3 errori comuni nella gestione dei progetti

Incontriamo questi errori in quasi tutte le aziende

1. Mancanza di trasparenza

Che si tratti di compiti, finanze o risorse, la mancanza di trasparenza è un grosso problema nella gestione dei progetti. Ad esempio, molti collaboratori preferiscono usare la propria casella di posta, il calendario o il taccuino con una lista delle cose da fare per gestire i propri compiti. Questo però funziona solo finché non ti ritrovi a lavorare su progetti insieme ad altri. Le attività importanti si perdono in fretta, nascono malintesi nella comunicazione e non è chiaro a che punto sia il progetto in quel momento. Se poi alcuni membri del team lavorano da un’altra sede o da casa, i problemi sono inevitabili e il progetto subirà quasi sicuramente dei ritardi. Anche la direzione riceve in questo modo solo dati incompleti e non aggiornati. Sulla base di questi dati errati, in alcuni casi si finiscono per prendere decisioni sbagliate. Il problema della mancanza di trasparenza, però, non riguarda solo la comunicazione tra i collaboratori, ma anche quella dei loro superiori. Spesso notiamo che i membri del team non sanno esattamente cosa ci si aspetta da loro, quali compiti devono svolgere e verso quali obiettivi devono lavorare.

Per evitare questi problemi, è fondamentale avere una struttura chiara in ogni tipo di comunicazione. Inoltre, è utile che tutte le informazioni relative a un progetto vengano raccolte in un unico posto e messe a disposizione di tutti i coinvolti in qualsiasi momento. A questo scopo, è utile uno strumento di gestione dei progetti adatto, con cui sia possibile strutturare in modo chiaro lo stato di avanzamento del progetto, tutte le risorse, le attività e le scadenze. Qui i collaboratori possono anche inserire lo stato attuale del progetto e i project manager possono controllare in qualsiasi momento lo stato del progetto, per poter reagire in modo rapido e flessibile a eventuali ritardi o problemi nel processo.

2. Scarsa organizzazione

Spesso vediamo che i team di project management hanno difficoltà a organizzare i progetti, con il risultato che questi non rispettano i costi, gli standard di qualità e le tempistiche previsti. Quello che ci salta sempre all’occhio è un caos ingestibile di vari fogli Excel dedicati alla pianificazione dei progetti. Dato che questi elenchi sono indipendenti da tutti gli altri sistemi aziendali, i dati importanti devono essere trasferiti manualmente da un sistema all’altro, il che richiede un sacco di tempo. Inoltre, capita spesso che ogni collaboratore abbia il proprio elenco preferito. Di conseguenza, non vengono sempre registrati gli stessi dati e non è possibile garantire una trasparenza costante all’interno dell’azienda. Anche nelle aziende meglio organizzate, spesso si usano più strumenti contemporaneamente per la gestione dei progetti: uno per registrare le ore, uno per coordinare le attività, uno per la gestione del progetto e così via. Mantenere una visione d’insieme in questo caso non è affatto facile. Inoltre, inserire i dati in tutti questi strumenti richiede molto tempo e porta rapidamente a confusione e caos nei dati.

Gestire i progetti in modo efficiente e strutturato non è poi così difficile, se usi gli strumenti giusti. Un software di gestione dei progetti che si interfaccia con gli altri sistemi della tua azienda ti fa risparmiare un sacco di tempo nella gestione dei dati di progetto. Strutturare progetti e attività diventa più facile se usi le best practice e i modelli già pronti. Inoltre, un sistema integrato di registrazione delle ore lavorative e di gestione delle attività aiuta i collaboratori a portare a termine i propri compiti in modo ottimale e nei tempi previsti. Un buon software di gestione dei progetti, perfettamente adattato alla tua azienda, all’inizio può sembrare un po’ costoso, ma grazie all’enorme potenziale di risparmio che offre, l’acquisto vale sicuramente la pena.

3. Utilizzo delle risorse

Anche la gestione delle risorse è un problema ricorrente nella gestione dei progetti. Mentre nei team piccoli è ancora facile tenere sotto controllo la pianificazione delle risorse, nei progetti più grandi diventa difficile avere una visione d’insieme di tutti i collaboratori, delle loro capacità, dei compiti e delle assenze. Così si creano rapidamente colli di bottiglia e scostamenti dal piano. Spesso vediamo che alcuni collaboratori con competenze specifiche sono fortemente sovraccarichi di lavoro. La scarsa trasparenza e un’organizzazione non ottimale dei progetti contribuiscono ulteriormente a questo sovraccarico. Se l’utilizzo delle risorse non è chiaro fin dall’inizio di un progetto, spesso si finiscono per avere tempistiche irrealistiche che alla fine non si riescono a rispettare. Se poi alcuni collaboratori sono assenti per un po’, ad esempio per malattia, il progetto non può più essere portato a termine come previsto.

In questi casi, un buon sistema di gestione delle risorse è fondamentale. Ti permette di calcolare con precisione il fabbisogno di risorse di un progetto e poi assegnare le risorse necessarie. Il sistema ti aiuta a tenere sotto controllo le capacità e a individuare rapidamente eventuali colli di bottiglia in qualsiasi momento. In questo modo hai sempre una visione d’insieme su chi sta lavorando a quale progetto e chi ha ancora capacità disponibili. Inoltre, puoi reagire velocemente se i tuoi piani cambiano o se alcuni collaboratori non sono disponibili.