3 yleistä virhettä projektinhallinnassa

Törmäämme näihin virheisiin lähes jokaisessa yrityksessä

1. Avoimuuden puute

Olipa kyse tehtävistä, raha-asioista tai resursseista – avoimuuden puute on suuri ongelma projektinhallinnassa. Esimerkiksi monet työntekijät luottavat tehtävien hallinnassa mielellään omaan sähköpostilaatikkoonsa, kalenteriinsa tai tehtävälistan sisältävään muistikirjaan. Tämä toimii kuitenkin hyvin vain siihen asti, kunnes he työskentelevät projekteissa yhteistyössä muiden kanssa. Tärkeitä tehtäviä hukkuu nopeasti, viestinnässä syntyy väärinkäsityksiä ja projektin vaiheet jäävät epäselviksi. Lisäksi jos yksittäiset tiimin jäsenet työskentelevät eri paikkakunnalta tai kotoa käsin, ongelmat ovat väistämättömiä ja hanke todennäköisesti viivästyy. Myös johto saa tällä tavoin vain puutteellisia ja vanhentuneita tietoja. Näiden epätarkkojen tietojen perusteella voidaan tehdä vääriä päätöksiä. Avoimuuden puute ei kuitenkaan koske vain työntekijöiden viestintää vaan myös heidän esimiestensä viestintää. Huomaamme usein, että tiimin jäsenet eivät tiedä tarkalleen, mitä heiltä odotetaan, mitä tehtäviä heidän pitäisi suorittaa ja mitä tavoitteita heidän pitäisi tavoitella.

Tällaisten ongelmien välttämiseksi kaikessa viestinnässä tarvitaan selkeä rakenne. Lisäksi kaikki hanketta koskevat tiedot on kerättävä keskitetysti ja asetettava kaikkien osallistujien saataville kaikkina aikoina. Sopiva projektinhallintatyökalu auttaa jäsentämään projektin kulkua, kaikkia resursseja, tehtäviä ja määräaikoja. Siihen työntekijät voivat myös syöttää projektin senhetkisen tilan, jotta projektipäälliköt voivat milloin tahansa tarkastella projektin tilaa, jotta he voivat reagoida nopeasti ja joustavasti mahdollisiin viivästyksiin tai ongelmiin prosessin aikana.

2. Huono organisointi

Näemme usein, että projektinhallintaryhmillä on vaikeuksia organisoida projekteja, jolloin projektit eivät täytä asetettuja kustannus-, laatu- ja aikataulutavoitteita. Huomaamme kerta toisensa jälkeen, että erilaisten Excel-listojen sekamelska projektisuunnittelua varten on vaikeasti hallittavissa. Koska nämä listat ovat riippumattomia kaikista muista yrityksen järjestelmistä, tärkeät tiedot on siirrettävä listoille ja päinvastoin aikaa vievässä prosessissa. Lisäksi useimmiten jokaisella työntekijällä on oma suosikkilistansa. Tämä tarkoittaa sitä, että samoja tietoja ei aina kerätä, eikä yrityksen sisällä voida antaa johdonmukaisesti avoimia tietoja. Jopa paremmin organisoiduissa yrityksissä käytetään usein useita projektinhallintatyökaluja yhtä aikaa: yksi ajanseurantaan, yksi tehtävien koordinointiin, yksi projektinhallintaan ja niin edelleen. Siksi yleiskuvan ylläpitäminen ei ole kovin helppoa. Lisäksi tietojen syöttäminen kaikkiin työkaluihin vie paljon aikaa ja johtaa nopeasti sekaannukseen ja tietokaaokseen.

Projektien tehokas ja jäsennelty käsittely ei kuitenkaan ole kovin vaikeaa, jos käytät oikeanlaisia työkaluja. Projektinhallintaohjelmistot, jotka on liitetty yrityksen muihin järjestelmiin, säästävät paljon aikaa projektitietojen ylläpitämisessä. Projektien ja tehtävien jäsentäminen on helpompaa, kun käytössä on parhaat käytännöt ja mallit. Lisäksi integroitu työajan kirjaaminen ja tehtävienhallintajärjestelmä auttaa työntekijöitä hoitamaan tehtävänsä optimaalisesti ja annetuissa puitteissa. Hyvä ja yrityksellesi optimaalisesti sovitettu projektinhallintaohjelmisto ei ole alkuun kovinkaan halpa, mutta sen mukanaan tuoma suuri säästöpotentiaali tekee hankinnan joka tapauksessa kannattavaksi.

3. Resurssien käyttö

Resurssien käyttö on myös yleinen ongelma projektinhallinnassa. Resurssien suunnittelua on helppo seurata pienissä tiimeissä, mutta isommissa projekteissa kaikkien työntekijöiden, heidän kapasiteettinsa, tehtäviensä ja poissaolojensa seuraaminen on vaikeaa. Tämä johtaa nopeasti pullonkauloihin ja poikkeamiin suunnitelmasta. Näemme usein, että yksittäiset työntekijät, joilla on erityisosaamista, ovat pahasti ylikuormitettuja. Myös avoimuuden puute ja hankkeiden organisoinnin puutteellisuus lisäävät tätä ylikuormitusta. Jos resurssien käyttö ei ole selvää jo projektin alussa, se johtaa usein epärealistisiin aikatauluihin, joita ei lopulta pystytä noudattamaan. Lisäksi jos työntekijät ovat poissa esimerkiksi sairauden vuoksi, projektia ei voida enää toteuttaa suunnitellusti.

Hyvä resurssienhallintajärjestelmä on tällaisissa tapauksissa välttämätön. Sen avulla projektin resurssitarpeet voidaan määritellä ja kohdentaa tarkasti. Järjestelmän avulla voit seurata kapasiteettia ja tunnistaa pullonkaulat nopeasti milloin tahansa. Näin voidaan seurata, kuka työskentelee parhaillaan minkäkin projektin parissa ja kenellä on vielä vapaata kapasiteettia. Lisäksi voit reagoida nopeasti, jos suunnitelmissasi tapahtuu muutoksia tai jos työntekijöitä ei ole saatavilla