Gantt-kaavio
Näin käytät Gantt-kaaviota saadaksesi selkeän yleiskuvan projekteista
Gantt-kaavio on yksi yleisimmistä ja tehokkaimmista menetelmistä, joilla tehtäviä, työpaketteja, osaprojekteja, vaiheita tai projekteja ja ohjelmia voidaan esittää projektinhallinnassa aikataulullisesti. Alustavassa projektisuunnittelussa käytetään yleensä aluksi projektin rakennekaaviota. Koska se ei kuitenkaan sovellu yhtä hyvin aikataulujen ja prosessien suunnitteluun, käytetään useimmiten Gantt-kaaviota.
Mikä on Gantt-kaavio?
Gantt-kaaviossa kaikki projektin suunnitellut tehtävät esitetään yhteenvetona kaaviona. Yleensä vasemmalla puolella on projektin rakennekaavio ja sen oikealla puolella tehtävät esitetään palkkeina aikajanalla. Tällä tavoin kaikille osapuolille on selvää, mitkä tehtävät on suoritettava ja milloin.
Gantt-kaavio näyttää yleensä:
- Projektin aloitus- ja päättymispäivä
- Mitä tehtäviä projekti sisältää
- Kunkin tehtävän suunnitellut aloitus- ja päättymispäivämäärät
- Tehtävän arvioitu kesto
- Tehtävien päällekkäisyydet ja linkitykset
- Projektin kulun tärkeät välitavoitteet
- Projektin puskuriajat
- Kriittinen polku
- Usein mukaan lisätään myös tehtävien vastuuhenkilöt
Tärkeimmät elementit
- Päivämäärät: Gantt-kaavion tärkeimpiä elementtejä ovat projektin aloitus- ja lopetuspäivämäärät.
- Tehtävät: Kun tehtävät ja osatehtävät luetellaan jäsennellysti, yksikään vaihe ei unohdu, vaikka projekti olisikin monimutkainen.
- Odotettu aikataulu: Jotta tehtävien suorittaminen voidaan varmistaa ajallaan ja niiden valmistumista voidaan seurata projektin toteutuksen aikana, luetellaan, milloin kukin tehtävä on suoritettava ja kuinka kauan sen suorittamiseen kuluu aikaa.
- Riippuvuudet: Jotkin tehtävät voidaan suorittaa milloin tahansa samanaikaisesti muiden tehtävien kanssa. Toisten tehtävien suorittaminen on sisällöllisistä tai teknisistä syistä toisistaan riippuvaista. Nämä suhteet esitetään myös Gantt-kaaviossa. Riippuvuuksia on erilaisia:
- Loppu-alku-suhde (normaali järjestys): Kun edeltävä tapahtuma päättyy, seuraava tapahtuma voi alkaa.
- Alku-alku-suhde (alkusarja): Seuraava vaihe voidaan aloittaa heti, kun edellinen vaihe on alkanut.
- Loppu-loppu-suhde (loppusarja): Seuraava vaihe voidaan lopettaa heti, kun edeltävä vaihe on päättynyt.
- Alku-loppu-suhde (hyppysarja): Seuraavaa toimintoa ei voida lopettaa, jos edeltävää toimintoa ei ole vielä aloitettu.
- Edistyminen: Pylväät on usein väritetty, jotta hankkeen kehitys on nähtävissä ja nähdään, mitkä tehtävät on jo suoritettu.
- Nykyinen päivämäärä: Koko Gantt-kaavion läpi kulkeva pystysuora viiva merkitsee yleensä nykyistä päivämäärää.
- Välitavoitteet: Välitavoitteet edustavat välitavoitteita ja projektin keskeisiä vaiheita.
Miten luoda Gantt-kaavio
Gantt-kaavion pohjana voit käyttää projektin rakennekaaviota, sillä tarvitset luettelon kaikista projektin ryhmätoiminnoista ja tehtävistä sekä määritetyn aikataulun. Lisäksi sinun tulisi merkitä muistiin yksittäisten tehtävien väliset riippuvuussuhteet. Näiden tietojen avulla voit laatia Gantt-kaavion – riippumatta siitä, siirrätkö tiedot käsin paperille, luotko kaavion Excelissä vai käytätkö siihen projektinhallintaohjelmistoa. Kirjoita vasemmalle tehtävät, työpaketit, osaprojektit, vaiheet tai projektit ja ohjelmat ja merkitse oikealle niiden aloitus- ja lopetusajankohdat, kesto sekä riippuvuussuhteet aikajanalle.
Gantt-kaaviosi voisi näyttää tältä:
Edut
- Selkeä projektikatsaus
Gantt-kaavion suuri etu on sen tarjoama selkeä esitystapa. Aikataulutus on näin helppo ymmärtää, ja myös projektin toteuttamisen aikana näkee milloin tahansa, kuinka pitkälle projekti on edennyt ja mitkä tehtävät ovat seuraavaksi vuorossa. - Kohdennettu viestintä
Koska projektin tila ja ajankohtaiset tehtävät näkyvät aina näytöllä, työntekijöiden on helppo organisoida työnsä. Lisäksi Gantt-kaaviota voidaan käyttää sidosryhmille tiedottamiseen projektin etenemisestä. - Aikataulujen ja työmäärän määrittäminen
Gantt-kaaviot auttavat asettamaan realistisia määräaikoja ja aikavaroja, mikä helpottaa projektien suunnittelua. Lisäksi Gantt-kaavion avulla voit selvittää, kuinka paljon henkilöstöä tarvitset, jakaa resursseja ja suunnitella määräpäiviä käytettävissä olevien resurssien perusteella. - Monimutkaisten projektien organisointi
Myös monimutkaiset projektit voidaan esittää selkeästi Gantt-kaavioissa. - Joustavuus
Projektin kuluessa esiintyy usein viivästyksiä tai muutoksia. Gantt-kaavio on joustavasti mukautettavissa tällaisiin muutoksiin. - Työntekijöiden motivaatio
Selkeän yleiskuvan ansiosta kaikki tiimin jäsenet saavat hyvän käsityksen projektin etenemisestä. Näin he voivat mukauttaa työskentelytapaansa suunnitelman mukaiseksi. Tehtävien välisten yhteyksien ja riippuvuuksien ansiosta he ymmärtävät, mitä yhden tehtävän viivästyminen merkitsee projektille. Tämä johtaa usein parempaan yhteistyöhön ja koordinointiin.
Huonot puolet
- Vaikeudet monimutkaisuuden kasvaessa
Suurissa projekteissa, joissa on paljon tehtäviä, Gantt-kaavio voi muuttua sekavaksi. Tällöin on tärkeää ryhmitellä tehtävät järkeviin kokonaisuuksiin ja jakaa ne osatehtäviin. - Lineaarisuus vaaditaan
Gantt-kaavio on hyödyllinen vain, jos projekti etenee lineaarisesti. Tämä tarkoittaa, että jo projektin alussa tulisi olla määritelty selkeä lopputulos ja että tuloksen saavuttamiseksi tarvittavien vaiheiden tulisi olla selkeitä. Tehtävissä, joilla ei ole tarkkaa tavoitetta, kuten esimerkiksi ketterässä projektinhallinnassa, muut projektisuunnittelun menetelmät, kuten Kanban-taulut, ovat järkevämpiä. - Työmäärä
Gantt-kaavion luominen suurille projekteille vaatii aluksi suhteellisen paljon työtä. Jos projektisuunnitelmaa joudutaan vielä mukauttamaan muutosten vuoksi, Gantt-kaavioiden ylläpito voi viedä paljon aikaa. Nykyaikainen projektinhallintaohjelmisto ei ainoastaan helpota Gantt-kaavioiden ylläpitoa, vaan auttaa myös projektien luomisessa parhaiden käytäntöjen mukaisilla malleilla tai yksilöllisesti mukautetuilla projektimalleilla.
Erityispiirre: Moniprojekti-Gantt-kaavio
Projektipäälliköt eivät useinkaan ole vastuussa vain yhdestä projektista, vaan työskentelevät samanaikaisesti useiden eri projektien parissa. Koska näiden projektien välillä voi olla riippuvuussuhteita, moniprojektinen Gantt-kaavio on helppo tapa esittää ne kaikki samanaikaisesti. Tällä tavoin saatte samanaikaisesti yleiskuvan useiden projektien nykytilasta ja tärkeimmistä välitavoitteista. Voitte tarkistaa tehtävälistan ja riippuvuussuhteet ja visualisoida näin työmäärän, jolloin suunnittelu sujuu paremmin. Lisäksi tällä tavalla voit priorisoida eri projekteja keskenään ja pitää samalla koko ajan silmällä projektien aikataulua ja kriittistä polkua.
Päätelmä
Gantt-kaavio on oikeutetusti yksi tunnetuimmista projektisuunnittelumenetelmistä. Sen avulla projektin jäsenet voivat ymmärtää yksittäisten tehtävien välisiä yhteyksiä, parantaa aikataulutusta ja mukauttaa projektia muutoksiin. Esitystapansa ansiosta Gantt-kaaviot sopivat erityisen hyvin projekteihin, joissa on paljon rinnakkaisia ja toisistaan riippuvia tehtäviä.
Projektinhallintaohjelmiston avulla voit luoda Gantt-kaavioita helposti ja nopeasti, esimerkiksi yksilöllisten mallien tai parhaiden käytäntöjen esimerkkien avulla.
Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!