Lomakausi projektissa?
Hyvällä resurssienhallinnalla se ei ole ongelma
Kesä on ovella – ja sen myötä lomakausi. Kun monet odottavat innolla ansaittua lomaa, projektitiimit joutuvat usein hikoilemaan: kuka hoitaa mitkä tehtävät? Mitkä määräajat osuvat poissaoloaikojen päälle? Ja mitä tapahtuu, jos useita avainhenkilöitä puuttuu samanaikaisesti?
Tilanne muuttuu todella haastavaksi, kun projektitoiminta jatkuu, mutta tiimistä on käytettävissä vain puolet. Ennakoivalla resurssisuunnittelulla ja läpinäkyvällä tiimiyhteistyöllä lomakaudet voidaan kuitenkin järjestää tehokkaasti ja stressittömästi.
Lomakausi projektien stressitestinä
Lomakaudet asettavat projektitiimeille säännöllisesti samat haasteet: kapasiteetin puute, viivästyvät päätöksentekoprosessit ja jäljelle jääneiden työntekijöiden lisääntynyt työkuorma. Jos vastuualueet eivät ole selkeästi määriteltyjä tai tehtävien siirto tapahtuu puutteellisesti, projektit jumiutuvat nopeasti. Seurauksena on aikataulujen viivästyminen, laaturiskit ja kasvava turhautuminen tiimissä.
Tämä on erityisen kriittistä käynnissä olevissa projekteissa, joissa on kiinteät välitavoitteet ja ulkoisia riippuvuussuhteita. Tällöin on tärkeää ryhtyä varhaisiin korjaaviin toimenpiteisiin – ei vasta silloin, kun poissaolot ovat jo alkaneet.
Resurssien järkevä suunnittelu: Näin projekti pysyy aikataulussa
1. Lomasuunnitelman sisällyttäminen projektiin
Vankka resurssisuunnittelu alkaa lomien sisällyttämisestä projektiaikatauluun. Vain se, joka tietää, milloin mitkäkin tiimin jäsenet ovat poissa, voi arvioida varhaisessa vaiheessa realistisesti, mitä kapasiteettia on tosiasiallisesti käytettävissä ja missä saattaa syntyä pullonkauloja. Tämä läpinäkyvyys luo perustan kaikille seuraaville vaiheille.
Vinkkimme:
- Ihannetapauksessa lomajaksot otetaan huomioon suunnittelussa jo projektin käynnistysvaiheessa, jotta vältytään myöhemmiltä ristiriidoilta. Erityisesti hyvin pitkäkestoisissa projekteissa lomajaksot voidaan sisällyttää suunnitteluun jo alusta alkaen.
- Lomajaksot tulisi kirjata ja päivittää mahdollisimman varhaisessa vaiheessa projektitaululle tai resurssityökaluun.
- Yhteinen sovittelu tiimin sisällä takaa selkeyden ja estää odottamattomat päällekkäisyydet.
2. Sijaisjärjestelyt on hoidettava ajoissa ja tehtävien siirto on hoidettava huolellisesti
Lomavapaiden sijaisjärjestelyt toimivat luotettavasti vain, jos ne on määritelty selkeästi, suunniteltu realistisesti ja viestitty hyvin. Tähän kuuluu se, että on olemassa selkeät säännöt siitä, kuka hoitaa mitkäkin tehtävät. Pelkät säännöt eivät kuitenkaan riitä, jotta projekteja voitaisiin viedä menestyksekkäästi eteenpäin myös lomakauden aikana. Pikemminkin on tärkeää, että Tehtävien siirto ja jäsentää tiedot selkeästi, arvioida työmäärä realistisesti ja varata riittävästi aikaa, jotta mahdolliset kysymykset voidaan selvittää mieluiten vielä ennen lomaa.
Vain tällä tavoin kaikki osapuolet tietävät, mitä heitä odottaa sijaisuuden aikana. He voivat itse päättää, toteutetaanko tehtävien siirto kirjallisena muistiona, tarkistuslistana vai kokouksena.
3. Sijaisuuksien hallinta ja tehtävien priorisointi
Lomakaudella moniajo on väistämätöntä: tiimin jäsenet hoitavat yleensä omat tehtävänsä ja lisäksi sijaisuuksia. Ylikuormituksen välttämiseksi on osoittautunut hyödylliseksi jakaa työpäivä tietoisesti, esimerkiksi siten, että kaksi kolmasosaa käytetään omiin tehtäviin ja yksi kolmasosa sijaisuustehtäviin. Ajan seuranta voi auttaa analysoimaan jälkikäteen todellista työmäärää ja oppimaan siitä tulevia suunnitelmia varten. Saadut havainnot voidaan kirjata ”Lessons Learned” -prosessiin ja hyödyntää tulevissa suunnitelmissa.
Lisäksi hyvä ajanhallinta ja tehtävien oikea priorisointi ovat tärkeitä. Mikäli mahdollista, tulisi jo ennen loma-aikaa selvittää, mitkä tehtävät on ehdottomasti hoidettava sijaisen toimesta poissaolon aikana ja mitkä voivat odottaa paluuseen asti. Uudet tehtävät tulisi punnita huolellisesti. Tämä koskee kuitenkin myös sijaisen omia tehtäviä. Hyvä priorisointi auttaa tiimiä pysymään keskittyneenä myös rajallisten resurssien tilanteessa.
Lomansijaisuus kehitysmahdollisuutena
Vaikka lomansijaisuus on useimmiten rasittava jakso, se voi pitkällä aikavälillä osoittautua jopa arvokkaaksi. Kun ottaa vastuulleen toisten tehtäviä, saa nimittäin uusia näkökulmia, oppii ymmärtämään muita rooleja ja voi laajentaa osaamistaan. Oikein viestitty ja tuettu lomansijaisuus voi näin ollen muodostua todelliseksi rakennuspalikaksi tiimin kehitykselle ja uran edistämiselle.
Luottamus on ratkaisevaa
Parinkaan suunnittelu ei auta, jos tiimistä puuttuu luottamus. Siksi on tärkeää, että tehtäviä siirtävä luottaa siihen, että kollegat hoitavat ne menestyksekkäästi, vaikka he valitsisivatkin oman tapansa toimia. Tehtävien palauttaminen paluun jälkeen tarjoaa hyvän tilaisuuden palautteen antamiseen ja prosessien optimointiin. Näin syntyy jatkuva oppimisprosessi, josta kaikki hyötyvät.
Yhteenveto
Lomakausi tuo epäilemättä haasteita projektiliiketoiminnalle. Kuitenkin se, joka suunnittelee ajoissa, viestii avoimesti ja arvioi käytettävissä olevat resurssit realistisesti, voi viedä projekteja menestyksekkäästi eteenpäin myös lomakauden aikana. Hyvä valmistautuminen, selkeät vastuualueet ja keskinäinen luottamus ovat tässä keskeisiä menestystekijöitä.
Juuri monimutkaisissa projektikokonaisuuksissa kannattaa hyödyntää tehokasta ohjelmistoratkaisua. myPARM ProjectManagement -ohjelmiston avulla lomajaksoja, resurssien käyttöastetta ja kapasiteettia voidaan hallita, visualisoida ja analysoida keskitetysti. Integroitu resurssienhallintamoduuli auttaa projektivastaavia tunnistamaan pullonkaulat varhaisessa vaiheessa, järjestämään sijaisuudet tehokkaasti ja varmistamaan tasapainoisen työnjaon myös lomakauden aikana. Näin projekti pysyy paitsi sujuvana, myös tiimin motivaatio säilyy.
Miten teidän tiiminne suhtautuu lomakauteen? Jakakaa kokemuksenne kanssamme kommenteissa!
Lisätietoja myPARM CorporateNavigator -hallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARM CorporateNavigatoriin esittelytilaisuudessa? Sovi sitten heti tapaamisaika kanssamme!