Miten Business Intelligence auttaa yrityksen strategioinnissa?

Työntekijöiden fokuksen kohdistaminen selkeisiin tunnuslukuihin.

BI:n avulla voit kehittää strategiaasi

Jos haluat tehostaa kilpailuetujasi strategiasi avulla, sinun on ensin tunnistettava ne. Vaikka monet yritykset luottavat pelkkään vaistoonsa, voit myös käyttää faktoja vahvuuksiesi tunnistamiseen. Jos yhdistät markkinatutkimustulokset esimerkiksi historiatietoihin, voit havaita trendejä ja tunnistaa mahdollisuuksia. Tämä voi auttaa sinua esimerkiksi ideoimaan uutta tuotetta tai tunnistamaan, että sinun pitäisi keskittyä tiettyihin markkinoihin. Voit laatia liiketoimintastrategiasi sen mukaisesti.

Muunna strategia mitattaviksi tavoitteiksi

Kun olet laatinut strategian, seuraava haaste on valita oikeat mittarit sen edistymisen mittaamiseksi ja eritellä ne yksittäisiin yksiköihin tai työntekijöihin. Oikeiden mittareiden määrittäminen ratkaisee sen, mitä business intelligence -järjestelmäsi analysoi ja mitä se näyttää kojelaudoilla. Näin jokaisen työntekijän pitäisi pystyä näkemään, miten hän voi edistää määriteltyjen tavoitteiden saavuttamista. Siksi sinun tulisi määritellä keskeisten mittareidesi tavoitearvot. Tavoitearvon tulisi olla haastava, mutta samalla myös saavutettavissa, jotta epärealistiset tai liian alhaiset tavoitteet eivät vähennä työntekijöiden motivaatiota. Sopivan arvon määrittämiseksi voit käyttää historiatietojen analyysiä ja business intelligence -työkalujen dataennusteita.

Miten löytää oikeat avainluvut

On olemassa ehdottomia avainlukuja, kuten voitto, liikevaihto tai hävikki, tai suhteellisia tunnuslukuja, jotka suhteuttavat kaksi arvoa toisiinsa, kuten tuottavuus, jossa prosessin tulos suhteutetaan siihen käytettyyn työpanokseen. Lisäksi on olemassa myös laadullisia tunnuslukuja, joita käytetään usein kestävän kehityksen aiheisiin liittyen. Kaikki mahdolliset indikaattorit eivät kuitenkaan ole järkeviä ja hyödyllisiä strategiasi kannalta. KPI (Key Performance Indicator) on termi, jota käytetään kuvaamaan tärkeimpiä seurattavia avainlukuja. Voit toki pitää avainlukuina kaikkia niitä lukuja, jotka määrität yrityksellesi. Ihannetapauksessa kuitenkin muutama valikoitu KPI riittää, jotta koko liiketoimintaprosessit näkyvät yhdellä silmäyksellä.
Nämä viidestä kymmeneen KPI:tä määritetään yritysstrategiasi mukaisesti. Tässä yhteydessä tärkeimmät kohdat ovat:

• Onko indikaattori arvioitavissa, eli voidaanko sille määritellä arvot, jotka ovat joko hyviä tai huonoja?
• Vastaako indikaattori yrityksen strategiaa? Voit määrittää, onko avainluku mielestäsi järkevä, vastaamalla muutamaan kysymykseen:
  • Mikä on toivottu tulos?
  • Miksi se on tärkeä yrityksen strategian kannalta?
  • Miten edistymistä mitataan?
  • Miten tulokseen voidaan vaikuttaa?
  • Kuka on vastuussa siitä?
  • Miten määritetään, onko tavoite saavutettu, ja miten edistymistä seurataan?
    Esimerkki: Liikevaihdon kasvu ei yksinään kerro mitään liiketoiminnan todellisesta menestyksestä. Voi olla, että liikevaihto kasvaa, mutta samaan aikaan kustannukset kasvavat niin paljon, että voitto on tappiollista. Jos liiketoiminnan menestystä halutaan mitata, on siis järkevämpää suhteuttaa liikevaihto ja kustannukset toisiinsa voiton määrittämiseksi (liikevaihto – kustannukset = voitto). Toisaalta voiton kasvu ei välttämättä tarkoita sitä, että myös liikevaihto on kasvanut, sillä kustannukset ovat saattaneet yksinkertaisesti pienentyä. Jos liiketoimintastrategia on siis suunnattu markkinoiden kasvuun, voitto ei ole hyödyllinen mittari.
• Ovatko tarvittavat tiedot puhtaita? Jos tärkeimmät luvut lasketaan puutteellisten tai virheellisten tietojen perusteella, myös tulos on väärä.
• Ovatko suorituskykyindikaattorit selkeästi ymmärrettäviä? Kaikkien, jotka käyttävät suorituskykyindikaattoreita, on ymmärrettävä tarkalleen, miten ne on laskettu ja mitä ne tarkoittavat. Näin vältetään epäselvyydet ja tulkinnanvaraisuus.
• Miten tunnuslukuun voidaan vaikuttaa? Jotta jokainen työntekijä tietää, miten hän voi vaikuttaa yrityksen menestykseen, hänen pitäisi paitsi tuntea tunnusluvut ja ymmärtää, mitä hän voi tehdä vaikuttaakseen niihin myönteisesti.
• Mitä tehdä, jos arvot eivät kehity toivotulla tavalla?

Tasapainotettu mittaristo (BSC) tekee strategiset tavoitteet ja avainluvut näkyviksi yksinkertaisella tavalla. Se auttaa sinua toteuttamaan yritysstrategiaasi ja tarkistamaan toteutuksen nykytilan milloin tahansa.

Esimerkkejä tärkeimmistä tulosindikaattoreista

Kullakin liiketoiminta-alueella on lukemattomia suorituskykyindikaattoreita, joita voit seurata ja jotka kuvaavat liiketoimintastrategian toteuttamista eri tavoin. Seuraavassa on yleiskatsaus joistakin eri liiketoiminta-alueiden tärkeimmistä suorituskykyindikaattoreista:

1. Taloudelliset avainluvut
Tarkastelemalla kassavirtaa, tasetta ja tuloslaskelmaa näet, onko yrityksesi taloudellisesti vakaa. Maksuvalmiutesi osoittaa, pystytkö vastaamaan yrityksesi tarpeisiin niillä käteisvaroilla, joita sinulla on, ja auttaa näin määrittämään, voitko rahoittaa esimerkiksi suunnitellun liiketoiminnan kasvun. Jos suhteutat liikevaihtosi esimerkiksi voittoosi, voit liikevaihdon tuoton avulla tarkistaa, onko liiketoimintasi kasvanut suunnitellusti.

2. Markkinoinnin avainluvut
Markkinoinnin indikaattorit kertovat, saavuttavatko markkinointikampanjasi halutun tuloksen. Näitä ovat esimerkiksi konversioaste, joka kertoo, kuinka hyvin kohderyhmä ottaa markkinointikampanjan vastaan. Asiakashankintakustannukset puolestaan kertovat, mikä on uuteen asiakkaaseen käytetyn markkinointibudjetin suhde sen tuottamiin tuloihin.

3. Myynti-indikaattorit
Myyntisuhde kertoo, kuinka paljon rahaa panostat myyntiin ja kuinka suuri liikevaihto on siihen verrattuna. Peruutusaste kertoo, kuinka monta tilausta on peruttu, kun taas loppuunsaattamisaste kertoo, kuinka moni tilaus on noudattanut luotuja tarjouksia. Voit myös mitata esimerkiksi valitusprosenttia, joka osoittaa, kuinka tyytyväisiä asiakkaasi ovat tuotteisiisi.

4. Projektinhallinnan avainluvut
Jos projektisi valmistuvat ajallaan ja budjetissa, ne ovat jo tärkeitä merkkejä siitä, että projektinhallintasi toimii erittäin hyvin. Mutta jos haluat nähdä, onko projektinhallinnan suorituskyky parantunut ja miten projektit ovat edistäneet liiketoimintastrategian toteutumista, tarvitset muita tunnuslukuja. Esimerkiksi tuottavuus osoittaa, kuinka tehokkaasti käytössäsi olevat resurssit ovat tehonneet. Sijoitetun pääoman tuotto (ROI) puolestaan kertoo, kuinka paljon hanke on tuottanut yrityksellesi voittoa, sillä sen avulla tiedät, kuinka paljon voittoa projektiin tekemäsi investointi on antanut.

5. Avainluvut tuotannossa
Helposti määritettävien tunnuslukujen, kuten tuotantomäärän, tuotantohävikin, tuotantokustannusten tai jopa tuotantoajan lisäksi voit laskea myös esimerkiksi laitoksen tehokkuuden, jossa laitoksen käytettävyyttä, suorituskykyä ja laatua koskevat osatekijät suhteutetaan toisiinsa. Avainluvut, kuten palautusaste, antavat sinulle käsityksen tuotantosi laadusta. Lisäksi voit esimerkiksi tarkastella yksikkökustannuksia ajan mittaan.

6. Avainluvut henkilöstöhallinnossa
Nämä avainluvut antavat tietoa siitä, miten työntekijäsi edistävät yrityksesi terveyttä, onnistutko pitämään hyviä työntekijöitä, kuinka houkutteleva yrityksesi on työnantajana ja kuinka tyytyväisiä työntekijäsi ovat. Myös henkilöstöhallinnon tiimisi suorituskykyä ja tuottavuutta voidaan analysoida, jotta tiedät, mitkä prosessit ja strategiat toimivat. Esimerkiksi palkkauskustannukset ovat yksinkertainen mittari, joka kertoo, kuinka paljon olet käyttänyt uuden työntekijän rekrytointiin ja palkkaamiseen. Kun voittosi suhteutetaan työntekijöiden lukumäärään, saat nettovoiton työntekijää kohti. Tämä arvo antaa sinulle käsityksen siitä, kuinka tehokkaita ja tuottavia työntekijäsi ovat. Voit parantaa tätä arvoa investoimalla uusiin tekniikoihin, jotka helpottavat työskentelyä, tai kouluttamalla työntekijöitä esimerkiksi ajanhallintamenetelmiin, kuten Pomodoro-tekniikkaan, jotta he suoriutuisivat paremmin.

Seuraa avainlukujen kehitystä BI:n avulla

Kun olet asettanut oikeat mittarit ja tavoitteet, jaa ne yksittäisille osastoille tai työntekijöille. Mieti tarkkaan, miten kukin osasto voi edistää tavoitteittesi saavuttamista. Jos tavoitteenasi on esimerkiksi voittojen maksimointi, tuotanto-osasto voi edistää sitä lisäämällä tuottavuutta tai suunnittelemalla tuotantoprosesseja uudelleen tuotantokustannusten vähentämiseksi. Osto taas voi edistää tavoitetta etsimällä halvempia raaka-ainetoimittajia ja lisäämällä siten voittoja, kun taas myynti voi parantaa myyntisuhteita. Tässäkin tapauksessa business intelligence voi tarjota tärkeitä vihjeitä oikeista tunnusluvuista, sillä niiden avulla voit nopeasti nähdä, missä on vielä parantamisen varaa.
Saavutusten edistymisen jatkuvaan seurantaan ja siten sen tarkistamiseen, kuinka pitkälle yrityksesi on edennyt strategiansa toteuttamisessa, auttavat kulloiseenkin tavoitteeseen sovitetut raportit ja kojelaudat. Näin annat kullekin osastolle mahdollisuuden tarkistaa oman edistymisensä milloin tahansa. BI-ohjelmistot, joissa on mukautettavia mittaritauluja, voivat auttaa sinua osoittamalla selkeästi kullekin osastolle, esimiehelle ja työntekijälle juuri ne analyysit, jotka ovat merkityksellisiä, ja esittämällä visuaalisesti esimerkiksi keskeiset tunnusluvut verrattuna niiden kehitykseen ajan mittaan.

Yhteenveto

Hyvän yritysstrategian avulla voit varmistaa, että kaikki työntekijät yrityksessäsi vetävät yhtä köyttä, mikä on erittäin tärkeää. Oikeilla, yksilöllisesti jaotelluilla suorituskykyindikaattoreilla tuetaan tavoitteiden saavuttamista, ja voit tarkistaa edistymisen BI-työkalun räätälöidyistä mittaritauluista.
Hyvä BI-ohjelmisto ei siis ainoastaan auta sinua asettamaan oikeaa liiketoimintastrategiaa ja muuntamaan sitä mitattaviksi tavoitteiksi, vaan se myös kokoaa yhteen kaikki tärkeät tiedot, jotta voit aina pitää silmällä tarpeidesi mukaisia keskeisiä avainlukuja. Integroitu tasapainoinen mittaristo sopii erinomaisesti yritysstrategian kartoittamiseen ohjelmistossa sekä tilanteen tarkistamiseen myöhemmin. Ihannetapauksessa voit luoda ja seurata BI-ohjelmiston avulla myös toimenpiteitä tavoitteiden saavuttamiseksi samassa järjestelmässä. Integroidun tehtävienhallinnan avulla tehtäviä voidaan siirtää tiimillesi, jotta voit valvoa yritysstrategian toimenpiteitä. Samalla voit seurata tehtävien tilaa, tarvittaessa mukauttaa toimenpiteitä ja kommunikoida tiimisi kanssa järjestelmän kautta. Tällä tavoin myös Hoshin Kanrin kaltainen politiikan käyttöönottomenetelmä voidaan toteuttaa järjestelmässämme.

Haluaisitko tutustua myPARM BI^actiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!