat, on tärkeää tehdä selväksi, mikä on ok ja mikä ei. Aseta tällaisissa tapauksissa selkeät rajat kohteliaasti mutta päättäväisesti.
• Aktiivinen kuuntelu: Väärinkäsitysten välttämisessä auttaa huomion kiinnittäminen ja kysymysten esittäminen.
• Minä-viestejä sinä-viestien sijaan: Jos konflikti on jo syntynyt, se voi johtaa nopeasti siihen, että molemmat osapuolet syyttävät toisiaan. Toisten syyttelyn sijaan auttaa, jos vastapuolet käyttävät minä-viestejä ja selittävät, miltä heistä tuntuu tai miten he ovat tilanteen hahmottaneet.
• Säännölliset palautekierrokset: Säännöllisissä palautekierroksissa ristiriitoja voidaan käsitellä suoraan ja siten ratkaista nopeasti. Palautekierrokset voivat myös auttaa tunnistamaan mahdolliset konfliktit varhaisessa vaiheessa ja siten ehkäisemään niiden syntymistä.
• Luo selkeyttä ja rakennetta: Ristiriidat johtuvat usein roolien epäselvyyksistä, epäselvistä tavoitteista tai huonosta viestinnästä. Rakenteen ja selkeyden luominen voi vaikuttaa ennaltaehkäisevästi ja usein purkaa ristiriitoja ennen niiden kärjistymistä. Selkeät säännöt ja odotukset auttavat välttämään väärinkäsityksiä.

Yhteenveto

Konfliktinhallinta ei ole helppo tehtävä, ja ”täydellistä” ratkaisua on harvoin olemassa. Oikeilla strategioilla, kärsivällisyydellä ja hyvällä viestinnällä monet konfliktit voidaan kuitenkin purkaa – usein jopa niin, että projekti ja tiimi vahvistuvat.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa?
Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!