Projektinhallinnan ABC: P vaiheiden hallintaa varten

Projektivaiheen hallinta: opas jokaisen projektin onnistumiseen

Mitä ovat vaiheohjaus ja projektin vaihe?

Vaiheohjaus kuvaa hankkeen jäsenneltyä suunnittelua ja seurantaa useissa peräkkäisissä vaiheissa. Nämä vaiheet, jotka tunnetaan myös nimellä projektin vaiheet, muodostavat projektin puitteet ja auttavat jakamaan monimutkaiset tehtävät hallittaviin yksiköihin. Projektin vaiheet vaihtelevat menetelmästä ja projektista riippuen, mutta noudattavat usein samanlaista kaavaa. Projektivaihe on selkeästi määritelty ajanjakso projektissa, joka on erotettu toisistaan välitavoitteilla. Vaiheiden tarkoituksena on tuottaa tärkeitä tuloksia ja tarjota mahdollisuus pohdintaan ja uudelleensuuntautumiseen ennen kuin projekti siirtyy seuraavaan vaiheeseen.
Useimmissa malleissa vaiheet kulkevat peräkkäin tai ovat osittain päällekkäisiä. Vaiheiden hallinnan avulla edistymistä voidaan seurata järjestelmällisesti ja mahdolliset poikkeamat tunnistaa varhaisessa vaiheessa. Tämä vaiheittainen lähestymistapa parantaa avoimuutta ja rakennetta, mutta auttaa myös projektiryhmiä hyödyntämään resurssejaan tehokkaasti ja saavuttamaan halutut tavoitteet.

Vaihesuunnittelun haasteet

• Rajoitettu joustavuus: Yksityiskohtainen etukäteissuunnittelu voi vaikeuttaa muutosten toteuttamista, varsinkin jos vaatimukset ovat epäselviä.
• Rutiinivirheiden mahdollisuus: Rutinoituneet prosessit voivat johtaa siihen, että luovia ratkaisuja ei enää tehdä ja että kysymyksiä esitetään vähemmän.
• Teknokraattinen suunnittelu: Tiukka vaiheistus voi olla esteenä erityisesti innovatiivisissa hankkeissa, sillä ne tulevat nopeasti tiensä päähän ennakoimattomien vaatimusten ilmaantuessa.

Vaihemallit yhdellä silmäyksellä

Projektin vaiheet ovat yleensä melko samanlaisia, mutta ne voivat vaihdella projektityypistä ja -menetelmästä riippuen. Käytännössä hankkeet jaetaan usein neljään tai viiteen päävaiheeseen:

4-vaiheinen malli

Neljän vaiheen malli on hyvin käytännöllinen malli, jossa hankkeet jaetaan näihin vaiheisiin:

1. Hankkeen määrittely: Hankkeen alussa määritetään perustiedot, kuten hankkeen hyödyt, toteutettavuus tai hankkeen hallinnointi. Vaihe päättyy tavoitteen määrittelyyn ja viralliseen projektitoimeksiantoon.
2. Hankesuunnittelu: Tämän jälkeen laaditaan hankesuunnitelma, joka sisältää määräajat, kustannukset ja hankkeen sisällön, resurssien jakamisen sekä sidosryhmä- ja riskianalyysin, jos sitä ei ole vielä tehty.
3. Hankkeen toteuttaminen ja valvonta: Tämän jälkeen toteutetaan ja seurataan hanketoimia. Tämä on yleensä hankkeen pisin vaihe, koska määritellyt tulokset kehitetään tässä vaiheessa.
4. Projektin päättäminen: Kun projektin tulos on saatavilla, se hyväksytään, projekti dokumentoidaan ja projektin tulokset analysoidaan.

5-vaiheinen malli (esim. PMI:n mukaan)

Viisivaiheisessa mallissa hankkeet organisoidaan projektinhallintaprosessien mukaisesti. Nämä prosessit eivät välttämättä kulje peräkkäin. Jotkin niistä on toistettava esimerkiksi osaprojektien osalta. Ne voivat myös olla päällekkäisiä. Viisivaiheinen rakenne perustuu läheisesti PMI:n PMBOK® Guide -oppaaseen, sitä käytetään maailmanlaajuisesti ja sitä käytetään usein laajoissa hankkeissa. Se koostuu seuraavista vaiheista:

1. Aloitusvaihe: Aloitusvaiheessa tehdään karkea suunnittelu ja tehdään päätös hankkeen aloittamisesta. Toisin sanoen määritellään hyödyt, tarkistetaan toteutettavuus, määritellään projektin toimeksianto ja käynnistetään projekti virallisesti.
2. Suunnittelu: Hankkeen yksityiskohtainen suunnittelu alkaa aloitusvaiheessa. Suunnitellaan esimerkiksi budjetti, aikataulu, resurssit ja laatu. Määritellään työn rakennesuunnitelma, määritetään välitavoitteet ja jaetaan resurssit. Riskit analysoidaan ja sidosryhmille laaditaan viestintäsuunnitelma.
3. Toteutus: Hankesuunnitelma toteutetaan toteutusvaiheessa.
4. Seuranta: Hankkeen toimintojen jatkuva seuranta ja valvonta tapahtuu samanaikaisesti toteutuksen kanssa. Näin valvotaan, että talousarviota, aikataulua ja laatua noudatetaan.
5. Valmistuminen: Loppuvaiheessa hanke päättyy heti, kun määritelty tulos on toimitettu ja hyväksytty. Hankkeesta laaditaan loppuraportti, hanke arvioidaan ja projektiryhmä hajotetaan virallisesti.

Kansainväliset mallit ja toimialakohtaiset lähestymistavat

PMBOK®-oppaan tai DIN 69901:n lisäksi myös PRINCE2, Lean Six Sigma ja HERMES tarjoavat viitekehyksiä, joissa projektit on jäsennetty eri vaiheisiin. On kuitenkin olemassa lukuisia muitakin malleja ja toimialakohtaisia lähestymistapoja. Joitakin erityisen usein käytettyjä esimerkkejä ovat

HOAI (Arkkitehtien ja insinöörien palkkiorakenne, Saksa)

HOAI-mallissa hankeprosessi jaetaan yhdeksään palveluvaiheeseen, jotka ovat erityisen tärkeitä rakennusalalla, koska ne määrittelevät suunnittelupalvelujen sopimusperustan. Vaiheet varmistavat avoimuuden ja helpottavat hankkeiden valvontaa rakennusalalla. Ne perustuvat perinteiseen rakennusprosessiin, ja ne sitovat arkkitehtejä ja insinöörejä laatustandardien varmistamiseksi. Vaiheet ovat

1. Perusmääritys
2. Alustava suunnittelu (hanke- ja suunnitteluvalmistelu)
3. Suunnittelu
4. Lupien suunnittelu
5. Toteutuksen suunnittelu
6. Palkinnon valmistelu
7. Osallistuminen sopimusten tekemiseen
8. Hankkeen valvonta (rakentamisen valvonta ja dokumentointi)
9. Omaisuuden hallinta ja dokumentointi

SIA (Sveitsi)

Sveitsissä sveitsiläisessä standardissa SIA 112 määritellään rakennushankkeiden vaiherakenne, ja se on samanlainen kuin HOAI-malli, mutta se on mukautettu Sveitsin vaatimuksiin. Malli tarjoaa myös selkeän rakenteen ja ohjeet arkkitehti- ja insinööritoimistoille, mikä mahdollistaa tarkan kustannusten kirjaamisen ja laskutuksen. Samalla SIA-malli tarjoaa yksityiskohtaisia ohjeita ja tukee rakennushankkeita selkeillä ohjeilla laatustandardien ylläpitämiseksi ja läpinäkyvien viestintärakenteiden luomiseksi. SIA-mallissa rakennushankkeet jaetaan kuuteen päävaiheeseen:

1. Strateginen suunnittelu
2. Alustava tutkimus
3. Hankesuunnittelu
4. Tarjouspyyntö
5. Toteuttaminen
6. Hallinto

RIBA-työsuunnitelma (Royal Institute of British Architects, Iso-Britannia)

Britannian kuninkaallisen arkkitehtiliiton (RIBA) kehittämä RIBA Plan of Work on laajalti käytetty rakenne rakennushankkeiden vaiheistamiseen Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Suunnitelma on jaettu kahdeksaan vaiheeseen, jotka seuraavat rakennushankkeita suunnittelusta käyttöönottoon. Malli luo selkeät rakenteet ja roolit määrittelemällä tarkasti kunkin projektin vaiheen. Sitä myös päivitetään säännöllisesti uusimpien standardien ja vaatimusten mukaiseksi. Vaiheet ovat

1. Strateginen määrittely: Hankkeen tavoitteiden selventäminen ja yleistavoitteen kehittäminen.
2. Valmistelu ja toimeksianto: Selkeän projektitoimeksiannon ja alustavan suunnittelustrategian laatiminen.
3. Konseptisuunnittelu: Peruskonseptin luominen, joka toteuttaa hankkeen vaatimukset visuaalisesti ja toiminnallisesti.
4. Kehitetty suunnitelma: Konseptin jatkokehitys, mukaan lukien tekniset yksityiskohdat ja budjetti.
5. Tekninen suunnittelu: Yksityiskohtaisten teknisten suunnitelmien laatiminen, jotka täyttävät kaikki rakentamista koskevat vaatimukset.
6. Rakentaminen: Varsinainen rakennusvaihe, jossa hanke toteutetaan.
7. Luovutus ja loppuunsaattaminen: Valmiin hankkeen luovutus asiakkaalle ja viimeistely.
8. Käytössä: Rakennuksen käytön arviointi ja tarvittaessa optimointi.

AIA (American Institute of Architects, Yhdysvallat)

American Institute of Architects (AIA) -järjestön lähestymistavassa määritellään myös hankkeen vaiheet, ja se on suunnattu erityisesti Pohjois-Amerikan markkinoille. AIA:n menetelmässä korostetaan selkeitä sopimusrakenteita ja mahdollistetaan rakennusprosessin tarkka seuranta ja dokumentointi. Vaiherakenne luo luotettavan perustan, jonka pohjalta asiakkaat, arkkitehdit ja urakoitsijat voivat työskennellä tehokkaasti yhdessä. AIA:n vaiherakenne on samanlainen kuin RIBA:n lähestymistapa, ja se käsittää viisi päävaihetta rakennus- ja arkkitehtuurihankkeissa:

1. Kaavoitus (SD): Perusvaatimukset täyttävän ja alustavat suunnitelmat sisältävän karkean suunnitelman laatiminen.
2. Suunnittelun kehittäminen (DD): Suunnitelman jatkokehittäminen yksityiskohtaisempien teknisten ja esteettisten elementtien avulla.
3. Rakennusasiakirjat (CD): Yksityiskohtaisten rakennus- ja toteutussuunnitelmien laatiminen, joita käytetään lupia ja tarjouksia varten.
4. Tarjouskilpailu tai neuvottelut: Rakennusyritysten valinta ja neuvottelut rakennussopimuksesta.
5. Rakennushallinto (CA): Arkkitehtien suorittama rakennustyön valvonta suunnitelmien noudattamisen varmistamiseksi.

Vaiheenohjauksen joustavoittaminen

Perinteinen vaiheohjaus voi olla hyvin rajoittavaa hankkeissa, jotka edellyttävät suurta joustavuutta.
Tällaisissa tapauksissa ketterät menetelmät, kuten SCRUM tai Lean Six Sigma, ovat usein parempi valinta, sillä niiden lyhyemmät ja helposti mukautettavat suunnittelusyklit ja keskittyminen mukautuvuuteen mahdollistavat joustavamman reagoinnin muutoksiin. Jos vaiheohjauksen rakennetta kuitenkin tarvitaan ja sen rajoituksia halutaan vähentää, hybridimenetelmät voivat olla ratkaisu. Esimerkiksi iteratiivisten syklien tai ketterien elementtien, kuten sprinttien, käyttöönotto vaiheiden sisällä voi helpottaa muutosten huomioon ottamista menettämättä vaiheiden rakennetta. Modulaarinen projektinhallinta, jossa hanke jaetaan pienempiin, itsenäisiin moduuleihin, mahdollistaa sen, että yhden moduulin tarpeelliset muutokset tai uudet havainnot voidaan välittömästi sisällyttää muiden moduulien suunnitteluun ilman, että koko hanketta tarvitsee keskeyttää. Joustavat virstanpylväät (ehdolliset virstanpylväät) tai portit toimivat dynaamisina päätöksentekopisteinä siten, että virstanpylvään saavuttamisen jälkeen tarkistetaan ensin, voidaanko seuraava vaihe aloittaa välittömästi vai tarvitaanko muutoksia. Tähän vaikuttaa myös dynaaminen suunnitteluvaihe (rolling wave planning), jossa vain nykyinen tuleva vaihe suunnitellaan yksityiskohtaisesti, kun taas seuraavat vaiheet konkretisoidaan vasta myöhemmin.

Yhteenveto

Riippumatta siitä, mitä lähestymistapaa noudatetaan, strukturoitu vaiheiden suunnittelu on osoittautunut hyödylliseksi, sillä se antaa selkeän suunnan ja lisää tehokkuutta. Etenkin hankkeissa, joissa tarvitaan paljon joustavuutta, vaiheiden suunnittelu voi kuitenkin olla liian rajoittavaa. Siksi on tärkeää, että projektipäälliköt valitsevat rakenteen, joka vastaa heidän projektinsa vaatimuksia.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa?
Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!