Microsoft Project Online geht 2026 in Rente – und jetzt?

Das sind die besten Alternativen

Das Ende von Project Online – das Wichtigste vorab:

• Abschaltung: 30. September 2026
• Support-Ende für SharePoint-basierte Workflows: 2. April 2026
• Keine Neukunden mehr: ab 1. Oktober 2025
• Migration erforderlich: Nach dem Abschaltdatum ist kein Zugriff mehr auf Projekt- oder Portfoliodaten möglich.

Die Risiken sind klar: Wer den Wechsel zu spät plant, steht vor Datenverlust, unterbrochenen Workflows und Zeitdruck bei der Einarbeitung in neue Tools. Allein der Wechsel zu einem anderen Microsoft-Produkt benötigt drei bis sechs Monate, da Prozesse neu definiert werden, Daten bereinigt werden müssen und die Migration recht komplex ist – insbesondere für Organisationen, die Project Online über die Jahre umfänglich individualisiert, erweitert und angepasst haben. Gleichzeitig fehlen in den Microsoft-Alternativen einige Funktionen und sie stoßen an Grenzen, wenn es um Portfolio-Management, Finanzcontrolling und Governance geht.

Die Chancen des Umstiegs

Project Online ist vor allem für Projektplanung mit der Wasserfallmethode bekannt. Darin konnten tausende Vorgänge angelegt werden, Abhängigkeiten verkettet und Ressourcen genau verplant werden. Allerdings führte die grosse Menge an Funktionen auch häufig dazu, dass Projektleitende den Überblick verloren oder gezwungen waren, gleichzeitig mit Excel zu arbeiten. Dazu kommt, dass eine Projektmanagementsoftware, die auf die Wasserfallmethode beschränkt ist, nicht mehr den heutigen Projektalltag abbildet. Vielmehr stehen inzwischen Zusammenarbeit, Flexibilität und Agilität im Vordergrund, da Projekt- und Portfoliomanagement häufig in einem stark dynamischen Umfeld stattfinden. So entstehen Projekte schnell, ändern sich laufend und die wenigsten Projekte sind noch über klassische Gantt-Pläne steuerbar. Der Abschied von Project Online eröffnet Unternehmen also neue Chancen für ein besseres, moderneres Projekt- und Portfoliomanagement.

Warum die Microsoft-Alternativen nicht reichen

Microsoft bietet als Alternativen Project for the Web oder Planner Premium an. Unserer Erfahrung nach reichen diese Alternativen für einfache Projekte aus, doch bei komplexen Programmen und großen Portfolios zeigen sie Schwächen:

• Kein integriertes Portfolio-Management
• Fehlende Finanz- und Budgetmodule
• Eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten außerhalb des Microsoft-Ökosystems
• Kein nativ integriertes Monitoring & Evaluation (M&E)

Noch kritischer ist die Möglichkeit, die Project Server Subscription Edition zu verwenden, mit der Project Online, in einer On-Premise-Variante, weiterhin genutzt werden kann. So bleibt im Kern derselbe Funktionsumfang erhalten. Allerdings kann dies nur eine Übergangslösung sein, da dies wohl nur bis 2031 unterstützt wird und keine Weiterentwicklungen mehr stattfinden.

Unternehmen, die nur auf die Microsoft-Alternativen setzen, riskieren also ineffiziente Prozesse und steigende Komplexität. Da ein Wechsel nun unausweichlich ist, ist es also sinnvoll, sich Alternativen zu den Angeboten von Microsoft anzusehen. Wichtig ist dabei, die Optionen gut abzuwägen und eine Software auszuwählen, die möglichst optimal zu Ihrem Unternehmen passt. Einen Leitfaden, der Sie mit praktischen Checklisten bei der Auswahl der richtigen Software unterstützt finden Sie in unserem Projektmanagement Whitepaper 2025/26.

Unsere Alternative myPARM ProjectManagement

myPARM ProjectManagement wurde entwickelt, um strategisches Programm- und Projektmanagement in komplexen Organisationen zu ermöglichen.

Die Vorteile auf einen Blick:

Typische Schwierigkeiten mit MS Project und wie myPARM sie löst

• Rigidität bei Portfolio-Übersicht: Eines der größten Probleme ist die fehlende Flexibilität im Portfolio-Management. Während Project Online vor allem auf die Verwaltung einzelner Projekte ausgerichtet ist, wird es schnell unübersichtlich, sobald mehrere Programme oder ganze Portfolios koordiniert werden sollen. myPARM dagegen bietet von Haus aus eine klare Multi-Projekt-Sicht und erlaubt es, Projekte an strategischen Zielen auszurichten – ein echter Vorteil für Unternehmen, die den Überblick über komplexe Zusammenhänge behalten müssen.
• Komplexes User Interface: Auch die Benutzerfreundlichkeit war bei Project Online häufig ein Kritikpunkt. Die Oberfläche gilt als komplex und schwer verständlich, insbesondere für Anwender ohne tiefes technisches Wissen. myPARM geht hier bewusst einen anderen Weg: Die Lösung ist komplett webbasiert, intuitiv zu bedienen und mehrsprachig verfügbar. Das senkt die Einstiegshürde, erleichtert die Akzeptanz im Unternehmen und reduziert den Schulungsaufwand erheblich.
• Keine integrierten Workflows oder Claims: Ein weiteres Defizit betrifft die fehlenden integrierten Module für Workflows oder Finanzprozesse. Unternehmen mussten bislang auf zusätzliche Tools oder kostspielige Eigenentwicklungen zurückgreifen, um z. B. Budgetkontrollen, Forecasts oder Genehmigungsprozesse abzubilden. Mit myPARM gehören solche Umwege der Vergangenheit an: Die Lösung bringt eigene Module für Finanzmanagement, Workflows und Monitoring & Evaluation gleich mit – nahtlos integriert und sofort einsatzbereit.
• Skalierungsprobleme über Abteilungen: Nicht zuletzt stellt die Skalierung eine Herausforderung dar. Microsoft Project kann in kleineren Teams gut funktionieren, doch sobald es um den unternehmensweiten Rollout über mehrere Abteilungen geht, wird es schnell kompliziert und teuer. myPARM wurde von Grund auf so konzipiert, dass es hunderte Nutzer und umfangreiche Projektportfolios unterstützt – und damit problemlos in großen Organisationen eingesetzt werden kann.
• Aufwendige Integrationen: Und schließlich bleibt das Thema Integration: Während Microsoft Project stark auf das eigene Ökosystem setzt, erfordert die Anbindung externer Systeme oft individuellen Entwicklungsaufwand. myPARM hingegen bietet Plug-and-Play-Integrationen über REST-APIs sowie Schnittstellen zu SAP, DMS, JIRA, SharePoint und sogar MS Project selbst. Das macht die Lösung nicht nur flexibler, sondern auch langfristig kosteneffizienter.

Fazit

Microsoft Project Online wird verschwinden, doch Ihre Projekte müssen weiterlaufen. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um auf eine zukunftssichere, skalierbare und integrative Lösung zu wechseln. myPARM bietet alles, was Unternehmen für komplexe, moderne Projekt- und Portfolio-Management-Aufgaben benötigen und ist so eine Plattform, auf die Sie langfristig vertrauen können.

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