Projektmanagement-ABC: L wie Lessons Learned
So vermeiden Sie wiederholte Fehler und erkennen Best Practices
Ein Projekt ist abgeschlossen und das nächste wird sofort gestartet? So erleben wir es häufig, denn die Zeit ist meist knapp bemessen. Dabei könnten Sie sich viel Stress und Ärger ersparen sowie die Zusammenarbeit im Team deutlich verbessern, wenn Sie sich regelmässig mit den Lessons Learned beschäftigen.
Was sind Lessons Learned im Projektmanagement?
Bei Lessons Learned geht es darum, aus Erfahrungen eines Projektes zu lernen, Fehler oder Erfolge zu erkennen und die daraus gewonnenen Erkenntnisse in Zukunft anzuwenden. So können Sie auf lange Sicht Best Practices anwenden sowie Risiken und Fehler reduzieren.
Das Ziel von Lessons Learned ist also nachhaltig und langfristig Projekte erfolgreicher abwickeln zu können. Ausserdem wird auf lange Sicht ein Wissensarchiv aufgebaut, das die gemachten Erfahrungen abrufbar macht.
Wann sollten Sie sich mit den Lessons Learned beschäftigen?
Natürlich bietet es sich an, am Ende eines Projektes die Lessons Learned zu identifizieren. Wichtige Erkenntnisse gibt es aber jeden Tag, also auch zu anderen Phasen eines Projektes. Um diese Erkenntnisse schnell nutzen zu können ist es daher ratsam, sich auch während des Projektes immer wieder mit den Lessons Learned zu beschäftigen, z. B. bei Phasenabschlüssen, Retrospektiven, Reviews, Audits oder wenn Sie gerade eine wichtige Erkenntnis haben. Warten Sie generell bis zum Projektabschluss, könnte es sein, dass wichtige Erfahrungen vergessen werden.
Lessons Learned im Team einführen
Möchten Sie von den Lessons Learned profitieren, sollten Sie Ihr Projektteam bereits zu Projektbeginn darüber informieren, dass Sie mit dieser Methode arbeiten möchten. Erklären Sie auch die Vorgehensweise, die Sie anwenden wollen. Auf diese Weise schaffen Sie Transparenz und Ihr Team ist optimal darauf vorbereitet neue Erkenntnisse auch als solche wahrzunehmen. Nutzen Sie diese Gelegenheit auch, um mit Ihrem Projektteam zu besprechen, wer aktiv an den Lessons Learned teilnehmen wird. Das kann das ganze Team sein, je nach Teamgrösse aber auch einzelne Mitglieder. Setzen Sie in letzterem Fall Ihr Team aus unterschiedlichen Teilbereichen des Projektes zusammen, um möglichst unterschiedliche Standpunkte und Sichtweisen zu bekommen und achten Sie darauf, dass das Lessons Learned Team nicht zu gross wird. Neben dem Projektleitenden und dem Projektteam, bzw. Teilen davon, sollte auch ein Moderator an den Lessons Learned teilnehmen. Um ein optimales Ergebnis zu erzielen, sollte dieser nicht der Projektleitende sein, da der Projektleitende nicht unvoreingenommen ist. Je nach Projekt kann es zudem sinnvoll sein wichtige Stakeholder, wie z. B. den Auftraggeber, einzubeziehen.
Methoden für Lessons Learned
Es gibt viele Möglichkeiten, Lessons Learned anzuwenden, die von Ihnen, Ihrem Projekt und Ihrem Team abhängen. Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie Lessons Learned geplant und strukturiert angehen.
Das Project Management Institute (PMI) hat hierfür einen fünfstufigen Prozess gestaltet, der Ihnen bei der Einführung von Lessons Learned helfen kann:
1. Identifizieren
Im ersten Schritt müssen die Lessons Learned identifiziert und gesammelt werden. Hierzu findet häufig ein Lessons Learned Workshop statt.
In die Vorbereitung dieses Workshops sollten Sie bereits einige Zeit investieren, denn zunächst sollte ein Fragebogen erstellt und von den Mitgliedern Ihres Projektteams ausgefüllt werden. Auf diese Weise sind die Teilnehmer des Workshops vorbereitet und können zu ihm beitragen, auch wenn sie selbst einmal nicht dabei sein können. Um den Kontext zu verstehen, sollten die Fragen laut PMI mit Kategorien geordnet werden, wie z. B. Projektmanagement, Ressourcen oder Kommunikation. Mit Hilfe des Fragebogens sollten drei Fragen geklärt werden:
1) Was war erfolgreich?
2) Wo sind Fehler passiert?
3) Was sollte verbessert werden?
Vor dem Workshop sollten alle Teilnehmer die Fragen beantwortet haben, sodass der Moderator die Ergebnisse zusammenfassen und auf dieser Basis eine Agenda für das Meeting erstellen kann. Für die Beantwortung der Fragen ist es hilfreich, wenn Ihr Projektteam während des gesamten Projektes positive und negative Erkenntnisse sofort notiert, sodass sie nicht verloren gehen. Das kann beispielsweise in einem Log-Buch erfolgen.
Im eigentlichen Workshop können die zusammengefassten Ergebnisse präsentiert und anschliessend diskutiert werden. Klären Sie hierbei, welche Ursachen einem Fehler zugrunde liegen und wie ähnliche Situationen zukünftig behandelt werden sollten, um eine Wiederholung zu vermeiden. Legen Sie zudem fest, mit welchen Massnahmen positive Erkenntnisse zukünftig etabliert werden können.
2. Dokumentieren
Nachdem sämtliche Lessons Learned besprochen wurden, sollten sie dokumentiert und für unterschiedliche Zielgruppen aufbereitet werden. Ein detaillierter Bericht sollte an das ganze Projektteam verteilt werden, sodass alle über die Ergebnisse informiert sind. Ausserdem sollten relevante Stakeholder einen Bericht erhalten, der an ihre Interessen angepasst ist, und das Management sollte ebenfalls eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Erkenntnissen sowie Massnahmen bekommen. Wichtig ist auch, diese Berichte nicht nur zu verteilen, sondern sie mit den bereits bestehenden Projektdokumenten abzuspeichern.
3. Anwendbar machen
Im nun folgenden Schritt werden die Ergebnisse nochmals detailliert für die zukünftige Anwendung analysiert und offene Fragen geklärt. So wird beispielsweise definiert, wo der grösste Handlungsbedarf besteht und welche Massnahmen konkret getroffen werden. Diese Informationen werden mit anderen Teams geteilt, sodass beispielsweise festgestellt werden kann, ob der Projektmanagement-Prozess generell angepasst werden sollte oder ob Schulungen benötigt werden. Klären Sie also, wie Verbesserungen aussehen könnten und wer dafür zuständig ist.
4. Speichern
Um die Ergebnisse für jeden zugänglich zu machen, sollten sie nicht nur beim jeweiligen Projekt abgelegt werden, sondern auch in einer strukturierten Lessons-Learned-Datenbank gespeichert werden. So können Sie leicht vom ganzen Unternehmen und für verschiedene Projekte genutzt werden.
5. Zugänglich machen
Im letzten Schritt geht es darum, den Mitarbeitenden Ihres Unternehmens die Erkenntnisse so zugänglich zu machen, dass sie tatsächlich auch genutzt werden. Dieser Schritt geht also über die reine Speicherung der Daten am richtigen Ort heraus. Vielmehr müssen Mitarbeitende auch motiviert werden, sich mit den Lessons Learned zu beschäftigen. Gehen Sie hier mit gutem Beispiel voran und nehmen Sie sich die Zeit, vor der Planung eines neuen Projektes nach passenden Erfahrungen zu suchen und die daraus resultierenden Erkenntnisse einzubeziehen.
Vorteile von Lessons Learned
- Schon während eines Projektes kann die Effizienz gesteigert und das Risiko gesenkt werden
- Systematische Sicherung, Dokumentation und Bereitstellung des durch die Arbeit am Projekt erworbenen Wissens, d.h. was sich bewährt hat, wo Fehler passiert sind, und welche Massnahmen ergriffen wurden
- Erkenntnisse werden für das ganze Unternehmen und zukünftige Projekte sichtbar gemacht
- Verbesserungspotenzial wird ausgenutzt: Fehler werden zukünftig vermieden, Qualität und Effizienz der Projektarbeit unternehmensweit erhöht
Schwierigkeiten
Bei allen Vorteilen, die Lessons Learned haben kann, gibt es dennoch in vielen Unternehmen Schwierigkeiten, die Methode umzusetzen. Findet ein Lessons Learned Workshop beispielsweise nur am Ende eines Projektes statt, profitiert das Projektteam zunächst nicht davon, sondern hat nur einen zusätzlichen Arbeitsaufwand. Zudem kommt es häufig vor, dass das Team nach Abschluss eines Projektes wenig motiviert ist, nochmals über das Projekt zu sprechen – insbesondere über die negativen Erkenntnisse. Gibt es in einem Unternehmen keine positive Fehlerkultur, ist nämlich die Gefahr sehr gross, bei solchen Gesprächen in Schuldzuweisungen abzudriften. Eine weitere Schwierigkeit liegt darin, die Erkenntnisse nicht nur allen Mitarbeitenden zugänglich zu machen, sondern sie auch darin zu fördern und sie zu motivieren, sich aktiv damit zu beschäftigen.
Fazit
Lessons Learned ist zunächst Mehraufwand für Ihr Projektteam, aber auch eine wertvolle Methode, um Erfahrungen aus dem Projektmanagement mit anderen zu teilen und so die Arbeit nachhaltig zu verbessern. Wichtig ist hierbei, sich mit den Lessons Learned nicht nur bei Projektabschluss zu beschäftigen, sondern auch während des Projektes, sodass gewonnene Erkenntnisse frühzeitig einbezogen werden können. Ausserdem sollten die Erkenntnisse nicht nur im Team besprochen und Massnahmen abgeleitet werden, sondern sie sollten auch sauber dokumentiert und allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden, damit das ganze Unternehmen davon profitieren kann.
Bei dieser Dokumentation kann eine Projektmanagementsoftware mit integriertem Dokumentenmanagement, Lessons Learned Log und weiteren Kollaborationsfunktionen wie beispielsweise einem Teamraum oder Kommentarbereichen wertvolle Dienste leisten. So können Sie nicht nur die Lessons Learned beim jeweiligen Projekt ablegen und mit Ihrem Team teilen, sondern auch festlegen, wer darauf Zugriff hat. Erkenntnisse, die im Rahmen von Lessons Learned festgehalten wurden, lassen sich beispielsweise auch direkt bei der Planung und Steuerung zukünftiger Projekte einbeziehen, indem spezifische Aufgaben und Risikoeinträge mit vorgeschlagenen Massnahmen in bestehenden Projektvorlagen berücksichtigt werden.
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