Hiljainen yö, tehokas johtaminen
Miksi johtajien pitäisi joskus kytkeytyä pois päältä
Kalenterit ovat täynnä, tehtävälistat ovat pidempiä kuin kaupungin keskustan adventtivalot, ja jossain vuoden lopun päättämisen, budjettisuunnittelun ja joulujuhlien välissä unohtuu usein juuri se, mitä johtajat eniten tarvitsevat: todellinen rentoutuminen. Sammuttamista pidetään edelleen ylellisyytenä tai vielä pahempaa: heikkoutena. Todellisuus monissa yrityksissä näyttää kuitenkin toisenlaisen kuvan. Jatkuvasti virkeinä olevat johtajat eivät ole parempia johtajia, vaan yksinkertaisesti uupuneempia.
Ajatus siitä, että hyvä johtajuus on aina synonyymi jatkuvalle saatavuudelle, 80-tuntisille viikoille ja loputtomalle ajatuskarusellille, on sitkeä. Sen sijaan nykyaikainen johtajuus kohtaa kestävän itsensä johtamisen uuden haasteen. Sillä vain ne, jotka pystyvät johtamaan itseään ja aikaansa menestyksekkäästi, voivat johtaa muita pitkällä aikavälillä.
Jatkuva stressi ei ole johtamistyyli
Ennen kuin puhumme ratkaisuista, on syytä tarkastella varsinaista ongelmaa, sillä stressi ei ole enää hätätila, vaan se sekoitetaan yllättävän usein hyvään johtamiseen. Itse asiassa pieni stressi on osa vastuun kantamista. Päätöksillä on painoarvoa, hankkeet ovat monimutkaisia ja odotukset korkealla. Tämä on kiistatonta ja kuuluu johtajan työnkuvaan. Ongelmalliseksi se muuttuu, kun jännityksestä tulee pysyvä tila. Jos työskentelet jatkuvasti yli omien rajojesi, menetät energian lisäksi myös perspektiiviä, kärsivällisyyttä ja selkeyttä. Krooninen stressi heikentää päätöksenteon laatua, rohkaisee virheisiin ja lisää loppuunpalamisen riskiä. Se, mikä alkaa yksilötasolla, vaikuttaa nopeasti tiimeihin ja koko organisaatioihin. Ärtynyt viestintä, mikromanagerointi ja motivaation lasku ovat usein ylirasittuneen johtamisen sivuvaikutuksia.
Mitä on mindfulness?
Tässä kohtaa tulee mukaan mindfulness-ajattelu. Aihe, jonka käsittely ei ole helppoa, varsinkaan liike-elämän kontekstissa, koska se kuulostaa nopeasti esoteeriselta. Mindfulnessissa ei kuitenkaan ole kyse suitsuketikuista tai tuntikausien meditaatiosta, vaan jostain hyvin käytännöllisestä asiasta, nimittäin oman tilan ja omien rajojen tietoisesta tunnistamisesta. Mindful-johtajat tunnistavat aikaisemmin, milloin he ovat ylikuormittuneita. He tunnistavat, kun päätöksiä tehdään uupumuksesta eikä selvyyden vuoksi. Ja he voivat tietoisesti ryhtyä vastatoimiin pitämällä taukoja, delegoimalla tehtäviä tai yksinkertaisesti lopettamalla työnsä ajoissa ja jättämällä sen jälkeen työt tekemättä. Mindfulness voi siis olla strateginen väline kestävän suorituskyvyn saavuttamiseksi, jos se muunnetaan konkreettiseksi itsehoidoksi.
Itsestä huolehtiminen ei ole itsekkyyttä
Sen sijaan, että monet johtajat pitäisivät huolta itsestään, he ovat oppineet asettamaan itsensä tärkeysjärjestyksen häntäpäähän. Ensin tiimi, sitten asiakkaat ja projektit. He täyttävät usein omat tarpeensa viimeisenä. Lyhyellä aikavälillä tämä vaikuttaa sitoutuneelta, ja sitä usein kunnioitetaan ja odotetaan. Pitkällä aikavälillä se on kuitenkin riskialtista. Itsestä huolehtiminen ei tarkoita vastuun luopumista omasta tiimistä, asiakkaista tai projekteista. Se tarkoittaa, että vastuu otetaan realistisesti. Uni, liikunta, sosiaaliset kontaktit ja henkiset tauot eivät silloin ole yksityisiä ylellisyystavaroita vaan taloudellisesti merkityksellisiä resursseja. Ne, jotka jättävät omat tarpeensa pysyvästi huomiotta, maksavat siitä myöhemmin hinnan uupumuksen, sairauden tai sisäisen irtisanoutumisen muodossa.
Jatkuvan saavutettavuuden paradoksi
Valitettavasti todellisuus kuitenkin saavuttaa monet johtajat nopeasti. Älypuhelinten ja vastaavien ansiosta päätöksiä voidaan tehdä milloin tahansa, tietoa voidaan jakaa välittömästi ja ongelmiin voidaan puuttua välittömästi. Käytännölliseltä kuulostavalla asialla on kääntöpuolensa: työn ja vapaa-ajan raja hämärtyy.
Monet johtajat eivät ole käytännössä koskaan poissa työelämästä. Jopa työpäivän oletetusta päättymisestä tulee pidennettyä reagointiaikaa. Ongelmana ei ole vain levon puute, vaan myös viesti organisaatiolle: ”Aina saatavilla oleminen on standardi.” Tämä on myös ongelma. Tämä ei kuitenkaan ole terveellistä sen paremmin tiimin kuin johtajankaan kannalta. Pikemminkin tämä jatkuva saatavuus luo ei-toivottuja riippuvuuksia. Niin, että tiimit oppivat esimerkiksi eskaloitumaan ylöspäin aina kun on epävarmuutta sen sijaan, että ottaisivat itse vastuun.
Hiljaisuus edistää selkeyttä
Kaikesta kiireestä ja hälinästä puuttuu usein tarvittava etäisyys, jotta voi taas ajatella selkeästi. Kytkeytyminen pois päältä on erityisen vaikeaa joulun alla hektisenä aikana. Määräajat lähestyvät, odotukset kasvavat ja vuosi on saatava ”puhtaasti päätökseen”. Kuitenkin juuri tässä vaiheessa tietoinen hiljaisuus voi olla erityisen tehokasta, koska se luo tilaa pohdinnalle. Mikä meni hyvin? Mikä oli stressaavaa? Mitkä päätökset vaikuttivat ja mitkä eivät? Ilman tätä sisäistä etäisyyttä mallit toistuvat. Johtamisesta tulee silloin reaktiivista eikä tietoista. Muutama päivä todellista etäisyyttä voi siis usein tuoda enemmän selkeyttä kuin viikkojen yhtäjaksoinen toiminta. Ja tämä tietoinen hidastaminen ei vaikuta ainoastaan omaan tasapainoosi vaan myös siihen, miten johtaminen koetaan.
Johtaja roolimallina
Johtajat eivät yleensä muokkaa yrityskulttuuria toiminta-ajatustensa vaan käyttäytymisensä kautta. Jos et itse pidä taukoja, tuskin pystyt uskottavasti vaatimaan työn ja yksityiselämän tasapainoa. Ne, jotka pitävät lomia vain ”teoreettisesti”, lähettävät tiimille selviä signaaleja. Sitä vastoin sillä on valtava vaikutus, kun esimiehet ottavat näkyvästi vastuuta itsestään. Selkeät poissaoloajat, läpinäkyvät luovutukset ja aito luottamus tiimiä kohtaan osoittavat tietoista päätöstä kestävän johtamisen puolesta. Etenkin projektinhallinnassa, jossa virstanpylväs seuraa toista, rakenteen, selkeyden ja taukojen pitäisi yksinkertaisesti olla osa työtä.
Kytkeytyminen pois päältä ei tarkoita irti päästämistä, vaan erilaista johtamista.
Mutta vaikka roolimallin rooli on selvä, itsepäinen uskomus on usein edelleen olemassa: Mikään ei toimi ilman johtajuutta. Todellisuudessa juuri tässä paljastuu johtajuuden laatu. Hyvä johtajuus varmistaa, että asiat toimivat myös ilman jatkuvaa valvontaa. Selkeät prosessit, läpinäkyvät vastuualueet ja realistiset aikataulut ovat edellytyksiä sille, että johtajat voivat ylipäätään kytkeytyä pois päältä. Se, joka pitää projektit vakaina vain jatkuvalla henkilökohtaisella osallistumisella, ei johda kestävää järjestelmää.
Hiljainen voima meluisassa arjessa
”Hiljainen yö” on enemmän kuin pelkkä joululaulu. Se on vastalääke nykyaikaisen työelämän jatkuvalle melulle. Laulu osoittaa meille, että hiljaisuus ei tarkoita paikallaan pysymistä, vaan tietoista hidastamista. Se antaa meille mahdollisuuden kuunnella uudelleen sitä, mikä on todella tärkeää – sekä ammatillisesti että henkilökohtaisesti. Johtajille tämä hiljaisuus ei ole vetäytymistä vastuusta vaan panostusta omaan tehokkuuteen. Sillä pitkällä aikavälillä parhaat johtajat eivät ole niitä, jotka pysyvät hereillä pisimpään, vaan niitä, jotka pitävät itsestään huolta pitkällä aikavälillä.
Päätelmä
Johtaminen tarvitsee energiaa. Se tarvitsee selkeyttä. Ja se tarvitsee ihmisiä, jotka ovat valmiita ottamaan vastuuta menettämättä itseään prosessissa. Sammuttaminen ei siis ole merkki heikkoudesta vaan kypsyydestä. Mindfulness ja itsestä huolehtiminen eivät siis ole suorituskyvyn vastakohta, vaan sen edellytys. Etenkin korkean stressin aikana johtajuuden laatu ei määräydy ponnistelujen lisäämisen vaan tietoisuuden lisäämisen kautta.
Vastuunkantajat tarvitsevat sisäisen selkeyden lisäksi myös ulkoista rakennetta. Nykyaikaiset projektinhallintaohjelmistot, kuten myPARM ProjectManagement, tukevat johtajia avoimuuden, suunnitteluvarmuuden ja selkeiden vastuualueiden luomisessa ja siten perustan luomisessa operatiivisen taakan luovuttamiselle menettämättä yleiskuvaa. Näin luodaan juuri se tila, jota hyvä johtaminen tarvitsee voidakseen tehdä tietoisia päätöksiä sen sijaan, että vain reagoitaisiin vaikeuksiin. Ja ehkä myös yhdelle tai kahdelle todella rauhalliselle yölle vuosien välissä.
Lue lisää myPARM-projektin ja -salkunhallintaohjelmistosta:
Haluatko tutustua myPARMiin demossa? Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!