Microsoft Project Online jää eläkkeelle vuonna 2026 – ja nyt?

Nämä ovat parhaat vaihtoehdot

Project Online -projektin loppu – tärkeimmät asiat ensin:

• Sulkeminen: 30. syyskuuta 2026
• SharePoint-pohjaisten työnkulkujen tuen päättyminen: huhtikuuta 2026
• Ei enää uusia asiakkaita: 1. lokakuuta 2025 alkaen.
• Siirtyminen vaaditaan: Projektitietoja tai salkkutietoja ei ole enää mahdollista käyttää sammutuspäivämäärän jälkeen.

Riskit ovat selvät: ne, jotka suunnittelevat siirtymisen liian myöhään, joutuvat kärsimään tietojen menetyksestä, työnkulkujen keskeytymisestä ja aikapaineesta uusiin työkaluihin perehtyessään. Pelkästään siirtyminen toiseen Microsoftin tuotteeseen kestää kolmesta kuuteen kuukautta, koska prosessit on määriteltävä uudelleen, tiedot on siistittävä ja siirtyminen on varsin monimutkaista – erityisesti organisaatioissa, jotka ovat vuosien varrella räätälöineet, laajentaneet ja mukauttaneet Project Onlinea laajasti. Samaan aikaan Microsoftin vaihtoehdoista puuttuu joitakin toimintoja, ja ne ovat äärirajoilla salkunhallinnan, talousvalvonnan ja hallinnoinnin osalta.

Siirtymävaiheen mahdollisuudet

Project Online tunnetaan parhaiten vesiputousmenetelmää käyttävästä projektisuunnittelusta. Sen avulla voitiin luoda tuhansia tehtäviä, yhdistää riippuvuuksia ja suunnitella resursseja tarkasti. Toimintojen suuri määrä johti kuitenkin usein siihen, että projektipäälliköt hukkasivat katseensa tai joutuivat työskentelemään samaan aikaan Excelin kanssa. Lisäksi vesiputousmenetelmään rajoittuvat projektinhallintaohjelmistot eivät enää vastaa nykypäivän jokapäiväistä projektityötä. Sen sijaan yhteistyö, joustavuus ja ketteryys ovat nyt tärkeämpiä, sillä projekti- ja salkunhallinta tapahtuu usein erittäin dynaamisessa ympäristössä. Projekteja luodaan nopeasti, ne muuttuvat jatkuvasti, ja vain hyvin harvoja projekteja voidaan enää hallita perinteisten Gantt-suunnitelmien avulla. Project Onlinesta luopuminen avaa siis yrityksille uusia mahdollisuuksia parempaan ja nykyaikaisempaan projekti- ja salkunhallintaan.

Miksi Microsoftin vaihtoehdot eivät riitä

Microsoft tarjoaa vaihtoehtoina Project for the Webiä tai Planner Premiumia. Kokemuksemme mukaan nämä vaihtoehdot riittävät yksinkertaisiin hankkeisiin, mutta ne osoittavat heikkoutensa, kun kyseessä ovat monimutkaiset ohjelmat ja suuret salkut:

• Ei integroitua salkunhallintaa
• Puuttuvat rahoitus- ja budjettimoduulit
• Rajalliset integrointimahdollisuudet Microsoftin ekosysteemin ulkopuolella
• Ei integroitua seurantaa ja arviointia (M&E).

Vielä kriittisempää on mahdollisuus käyttää Project Server Subscription Edition -versiota, jonka avulla Project Onlinea voidaan käyttää edelleen paikallisena versiona. Tämä säilyttää olennaisilta osin saman toimintovalikoiman. Tämä voi kuitenkin olla vain siirtymäkauden ratkaisu, sillä sitä tuetaan todennäköisesti vain vuoteen 2031 asti, eikä sitä kehitetä edelleen.

Yritykset, jotka luottavat vain Microsoftin vaihtoehtoihin, ovat siis vaarassa tehottomien prosessien ja lisääntyvän monimutkaisuuden vuoksi. Koska muutos on nyt väistämätön, on järkevää tarkastella vaihtoehtoja Microsoftin tarjonnalle. On tärkeää punnita vaihtoehtoja huolellisesti ja valita yritykselle parhaiten sopiva ohjelmisto. Löydät oppaan, jossa on käytännönläheisiä tarkistuslistoja oikean ohjelmiston valinnan helpottamiseksi, projektinhallinnan whitepaperistamme 2025/26.

Vaihtoehtoinen myPARM ProjectManagement

myPARM ProjectManagement kehitettiin mahdollistamaan strateginen ohjelma- ja projektinhallinta monimutkaisissa organisaatioissa.

Edut yhdellä silmäyksellä:

MS Projectin tyypilliset ongelmat ja miten myPARM ratkaisee ne.

• Salkunhallinnan jäykkyys: Yksi suurimmista ongelmista on joustavuuden puute salkunhallinnassa. Vaikka Project Online on ensisijaisesti suunnattu yksittäisten projektien hallintaan, se muuttuu nopeasti sekavaksi, kun useita ohjelmia tai kokonaisia salkkuja on koordinoitava. myPARM sen sijaan tarjoaa oletusarvoisesti selkeän moniprojektinäkymän ja mahdollistaa projektien mukauttamisen strategisiin tavoitteisiin – todellinen etu yrityksille, joiden on säilytettävä yleiskuva monimutkaisista keskinäisistä suhteista.
• Monimutkainen käyttöliittymä: Myös Project Online -ohjelman käyttäjäystävällisyyttä kritisoitiin usein. Käyttöliittymää pidetään monimutkaisena ja vaikeasti ymmärrettävänä, erityisesti käyttäjille, joilla ei ole syvällistä teknistä tietämystä. myPARM noudattaa tässä tarkoituksellisesti erilaista lähestymistapaa: ratkaisu on täysin verkkopohjainen, intuitiivinen käyttää ja saatavilla useilla kielillä. Tämä madaltaa markkinoille pääsyn kynnystä, helpottaa hyväksyntää yrityksessä ja vähentää merkittävästi tarvittavan koulutuksen määrää.
• Ei integroituja työnkulkuja tai saatavia: Toinen puute on integroitujen moduulien puuttuminen työnkulkuja tai talousprosesseja varten. Tähän asti yritykset ovat joutuneet turvautumaan lisätyökaluihin tai kalliisiin sisäisiin kehityshankkeisiin, jotta ne ovat voineet kartoittaa esimerkiksi budjettivalvontaa, ennusteita tai lupaprosesseja. MyPARMin avulla tällaiset kiertotiet kuuluvat menneisyyteen: Ratkaisussa on omat moduulinsa taloushallintoa, työnkulkuja sekä seurantaa ja arviointia varten – saumattomasti integroituna ja heti käyttövalmiina.
• Ongelmien skaalautuminen eri osastojen välillä: Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä haasteena on skaalautuminen. Microsoft Project voi toimia hyvin pienemmissä tiimeissä, mutta kun se otetaan käyttöön koko yrityksen laajuisesti useilla osastoilla, siitä tulee nopeasti monimutkaista ja kallista. myPARM on suunniteltu alusta alkaen tukemaan satoja käyttäjiä ja laajoja projektisalkkuja – ja sitä voidaan siksi käyttää suurissa organisaatioissa ongelmitta.
• Monimutkaiset integraatiot: MyPARM puolestaan tarjoaa plug-and-play-integraatioita REST API:iden kautta sekä rajapintoja SAP:iin, DMS:ään, JIRA:an, SharePointiin ja jopa itse MS Projectiin. Tämä tekee ratkaisusta paitsi joustavamman myös kustannustehokkaamman pitkällä aikavälillä.

Yhteenveto

Microsoft Project Online on poistumassa, mutta projektisi on jatkettava. Nyt on ihanteellinen hetki siirtyä käyttämään tulevaisuudenkestävää, skaalautuvaa ja integroituvaa ratkaisua. myPARM tarjoaa kaiken, mitä organisaatiot tarvitsevat monimutkaisiin ja nykyaikaisiin projekti- ja salkunhallintatehtäviin, joten se on alusta, johon voit luottaa pitkällä aikavälillä.

Toimi nyt! Varaa ilmainen 15 minuutin siirtymäkonsultaatio ja varmista, että siirtyminen on sujuvaa projekteissasi.