Onnistunut projektien suunnittelu käyttäjätarinan kartoittamisen avulla

Vaatimusten ymmärtäminen, yhteistyön edistäminen, tulosten parantaminen

Mikä on käyttäjätarinakartta?

Käyttäjätarinoiden kartoitus on visuaalinen menetelmä, jolla vaatimukset järjestetään niin sanottujen käyttäjätarinoiden perusteella. Nämä lyhyet tarinat kertovat yksinkertaisella kielellä, mitä tuotteen tai sovelluksen käyttäjä tarvitsee, miksi sitä tarvitaan ja miten käyttäjä haluaa työskennellä sen kanssa. Näiden tarinoiden tavoitteena on tehdä koko projektin kulku näkyväksi ja ymmärrettäväksi käyttäjän näkökulmasta. Nämä tarinat järjestetään sitten ajan, prosessin tai prioriteetin mukaan tarinakarttaan. Tämä toimii sitten kuin jäsennelty kartta, joka kuvaa käyttäjän matkan, vaatimukset, keskeiset tehtävät, riippuvuudet ja riskit – yhdellä pinnalla. Näin luodaan jäsennelty ja vuorovaikutteinen yleiskuva.
Jeff Pattonin alun perin kehittämä menetelmä tukee tiimejä kehittämään yhteistä ymmärrystä käyttäjien tarpeista – ei ainoastaan tuotehallinnassa vaan myös projektinhallinnassa, muutoksenhallinnassa ja organisaation kehittämisessä.

Käyttäjätarinan kartoituksen edut

• Käyttäjäkeskeisyys: Teknisten ominaisuuksien sijaan hankkeessa keskitytään käyttäjien tarpeisiin. Näin voidaan nopeasti havaita puutteet tai epäjohdonmukaisuudet hankkeessa.
• Yhteinen ymmärrys: Tarinakartta tarjoaa kokonaisvaltaisen yleiskuvan hankkeesta, jotta kaikki osapuolet voivat muodostaa saman käsityksen. Tämä puolestaan helpottaa viestintää tiimin sisällä.
• Priorisointi: Käyttäjätarinat auttavat tunnistamaan tärkeät ominaisuudet ja riippuvuudet ja näin ollen keskittymään tärkeimpiin, kun taas merkityksettömät ominaisuudet voidaan jättää pois tai niille voidaan antaa pienempi prioriteetti. Tarinakartta auttaa näin ollen tuotestrategian kehittämisessä ja MVP-tuotteen (Minimun Viable Product) määrittelyssä, eli tuotteessa, jossa on vähintään tarvittavat toiminnot hyödyn tuottamiseksi ja palautteen antamiseksi.
• Iteratiivinen työskentely: Käyttäjätarinakartta voi auttaa julkaisujen ja sprinttien suunnittelussa.

Käyttäjätarinakartan rakenne

1. Käyttäjät ja käyttäjämatka: Ensinnäkin on tärkeää ymmärtää, kuka on hankkeen kohderyhmä, eli ketkä tulevat käyttämään esimerkiksi lopputuotetta. Tämän perusteella analysoidaan käyttäjämatka eli käyttäjän koko vuorovaikutus tuotteen kanssa – käyttäjän perusongelmasta käytön loppuun asti. Tämän matkan tulisi olla lineaarinen ja sisältää kaikki mahdolliset kosketuspisteet. Jotta mitään ei unohtuisi, voi olla hyödyllistä ottaa prosessiin mukaan moniosainen tiimi, jolla on erilaisia näkökulmia.
2. Toiminta: Käyttäjätoiminnot: Käyttäjätoimintakartan luomiseksi on määriteltävä käyttäjän matkan perusteella käyttäjän toiminnot. Tämä tarkoittaa sitä, että pohditaan, mitä käyttäjät tekevät saavuttaakseen tavoitteensa.
3. Käyttäjätarinat: Käyttäjätarinat kerätään tämän perusteella. Tämä tarkoittaa, että kullekin toiminnolle muotoillaan tarinoiksi erityisiä vaiheita, tehtäviä, ominaisuuksia ja vaatimuksia.
4. Käyttäjätarinan kartta: Tunnistetut toiminnot järjestetään sitten vaakasuoraan kronologiseen järjestykseen asiakkaan tarinan kehittämiseksi.
5. Priorisointi: Lopuksi käyttäjätarinat jaetaan vertikaalisesti näihin toimintoihin. Tätä varten ne priorisoidaan ja määritetään, mitkä tarinat ovat välttämättömiä ensimmäistä julkaisua tai MVP:tä varten. Priorisointi tehdään yleensä järjestämällä tarinat vertikaalisesti tärkeimmästä tärkeimpään. Näin tiimi näkee yhdellä silmäyksellä, mitkä tarinat vaikuttavat eniten käyttäjän matkaan. Käyttäjätarinat jaetaan usein tehtäviin ja osatehtäviin, jotta saadaan yksityiskohtaisempi näkymä käyttäjätarinakarttaan, joka toimii perustana projektin toteutukselle ja julkaisusuunnittelulle.

Esimerkki: Helpdesk-järjestelmän käyttöönotto

IT-tiimi suunnittelee uuden sisäisen helpdesk-työkalun käyttöönottoa. Käyttäjätarinoiden kartoitusta voidaan käyttää tyypillisten käyttäjäroolien (esim. tukihenkilöstö, IT-päälliköt) tunnistamiseen ja heidän tarpeidensa visualisointiin. Näin luodaan tarinakartta, joka sisältää ydintoiminnot (esim. tiketin luominen) ja lisäominaisuudet (esim. chat-integraatio, itsepalveluportaali). Käyttäjätarina ”IT-työntekijänä haluaisin suodattaa tiketin prioriteettien mukaan, jotta kriittiset pyynnöt voidaan käsitellä nopeammin” osoittaa, miten tarinakartoitus tekee erityiset vaatimukset näkyviksi.

Parhaat käytännöt onnistuneita karttoja varten

• Ajattele monialaisesti: Ota mukaan tiimin jäseniä eri aloilta erilaisten näkökulmien integroimiseksi.
• Iteratiivinen eikä jäykkä: tarinakartan tulisi pysyä elävänä. Muutokset projektin aikana ovat osa tätä.
• Työskentele visuaalisesti: Värit, symbolit ja pienet piirrokset auttavat sinua hahmottamaan sisällön nopeammin.
• Priorisoi selkeästi: Mistä on käyttäjille eniten hyötyä? Nämä tarinat kuuluvat kärkeen.

Vähimmäismäärää pidemmälle: MAP MVP:n sijasta.

Monet ketterät tiimit tuntevat MVP-tuotteen (Minimum Viable Product) – tuotteen, joka on juuri tarpeeksi hyvä testattavaksi. Mutta miksi ei voisi ajatella pidemmälle? Minimum Awesome Product (MAP) menee askeleen pidemmälle: sen ei pitäisi vain toimia, vaan sen pitäisi myös innostaa. Käyttäjätarinakartta tukee tätä tavoitetta: kuvaamalla käyttäjien tarpeet yksityiskohtaisesti ja empaattisesti voidaan luoda tuote, jota on todella ilo käyttää – jopa prototyyppivaiheessa.

Yhteenveto

Käyttäjätarinan kartoitus on enemmän kuin pelkkä suunnitteluväline – se on tehokas keino suunnitella hankkeita käyttäjälähtöisesti, avoimesti ja kohdennetusti. Käyttäjien tarpeiden ja toimintojen visuaalinen esittäminen luo tiimin sisällä yhteisen ymmärryksen, joka on perusta onnistuneelle projektin toteuttamiselle.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!