Projektinhallinnan aakkoset: K niin kuin Kanban
Esitä tehtävät selkeästi ja suorita ne järjestelmällisesti.
Kanban-taulun avulla projektin tehtävät voidaan tuoda esille selkeästi ja käsitellä järjestelmällisesti. Tämä tekee suurista projekteista, joissa on paljon osatehtäviä, helpommin hallittavia, mutta pitää myös pienet, päivittäiset tehtävät esillä. Kerromme tässä, miten se toimii ja miksi Kanban-menetelmä on erityisen suosittu ketterässä projektinhallinnassa.
Mikä on Kanban?
Termi Kanban tulee japanin kielestä ja tarkoittaa merkkikorttia. Taiichi Ohno kehitti menetelmän 1940-luvulla Toyotalle. Sen tarkoituksena oli alun perin vähentää varastoja ja optimoida tuotantoprosesseja osana lean-johtamista. Koska Kanban-menetelmällä on useita etuja, sitä mukautettiin nopeasti käytettäväksi myös muilla aloilla, kuten projektinhallinnassa.
Kanban-taulun avulla klassiset tehtävälistat optimoidaan niin, että ne näkyvät selkeämmin. Lisäksi suunnittelu, valvonta ja ohjaus yksinkertaistuvat.
Miltä Kanban-taulu näyttää?
Kanban-taulu antaa yksinkertaisen katsauksen monista eri tehtävistä ja työvaiheista, jotta projektiryhmä näkee nopeasti, mitkä tehtävät ovat missäkin vaiheessa. Alun perin tämä tehtiin taululla ja post-it-lapuilla, mutta nykyään käytetään usein mieluummin digitaalisia ratkaisuja.
Kanban-taulun yksinkertaisimmassa muodossa on kolme saraketta, joihin vastaavat tehtävät (kortit) on lajiteltu ja vastuualueet jaettu. Nämä sarakkeet ovat:
1. To-do: Kaikki tehtävät, jotka on tehtävä, kirjataan tähän.
2. Keskeneräiset: Kaikki parhaillaan käsittelyssä olevat tehtävät sijoitetaan tähän sarakkeeseen.
3. Valmis: Heti kun tehtävä on valmis, se siirretään tähän sarakkeeseen.
Tämä rakenne on hyvin yksinkertainen ja samalla erittäin tehokas. Sitä voidaan myös täydentää lisäsarakkeilla, esimerkiksi ideat, backlog, julkaisu tai testausprosessit. Yksittäisiin tehtäväkortteihin voidaan myös lisätä kommentteja, jolloin ne voivat sisältää esimerkiksi määräaikoja, tarkistuslistoja tai vastuita. Lisäksi kortit voidaan värittää vaikkapa vastuiden tai prioriteettien osoittamiseksi. Luovuudella ei ole rajoja. Tämä tekee Kanban-taulun kanssa työskentelystä erittäin joustavaa ja yksilöllisesti mukautuvaa jokaiseen yritykseen ja projektiin. Tehtävien ja niiden tilan helppotajuinen visualisointi auttaa kaikkia projektin osallistujia seuraamaan projektin senhetkistä tilaa jatkuvasti.
Kuinka työskennellä Kanban-taulun kanssa?
Kun Kanban-taulu on muotoiltu tarpeidesi mukaan, projektin tehtävät kirjataan ja merkitään kortteihin. Ne päätyvät ensin tehtäväsarakkeeseen. Sen jälkeen tiimisi jäsenet ottavat yksittäisiä kortteja vaiheittain sarakkeesta toiseen, ja niitä työstetään, kunnes ne on saatu valmiiksi. Tässä sovelletaan muutamia periaatteita.
1. Visualisoi työ
Kanban-taulua käytetään tehtävien ja työvaiheiden visualisointiin. Siksi on tärkeää, että taulu mukautetaan yksittäisiin työvaiheisiin. Lisäksi on varmistettava, että tehtävät eivät ole liian pieniä tai liian suuria. Ensin mainitussa tapauksessa yleiskuva voi kadota nopeasti, ja jälkimmäisessä tapauksessa taulu ei juurikaan liiku, jolloin et voi hyödyntää Kanban-taulun monia etuja.
2. Rajoita tehtävät
Samanaikaisesti työpisteessä työstettävien tehtävien määrää on rajoitettava, eli yhdessä sarakkeessa voi olla samanaikaisesti vain tietty määrä kortteja. Tämä auttaa varmistamaan, että työpaketit saadaan nopeasti valmiiksi, ja siten työskentely on tehokasta.
3. Hallitse tehtäviä
Kanban-taulun tavoitteena on saada tehtävät valmiiksi mahdollisimman nopeasti eli ilman odotusaikoja, pullonkauloja tai tarpeettomia kiertoja. Kanban-taulu auttaa siis tunnistamaan, missä kohtaa prosessia on virheitä tai ongelmia, esimerkiksi yksittäisen työntekijän ylikuormitus. Kun olet havainnut tällaiset kohdat, voit optimoida vastaavat prosessit ja parantaa projektisuunnittelua.
4. Palaute
Jatkuva palaute ja arvioinnit ovat tärkeä osa Kanban-menetelmää. Näin voit tunnistaa pullonkaulat tai parannuspotentiaalin, jos esimerkiksi jokin tehtävä pysyy ”WIP”-sarakkeessa hyvin pitkään, sinulla on tilaisuus keskustella siitä tiimisi kanssa. Lisäksi voit lisätä Kanban-tauluun esimerkiksi palautesarakkeen tehtävien suorittamisen jälkeen, jolloin tiimisi jäsenet näkevät heti, että tässä sarakkeessa olevan tehtävän tulos on syytä tarkistaa ja siitä on annettava palautetta.
5. Jatkuva kehitys
Palautteen tulisi aina johtaa parannuksiin. Kannattaa siis säännöllisesti mukauttaa prosesseja ja Kanban-taulua muuttuneiden tai uusien tarpeiden mukaan.
6. Selkeät säännöt
Sekaannusten välttämiseksi kaikkien Kanban-tauluun osallistuvien työntekijöiden tulee tuntea ja noudattaa samoja sääntöjä. On siis määriteltävä esimerkiksi se, kuka saa siirtää kortteja, milloin ja minne. Vinkki: Tee näistä säännöistä näkyviä Kanban-taulussa. Näin tiimisi jäsenet voivat tutustua niihin milloin tahansa, ja vältät turhat keskustelut.
Edut
- Tehtävien ja niiden tilan selkeä ja tiivis visualisointi.
- Ongelmat voidaan tunnistaa nopeasti
- Parantaa keskittymistä yksittäisiin tehtäviin
- Edistää tiimin itsenäistä työskentelyä ja tiimityötä
- Mukautuu yksilöllisesti yrityksesi tarpeisiin
- Helppo ottaa käyttöön
Huonot puolet
- Kanban-taulu voi herättää vastustusta, koska se tekee prosesseista läpinäkyviä. Tämä tarkoittaa, että ongelmat paljastuvat nopeasti, kuten työntekijöiden välinen huono viestintä sekä esimerkiksi se, että joku työntekijä työskentelee muita hitaammin.
- Soveltuu huonommin erittäin suurille projektitiimeille, koska taulu on silloin epäselvempi.Koska projektin tulos esitetään usein vasta projektin lopussa yhtenä kappaleena, virheet saatetaan huomata liian myöhään. Ne on sitten korjattava aikaa vievällä ja kalliilla tavalla.
Kenelle Kanban sopii?
Kanban sopii erityisesti pienille tiimeille, jotka haluavat työskennellä ketterästi. Koska taulun käyttöönotto on hyvin yksinkertaista ja sitä voidaan mukauttaa joustavasti, työskentelyyn ei tarvita juuri lainkaan aiempaa osaamista. Kanban-taulu antaa siis yksinkertaisen ja nopean yleiskuvan projektin nykytilasta ja mahdollistaa helpon yhteistyön tiimin kesken.
Yhteenveto
Kanban-menetelmän avulla kaikki tiimin jäsenet seuraavat projektin edistymistä sekä yksittäisiä tehtäviä tai vaikeuksia. Samalla Kanban-taulun avulla voidaan optimoida projektinhallinta ja tehdä työtä tehokkaammin. Jos et vielä työskentele Kanban-menetelmän parissa, kannattaa kokeilla sitä ehdottomasti. Alkuun tarvitset vain valkotaulun, kyniä ja post-it:iä.
Käytätkö jo projektinhallintaohjelmistoa, kuten myPARMia? MyPARM tarjoaa aivan uutena ominaisuutena Kanban-taulun, jonka avulla voit seurata tehtäviäsi ja suunnitella niitä, mutta joka myös auttaa sinua suunnittelemaan ja toteuttamaan projekteja. Näin hankkeet voidaan suunnitella helposti ja nopeasti, ja voit nauttia kaikista Kanban-taulun digitaalisen version tarjoamista eduista.
Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:
Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!