3 errores comunes en la gestión de proyectos
Encontramos estos errores en casi todas las empresas
Ningún proyecto funciona de forma óptima y sin problemas. Pero puede evitar fácilmente los errores que muchos gestores de proyectos han cometido antes que usted. Por eso hoy te presentamos los tres problemas que encontramos en casi todas las empresas y te explicamos cómo puedes solucionarlos.
1. falta de transparencia
Ya se trate de tareas, finanzas o recursos, la falta de transparencia es uno de los principales problemas de la gestión de proyectos. Por ejemplo, a muchos empleados les gusta confiar en su propia bandeja de entrada de correo electrónico, calendario o cuaderno con una lista de tareas pendientes para la gestión de tareas. Sin embargo, esto sólo funciona bien hasta que trabajan en proyectos junto con otras personas. Las tareas importantes se pierden rápidamente, surgen malentendidos en la comunicación y no está claro en qué punto se encuentra el proyecto. Si cada miembro del equipo sigue trabajando desde un lugar distinto o desde casa, los problemas son inevitables y es muy probable que el proyecto se retrase. De este modo, la dirección sólo recibe datos incompletos y desfasados. A partir de estos datos erróneos pueden tomarse decisiones equivocadas. Sin embargo, el problema de la falta de transparencia no sólo afecta a la comunicación de los empleados, sino también a la de sus superiores. A menudo nos encontramos con que los miembros de un equipo no saben exactamente qué se espera de ellos, qué tareas deben cumplir y para qué objetivos deben trabajar.
Para evitar estos problemas, se necesita una estructura clara para toda la comunicación. También ayuda que toda la información sobre un proyecto se recopile de forma centralizada y se ponga a disposición de todos los implicados en todo momento. A ello ayuda una herramienta adecuada de gestión de proyectos, con la que se puede estructurar claramente el progreso de un proyecto, todos los recursos, tareas y plazos. Los empleados también pueden introducir aquí el estado actual del proyecto y los jefes de proyecto pueden consultar el estado del proyecto en cualquier momento para poder reaccionar con rapidez y flexibilidad ante cualquier retraso o problema en el proceso.
2. mala organización
A menudo vemos que los equipos de gestión de proyectos tienen dificultades para organizarlos, de modo que los proyectos no se ajustan a los costes, la calidad y el plazo especificados. Una cosa que observamos una y otra vez es la confusa mezcolanza de diferentes listas de Excel para la planificación de proyectos. Como estas listas son independientes de todos los demás sistemas de la empresa, hay que transferir los datos importantes a las listas y viceversa en un proceso que lleva mucho tiempo. Además, es frecuente que cada empleado tenga su propia lista de favoritos. Esto significa que no siempre se registran los mismos datos y que no se pueden ofrecer datos transparentes de forma coherente dentro de la empresa. Incluso en las empresas mejor organizadas, a menudo se utilizan varias herramientas de gestión de proyectos a la vez: una para registrar el tiempo, otra para coordinar las tareas, otra para gestionar los proyectos, etcétera. No es fácil estar al tanto de todo. Además, introducir los datos en todas las herramientas lleva mucho tiempo y rápidamente genera confusión y caos de datos.
Gestionar proyectos de forma eficaz y estructurada no es tan difícil si se utilizan las herramientas adecuadas. Un software de gestión de proyectos que tenga interfaces con otros sistemas de la empresa ahorra mucho tiempo a la hora de mantener los datos del proyecto. Estructurar proyectos y tareas es más fácil si se utilizan enfoques y plantillas de buenas prácticas. Además, el registro de tiempo integrado y un sistema de gestión de tareas ayudan a los empleados a cumplir sus tareas de forma óptima y dentro del marco especificado. Un buen software de gestión de proyectos adaptado de forma óptima a su empresa puede no ser barato al principio, pero el enorme potencial de ahorro que ofrece hace que la compra merezca la pena en cualquier caso.
3. utilización de los recursos
El uso de los recursos también es un problema frecuente en la gestión de proyectos. Aunque la planificación de recursos sigue siendo fácil de seguir para equipos pequeños, resulta difícil hacer un seguimiento de todos los empleados, sus capacidades, tareas y ausencias para proyectos de mayor envergadura. Esto provoca rápidamente cuellos de botella y desviaciones del plan. A menudo vemos que los empleados con competencias especializadas están muy sobrecargados. La falta de transparencia y la organización subóptima de los proyectos contribuyen a esta sobrecarga. Si la utilización de los recursos no está clara al inicio de un proyecto, a menudo se establecen calendarios poco realistas que, en última instancia, no pueden cumplirse. Si los empleados se ausentan durante un tiempo por enfermedad, por ejemplo, el proyecto ya no podrá realizarse según lo previsto.
Un buen sistema de gestión de recursos es de vital importancia en estos casos. Esto permite determinar con precisión las necesidades de recursos de un proyecto y asignar los recursos correspondientes. El sistema le ayuda a realizar un seguimiento de las capacidades y a reconocer rápidamente los cuellos de botella en cualquier momento. Esto le permite saber quién está trabajando actualmente en qué proyecto y quién tiene aún capacidad libre. También puede reaccionar rápidamente si algo cambia en sus planes o si los empleados no están disponibles.
¿Ha reconocido retos similares en su empresa o ha encontrado ya una forma óptima de afrontarlos? Estaremos encantados de hablar con usted sobre sus dificultades individuales de gestión de proyectos y ayudarle a desarrollar una solución adecuada.