Gestión de proyectos ABC: Lecciones aprendidas
Cómo evitar errores repetidos e identificar las mejores prácticas
¿Se termina un proyecto y se inicia inmediatamente el siguiente? Así es como solemos vivirlo, porque el tiempo suele ser corto. Podrías ahorrarte mucho estrés y disgustos, además de mejorar significativamente la cooperación en el equipo, si te ocupas regularmente de las lecciones aprendidas.
¿Cuáles son las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos?
Las lecciones aprendidas consisten en aprender de la experiencia de un proyecto, reconocer los errores o aciertos y aplicar lo aprendido en el futuro. Esto le permite aplicar las mejores prácticas y reducir riesgos y errores a largo plazo.
El objetivo de las lecciones aprendidas es, por tanto, poder llevar a cabo proyectos con más éxito a largo plazo. Además, a largo plazo se crea un archivo de conocimientos que pone a disposición las experiencias adquiridas.
¿Cuándo se deben aprovechar las lecciones aprendidas?
Por supuesto, es una buena idea identificar las lecciones aprendidas al final de un proyecto. Pero todos los días hay ideas importantes, también en otras fases de un proyecto. Por ello, para poder utilizar rápidamente estos conocimientos, es aconsejable tratar las lecciones aprendidas una y otra vez durante el proyecto, por ejemplo, al final de las fases, en retrospectivas, revisiones, auditorías o cuando se tenga un conocimiento importante. Si se suele esperar hasta el final del proyecto, es posible que se olviden experiencias importantes.
Introducir las lecciones aprendidas en el equipo
Si quiere beneficiarse de las lecciones aprendidas, debe informar a su equipo de proyecto al principio del proyecto de que quiere trabajar con este método. Explique también el enfoque que va a utilizar. De este modo, crea transparencia y su equipo está óptimamente preparado para percibir los nuevos hallazgos como tales. Aproveche también esta oportunidad para hablar con su equipo de proyecto, que participará activamente en las lecciones aprendidas. Puede tratarse de todo el equipo, pero también de miembros individuales, dependiendo del tamaño del equipo. En este último caso, reúne a tu equipo de distintas partes del proyecto para obtener el mayor número posible de puntos de vista y perspectivas diferentes y asegúrate de que el equipo de lecciones aprendidas no sea demasiado grande. Además del jefe de proyecto y el equipo del proyecto, o parte de él, también debe participar en las lecciones aprendidas un moderador. Para lograr un resultado óptimo, esta persona no debe ser el jefe de proyecto, ya que el jefe de proyecto no es imparcial. Dependiendo del proyecto, también puede tener sentido implicar a partes interesadas importantes, como el cliente.
Métodos para las lecciones aprendidas
Hay muchas formas de aplicar las lecciones aprendidas, dependiendo de ti, de tu proyecto y de tu equipo. En cualquier caso, es importante abordar las lecciones aprendidas de forma planificada y estructurada.
El Project Management Institute (PMI) ha diseñado un proceso de cinco pasos para ello que puede ayudarle a introducir las lecciones aprendidas:
1. identificar
El primer paso consiste en identificar y recopilar las lecciones aprendidas. Para ello se suele organizar un taller sobre las lecciones aprendidas.
Ya debería invertir algo de tiempo en la preparación de este taller, porque primero hay que crear un cuestionario que rellenarán los miembros de su equipo de proyecto. De este modo, los participantes en el taller están preparados y pueden contribuir al mismo aunque no puedan estar presentes. Según el PMI, para comprender el contexto, las preguntas deben ordenarse por categorías, como gestión de proyectos, recursos o comunicación. El cuestionario debía aclarar tres cuestiones:
1) ¿Qué ha tenido éxito?
2) ¿Dónde se produjeron los errores?
3) ¿Qué debería mejorarse?
Antes del taller, todos los participantes deben haber respondido a las preguntas para que el animador pueda resumir los resultados y crear un orden del día para la reunión sobre esta base. Para responder a las preguntas, es útil que el equipo del proyecto anote inmediatamente las conclusiones positivas y negativas a lo largo del proyecto, para que no se pierdan. Esto puede hacerse, por ejemplo, en un libro de registro.
En el taller propiamente dicho pueden presentarse los resultados resumidos y debatirse a continuación. Al hacerlo, aclare las causas subyacentes de un error y cómo deben gestionarse situaciones similares en el futuro para evitar que se repitan. Determine también qué medidas pueden utilizarse para establecer resultados positivos en el futuro.
2. documento
Una vez debatidas todas las lecciones aprendidas, deben documentarse y prepararse para los distintos grupos destinatarios. Debe distribuirse un informe detallado a todo el equipo del proyecto para que todos estén informados de los resultados. Además, las partes interesadas deben recibir un informe adaptado a sus intereses, y la dirección también debe recibir un resumen con las conclusiones más importantes, así como las medidas. También es importante no sólo distribuir estos informes, sino guardarlos con los documentos ya existentes del proyecto.
3. hacer aplicable
En el siguiente paso se analizan de nuevo los resultados en detalle para su futura aplicación y se aclaran las cuestiones pendientes. Por ejemplo, define dónde existe mayor necesidad de actuación y qué medidas concretas se tomarán. Esta información se comparte con otros equipos para determinar, por ejemplo, si hay que ajustar el proceso de gestión de proyectos en general o si se necesita formación. Así que aclare cómo podrían ser las mejoras y quién es responsable de ellas.
4. guardar
Para que los resultados sean accesibles a todos, no sólo deben archivarse en el proyecto correspondiente, sino también almacenarse en una base de datos estructurada de lecciones aprendidas. Así pueden ser utilizados fácilmente por toda la empresa y para diferentes proyectos.
5. hacer accesible
El último paso consiste en poner los resultados a disposición de los empleados de la empresa de forma que realmente los utilicen. Así que este paso va más allá del mero almacenamiento de los datos en el lugar adecuado. Por el contrario, los empleados también deben estar motivados para comprometerse con las lecciones aprendidas. Dé ejemplo en este sentido y tómese el tiempo necesario para buscar experiencias adecuadas e incorporar las lecciones aprendidas antes de planificar un nuevo proyecto.
Ventajas de las lecciones aprendidas
- Se puede aumentar la eficacia y reducir el riesgo ya durante el proyecto.
- Salvaguardar, documentar y poner a disposición sistemáticamente los conocimientos adquiridos a través del trabajo en el proyecto, es decir, qué ha funcionado, dónde se han producido errores y qué medidas se han tomado.
- Las conclusiones se hacen visibles para toda la empresa y futuros proyectos
- Se aprovecha el potencial de mejora: Se evitan errores en el futuro, se aumentan la calidad y la eficacia del trabajo de los proyectos en toda la empresa.
Dificultades
A pesar de todas las ventajas que pueden tener las Lecciones Aprendidas, sigue habiendo dificultades para aplicar el método en muchas empresas. Si, por ejemplo, un taller sobre lecciones aprendidas sólo tiene lugar al final de un proyecto, el equipo del proyecto no se beneficia inicialmente de él, sino que sólo tiene una carga de trabajo adicional. Además, suele ocurrir que el equipo no esté muy motivado para volver a hablar del proyecto una vez finalizado, sobre todo de los resultados negativos. Si no existe una cultura positiva del error en una empresa, existe un gran peligro de derivar hacia la culpabilización en este tipo de debates. Otra dificultad estriba no sólo en hacer accesibles las conclusiones a todos los empleados, sino también en animarles y motivarles para que participen activamente en ellas.
Conclusión
Al principio, las lecciones aprendidas suponen un trabajo adicional para el equipo del proyecto, pero también son un método valioso para compartir experiencias de gestión de proyectos con otras personas y mejorar así el trabajo de forma sostenible. Es importante tratar las lecciones aprendidas no sólo al final del proyecto, sino también durante el mismo, para poder incorporarlas en una fase temprana. Además, las conclusiones no sólo deben debatirse en el equipo y derivar en medidas, sino que también deben documentarse cuidadosamente y ponerse a disposición de todos los empleados para que toda la empresa pueda beneficiarse de ellas.
Para esta documentación, un software de gestión de proyectos con gestión de documentos integrada, registro de lecciones aprendidas y otras funciones de colaboración, como una sala de equipo o zonas de comentarios, puede ofrecer valiosos servicios. De este modo, no sólo podrá almacenar las lecciones aprendidas para el proyecto correspondiente y compartirlas con su equipo, sino también determinar quién tiene acceso a ellas. Las conclusiones recogidas en las lecciones aprendidas también pueden incorporarse directamente a la planificación y gestión de futuros proyectos, por ejemplo, incluyendo tareas específicas y aportaciones de riesgos con medidas propuestas en las plantillas de proyectos existentes.
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