Projektinhallinnan aakkoset: L niin kuin Lessons Learned

Miten välttää toistamasta virheitä ja tunnistaa parhaat toimintatavat?

Milloin Lessons Learned -tiedot tulisi käsitellä?

On tietysti järkevää tunnistaa opitut asiat projektin lopussa. Tärkeitä oppeja saadaan kuitenkin joka päivä, toisin sanoen myös hankkeen muissa vaiheissa. Jotta näitä oivalluksia voitaisiin hyödyntää nopeasti, on suositeltavaa käsitellä opittuja asioita yhä uudelleen projektin aikana, esimerkiksi vaiheiden lopussa, retrospektiivien, katselmusten ja tarkastusten yhteydessä tai silloin, kun saat tärkeän oivalluksen. Jos odotat yleensä projektin loppuun asti, tärkeät opit saattavat unohtua.

Esittele opitut asiat tiimissä

Jos haluat hyödyntää Lessons Learned -menetelmää, kannattaa kertoa projektiryhmälle heti projektin alussa, että haluat käyttää tätä menetelmää. Selitä myös lähestymistapa, jota haluat käyttää. Näin luot läpinäkyvyyttä, ja tiimisi valmistautuu parhaalla mahdollisella tavalla hahmottamaan uudet oivallukset sellaisenaan. Käytä tämä tilaisuus myös keskustellaksesi projektiryhmäsi kanssa, joka osallistuu aktiivisesti Lessons Learned -menetelmään. Mukana voi olla koko tiimi, tai myös yksittäisiä jäseniä tiimin koosta riippuen. Jälkimmäisessä tapauksessa kokoa tiimisi projektin eri osista, jotta saat mahdollisimman paljon erilaisia näkökulmia ja varmista, ettei Lessons Learned -tiimi ole liian suuri. Projektinjohtajan ja projektiryhmän tai sen osien lisäksi Lessons Learned -tilaisuuteen tulisi osallistua myös ohjaaja. Optimaalisen tuloksen saavuttamiseksi tämän henkilön ei pidä olla projektinjohtaja, koska hän saattaa olla puolueellinen. Projektista riippuen voi olla järkevää ottaa mukaan myös tärkeitä sidosryhmiä, kuten asiakas.

Menetelmät kokemusten hyödyntämiseksi

Opittuja asioita voidaan soveltaa monin eri tavoin, riippuen sinusta, projektistasi ja tiimistäsi. On joka tapauksessa tärkeää, että lähestyt opittuja asioita suunnitelmallisesti ja jäsennellysti.
Projektinhallintainstituutti (PMI) on suunnitellut viisivaiheisen prosessin, jonka avulla voit ottaa opitut asiat käyttöön.

1. Tunnista

Ensimmäinen vaihe on tunnistaa ja kerätä saadut kokemukset. Tätä tarkoitusta varten järjestetään usein työpaja, jossa käsitellään saadut kokemukset.

Tämän työpajan valmisteluun on syytä käyttää jonkin verran aikaa, sillä hankeryhmän jäsenten on ensin laadittava ja täytettävä kyselylomake. Näin työpajan osallistujat valmistautuvat ja voivat vaikuttaa siihen, vaikka eivät itse voisikaan osallistua. PMI:n mukaan asiayhteyden ymmärtämiseksi kysymykset tulisi jäsentää kategorioihin, kuten projektinhallintaan, resursseihin tai viestintään. Kyselylomakkeen avulla tulisi selvittää kolme asiaa:
1) Mikä onnistui?
2) Missä tapahtui virheitä?
3) Mitä pitäisi parantaa?

Kaikkien osallistujien olisi vastattava kysymyksiin ennen työpajan alkua, jotta ohjaaja voi tehdä yhteenvedon tuloksista ja laatia sen pohjalta kokouksen esityslistan. Kysymysten vastaamista varten on hyvä kirjata heti ylös myönteiset ja kielteiset havainnot koko projektin aikana, jotta ne eivät häviä. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi lokikirjaan.

Varsinaisessa työpajassa voidaan esitellä tiivistetyt tulokset ja keskustella niistä. Tässä vaiheessa on syytä selvittää virheen taustalla olevat syyt ja se, miten vastaavia tilanteita käsitellään jatkossa, jotta vältetään niiden toistuminen. Määrittele myös, mihin toimenpiteisiin voidaan ryhtyä myönteisten tulosten aikaansaamiseksi tulevaisuudessa.

2. Dokumentoi

Kaikkien saatujen kokemusten käsittelyn jälkeen havainnot tulisi dokumentoida ja valmistella eri kohderyhmille. Yksityiskohtainen raportti tulee jakaa koko projektiryhmälle, jotta kaikki ovat tietoisia tuloksista. Lisäksi asiaankuuluvien sidosryhmien olisi saatava raportti, joka on sovitettu heidän etujensa mukaiseksi. Myös johdon olisi saatava yhteenveto tärkeimmistä havainnoista ja toimenpiteistä. On tärkeää, että näitä raportteja ei vain jaeta, vaan ne säilytetään yhdessä olemassa olevien asiakirjojen kanssa.

3. Analysoi

Seuraavassa vaiheessa tulokset analysoidaan uudelleen yksityiskohtaisesti tulevia käyttötarkoituksia varten ja avoimia kysymyksiä selvitetään. Näin voidaan esimerkiksi määritellä, missä on suurin toimintatarve ja mitä erityistoimia on toteutettava. Nämä tiedot jaetaan muiden ryhmien kanssa, jotta voidaan esimerkiksi määrittää, pitäisikö projektinhallintaprosessia yleisesti mukauttaa tai tarvitaanko siihen koulutusta. Toisin sanoen selvitetään, miltä parannukset voisivat näyttää ja kuka niistä vastaa.

4. Varastoi

Jotta tulokset olisivat kaikkien saatavilla, niitä ei pitäisi ainoastaan arkistoida kunkin hankkeen yhteydessä, vaan ne olisi myös säilytettävä jäsennellyssä Lessons Learned -tietokannassa. Näin koko yritys voi helposti käyttää niitä eri projekteissa.

5. Nouda

Viimeinen vaihe on tuoda tulokset yrityksesi työntekijöiden saataville siten, että niitä voidaan myös käyttää. Tämä vaihe on muutakin kuin tietojen tallentaminen oikeaan paikkaan. Työntekijöitä on pikemminkin motivoitava tarttumaan opittuihin kokemuksiin. Näytä hyvää esimerkkiä ja käytä aikaa sopivien kokemusten etsimiseen ja ota havainnot huomioon uutta projektia suunnitellessasi.

Opittujen kokemusten edut

• Tehokkuutta voidaan parantaa ja riskejä vähentää projektin toteuttamisen aikana.
• Järjestelmällinen tietojen tallentaminen, dokumentointi ja projektin aikana hankitun tiedon tarjoaminen, eli mikä on osoittautunut onnistuneeksi, missä on tapahtunut virheitä ja mihin toimenpiteisiin on ryhdytty.
• Havainnot saadaan näkyviin koko yritystä ja tulevia projekteja varten
• Parannusmahdollisuuksia voidaan hyödyntää: Virheiltä vältytään tulevaisuudessa, projektityön laatua ja tehokkuutta parannetaan koko yrityksessä

Haasteet

Kaikista niistä eduista huolimatta, joita Lessons Learned -menetelmällä voi saada, menetelmän toteuttaminen on monissa yrityksissä edelleen vaikeaa. Jos esimerkiksi Lessons Learned -työpaja järjestetään vasta projektin lopussa, projektiryhmä ei aluksi hyödy siitä, vaan se aiheuttaa vain ylimääräistä työtaakkaa. Lisäksi käy usein niin, että tiimi ei ole kovin motivoitunut puhumaan projektista uudelleen sen päättymisen jälkeen – erityisesti negatiivisista havainnoista. Jos yrityksessä ei ole myönteistä virhekulttuuria, on suuri riski ajautua tällaisissa keskusteluissa syyllistämiseen. Toinen vaikeus ei ole ainoastaan se, että havainnot saatetaan kaikkien työntekijöiden saataville, vaan myös se, että heitä kannustetaan ja motivoidaan käsittelemään niitä aktiivisesti.

Yhteenveto

Saadut kokemukset tuovat aluksi lisätyötä projektiryhmällesi, mutta se on myös arvokas tapa jakaa projektinhallintakokemuksia muiden kanssa ja siten parantaa työtä kestävällä tavalla. On tärkeää käsitellä opittuja asioita sekä hankkeen lopussa että sen aikana, jotta saadut oivallukset voidaan ottaa huomioon jo varhaisessa vaiheessa. Lisäksi havainnoista ei pidä keskustella pelkästään tiimissä ja tehdä toimenpiteitä, vaan ne on myös dokumentoitava siististi ja saatettava kaikkien työntekijöiden saataville, jotta koko yritys voi hyötyä niistä.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!