Urlaubszeit im Projekt?

Mit gutem Ressourcenmanagement kein Problem

Ferienzeit als Stresstest für Projekte

Urlaubszeiten stellen Projektteams regelmäßig vor dieselben Herausforderungen: Fehlende Kapazitäten, stockende Entscheidungsprozesse und eine erhöhte Belastung für die verbleibenden Mitarbeitenden. Wenn Zuständigkeiten nicht klar geregelt sind oder Übergaben lückenhaft erfolgen, geraten Projekte schnell ins Stocken. Die Folge: Zeitverzug, Qualitätsrisiken und ein wachsender Frust im Team.
Besonders kritisch ist das in laufenden Projekten mit festen Meilensteinen und externen Abhängigkeiten. Hier kommt es darauf an, frühzeitig gegenzusteuern – nicht erst, wenn die Abwesenheiten schon begonnen haben.

Ressourcen clever planen: So bleibt das Projekt auf Kurs

1. Urlaubsplanung ins Projekt einbinden
Eine solide Ressourcenplanung beginnt mit der Integration der Urlaubszeiten in den Projektzeitplan. Nur wer weiß, wann welche Teammitglieder abwesend sind, kann frühzeitig realistisch einschätzen, welche Kapazitäten tatsächlich zur Verfügung stehen und wo es zu Engpässen kommen könnte. Diese Transparenz schafft die Basis für alle weiteren Schritte.

Unsere Tipps:

• Idealerweise werden Ferienzeiten bereits bei der Projektinitiierung in die Planung einbezogen, um spätere Konflikte zu vermeiden. Gerade bei Projekten mit sehr langer Laufzeit können Urlaubszeiten von Beginn an in die Planung einbezogen werden.
• Urlaubszeiten sollten möglichst frühzeitig im Projektboard oder Ressourcentool erfasst und gepflegt werden.
• Eine gemeinsame Abstimmung im Team sorgt für Klarheit und verhindert unerwartete Überschneidungen.

2. Vertretungen rechtzeitig regeln und saubere Übergabe
Urlaubsvertretungen funktionieren nur dann zuverlässig, wenn sie klar definiert, realistisch geplant und gut kommuniziert sind. Dazu gehört, dass es eine klare Regelung gibt, wer welche Aufgaben übernimmt. Die reine Regelung reicht aber noch nicht aus, um Projekte auch in der Urlaubszeit erfolgreich weiterzuführen. Vielmehr kommt es auch darauf an, die Übergabe von Aufgaben und Informationen gut zu strukturieren, den Arbeitsaufwand realistisch einzuschätzen und ausreichend Zeitpuffer einzuplanen, sodass eventuelle Rückfragen möglichst noch vor dem Urlaub geklärt werden können.
Nur auf diese Weise wissen alle Beteiligten, was während der Vertretungszeit auf sie zukommt. Dabei bleibt es ihnen überlassen, ob die Übergabe als schriftliche Notiz, Checkliste oder Meeting erfolgt.

3. Vertretungszeit bewusst managen und Aufgaben priorisieren
In der Ferienzeit ist Multitasking unvermeidlich: Teammitglieder übernehmen in der Regel ihre eigenen Aufgaben und zusätzlich die Vertretung. Um Überlastung zu vermeiden, hat es sich bewährt, den Arbeitstag bewusst aufzuteilen, zum Beispiel in zwei Drittel für eigene Aufgaben und ein Drittel für Vertretungstätigkeiten. Eine begleitende Zeiterfassung kann helfen, den tatsächlichen Aufwand im Nachhinein zu analysieren und daraus für zukünftige Planungen zu lernen. Die gewonnenen Erkenntnisse können in einem „Lessons Learned“-Prozess erfasst und für zukünftige Planungen genutzt werden.

Darüber hinaus sind ein gutes Zeitmanagement und die richtige Priorisierung von Aufgaben wichtig. Wenn möglich sollte schon vor der Urlaubszeit geklärt werden, welche Aufgaben unbedingt während der Abwesenheit in Vertretung erledigt werden müssen, und welche bis zur Rückkehr warten können. Neu aufkommende Aufgaben sollten sorgfältig abgewogen werden. Das gilt aber auch für die eigenen Aufgaben des Vertretenden. Eine gute Priorisierung hilft dem Team, auch bei begrenzten Kapazitäten fokussiert zu bleiben.

Urlaubsvertretung als Entwicklungschance

Auch wenn die Urlaubsvertretung meist eine anstrengende Zeit ist, kann sie sich langfristig sogar als wertvoll erweisen. Wer die Aufgaben anderer übernimmt, bekommt nämlich neue Einblicke, entwickelt Verständnis für andere Rollen und kann seine Kompetenzen erweitern. Richtig kommuniziert und begleitet, kann Urlaubsvertretung so zu einem echten Baustein für Teamentwicklung und Karriereförderung werden.

Vertrauen ist entscheidend

Selbst die beste Planung nützt wenig, wenn das Vertrauen im Team fehlt. Deshalb gilt: Wer Aufgaben übergibt, sollte auch das Zutrauen haben, dass Kolleginnen und Kollegen diese erfolgreich erledigen, auch wenn sie dabei einen eigenen Weg wählen. Rückübergaben nach der Rückkehr bieten eine gute Gelegenheit für Feedback und Optimierung. So entsteht ein kontinuierlicher Lernprozess, von dem alle profitieren.

Fazit

Die Ferienzeit bringt zweifellos Herausforderungen für das Projektgeschäft. Doch wer frühzeitig plant, transparent kommuniziert und die vorhandenen Kapazitäten realistisch einschätzt, kann auch in der Urlaubszeit Projekte erfolgreich vorantreiben. Gute Vorbereitung, klare Zuständigkeiten und gegenseitiges Vertrauen sind dabei die zentralen Erfolgsfaktoren.

Gerade in komplexen Projektlandschaften lohnt sich der Einsatz einer leistungsfähigen Softwarelösung. Mit myPARM ProjectManagement lassen sich Urlaubszeiten, Ressourcenauslastungen und Kapazitäten zentral verwalten, visualisieren und analysieren. Das integrierte Ressourcenmanagement-Modul unterstützt Projektverantwortliche dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Vertretungen effizient zu organisieren und eine ausgewogene Arbeitsverteilung zu gewährleisten, auch in der Ferienzeit. So bleibt das Projekt nicht nur im Fluss, sondern das Team auch motiviert.

Wie geht Ihr Team mit der Urlaubszeit um? Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns in den Kommentaren!

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