Tempo di vacanza nel progetto?

Nessun problema con una buona gestione delle risorse

Il periodo delle vacanze è uno stress test per i progetti

I periodi di vacanza presentano regolarmente ai team di progetto le stesse sfide: Mancanza di capacità, processi decisionali incerti e un aumento del carico di lavoro per i dipendenti rimasti. Se le responsabilità non sono chiaramente definite o i passaggi di consegne sono incompleti, i progetti si bloccano rapidamente. Il risultato: ritardi, rischi per la qualità e crescente frustrazione all’interno del team.
Questo aspetto è particolarmente critico nei progetti in corso con tappe fisse e dipendenze esterne. In questo caso è importante prendere delle contromisure in una fase iniziale, non solo quando le assenze sono già iniziate.

Pianificazione intelligente delle risorse: come mantenere il progetto in carreggiata

1. integra la pianificazione delle ferie nel progetto
Una solida pianificazione delle risorse inizia con l’integrazione delle ferie nella pianificazione del progetto. Solo chi sa quando i membri del team sono assenti può valutare realisticamente e in una fase iniziale quali sono le capacità effettivamente disponibili e dove potrebbero verificarsi dei colli di bottiglia. Questa trasparenza crea le basi per tutte le fasi successive.

I nostri consigli:

• Idealmente, i periodi di vacanza dovrebbero essere inclusi nella pianificazione nella fase di avvio del progetto per evitare conflitti in seguito. I periodi di vacanza possono essere inclusi nella pianificazione fin dall’inizio, soprattutto per i progetti di durata molto lunga.
• I periodi di ferie devono essere registrati e mantenuti nella scheda del progetto o nello strumento delle risorse il prima possibile.
• Il coordinamento congiunto all’interno del team garantisce chiarezza ed evita sovrapposizioni impreviste.

2. organizzare per tempo le sostituzioni e consegnarle correttamente
Le sostituzioni per le vacanze funzionano in modo affidabile solo se sono chiaramente definite, pianificate in modo realistico e ben comunicate. Ciò include la definizione di regole chiare su chi si assume i compiti. Tuttavia, la semplice regolamentazione non è sufficiente per portare avanti con successo i progetti durante le vacanze. Piuttosto, è importante strutturare bene il passaggio di compiti e informazioni, stimare realisticamente il carico di lavoro e pianificare un margine di tempo sufficiente per chiarire eventuali dubbi prima delle vacanze, se possibile.
Questo è l’unico modo per garantire che tutti i soggetti coinvolti sappiano cosa aspettarsi durante il periodo di stand-in. Sta a loro decidere se il passaggio di consegne avverrà sotto forma di nota scritta, lista di controllo o riunione.

3. gestisci consapevolmente i tempi di sostituzione e dai priorità ai compiti
Il multitasking è inevitabile durante il periodo delle vacanze: i membri del team sono soliti svolgere i propri compiti e agire anche come sostituti. Per evitare il sovraccarico, si è dimostrato utile dividere consapevolmente la giornata lavorativa, ad esempio in due terzi per i propri compiti e un terzo per le sostituzioni. La registrazione del tempo può aiutare ad analizzare retrospettivamente il carico di lavoro effettivo e a trarne insegnamenti per la pianificazione futura. Le conoscenze acquisite possono essere registrate in un processo di “lezioni apprese” e utilizzate per la pianificazione futura.

È importante anche una buona gestione del tempo e la corretta definizione delle priorità dei compiti. Se possibile, prima del periodo di ferie si dovrebbe chiarire quali compiti devono assolutamente essere portati a termine durante l’assenza e quali possono aspettare fino al ritorno. I nuovi compiti che si presentano devono essere classificati con attenzione. Questo vale anche per i compiti del sostituto. Una buona definizione delle priorità aiuta il team a rimanere concentrato anche quando le capacità sono limitate.

La sostituzione delle vacanze come opportunità di sviluppo

Anche se la copertura delle ferie è di solito un momento di stress, a lungo termine può rivelarsi preziosa. Chi si fa carico dei compiti degli altri acquisisce nuove conoscenze, sviluppa la comprensione di altri ruoli e può ampliare le proprie competenze. Se comunicata e supportata in modo adeguato, la copertura delle ferie può diventare un vero e proprio tassello per lo sviluppo del team e l’avanzamento di carriera.

La fiducia è fondamentale

Anche la migliore pianificazione è poco utile se manca la fiducia nel team. Pertanto, chi consegna i compiti deve avere la certezza che i colleghi li porteranno a termine con successo, anche se scelgono la propria strada. I passaggi di consegne dopo il ritorno a casa offrono una buona opportunità di feedback e ottimizzazione. In questo modo si crea un processo di apprendimento continuo da cui tutti traggono beneficio.

Conclusione

La stagione delle vacanze comporta indubbiamente delle sfide per il settore dei progetti. Tuttavia, chi pianifica per tempo, comunica in modo trasparente e valuta realisticamente le capacità disponibili può portare avanti con successo i progetti anche durante le vacanze. Una buona preparazione, responsabilità chiare e fiducia reciproca sono i fattori chiave del successo.

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Come affronta il periodo delle vacanze il tuo team? Condividi le tue esperienze con noi nei commenti!

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