Loma-aika hankkeessa?
Ei ole ongelma, jos resursseja hallinnoidaan hyvin
Kesä on aivan nurkan takana – ja sen myötä myös lomakausi. Vaikka monet odottavat ansaittua vapaata, projektiryhmät alkavat usein hikoilla: Kuka ottaa mitäkin tehtäviä hoitaakseen? Mitkä määräajat osuvat poissaolojaksoille? Ja mitä tapahtuu, jos useat avainresurssit ovat poissa samaan aikaan?
On todella haastavaa, kun hanketoiminta jatkuu, mutta tiimi on vain puoliksi käytettävissä. Ennakoivalla resurssisuunnittelulla ja avoimella ymmärryksellä tiimistä voidaan kuitenkin järjestää myös loma-ajat tehokkaasti ja stressittömästi.
Loma-aika on hankkeiden stressitesti
Loma-ajat asettavat projektiryhmät säännöllisesti samojen haasteiden eteen: Kapasiteetin puute, päätöksentekoprosessien horjuminen ja jäljelle jäävien työntekijöiden lisääntynyt työtaakka. Jos vastuualueita ei ole määritelty selkeästi tai luovutukset ovat epätäydellisiä, hankkeet jumiutuvat nopeasti. Seurauksena on viivästyksiä, laaturiskejä ja kasvavaa turhautumista tiimissä.
Tämä on erityisen kriittistä meneillään olevissa hankkeissa, joissa on kiinteitä välitavoitteita ja ulkoisia riippuvuuksia. Tällöin on tärkeää ryhtyä vastatoimiin varhaisessa vaiheessa – ei vasta, kun poissaolot ovat jo alkaneet.
Fiksu resurssisuunnittelu: miten projekti pysyy aikataulussaan
1. Integroi lomasuunnittelu projektiin
Vankka resurssisuunnittelu alkaa loma-aikojen integroimisella projektiaikatauluun. Vain se, joka tietää, milloin mitkä tiimin jäsenet ovat poissa, voi realistisesti arvioida jo varhaisessa vaiheessa, mitä kapasiteettia on todellisuudessa käytettävissä ja missä voi syntyä pullonkauloja. Tämä läpinäkyvyys luo pohjan kaikille myöhemmille vaiheille.
Vinkkimme:
- Ihannetapauksessa loma-ajat olisi sisällytettävä suunnitteluun jo hankkeen aloitusvaiheessa, jotta vältetään myöhemmät ristiriidat. Loma-ajat voidaan sisällyttää suunnitteluun heti alusta alkaen, erityisesti silloin, kun kyseessä on hyvin pitkäkestoinen hanke.
- Loma-ajat olisi kirjattava ja ylläpidettävä projektitaulussa tai resurssityökalussa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
- Yhteinen koordinointi tiimin sisällä varmistaa selkeyden ja estää odottamattomat päällekkäisyydet.
2. Järjestä sijaisuudet ajoissa ja anna ne asianmukaisesti eteenpäin
Lomakorvaukset toimivat luotettavasti vain, jos ne ovat selkeästi määriteltyjä, realistisesti suunniteltuja ja hyvin tiedotettuja. Tähän kuuluu myös selkeät säännöt siitä, kuka ottaa mitäkin tehtäviä hoitaakseen. Pelkkä sääntely ei kuitenkaan riitä, jotta hankkeita voidaan onnistuneesti jatkaa loma-aikana. Pikemminkin on myös tärkeää jäsentää tehtävien ja tietojen luovutus hyvin, arvioida työmäärä realistisesti ja suunnitella riittävästi aikapuskureita, jotta mahdolliset kysymykset voidaan selvittää mahdollisuuksien mukaan ennen lomaa.
Vain näin voidaan varmistaa, että kaikki asianosaiset tietävät, mitä on odotettavissa sijaisuuden aikana. On heidän vastuullaan, tapahtuuko luovutus kirjallisen muistion, tarkistuslistan tai kokouksen muodossa.
3. hallitse tietoisesti sijaisuuksia ja aseta tehtävät tärkeysjärjestykseen
Monitehtäväisyys on lomakaudella väistämätöntä: tiimin jäsenet hoitavat yleensä omia tehtäviään ja toimivat myös sijaisina. Ylikuormituksen välttämiseksi on osoittautunut hyödylliseksi jakaa työpäivä tietoisesti esimerkiksi siten, että kaksi kolmasosaa on omille tehtäville ja yksi kolmasosa sijaisuudelle. Mukana oleva työajan kirjaaminen voi auttaa analysoimaan todellista työmäärää jälkikäteen ja ottamaan siitä opiksi tulevaa suunnittelua varten. Saadut oivallukset voidaan kirjata ”opit” -prosessiin ja käyttää tulevaa suunnittelua varten.
Hyvä ajankäyttö ja tehtävien oikea priorisointi ovat myös tärkeitä. Jos mahdollista, ennen loman alkua olisi selvitettävä, mitkä tehtävät on ehdottomasti tehtävä poissaolon aikana ja mitkä voivat odottaa paluuseen. Uudet tehtävät on asetettava huolellisesti tärkeysjärjestykseen. Tämä koskee myös sijaisen omia tehtäviä. Hyvä priorisointi auttaa tiimiä pysymään keskittyneenä myös silloin, kun kapasiteetti on rajallinen.
Lomien korvaaminen kehitysmahdollisuutena
Vaikka lomaturva on yleensä stressaavaa aikaa, se voi osoittautua arvokkaaksi pitkällä aikavälillä. Toisten tehtäviä hoitavat saavat uusia oivalluksia, kehittävät ymmärrystä muista rooleista ja voivat laajentaa osaamistaan. Asianmukaisesti tiedotettuna ja tuettuna lomasta voi tulla todellinen tiimin kehittymisen ja urakehityksen rakennuspalikka.
Luottamus on ratkaisevan tärkeää
Parhaastakaan suunnittelusta ei ole juurikaan hyötyä, jos luottamus ryhmään puuttuu. Siksi tehtäviä luovuttavan henkilön on myös luotettava siihen, että kollegat hoitavat ne onnistuneesti, vaikka he valitsisivat oman polkunsa. Kotiinpaluun jälkeen tapahtuva tehtävien luovutus tarjoaa hyvän tilaisuuden palautteen antamiseen ja optimointiin. Näin syntyy jatkuva oppimisprosessi, josta kaikki hyötyvät.
Yhteenveto
Joulusesonki tuo epäilemättä haasteita projektiliiketoiminnalle. Ne, jotka suunnittelevat ajoissa, viestivät avoimesti ja arvioivat realistisesti käytettävissä olevan kapasiteetin, voivat kuitenkin viedä hankkeita menestyksekkäästi eteenpäin myös loma-aikana. Hyvä valmistautuminen, selkeät vastuualueet ja keskinäinen luottamus ovat tässä keskeisiä menestystekijöitä.
Tehokkaan ohjelmistoratkaisun käyttö on erityisen kannattavaa monimutkaisissa hankekokonaisuuksissa. MyPARM ProjectManagementin avulla voidaan keskitetysti hallita, visualisoida ja analysoida loma-aikoja, resurssien käyttöä ja kapasiteettia. Integroitu resurssienhallintamoduuli auttaa projektipäälliköitä tunnistamaan pullonkaulat varhaisessa vaiheessa, järjestämään sijaisuudet tehokkaasti ja varmistamaan työn tasapainoisen jakautumisen myös loma-aikoina. Näin projekti etenee ja tiimi pysyy motivoituneena.
Miten tiimisi selviytyy lomakaudesta? Jaa kokemuksesi kanssamme kommenteissa!
Lisätietoja myPARM CorporateNavigator -hallintaohjelmistosta:
Haluaisitko tutustua myPARM CorporateNavigatoriin demossa? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!