Projektinhallinnan aakkoset: C niin kuin Classic Project Management
Mitkä ovat sen edut ja haitat ja milloin on järkevää käyttää klassista lähestymistapaa?
Klassinen projektinhallinta näyttää lähteneen muodista, sillä yhä useammat yritykset käyttävät ketteriä prosesseja, kuten Scrumia tai Kanbania. Tämä on kuitenkin väärin klassista projektinhallintaa kohtaan, sillä ketterät menetelmät eivät sovellu kaikkiin käyttötarkoituksiin, ja silloin on turvauduttava klassiseen lähestymistapaan projektinhallinnassa. Tämä on riittävä syy tarkastella klassista projektinhallintaa tarkemmin ja tutustua siihen paremmin.
Miten klassinen projektinhallinta toimii?
Klassinen kuulostaa aluksi vanhentuneelta ja tarpeettomalta. Projektinhallinnassa sillä viitataan kuitenkin menetelmiin, jotka eivät kuulu ketterään projektinhallintaan.
Aivan kuten ketterässä projektinhallinnassa, myös klassisessa projektinhallinnassa on erilaisia prosessimalleja ja menetelmiä. Niille ovat kuitenkin yleensä ominaisia seuraavat piirteet:
- Klassinen projektinhallinta toteutetaan selkeästi määritellyissä työvaiheissa, joissa tulokset ja vaatimukset on määritelty ennalta. Nämä vaiheet ovat yleensä projektin aloitus, projektin suunnittelu, projektin toteutus, mukaan lukien seuranta ja valvonta, sekä projektin päättäminen. Projektityypistä ja käytetystä prosessimallista riippuen nämä vaiheet voivat myös vaihdella.
- Projektin alussa kuvataan ja suunnitellaan yksityiskohtainen lopputila. Huomioon otetaan projektin tulokset sekä hyödyt, kustannukset, määräajat ja resurssit.
- Suoritetaan intensiivinen suunnitteluvaihe.
- Toteutusvaiheen aikana tapahtuvat muutokset koetaan häiriöksi, sillä ne johtavat usein projektin viivästymiseen tai suurempiin kustannuksiin. Tämän välttämiseksi projektisuunnitelmaan rakennetaan puskureita, minkä lisäksi toteutetaan riskien- ja muutostenhallintaa.
- Painopisteenä on projektisuunnitelman noudattaminen.
>>Klassisessa projektinhallinnassa lopputilanne määritellään ja suunnitellaan heti projektin alussa. Tämä tarkoittaa sitä, että projektin kulku, tulokset, määräajat, kustannukset ja resurssit on suunniteltu.<<
Edut
- Suunnitteluvarmuus ja kiinteät rakenteet: Klassisilla menetelmillä voidaan saavuttaa suuri suunnitteluvarmuus ennalta määriteltyjen tulosten, työvaiheiden, budjetin ja resurssien avulla. Pitää kuitenkin muistaa, että hyvin pitkäkestoisissa ja yhä monimutkaisemmissa projekteissa suunnittelusta tulee epätarkempaa, koska työmäärät pitää arvioida.
- Helposti hallittavissa: Lineaarinen menettely vaiheineen ja välitavoitteineen tekee projektin seurannasta ja valvonnasta helppoa.
- Helppo viestintä: Ketterässä projektinhallinnassa on jatkuvasti neuvoteltava asiakkaan kanssa, kun taas klassisessa projektinhallinnassa tarvitaan paljon viestintää vain alku- ja loppuvaiheessa, jotta vaatimukset voidaan määritellä ja tulos hyväksyä.
- Siisti dokumentointi: Esimerkiksi projektitilaus, jossa on määritellyt vaatimukset ja erittelyt, projektisuunnitelma ja tilanneraporttien laatiminen ovat tärkeä osa klassista lähestymistapaa.
- Hyvä organisointi: Yksityiskohtaisen projektisuunnittelun ansiosta resurssit, budjetti ja aika voidaan kohdentaa hyvin.
- Selkeät roolit: Roolit, tehtävät ja vastuut määritellään selkeästi projektin alussa. Näin vältytään väärinkäsityksiltä.
Huonot puolet
- Joustavuuden puute: Klassisissa menetelmissä keskitytään projektisuunnitelman noudattamiseen, ja muutoksia on vältettävä mahdollisimman paljon. Siksi joustoa ei juurikaan ole.
- Epätarkat arviot: Hyvin monimutkaisia projekteja voi olla alussa vaikea seurata, mikä saattaa johtaa virheisiin suunnitelmissa. Nämä näkyvät sitten epätarkkoina arvioina työmäärästä ja budjetista. Tämä voi johtaa ei-toivottuihin muutoksiin toteutusvaiheessa.
- Vähäiset välitulokset: Koska projektin tulokset saadaan usein vasta projektin lopussa yhtenä kokonaisuutena, virheet saatetaan huomata liian myöhään. Ne on sitten korjattava aikaa vievällä ja kalliilla tavalla.
Tunnetut työtavat
Kaksi tunnetuinta klassisen projektinhallinnan prosessimallia ovat vesiputousmalli ja V-malli.
- Vesiputousmalli:
Vesiputousmalli on lineaarinen prosessimalli, jossa projektin vaiheet on määritelty tarkasti ja jokainen vaihe käydään läpi kerran. Graafisesti nämä vaiheet esitetään usein vesiputouksen muodossa, esimerkiksi Gantt-kaavion avulla. - V-malli:
V-malli on myös lineaarinen prosessimalli. Vesiputousmalliin verrattuna siihen on kuitenkin lisätty testausvaiheet, jotka asetetaan vastakkain vastaavien toteutusvaiheiden kanssa. Siksi V-mallia voidaan käyttää hyvin ohjelmistokehityksessä tai sellaisten tuotteiden kehittämisessä, jotka voidaan pilkkoa osakokonaisuuksiin tai komponentteihin. - PRINCE2:n ja PMI:n tapaiset lähestymistavat sisältyvät myös klassiseen projektinhallintaan, samoin kuin virstanpylväsanalyysi, riskianalyysi tai verkostosuunnittelutekniikka.
Milloin on järkevää käyttää klassisia menetelmiä?
Valitun projektinhallintamenetelmän tulisi aina sopia kulloiseenkin tilanteeseen, yritykseen ja projektiryhmään. Sen pitäisi mahdollistaa kunkin projektin tehokas ja tuloksellinen toteuttaminen. Siksi kannattaa harkita huolellisesti, mikä menetelmä sopii parhaiten ennen projektin aloittamista.
Klassinen projektinhallinta on erityisen käyttökelpoinen, jos projektille on alusta alkaen suunniteltu kiinteä lopputulos ja vaatimukset on määritelty selkeästi, kuten esimerkiksi rakennusprojektissa. Jos vaatimukset ovat siis yksityiskohtaisesti saatavilla projektin alussa tai jos tulos toimitetaan ”yhtenä kappaleena” projektin lopussa ilman ennakkoversioita, kuten usein fyysisten kohteiden kohdalla, voit hyödyntää klassista projektinhallintaa täysimääräisesti. Klassisia lähestymistapoja käytetään useimmiten myös projekteissa, joihin liittyy tiukkoja lakisääteisiä vaatimuksia, sillä näin varmistetaan, että kiinteitä kehysehtoja noudatetaan. Lisäksi soveltaminen on järkevää silloin, kun tarvitaan erityistä tai tiukkaa dokumentointia.
Klassisten menetelmien käyttö ei sovi yhtä hyvin, jos projektin tuloksia ja vaatimuksia ei voida määritellä alusta alkaen, jos tarvitaan usein välituloksia koordinointia varten tai jos projektin aikana on odotettavissa monia muutoksia.
Oikeaa menetelmää valittaessa on kuitenkin otettava huomioon myös projektihenkilöstön tiedot, taidot ja suosimat menetelmät. Usein työntekijät, jotka ovat tottuneet työskentelemään jommallakummalla lähestymistavalla, kokevat vaikeaksi sopeutua muihin menetelmiin.
Klassisten ja ketterien menetelmien yhdistelmä
Haluaisitko saada käyttöösi klassisten projektien suunnitteluvarmuuden, mutta samalla ketterän projektinhallinnan nopeuden ja joustavuuden? Silloin hybridiprojektinhallinta voi olla sinulle sopiva ratkaisu. Tässä yhdistetään menetelmiä ja lähestymistapoja molemmista maailmoista.
Yhteenveto
Monilla aloilla klassinen menetelmä on perusteltu, vaikka sitä joskus pidetäänkin vanhentuneena tai epämodernina. Siksi on syytä punnita ennen projektin aloittamista, mikä lähestymistapa soveltuu parhaiten juuri sinun projektiisi.
Joustavasti käytettävä projektinhallintaohjelmisto tukee sinua eri menetelmien soveltamisessa, esimerkiksi klassisessa projektisuunnittelussa Gantt-kaavioilla ja vaiheohjauksella tai ketterissä Kanban-tauluissa. Näin voit suunnitella ja toteuttaa projektisi omien tarpeidesi mukaan.
Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:
Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!