Projektinhallinnan ABC: viestintäsuunnitelman C-kohta

Enemmän rakennetta ja vähemmän stressiä viestintäsuunnitelmien avulla

Mikä on viestintäsuunnitelma ja miksi se on tärkeä?

Viestintäsuunnitelma on jäsennelty strategia, jossa määritellään, miten, milloin ja kenen kanssa hanketta koskevaa tietoa vaihdetaan. Siinä säädetään prosesseista, välineistä, rooleista, vastuualueista ja valtuuksista, joilla tietoa välitetään, vastaanotetaan ja arkistoidaan projektissa. PRINCE2 käyttää termiä viestinnän hallintastrategia viestintäsuunnitelman sijasta, kun taas PMBOK-oppaassa puhutaan viestinnän hallintasuunnitelmasta.

Viestintäsuunnitelman tarkoitus

Useimmat hankkeet ovat monimutkaisia ja vaativat tarkkaa koordinointia eri osapuolten välillä. Viestintäsuunnitelmalla olisi siksi varmistettava, että kaikki hankkeeseen osallistuvat saavat tiedot, joita he tarvitsevat tehtäviensä suorittamiseksi selkeästi, tehokkaasti, oikea-aikaisesti ja täydellisesti.
Näin viestintäsuunnitelma auttaa luomaan avoimuutta, ehkäisemään väärinkäsityksiä ja pitämään kaikki osapuolet ajan tasalla. Ilman selkeästi määriteltyjä viestintäkanavia väärinkäsityksillä voi olla kohtalokkaita seurauksia, esim:

• Epäselvistä vaatimuksista tai puuttuvista tiedoista johtuvat viivästykset.
• Eritelmien virheellinen täytäntöönpano.
• Turhautuminen tiimissä tiedon avoimuuden puutteen vuoksi.
• Sidosryhmien luottamuksen puute hankkeeseen huonon viestinnän vuoksi.

Viestintäsuunnitelmalla varmistetaan siis paitsi järjestys myös luottamus ja sujuva yhteistyö. Viestintäsuunnitelma on sovitettava kulloiseenkin hankkeeseen. Vähäisemmissä hankkeissa voi riittää yksinkertainen viestintämatriisi, kun taas hyvin monimutkaiset hankkeet, joissa on lukuisia sidosryhmiä ja korkeat luottamuksellisuusvaatimukset, edellyttävät usein hyvin kattavaa viestintäsuunnitelmaa.

Hankkeen tilannekatsausViestintäsuunnitelman laatiminen

Jotta varmistetaan, että hankkeen viestintä on alusta alkaen hyvin organisoitua, on tärkeää, että viestintäsuunnitelma laaditaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa hankesuunnittelua.
Sitä olisi myös mukautettava vaatimusten muutoksiin hankkeen toteutuksen aikana. Seuraavat vaiheet ovat tärkeitä optimaalisen viestintäsuunnitelman laatimiseksi:

1. Sidosryhmien analysointi: Useimmissa hankkeissa on suuri määrä sidosryhmiä, joilla on erilaisia intressejä ja vaikutusmahdollisuuksia hankkeeseen. Näitä voivat olla esimerkiksi projektiryhmä, asiakkaat, toimittajat tai asiakas. Kaikki nämä sidosryhmät tarvitsevat tietoa hankkeesta, mutta eivät välttämättä samoja tietoja ja eri aikoina. Siksi on tärkeää tunnistaa kaikki sidosryhmät ja niiden tiedontarpeet viestintäsuunnitelman pohjaksi.Sidosryhmämatriisi voi auttaa ymmärtämään kaikkien asianosaisten tarpeita ja vaikutusmahdollisuuksia, jotta kullekin ryhmälle voidaan määritellä oikea viestintästrategia myöhemmissä vaiheissa.
2. Määrittele viestinnän tavoitteet ja sisältö: Selkeästi määritellyt tavoitteet ovat hyvän viestintäsuunnitelman perusta, sillä vain siten voidaan määritellä selkeästi viestittävä sisältö. Siksi sinun on ensin asetettava SMART-tavoitteet ja sen jälkeen määriteltävä viestinnän sisältö ja sidosryhmät, joille tiedot on toimitettava. Sisältö voi sisältää esimerkiksi projektin tilan, teknisiä yksityiskohtia tai riskejä.
3. Valitse sopivat menetelmät ja viestintärytmi: Edellisten vaiheiden perusteella voit nyt määrittää sopivat viestintämenetelmät. Tätä varten sinun on pohdittava, mikä viestintämuoto sopii parhaiten asianomaisille sidosryhmille ja viestittäville tiedoille. Lyhyestä säännöllisestä päivityksestä sähköpostitse viikoittaisiin tarkistuksiin, henkilökohtaisiin tapaamisiin, tilanneraportteihin, esittelyihin tai tehtävälistoihin ja kehittyneisiin hankeraportteihin on lukuisia tapoja pitää eri sidosryhmät ajan tasalla. Harkitse myös tiedotusrytmiä tai erityisiä ajankohtia, jolloin tietoa olisi välitettävä. Useimmissa hankkeissa ei esimerkiksi todennäköisesti ole tarvetta tavata kaikkia sidosryhmiä joka viikko henkilökohtaiseen tiedonvaihtoon. Viikoittaiset tilannekatsaukset sähköpostitse ja henkilökohtaiset tapaamiset tärkeän virstanpylvään saavuttamisen yhteydessä voivat kuitenkin olla erittäin hyödyllisiä. On myös huolehdittava siitä, että vältetään liiallista tiedon ylikuormitusta. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun tulisi viestiä vain se, mikä on tärkeää asianomaiselle osapuolelle, ja vain silloin, kun se on tarpeen.
4. Määrittele vastuualueet: Kun olet määritellyt, mitä tietoja on toimitettava, miten ja milloin, on enää määriteltävä, kuka niistä vastaa.
   Esimerkiksi projektipäällikkö voi olla vastuussa tilanneraporttien lähettämisestä asiakkaalle, kun taas ryhmänjohtajat voivat esimerkiksi tiedottaa toimintojen tilasta projektipäällikölle. Tämän jälkeen voit viimeistellä tiedotussuunnitelman, joka voidaan esittää esimerkiksi taulukkomuodossa:
   

   Kuvaus Tiedot	Taajuus / aika	Menetelmä	Vastaanottaja	Vastuuhenkilö
   Millaista tietoa olisi välitettävä?	Kuinka usein tai mihin aikaan olette yhteydessä?	Miten tiedot välitetään?	Kuka saa tiedot?	Kuka on vastuussa tietojen välittämisestä?
   Hankkeen tilannekatsaus	Viikoittain	Hankkeen tilanneraportti myPARMista	Asiakas ja projektiryhmä	Projektipäällikkö

5. Viestintäsuunnitelman jakaminen ja säännöllinen tarkistaminen: Kun viestintäsuunnitelma on valmis, se on jaettava sidosryhmien ja projektiryhmän kanssa. Erityisesti jos suunnitelmaan sisällytetään myös luottamuksellisia tietoja, on suositeltavaa esittää kullekin sidosryhmälle vain se osa suunnitelmasta, joka koskee niitä. On myös tärkeää säilyttää viestintäsuunnitelma keskitetyssä tietolähteessä ja tarkistaa se säännöllisesti. Sidosryhmät voivat esimerkiksi muuttua projektin aikana tai uudet projektivaatimukset voivat aiheuttaa muutoksia viestintäsuunnitelmaan.

Yhteenveto

Hyvin harkittu viestintäsuunnitelma on jokaisen projektipäällikön keskeinen työkalu. Se muodostaa tehokkaan yhteistyön selkärangan ja auttaa hallitsemaan menestyksekkäästi jopa hyvin vaativia hankkeita.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluatko tutustua myPARMiin demossa?
Varaa sitten tapaaminen kanssamme nyt!