Uusien johtajien 10 yleisintä virhettä – kuinka välttää ne

Käytännön ratkaisuja onnistuneeseen johtamiseen

1. Selkeän vision puute

Ilman selkeää visiota tiimit eivät tiedä, mihin suuntaan mennä ja mitä heiltä tarkalleen ottaen odotetaan. Suunnan laatiminen ja samalla sen sovittaminen yhteen yrityksen strategian kanssa on kuitenkin pakollista jokaiselle johtajalle. Tasapainotetun tuloskortin kaltaiset työkalut voivat auttaa antamaan työntekijöille selkeät odotukset ja tavoitteet. Tämä auttaa uusia johtajia esittelemään strategiansa, yhdistämään sen suoritusindikaattoreihin ja siten välittämään selkeän vision. Erityisesti ketterässä ympäristössä OKR:n kaltainen menetelmä voi myös auttaa saavuttamaan tavoitteet ja motivoida työntekijöitä osoittamaan suurta sitoutumista.

2. Mikromanagerointi ja delegoinnin puute

Sinun on uutena johtajana vielä todistettava itsesi, minkä vuoksi monet uudet johtajat pelkäävät virheiden tekemistä eivätkä luota alaisiinsa täysin. Toisaalta tämä johtaa siihen, että heidän on vaikea delegoida tehtäviä ja he haluavat tehdä kaiken itse. Lisäksi monet nuoret johtajat sortuvat mikromanagerointiin ja valvovat liikaa tiimiään. Tämä yhdistelmä vaikuttaa alentavasti moniin työntekijöihin ja aiheuttaa samalla valtavan lisärasituksen esimiehelle.
Suosittelemme tehtävänhallintajärjestelmän käyttöä, jotta voit päästää hieman irti ja samalla olla tuntematta, että mikään ei olisi hallinnassasi. Esimerkiksi kanban-taulut auttavat jakamaan tehtäviä ja samalla seuraamaan edistymistä koko ajan sortumatta mikromanagerointiin. Tämä vähentää paineita sekä esimieheltä että tiimiltä.

3. Liian paljon lupauksia ja liian vähän tuloksia

Erityisesti uusissa johtotehtävissä olevilla henkilöillä on korkea motivaatio, ja he haluavat päästä tiimin kanssa yhtä korkealle. Siksi voi nopeasti käydä niin, että johtaja lupaa enemmän kuin lopulta pystyy tekemään. Valitettavasti voit tällä tavoin menettää nopeasti tiimin luottamuksen, mikä puolestaan voi vaikeuttaa yhteistyötä tai johtaa suureen henkilöstön vaihtuvuuteen. Etenkin kun uusia työntekijöitä palkataan ja he huomaavat, että lupauksia ei pidetä, tämä voi johtaa suuriin vaikeuksiin nykypäivän työmarkkinoilla.
Siksi on tärkeää pysähtyä, olla rehellinen itselleen ja viestiä realistisesti ja avoimesti. Tee vain sellaisia lupauksia, jotka voit varmasti pitää. Tämä osoittaa tiimillesi, että he voivat luottaa sinuun.

4. Päätöksentekokyvyn puute ja epäjohdonmukainen viestintä

Etenkin silloin, kun olet ensimmäisessä johtotehtävässäsi, saatat olla epävarma tehdessäsi päätöksiä ilman asianmukaista kokemusta. Tämä ei kuitenkaan saisi johtaa siihen, että säännöllisesti tehtyjä päätöksiä perutaan tai että päätöksiin ei luoteta lainkaan. Vaikka on ymmärrettävää, että myös johtajat ovat epävarmoja, tiimisi ei voi oppia luottamaan sinuun tällä tavoin.
Myös kommunikointitapa voi olla epäjohdonmukainen. Jos uudet johtajat eivät ole vielä löytäneet mieleistään johtamistyyliä, he usein horjuvat eri johtamistyylien välillä, mikä aiheuttaa epävarmuutta tiimissä. Siksi suosittelemme, että pysyt aina aitona, myönnät virheet ja puhut avoimesti uuden tiimisi kanssa. Säännölliset tiedotukset auttavat myös pitämään tiimisi ajan tasalla.
Selkeiden päätösten tekeminen on myös helpompaa uutena johtajana, jos sinulla on käytettävissäsi tietoja, raportteja, analyysejä ja ennusteita. Business Intelligence -ratkaisu tai johdon tietojärjestelmä voi tarjota sinulle näitä tietoja, jotka auttavat sinua tekemään perusteltuja päätöksiä. Integroidut viestintäominaisuudet auttavat myös viestimään tehdyistä päätöksistä ja muuttamaan ne välittömästi toiminnoiksi.

5. Palautteesta ja virheistä ei opita

Avoin kommunikaatio auttaa johtajia myös kehittämään jatkuvasti itseään ja tiimityötään. Erityisesti uutena johtajana olet riippuvainen tiimisi antamasta palautteesta, ja sinun tulisi vastata avoimesti ehdotuksiin. Hyvällä empatiakyvyllä voit myös oppia ymmärtämään tiimin tarpeita ja huolenaiheita ja vastaamaan niihin. Näin voit kehittyä edelleen. On myös hyödyllistä, että näet virheet tärkeinä kokemuksina, joista voit oppia, sillä virheet ovat pitkällä aikavälillä väistämättömiä. On kuitenkin tärkeää, ettei virheitä toisteta, kun ne on kerran tehty.
Projektinhallinnassa opitut asiat ja riskienhallintajärjestelmä voivat auttaa tässä. Molemmat auttavat oppimaan aiemmista virheistä ja tunnistamaan tulevat vaikeudet jo varhaisessa vaiheessa.

6. Tunnustuksen ja arvostuksen puute

Työntekijöiden motivoimiseksi on tärkeää antaa heille tunnustusta ja arvostusta. Kiireisessä esimiestyössä tämä voi kuitenkin nopeasti jäädä huomiotta, eivätkä kaikki nuoret esimiehet ole tottuneet kehumaan muita. Varsinkin jos tiimisi tai yksittäiset tiimin jäsenet ovat suoriutuneet erityisen hyvin, voi arvostuksen puute johtaa turhautumiseen.
Data-analyysi voi olla arvokas tuki myös tässä yhteydessä, sillä sen avulla voit seurata suoritusindikaattoreita ja tehdä näin onnistumiset näkyviksi. Selkeät CRM-myyntiluvut, tasapainotetun tuloskortin tai OKR:n tavoitteiden korkea saavuttaminen ja oikea-aikaiset projektin välitavoitteet tarjoavat tietoja, joiden avulla voit helposti tunnistaa ja arvostaa tiimisi suoritusta.

7. Tiimin ylikuormittaminen

Olet esimiehenä myös vastuussa siitä, että tiimisi voi hyvin. Kun otat tämän tehtävän ensimmäistä kertaa hoitaaksesi, saatat kokemattomuutesi vuoksi kuormittaa tiimiäsi liikaa. Tämä voi johtua siitä, että et tunne heidän työkuormansa rajoja ja työskentelynopeuttaan, ja jotkut tiimin jäsenet eivät ehkä uskalla sanoa ”ei”. Se voi johtua myös siitä, että et tunne riittävästi yksittäisiä tehtäväalueita, joten et osaa arvioida työmäärää ja vaadit liikaa työtä. Riippumatta ylikuormituksen syystä – esimiehenä on tärkeää tunnistaa merkit varhaisessa vaiheessa ja puhua niistä.
Jotta ylikuormitusta ei syntyisi alun perin, tehtävienhallinta-, projektinhallinta- tai salkunhallintajärjestelmä voi auttaa priorisoimaan projekteja tai tehtäviä ja käyttämään resursseja tehokkaasti. Jos tarpeellinen kokemus yksittäisistä työtehtävistä on vielä puutteellista, kannattaa myös pyytää tiimin jäseniä arvioimaan, kuinka paljon aikaa he tarvitsevat yksittäisten tehtävien suorittamiseen.

8. Vaikeiden keskustelujen välttely ja huono konfliktinratkaisu.

Uudet esimiehet välttelevät usein vaikeita keskusteluja, mikä voi johtaa käsittelemättömiin ongelmiin ja jännitteisiin tiimin sisällä. Kyse voi olla vaikka ongelmallisesta tiimidynamiikasta, suorituskykyyn liittyvistä kysymyksistä tai konflikteista. Jos näitä vaikeuksia ei käsitellä ja ratkaista, ne voivat olla edessä tulevaisuudessa. Siksi on tärkeää, että uudet johtajat uskaltavat ottaa tällaiset asiat avoimesti puheeksi, vaikka se olisikin epämukavaa.
Erityisesti suorituskykyongelmien kohdalla on hyvä ottaa keskusteluun mukaan tosiasioita, jotka auttavat löytämään myönteisen ratkaisun. Käytä esimerkiksi ohjelmistoja, joista saat tällaisia tietoja.

9. Kehityksen laiminlyönti

Sekä tiimisi kehittämisen että oman henkilökohtaisen kehittymisesi tulisi olla johtajan ensisijaisena tavoitteena, jotta voit menestyä ja ennen kaikkea sopeutua myös tulevaisuudessa. Molemmat eivät kuitenkaan maksa ainoastaan rahaa vaan myös aikaa, jota ei ole runsaasti saatavilla, varsinkaan uudelle johtajalle, joka haluaa todistaa kykynsä. Siksi on tärkeää pitää jatkuvasti silmällä jatkuvaa kehitystä, esimerkiksi oppitunneilla tai projektien sprinttiretrospektiiveillä. Kannattaa myös harkita täydennyskoulutusta, esimerkiksi suunnittelemalla se osaksi strategiaa ja sisällyttämällä se tasapainotettuun tuloskorttiin seurattavana kehitystavoitteena.

10. Keskittyminen lyhytaikaiseen menestykseen

Viimeinen virhe, johon hyvin usein törmäämme, on keskittyminen lyhytkestoiseen menestykseen. Nuorten johtajien on ensin todistettava, että he ovat sopivia tehtävään, ja he pyrkivät usein saavuttamaan menestystä nopeasti. Se voi olla esimerkiksi myyntilukujen kasvu lyhyessä ajassa tai nopeasti loppuun saatettu hanke. Vaikka nämä ovatkin hienoja onnistumisia, on tärkeää tarkastella myös pitkän aikavälin näkymiä. Lyhytaikainen myyntilukujen kasvu voi esimerkiksi johtua kampanjasta, josta on myöhemmin yritykselle enemmän haittaa kuin hyötyä. Projektin nopea valmistuminen ei voi toistua, koska tiimi kuormittui liikaa projektin toteuttamisen aikana. Niin tärkeää kuin lyhyen aikavälin onnistumiset ovatkin, suosittelemme hyvää strategista suunnittelua tasapainotetun tuloslaskelman ja strategisen salkunhallinnan avulla pitkän aikavälin näkökulman ja kestävän menestyksen saavuttamiseksi.

Yhteenveto

Johtajaksi ryhtyminen tuo mukanaan monia haasteita, mutta oikeiden strategioiden ja työkalujen avulla uudet johtajat voivat välttää yleisiä virheitä ja johtaa tiimiään menestyksekkäästi. Viestimällä selkeästä visiosta, delegoimalla tehokkaasti, asettamalla realistisia odotuksia, oppimalla palautteesta ja virheistä sekä asettamalla tiimisi ja itsesi kehittämisen etusijalle, pystyt luomaan pohjan kestävälle ja tulokselliselle johtajuudelle. Jos pysyt myös aitona, rohkaiset avoimeen viestintään ja yrität ymmärtää tiimisi tarpeita, menestyksekäs ura johtajana on auki.

Lisätietoja myPARM CorporateNavigator -hallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARM CorporateNavigatoriin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!